疾病預(yù)防控制中心檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用

黃靜

摘 要：歷來，疾控中心在工作運行的過程中都會保存大量疾病、疫情的數(shù)據(jù)以及資料，以便日后對于各類疾病進(jìn)行監(jiān)測、分析和防治，所以檔案管理不僅僅是工作總結(jié)還是今后研究的相關(guān)借鑒。而面對研究過程的長期性，檔案資料的存儲完整性與調(diào)用的便捷性，運用信息技術(shù)儲存對于工作順利開展具有重要作用。對于此類工作發(fā)展，本文主要表述了對于檔案管理中信息技術(shù)運用的意義以及信息技術(shù)的實際應(yīng)用與細(xì)節(jié)方法。

關(guān)鍵詞：疾控中心；檔案管理；信息技術(shù)；應(yīng)用策略

疾控中心是我國公共衛(wèi)生體系發(fā)展以及管理的重要機(jī)構(gòu)。由于檔案資料內(nèi)容的來源廣泛以及類別的不一致性，收集歸納管理工作也有著一定的工作難題，諸如非紙質(zhì)類文件或數(shù)據(jù)儲存，圖像文件易遺失等[1]。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各類領(lǐng)域的工作程序都在朝著網(wǎng)絡(luò)化和信息化的方向?qū)嵤┌l(fā)展，其自動化能力有效地彌補(bǔ)了人力物力等各方面的不足，因此，加強(qiáng)疾控中心檔案管理的信息技術(shù)應(yīng)用是對于其工作的可持續(xù)發(fā)展，以及檔案管理水平和資料信息便捷提取的重要

措施。

1 信息技術(shù)在疾控中心檔案管理中的意義

1）提升檔案的管理水平。目前來說，疾控中心的資料是由人為地進(jìn)行技術(shù)化的計算機(jī)系統(tǒng)輸入，以計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理查詢。計算機(jī)系統(tǒng)管理可以使檔案管理工作更加具有程序性、系統(tǒng)性，也可以保證工作的連續(xù)性和簡潔性，同時也減少了人為進(jìn)行分類、查詢的時間。而且工作人員根據(jù)檔案中資料類型的不同，可以運用不同的存儲方式，具體情況要根據(jù)實際要求[2]。除此之外，也可以根據(jù)部門查詢資料的便攜性來進(jìn)行歸類性存儲。

2）提高管理的靈活性和時效性。由于疾病、疫情等在時間、空間上的不可控性，各類數(shù)據(jù)在一定時期內(nèi)需要進(jìn)行再次修正或更新，使檔案更具有時效性，方便當(dāng)下的疾病研究。信息技術(shù)管理可以在節(jié)省人工整理時間的基礎(chǔ)上，更加便捷地對文件進(jìn)行修改。與此同時，在研究過程中，各工作人員的研究工作可以進(jìn)行實時的共享或儲存，利用一些存儲載體對電子檔案進(jìn)行研究成果的資源共享。工作人員也可以根據(jù)自己的實際工作要求，迅速地找到相應(yīng)的資料文件，減少查詢時間或調(diào)取資料的程序[3]。所以，信息技術(shù)的管理應(yīng)用有助于提高文件利用的靈活性以及數(shù)據(jù)整理的時效性。

2 檔案管理在信息技術(shù)應(yīng)用時存在的問題及策略

信息技術(shù)屬于計算機(jī)應(yīng)用非人為合成操作的一部分，因而在應(yīng)用過程中，難免會存在或在特定時期內(nèi)出現(xiàn)一定的問題。只有在工作人員認(rèn)真發(fā)現(xiàn)問題，加強(qiáng)對這些問題的重視，不斷改進(jìn)，進(jìn)行力所能及的操作的基礎(chǔ)上，才能切實將信息技術(shù)有效而減少失誤地應(yīng)用于疾控中心的檔案管理之中。

1）使用信息技術(shù)管理的疾控電子檔案，特別是類似的傳染病源或類似的感染源，大多采用批量處理的方式進(jìn)行操作，批量處理雖然可以提升工作人員的工作效率，減少工作人員在整理方面的工作時間，但也容易因為小小的失誤而造成嚴(yán)重的不良的后果，而且文件涉及內(nèi)容比較多，這就需要專業(yè)化的工作人員去及時更新與檢查，確保一定時期內(nèi)的安全問題，免于發(fā)生一系列丟失遺漏問題。

2）檔案需要進(jìn)行收集、分類、輸入才能更好地存儲于計算機(jī)系統(tǒng)之中，因此在輸入的過程中也會受到人為操作或計算機(jī)本身的影響。所以，出于收集信息的完整性以及安全性考慮，工作人員要進(jìn)行多次檢驗、檢查方可準(zhǔn)確存儲，以防止文件信息的不完整或錯誤化引起他日的不良后患。

3）應(yīng)用信息技術(shù)管理疾控中心的檔案也勢必會存在一定的安全隱患，病毒侵害、非法網(wǎng)絡(luò)攻擊等，易造成電子檔案遭受損壞使得疾病信息造成泄露引起一定的社會恐慌。因此，疾控中心檔案的信息技術(shù)應(yīng)用，對文件資料的安全性有著更為高的要求，其安全隱患需要高度重視。

