基于“互聯(lián)網(wǎng)+”強(qiáng)化學(xué)校檔案信息化建設(shè)

黃日娟

摘 要：學(xué)校檔案管理工作水平是衡量其科學(xué)管理的基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目，同時(shí)也是學(xué)校發(fā)展歷程、積累文化底蘊(yùn)以及展示成果的信息中心，因此加強(qiáng)信息化建設(shè)。本文主要對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下的學(xué)校檔案信息化建設(shè)進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上就如何加強(qiáng)學(xué)校信息化建設(shè)，談一下個(gè)人的觀點(diǎn)與認(rèn)識(shí)，以供參考。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”；學(xué)校檔案管理；信息化建設(shè)；研究

目前“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，國(guó)內(nèi)各類(lèi)學(xué)校檔案管理工作已經(jīng)取得了顯著的成效，但仍然應(yīng)當(dāng)立足實(shí)際，保持與時(shí)俱進(jìn)，不斷加快學(xué)校檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，提高檔案信息化建設(shè)水平。

1 加強(qiáng)檔案管理工作多元化發(fā)展，提高檔案管理工作實(shí)效性

在學(xué)校檔案信息化建設(shè)實(shí)踐中，應(yīng)當(dāng)立足實(shí)際，不斷完善和豐富學(xué)生檔案信息，使其呈現(xiàn)出多元化發(fā)展態(tài)勢(shì)。[1]學(xué)校以教書(shū)育人為宗旨，為社會(huì)培養(yǎng)有用人才，這在很大程度上決定著學(xué)生檔案內(nèi)容的豐富性、真實(shí)性。檔案管理工作中，一方面要對(duì)學(xué)生成績(jī)以及各項(xiàng)考核和基本資料信息等進(jìn)行管存，另一方面還要有效應(yīng)用這些資料，形成匯總資料并用于學(xué)校教學(xué)方案和發(fā)展模式的改進(jìn)。為此，應(yīng)當(dāng)提高學(xué)校檔案信息化建設(shè)水平，利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段廣泛搜集資料信息，與學(xué)生保持溝通，及時(shí)更新學(xué)生的檔案資料。與此同時(shí)，學(xué)校還要利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺(tái)優(yōu)化調(diào)整課程，使其能夠與教學(xué)改革相統(tǒng)一；學(xué)校檔案管理過(guò)程中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高檔案資料的真實(shí)可靠性。在學(xué)校檔案資料管理工作中，應(yīng)當(dāng)保證檔案信息資料的真實(shí)性與客觀性，能夠針對(duì)客觀地反映出學(xué)生的當(dāng)前狀況，并且對(duì)學(xué)生各方面發(fā)展情況進(jìn)行準(zhǔn)確記錄，科學(xué)合理的分類(lèi)以及核實(shí)資料，提高學(xué)生檔案資料的完整性。

2 增加學(xué)生檔案信息化建設(shè)專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)

檔案信息化建設(shè)實(shí)踐中非常重要的一個(gè)因素就是經(jīng)費(fèi)，在此過(guò)程中學(xué)校應(yīng)當(dāng)加大專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的投入，不斷增加學(xué)校檔案管理工作經(jīng)費(fèi)投入，促進(jìn)和提高檔案管理工作的信息化建設(shè)。檔案管理工作涉及到多個(gè)方面的內(nèi)容，為此學(xué)校應(yīng)當(dāng)立足根本，全面了解本校檔案管理工作現(xiàn)狀，并在此基礎(chǔ)上制定針對(duì)性檔案管理方案，從而為學(xué)校順利開(kāi)展檔案工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。實(shí)踐中，學(xué)校應(yīng)當(dāng)明確檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)檔案管理工作信息化建設(shè)，不斷加大專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的投入，這是必不可少的。試想，沒(méi)有強(qiáng)大的資金后盾，學(xué)校檔案工作改革就會(huì)后勁不足，相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)也不到位；為了能夠有效提高檔案信息化管理水平，實(shí)踐中我們應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入以及配套設(shè)備的應(yīng)用，通過(guò)加大軟硬件設(shè)施的建設(shè)與投入，來(lái)有效提高檔案管理工作的信息化建設(shè)水平。

