如何做好信息化背景下檔案信息資源共享

劉路平

檔案信息資源共享是檔案信息數(shù)字化及數(shù)字化檔案信息資源整合的最終目標(biāo)，是檔案信息資源社會(huì)化的重要表現(xiàn)形式。檔案信息資源的共享是以檔案數(shù)字化加工及整合為前提，以計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等多種技術(shù)為支撐的檔案信息資源交流與運(yùn)用。檔案信息資源共享是信息技術(shù)與現(xiàn)代管理體制的融合，其本質(zhì)是以網(wǎng)絡(luò)為工具，以用戶為中心，以利用為靈魂，以開(kāi)發(fā)檔案信息資源為公眾提供實(shí)用的信息服務(wù)為目的的檔案管理模式。

1 共享的范圍——根據(jù)檔案內(nèi)容規(guī)定用戶群體

檔案信息資源的共享在理論上說(shuō)是全社會(huì)全民的共享，但對(duì)于一些可能對(duì)國(guó)家、社會(huì)及個(gè)人造成危害的檔案應(yīng)該分層分級(jí)分范圍共享，在實(shí)際實(shí)施時(shí)應(yīng)根據(jù)用戶的類(lèi)型及級(jí)別來(lái)設(shè)置不同的檔案信息上傳和訪問(wèn)權(quán)限。檔案信息共享是有權(quán)限限制的共享行為，它必須以維護(hù)國(guó)家利益和社會(huì)秩序、保護(hù)檔案形成者自身合法權(quán)益不受侵犯為前提。另外，根據(jù)我國(guó)《檔案法》第二十條規(guī)定：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及公民根據(jù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、國(guó)防建設(shè)、教學(xué)科研和其他各項(xiàng)工作的需要，可以按照有關(guān)規(guī)定，利用檔案館未開(kāi)放的檔案以及有關(guān)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織保存的檔案。從保密的角度說(shuō)，信息共享是一定程度、一定范圍內(nèi)的共享，它是建立在《檔案法》第四章：檔案的公開(kāi)和利用規(guī)定及《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》第二章：公開(kāi)的范圍基礎(chǔ)之上的信息公開(kāi)。《檔案法》和《政府信息公開(kāi)條例》是檔案信息資源共享的法律依據(jù)。

2 共享的對(duì)象——已開(kāi)放并整合后的檔案

對(duì)于檔案開(kāi)放的期限，我國(guó)《檔案法》第十九條規(guī)定：國(guó)家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿三十年向社會(huì)開(kāi)放。經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類(lèi)檔案向社會(huì)開(kāi)放的期限，可以少于三十年，涉及國(guó)家安全或者重大利益以及其他到期不宜開(kāi)放的檔案向社會(huì)開(kāi)放的期限，可以多于三十年，具體期限由國(guó)家檔案行政管理部門(mén)制訂，報(bào)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)施行?；跈n案法的明確規(guī)定，檔案信息資源共享的對(duì)象首先是已到期并開(kāi)放的檔案，因?yàn)檎鲜枪蚕淼那疤?，因此，整合好的已開(kāi)放檔案信息資源是檔案共享的具體對(duì)象。與開(kāi)放相對(duì)應(yīng)地，《檔案法》對(duì)不能公布的檔案也作了規(guī)定：第二十二條屬于國(guó)家所有的檔案，由國(guó)家授權(quán)的檔案館或者有關(guān)機(jī)關(guān)公布；未經(jīng)檔案館或者有關(guān)機(jī)關(guān)同意，任何組織和個(gè)人無(wú)權(quán)公布。集體所有的和個(gè)人所有的檔案，檔案的所有者有權(quán)公布，但必須遵守國(guó)家有關(guān)規(guī)定，不得損害國(guó)家安全和利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益?！蓖瑫r(shí)對(duì)檔案匯編資料等的擴(kuò)散范圍也進(jìn)行了規(guī)定：第二十三條各級(jí)各類(lèi)檔案館應(yīng)當(dāng)配備研究人員，加強(qiáng)對(duì)檔案的研究整理，有計(jì)劃地組織編輯出版檔案材料，在不同范圍內(nèi)發(fā)行。