4）此外，利用信息技術(shù)管理疾控檔案，對檔案管理人員本身也有一定的要求，工作人員需要具備一定的計算應(yīng)用技術(shù)能力和一定的數(shù)據(jù)整理能力，有耐心夠細(xì)心，細(xì)致地發(fā)展工作開展中的隱患并研究隨后改良工作[4]。

3 信息技術(shù)檔案管理中的應(yīng)用策略

1）完善電子檔案管理體系。系統(tǒng)而完備的管理體系有利于信息技術(shù)的有效實施，這是將紙質(zhì)以及其它類資料進(jìn)行電子檔案管理的重要環(huán)節(jié)。原文件資料需要收集、分類、整合等工作過程，規(guī)范電子檔案也需要收集、輸入、歸檔等一系列流程，充分發(fā)揮信息化、自動化優(yōu)勢，促進(jìn)應(yīng)用水平的不斷完善與提高。疾控中心的檔案管理體系需要根據(jù)疾控監(jiān)測、分析、研究等工作開展的需要以及現(xiàn)存檔案的實際情況，加以構(gòu)建檔案管理體系和完善，以充分發(fā)揮電子檔案在日常工作中的作用，更好地服務(wù)于今后疾病研究工作[5]。

一是需要借鑒其他相關(guān)領(lǐng)域所利用的科學(xué)的管理理論及方法，畢竟技術(shù)發(fā)展是一個長期性的問題而不僅僅只是階段性、個別性的問題。借鑒、歸納、整合，形成切實可行的管理理論，并在實踐的過程中注意總結(jié)與發(fā)展，可保證形成適合疾控檔案處理的合理化體系。

二是要采取責(zé)任制管理，雖然信息化可以提高檔案管理人員的工作效率，但并非將計算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)作主要整理者，依舊需要檔案管理人員的高度責(zé)任心。只有建立完善、健全的管理機(jī)制，明確電子檔案以及原文檔案的工作任務(wù)與職責(zé)，才能使紙質(zhì)與電子文件都能夠在歸檔過程中得到更好的整理。充分發(fā)揮和調(diào)動工作人員的工作積極性，嚴(yán)格落實規(guī)章制度，將電子文件管理過程也歸為管理機(jī)制中的一部分，有利于落實工作過程責(zé)任分工，實現(xiàn)在各個環(huán)節(jié)里有章程有依據(jù)，行為舉措可循可查，有效規(guī)范管理行為，形成良好的管理格局。

2）建設(shè)電子檔案信息數(shù)據(jù)庫。只有更為專一的劃分才能夠使措施的實施達(dá)到預(yù)期的效果。建立數(shù)據(jù)庫是對原文件進(jìn)行多媒體多元化轉(zhuǎn)換之后所進(jìn)行的再次整合，可以提升電子檔案的利用率。此外，檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立與建設(shè)不僅要考慮到當(dāng)前疾控各類文件對電子檔案的需求，還需要考慮到今后的發(fā)展，為以后檔案再修正或更新做好完備的準(zhǔn)備，保證有較高的可再次處理性能。

一是需要做好檔案的收集及歸檔工作。紙類文件同電子數(shù)據(jù)的收集同時進(jìn)行，將電子信息納入原數(shù)據(jù)收集范圍，并使每份文件都在《電子檔案登記表》中登記，確保每一份電子文件都有紙質(zhì)文件進(jìn)行備份處理。在收集、歸檔、整合之后，相關(guān)檔案管理人員需定期或不定期對相關(guān)電子文件進(jìn)行查看，更新數(shù)據(jù)和確定文件安全。

二是要求信息數(shù)據(jù)庫管理人員的專業(yè)化。出于文件的安全隱患所以需要對重要性文件加密性的處理，而這類工作就需要一定的計算機(jī)專業(yè)人員對文件的永久性保存做保障措施，例如計算機(jī)病毒監(jiān)測等安全系統(tǒng)的設(shè)置。且出于與時俱進(jìn)的社會發(fā)展要求，這些專業(yè)人員也需要努力提升自身的專業(yè)化水平，為以后的數(shù)據(jù)化發(fā)展做充分準(zhǔn)備，滿足疾控機(jī)構(gòu)發(fā)展需要。

4 結(jié)語

在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的環(huán)境下，信息化、技術(shù)化不僅是時代發(fā)展的需要，也是各領(lǐng)域工作開展的重要輔助。信息技術(shù)能力的應(yīng)用，不僅可以提升疾控檔案管理短時期內(nèi)檔案工作的工作效率，也是推進(jìn)疾控機(jī)構(gòu)的全面發(fā)展，建設(shè)信息化疾控的一部分。信息技術(shù)的應(yīng)用，可以為我們帶來便利與發(fā)展，同時也存在隱患，我們需要充分利用它的價值，并在實踐的過程中注意發(fā)現(xiàn)問題然后加以改進(jìn)或完善，保證切實有效地進(jìn)行穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]莊淑卿.試析疾控中心檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用[J].健康之路，2017（6）：277-278.

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[5]余惠紅.論如何做好疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（7）：114-114.