3 加強(qiáng)學(xué)生檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

數(shù)據(jù)庫(kù)是學(xué)生檔案管理工作的重點(diǎn)，資源是學(xué)生檔案信息化建設(shè)的根本。實(shí)踐中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)固定來(lái)有效處理館藏檔案，或全面掃描用于電子版的存儲(chǔ)，或?qū)⑵滢D(zhuǎn)化成數(shù)字信息，直接存入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之中，便于統(tǒng)一管理。在安全、完整的學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)特別注意數(shù)字化轉(zhuǎn)化。[2]傳統(tǒng)學(xué)校館藏檔案也應(yīng)當(dāng)建立目錄，這與正在利用的電子文件檔案及時(shí)歸檔以及檔案增多有關(guān)，應(yīng)當(dāng)不斷存檔；需經(jīng)常建立目錄，采取機(jī)讀模式進(jìn)行錄入。數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的信息資料應(yīng)當(dāng)保證全面、真實(shí)、完整，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立是學(xué)校學(xué)生檔案信息化管理的基礎(chǔ)。為此，學(xué)校應(yīng)當(dāng)從實(shí)際出發(fā)，構(gòu)建本校學(xué)生數(shù)據(jù)資源庫(kù)，并且要盡可能凸顯其特色，不斷更新數(shù)據(jù)庫(kù)，使其更加的完善。

4 提高學(xué)生檔案辦公自動(dòng)化管理水平

在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用大大提高了學(xué)校學(xué)生檔案管理水平。新模式下，以“件”作為基本單位進(jìn)行立卷，有利于提高文書(shū)檔案的接收以及鑒定，方便隨時(shí)將無(wú)保存意義檔案資料和文件剔除掉。若要剔除某份檔案資料或者文件，無(wú)需拆卷即可實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段管理學(xué)生檔案，尤其是保管階段可以進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，即利用計(jì)算機(jī)檢索工具即可實(shí)現(xiàn)調(diào)整以及刪改，工作實(shí)效性大幅度提高。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，有利于對(duì)遺漏的資料信息進(jìn)行補(bǔ)漏增缺，保持其歷史原貌。同時(shí)，便于利用檔案資料，使檢索更加的簡(jiǎn)便和準(zhǔn)確。學(xué)生檔案隨機(jī)存檔以后，插入文件也比較方便，可隨時(shí)對(duì)檔案目錄進(jìn)行修改，有效解決以往查缺補(bǔ)漏的問(wèn)題。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用大大提高了單份文件的利用效率，而且有利于檔案資料的保密。在此過(guò)程中，還應(yīng)當(dāng)加快學(xué)校檔案館網(wǎng)站建設(shè)步伐，這在很大程度上關(guān)系著學(xué)生檔案管理工作的辦公自動(dòng)化和信息化建設(shè)。經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，國(guó)內(nèi)為數(shù)不少的學(xué)校目前尚未建立館內(nèi)局域網(wǎng)和檔案館網(wǎng)站主頁(yè)，嚴(yán)重影響了學(xué)校學(xué)生檔案管理工作效率，加強(qiáng)學(xué)校檔案信息化建設(shè)確有必要。學(xué)校檔案信息化建設(shè)的目的在于方便相關(guān)人員查詢(xún)以及閱覽資料，為此必須及時(shí)健全和完善檔案館網(wǎng)站，構(gòu)建局域網(wǎng)，從而為查詢(xún)檔案資料提供便利條件，同時(shí)這也是學(xué)校檔案信息化建設(shè)的必然要求。

5 構(gòu)建學(xué)校檔案信息網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管體系

學(xué)校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)安全性管理，檔案安全管理系統(tǒng)具有整體性以及全局性特點(diǎn)，學(xué)校檔案管理中心應(yīng)當(dāng)保持與時(shí)俱進(jìn)，部分完善檔案資料和學(xué)生信息，并在此基礎(chǔ)上構(gòu)建安全管理體系。[3]具體而言，就是要結(jié)合實(shí)際情況構(gòu)建公共服務(wù)網(wǎng)以及學(xué)校內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，采用多種渠道和形式發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值；同時(shí)，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施應(yīng)用管理，并且結(jié)合實(shí)際供需開(kāi)發(fā)軟件功能。

