紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包安全風(fēng)險防治對策

李華

中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（中辦發(fā)[2014]15號）明確指出“加快推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化……各檔案館（室）要大力開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作……”。中共山東省委辦公廳、山東省人民政府辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》（魯辦發(fā)[2014]40號），進一步指出“大力推進數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。各級黨政機關(guān)企事業(yè)單位社會組織要按照“存量數(shù)字化，增量電子化”的工作思路，把數(shù)字檔案館（室）建設(shè)列入信息化建設(shè)整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署，同步實施，到2020年全省基本建成以數(shù)字資源為基礎(chǔ)，安全管理為保障，遠程利用為目標的數(shù)字檔案館（室）體系”。

從各級檔案館（室）人員編制、館藏數(shù)字化率和數(shù)字化目標完成的期限來看，紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作時間緊、任務(wù)重，數(shù)字化外包成為各級檔案館（室）首要選擇。在政府花錢購買服務(wù)的同時，筆者發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化外包過程中安全風(fēng)險客觀存在于加工各個環(huán)節(jié)，貫穿于數(shù)字化全過程，檔案部門在組織實施紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中加強管理尤為必要。

1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包安全風(fēng)險分析

1.1 檔案實體風(fēng)險和檔案信息風(fēng)險

在檔案數(shù)字化外包過程中，檔案實體必然經(jīng)歷出入庫、拆卷、整理、破損修復(fù)、掃描、裝訂等環(huán)節(jié)，各類人員、設(shè)備的接觸，場地、環(huán)境變化等因素都有可能導(dǎo)致實體檔案的損壞甚至丟失。整個數(shù)字化過程中規(guī)章制度是否健全，落實監(jiān)督是否到位以及人員、手機的管理和使用等存在檔案信息風(fēng)險，還有數(shù)字化成果交接過程介質(zhì)傳輸中的風(fēng)險，介質(zhì)是否有病毒及介質(zhì)的穩(wěn)定性對數(shù)據(jù)庫的完整和安全影響重大，數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)完成任務(wù)撤離后，加工使用的計算機硬盤處置是否恰當對檔案信息也產(chǎn)生安全風(fēng)險。

1.2 數(shù)字化加工環(huán)境的風(fēng)險和組織管理的風(fēng)險

加工場地涉及環(huán)境因素主要包括場地條件以及安保設(shè)施等。在不適宜保存檔案實體的場所進行數(shù)字化加工，存在檔案實體受損風(fēng)險；在不適宜設(shè)備使用的環(huán)境進行數(shù)字化加工，存在設(shè)備系統(tǒng)故障風(fēng)險。在數(shù)字化外包項目實施中，建章立制不規(guī)范，數(shù)字化加工過程管理監(jiān)督不到位，將直接影響檔案數(shù)字化質(zhì)量及安全，組織管理對于數(shù)字化外包工作有效的風(fēng)險控制至關(guān)重要。

2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包安全風(fēng)險防治對策

紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包管理，應(yīng)堅持“安全第一，預(yù)防為主”的原則，采取有效的安全管理措施。一手抓安全防范，一手抓受損檔案的搶救和保護。建立權(quán)責明確，覆蓋數(shù)字化全過程的崗位責任制，全程監(jiān)督和管理，做到檔案不丟失、破損不新增，數(shù)據(jù)信息不泄露。

2.1 強化檔案部門監(jiān)管職責

檔案部門應(yīng)強化檔案數(shù)字化外包安全監(jiān)管的職責，成立由主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)參加的檔案數(shù)字化外包管理領(lǐng)導(dǎo)小組，明確檔案數(shù)字化管理的部門、人員及其職責；建立檔案數(shù)字化安全管理制度、安全崗位責任制、安全保密教育制度，配備專人負責安全保密工作；優(yōu)選數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)，從源頭上把好關(guān)，對數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)的相關(guān)資質(zhì)、業(yè)績、設(shè)備和加工系統(tǒng)等進行考察，掌握基本情況，并了解是否存在違約行為、安全事故等不良記錄，要把口碑好的企業(yè)引進來參與檔案數(shù)字化工作；紙質(zhì)檔案數(shù)字化要全過程監(jiān)管，指派專人負責嚴格的安全監(jiān)督和管理，檔案保管部門、信息化部門與安全保衛(wèi)等職能部門應(yīng)各負其責，對各個環(huán)節(jié)的安全進行把關(guān)、檢查、驗收。