《信息公開(kāi)條例》中對(duì)信息公開(kāi)的規(guī)定主要指政府信息，具體公開(kāi)范圍為：涉及公民、法人或者其他組織切身利益的；需要社會(huì)公眾廣泛知曉或者參與的；反映本行政機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、職能、辦事程序等情況的；其他依照法律、法規(guī)和國(guó)家有關(guān)規(guī)定應(yīng)當(dāng)主動(dòng)公開(kāi)的；其中縣級(jí)以上各級(jí)人民政府及其部門(mén)應(yīng)公開(kāi)的政府信息具體內(nèi)容有：行政法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件；國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展規(guī)劃、專(zhuān)項(xiàng)規(guī)劃、區(qū)域規(guī)劃及相關(guān)政策；國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展統(tǒng)計(jì)信息；財(cái)政預(yù)算、決算報(bào)告；行政事業(yè)性收費(fèi)的項(xiàng)目、依據(jù)、標(biāo)準(zhǔn)；政府集中采購(gòu)項(xiàng)目的目錄、標(biāo)準(zhǔn)及實(shí)施情況；行政許可的事項(xiàng)、依據(jù)、條件、數(shù)量、程序、期限以及申請(qǐng)行政許可需要提交的全部材料目錄及辦理情況；重大建設(shè)項(xiàng)目的批準(zhǔn)和實(shí)施情況；扶貧、教育、醫(yī)療、社會(huì)保障、促進(jìn)就業(yè)等方面的政策、措施及其實(shí)施情況；突發(fā)公共事件的應(yīng)急預(yù)案、預(yù)警信息及應(yīng)對(duì)情況；環(huán)境保護(hù)、公共衛(wèi)生、安全生產(chǎn)、食品藥品、產(chǎn)品質(zhì)量的監(jiān)督檢查情況；設(shè)區(qū)的市級(jí)人民政府、縣級(jí)人民政府及其部門(mén)重點(diǎn)公開(kāi)的政府信息還應(yīng)當(dāng)包括下列內(nèi)容：城鄉(xiāng)建設(shè)和管理的重大事項(xiàng)；社會(huì)公益事業(yè)建設(shè)情況；征收或者征用土地、房屋拆遷及其補(bǔ)償、補(bǔ)助費(fèi)用的發(fā)放、使用情況；搶險(xiǎn)救災(zāi)、優(yōu)撫、救濟(jì)、社會(huì)捐助等款物的管理、使用和分配情況；鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府應(yīng)當(dāng)依照本條例第九條的規(guī)定，在其職責(zé)范圍內(nèi)確定主動(dòng)公開(kāi)的政府信息的具體內(nèi)容，并重點(diǎn)公開(kāi)下列政府信息：貫徹落實(shí)國(guó)家關(guān)于農(nóng)村工作政策的情況；財(cái)政收支、各類(lèi)專(zhuān)項(xiàng)資金的管理和使用情況；鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）土地利用總體規(guī)劃、宅基地使用的審核情況；征收或者征用土地、房屋拆遷及其補(bǔ)償、補(bǔ)助費(fèi)用的發(fā)放、使用情況；鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）的債權(quán)債務(wù)、籌資籌勞情況；搶險(xiǎn)救災(zāi)、優(yōu)撫、救濟(jì)、社會(huì)捐助等款物的發(fā)放情況；鄉(xiāng)鎮(zhèn)集體企業(yè)及其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)實(shí)體承包、租賃、拍賣(mài)等情況；執(zhí)行計(jì)劃生育政策的情況；除上述行政機(jī)關(guān)應(yīng)主動(dòng)公開(kāi)的政府信息外，公民、法人或者其他組織還可以根據(jù)自身生產(chǎn)、生活、科研等特殊需要，向國(guó)務(wù)院部門(mén)、地方各級(jí)人民政府及縣級(jí)以上地方人民政府部門(mén)申請(qǐng)獲取相關(guān)政府信息。行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立健全政府信息發(fā)布保密審查機(jī)制，明確審查的程序和責(zé)任。行政機(jī)關(guān)在公開(kāi)政府信息前，應(yīng)當(dāng)依照《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》以及其他法律、法規(guī)和國(guó)家有關(guān)規(guī)定對(duì)擬公開(kāi)的政府信息進(jìn)行審查。行政機(jī)關(guān)對(duì)政府信息不能確定是否可以公開(kāi)時(shí)，應(yīng)當(dāng)依照法律、法規(guī)和國(guó)家有關(guān)規(guī)定報(bào)有關(guān)主管部門(mén)或者同級(jí)保密工作部門(mén)確定。行政機(jī)關(guān)不得公開(kāi)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的政府信息。

3 共享的途徑——網(wǎng)絡(luò)傳輸及實(shí)體借閱

我國(guó)現(xiàn)階段的檔案管理模式是電子版與紙質(zhì)兩套并存的“雙軌制”，這種管理模式下的共享也包括檔案實(shí)體共享和電子版檔案的共享。檔案實(shí)體共享受地理因素的影響，一般僅用于距離較近的利用者，如既是檔案又是文物的滇王金印，云南檔案館舉辦展覽時(shí)可以向云南省博物館借來(lái)展出；云南省博物館辦展覽需要富滇銀行早期紙幣時(shí)也可以向云南檔案館借用。電子版檔案信息資源的共享就不必再受時(shí)空的限制，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，檔案利用者可以進(jìn)入檔案信息資源系統(tǒng)隨時(shí)隨地進(jìn)行檔案利用與上傳共享。在傳統(tǒng)條件下，檔案信息的傳播范圍非常狹小，作用也十分有限，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)，開(kāi)辟了一條廣泛傳輸檔案信息的全新通道。它徹底打破了檔案信息傳輸?shù)臅r(shí)空阻隔，大大加快了檔案信息傳播速度，變點(diǎn)狀傳輸為網(wǎng)狀傳輸，拓展了檔案信息傳播范圍，提高了檔案信息傳播效率，使檔案信息資源共享成為可能。電子檔案共享方式是最方便、快捷的檔案共享方式，在不久的將來(lái)它將成為檔案信息共享的主導(dǎo)方式。

4 共享的保障——訪問(wèn)權(quán)限、法律法規(guī)

檔案信息資源共享是檔案信息內(nèi)容的共享，具體的共享途徑是網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)，方式是檔案數(shù)據(jù)目錄庫(kù)及全文庫(kù)的檢索與閱覽。檔案共享是近年來(lái)提出的新興概念和服務(wù)領(lǐng)域，共享的內(nèi)容和傳統(tǒng)的檔案利用方式有所不同，不再受載體、時(shí)間和地理因素的限制，而這種便捷的共享方式是以網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)控制、用戶身份認(rèn)證、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)使用權(quán)限等技術(shù)手段和計(jì)算機(jī)、信息法律法規(guī)等為保障的。