第一，加強(qiáng)應(yīng)用管理。實(shí)踐中應(yīng)當(dāng)對(duì)學(xué)校檔案資源系統(tǒng)存在的漏洞問(wèn)題進(jìn)行有效防范，并且加強(qiáng)安防管理，保證學(xué)校檔案資源安全可靠性。系統(tǒng)應(yīng)用管理過(guò)程中應(yīng)當(dāng)不斷提高其防護(hù)能力，對(duì)檔案設(shè)施進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，對(duì)系統(tǒng)軟件加強(qiáng)管理，有效攔截系統(tǒng)漏洞，定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化升級(jí)，以此來(lái)確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定性。在此過(guò)程中，還可以采用有效的外圍加固技術(shù)手段提高防護(hù)部署能力，通過(guò)建立入侵防護(hù)應(yīng)用系統(tǒng)對(duì)Web服務(wù)器數(shù)據(jù)包進(jìn)行實(shí)時(shí)服務(wù)，檢測(cè)過(guò)濾并識(shí)別以及阻止攻擊；防止對(duì)服務(wù)器惡意訪問(wèn)以及非法操作，對(duì)不安全因素進(jìn)行過(guò)濾。

第二，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)安全建設(shè)。在學(xué)校檔案信息化建設(shè)與管理實(shí)踐中，應(yīng)當(dāng)避免系統(tǒng)遭到攻擊，保證學(xué)校檔案系統(tǒng)運(yùn)行可靠性。防火墻安裝的主要目的在于阻斷網(wǎng)絡(luò)非法攻擊，同時(shí)這也是維護(hù)學(xué)校檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行安全可靠性的有效方法。通過(guò)隔離網(wǎng)管部署以及設(shè)置互聯(lián)安全管控設(shè)備，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全可靠性。在業(yè)務(wù)系統(tǒng)上，建議安裝非法軟件，以此來(lái)有效隔離互聯(lián)網(wǎng)以及局域網(wǎng)。

第三，對(duì)數(shù)據(jù)資源進(jìn)行有效保護(hù)。首先，保障學(xué)校檔案信息化建設(shè)，維護(hù)其運(yùn)行安全可靠性，特別是檔案資料存儲(chǔ)以及數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程的可靠性，嚴(yán)格避免信息丟失、被竊取。在加密處理涉密檔案資料和數(shù)據(jù)信息時(shí)，利用標(biāo)記和追蹤查找法，促進(jìn)管理者對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息資料的可追蹤性以及可管控性。其次，對(duì)檔案資料損毀風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以免數(shù)據(jù)損毀或者丟失。最后，對(duì)用戶(hù)訪問(wèn)采取安防措施。嚴(yán)禁非法登錄以及非授權(quán)訪問(wèn)，確保用戶(hù)在安全可控范圍內(nèi)有效利用學(xué)校檔案資源。同時(shí)，結(jié)合檔案資料的秘密等級(jí)，采用差異登錄方式，并且結(jié)合和利用智能技術(shù)手段，比如指紋以及語(yǔ)音和人臉識(shí)別等技術(shù)。登錄系統(tǒng)后對(duì)其訪問(wèn)權(quán)限、時(shí)限以及范圍等進(jìn)行設(shè)置，采用制衡方式加強(qiáng)檔案管理，確保檔案安全性，防止越權(quán)管理。

6 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下我們應(yīng)當(dāng)立足實(shí)際，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況，對(duì)檔案管理理念與模式等進(jìn)行改革創(chuàng)新，采用先進(jìn)的技術(shù)手段和方法加強(qiáng)學(xué)校檔案管理。這樣才能促進(jìn)其信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

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[3]朱瑜，王冉，程喜.“互聯(lián)網(wǎng)+”下檔案信息化安全建設(shè)研究[J].檔案學(xué)研究，2017（1）.