2.2 落實數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)安全責任

要特別重視對數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)相關(guān)資質(zhì)、安全管理規(guī)范、人員管理培訓(xùn)等方面情況的甄別和確認。數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)須具有工商管理部門核發(fā)的有效營業(yè)執(zhí)照，其業(yè)務(wù)范圍須包括檔案數(shù)字化加工或數(shù)據(jù)處理類項目，工作人員須提供本人身份證明和公安部門提供的無犯罪記錄證明，數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)與檔案部門、數(shù)字化服務(wù)的工作人員與數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)要分別簽訂《安全保密協(xié)議書》，明確規(guī)定工作人員不得閱讀、摘抄、外泄檔案內(nèi)容，檔案部門要制定《檔案出（入）庫制度》、數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)須制定《數(shù)字化崗位安全責任制》等，由專人負責數(shù)字化服務(wù)項目的安全保密工作；數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)應(yīng)對其工作人員進行定期安全保密教育和必要的上崗培訓(xùn)。

2.3 跟蹤加工場所安全監(jiān)管

數(shù)字化外包加工場所應(yīng)選在檔案部門建筑內(nèi)，相對獨立、可封閉，符合檔案安全管理要求。加工場所應(yīng)合理劃分加工區(qū)域與工休更衣區(qū)域。加工區(qū)域應(yīng)配備視頻監(jiān)控并由檔案部門專人管控，監(jiān)控數(shù)據(jù)保存不少于6個月，場所內(nèi)應(yīng)屏蔽WIFI信號；工作人員掛牌上崗，上、下崗登記及安全檢查；加工區(qū)域不得帶入非工作需要的私人物品，嚴禁擅自將數(shù)字化加工區(qū)域內(nèi)的任何物品帶離現(xiàn)場。嚴格流程管理，加強動態(tài)追蹤管控，針對每道工序依次列出風(fēng)險防治計劃。同時充分發(fā)揮監(jiān)控回放作用，安全管理全時段覆蓋。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程圖

2.4 加強網(wǎng)絡(luò)軟硬件安全管理

檔案數(shù)字化加工需要網(wǎng)絡(luò)部署、加工管理系統(tǒng)配置、設(shè)備配備等，要采取有效措施，確保對網(wǎng)絡(luò)軟硬件安全予以確認。檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)應(yīng)與其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離，禁止使用無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、無線鼠標等設(shè)備，數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)應(yīng)配備通過相關(guān)安全認證的數(shù)字化加工安全保護系統(tǒng)；加工過程中使用數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)的設(shè)備，檔案部門應(yīng)當進行安全檢查；數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)自行研發(fā)的數(shù)字化加工軟件系統(tǒng)應(yīng)有自主知識產(chǎn)權(quán)證明。

2.5 規(guī)范檔案實體安全管理

落實安全保密管理機制和質(zhì)量管理機制，對每個加工人員及工作環(huán)節(jié)規(guī)范操作。檔案部門要對列入數(shù)字化范圍檔案逐卷逐件檢查，確定列入外包加工范圍；檔案部門應(yīng)按照數(shù)字化工作計劃分批進行調(diào)檔，與數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)人員對所調(diào)檔案進行清點、檢查與核對；數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)在數(shù)字化過程中要嚴格執(zhí)行檔案加工流程單制度，檔案流程單要與檔案實體同步流轉(zhuǎn)，與數(shù)字化成果一起遞交驗收。

2.6 完善檔案信息安全管理

檔案部門與數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)必須加強對外包全過程的檔案信息安全監(jiān)管，不定期對檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)、數(shù)字化圖像處理情況、數(shù)字化成果存儲進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)隱患及時整改。檔案部門應(yīng)在每一批次檔案數(shù)字化成果的自檢基礎(chǔ)上，對照檔案實體隨機抽檢該批數(shù)字化的所有數(shù)據(jù)；建立完善的數(shù)據(jù)移交制度，數(shù)字化成果必須進行完整性、準確性、可用性和安全性檢測，檢測合格后，雙方辦理數(shù)據(jù)交接手續(xù)。數(shù)字化任務(wù)完成后，檔案部門要組織專業(yè)人員檢查數(shù)字化加工所有設(shè)備中是否有信息留存，確保設(shè)備中無信息留存。數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)自帶加工設(shè)備的硬盤及在數(shù)字化工作中使用的移動硬盤等存儲介質(zhì)等應(yīng)全部移交檔案部門，并辦理移交手續(xù)。