新形式下職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理的信息化建設(shè)

曹志峰

摘 要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在各行各業(yè)中的廣泛應(yīng)用，促使人們的生活與工作方式發(fā)生了較大的變化。職業(yè)技術(shù)學(xué)院作為實(shí)用性人才培養(yǎng)的重要場(chǎng)所，信息管理技術(shù)也被引入學(xué)校管理之中。職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理的信息化建設(shè)是信息技術(shù)應(yīng)用的具體表現(xiàn)，與傳統(tǒng)檔案管理相比，信息化建設(shè)能夠提高檔案管理的效率。文章主要針對(duì)職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理的信息化建設(shè)展開(kāi)分析。

關(guān)鍵詞：職業(yè)技術(shù)學(xué)院；檔案管理；信息化建設(shè)

職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理主要是指職業(yè)技術(shù)學(xué)院在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的與學(xué)生、學(xué)校以及社會(huì)相關(guān)的文字、圖表和聲像等不同形式的信息。從中可以看出來(lái)，檔案管理是職業(yè)技術(shù)學(xué)院管理的重要內(nèi)容，同時(shí)對(duì)學(xué)校的正常運(yùn)行具有重要影響，不但能夠反映學(xué)校教學(xué)活動(dòng)情況，還記錄著學(xué)校建設(shè)與發(fā)展的成果。因此，檔案管理工作是評(píng)價(jià)學(xué)校教育與管理情況的重要依據(jù)[1]。尤其是在教育部門(mén)對(duì)職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)水平要求不斷提升的前提下，檔案管理工作的重要性也就不言而喻。

1 職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理信息化建設(shè)的作用

職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理工作與管理水平遠(yuǎn)不及一般高等院校，尤其是在信息化建設(shè)這一方面，存在著較大的差距。而隨著現(xiàn)代社會(huì)的不斷發(fā)展，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)于職業(yè)技術(shù)學(xué)院來(lái)說(shuō)具有重要的意義。

1.1 符合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展大方向

隨著教育部門(mén)對(duì)職業(yè)教育重視程度和投入資金的提升，職業(yè)教育的發(fā)展也迎來(lái)了新的春天，但是隨著擴(kuò)招規(guī)模的增大，檔案的類(lèi)型與數(shù)量也不斷提升，管理工作的難度指數(shù)也不斷升高[2]。在面對(duì)龐大的檔案信息時(shí)，傳統(tǒng)人工分類(lèi)、整理與保存等方法很難符合社會(huì)的需要。近些年來(lái)，相關(guān)部門(mén)提出要大力推動(dòng)高等院校檔案管理的信息建設(shè)，并確立了檔案管理信息建設(shè)的基本方針和戰(zhàn)略目標(biāo)。21世紀(jì)是信息時(shí)代，因此職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理需要根據(jù)這一背景進(jìn)行改革。目前多數(shù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的校園網(wǎng)建設(shè)水平不斷提升，也為檔案信息化管理提供了支持。因此，職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理的信息化建設(shè)符合現(xiàn)代社會(huì)以及職業(yè)教育發(fā)展的要求。

1.2 提高學(xué)校管理效率

職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作是學(xué)校管理的重要內(nèi)容，且管理的對(duì)象主要是教學(xué)、科研、學(xué)生和教師的各種資料，因此檔案管理的信息化建設(shè)能夠提高學(xué)校管理水平。檔案管理部門(mén)需要不斷的推動(dòng)信息化建設(shè)的發(fā)展，完善管理制度和規(guī)范，不斷創(chuàng)新管理方式，提高工作效率，節(jié)省人力物力[3]。高校檔案管理信息化建設(shè)是推動(dòng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院發(fā)展的重要選擇，對(duì)于提升學(xué)校管理效率具有重要影響。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，檔案管理信息化建設(shè)水平能夠反映職業(yè)技術(shù)學(xué)院的建設(shè)水平，其關(guān)系著學(xué)校組織、教學(xué)以及社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)能否順利開(kāi)展，從而更好的發(fā)揮職業(yè)技術(shù)學(xué)院的教學(xué)和社會(huì)服務(wù)功能。

1.3 提高檔案利用率

檔案管理的重要內(nèi)容就是將信息資源進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)利用，推動(dòng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理的信息化建設(shè)能夠讓堆積的檔案能夠?yàn)閷W(xué)校的發(fā)展提供支持。在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案歸檔之后就不會(huì)再次利用，這主要是由于人工管理效率低下。而通過(guò)信息化建設(shè)，這些檔案資料就能夠輕易的被查找和利用。信息化建設(shè)能夠提高檔案的利用率，突破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的限制，使得檔案管理為信息采集與管理而服務(wù)，更好的推動(dòng)學(xué)校管理活動(dòng)的開(kāi)展。職業(yè)技術(shù)學(xué)院正處于發(fā)展的重要時(shí)期，靈活利用檔案能夠提高學(xué)校組織活動(dòng)的效率，且信息化資料的利用不受時(shí)間和空間的限制，從而提高了檔案的利用價(jià)值。

2 職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理信息化現(xiàn)狀

從目前的現(xiàn)狀分析，很多職業(yè)技術(shù)院校對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為這就是一個(gè)整理資料的事情，不需要花費(fèi)過(guò)多的功夫，有些職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理工作是其他部門(mén)員工兼職負(fù)責(zé)，管理好壞沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注，對(duì)個(gè)人績(jī)效沒(méi)有影響，因此在檔案管理中都是保持消極的態(tài)度，這些都影響了檔案管理的信息化建設(shè)。同時(shí)，很多領(lǐng)導(dǎo)和教師認(rèn)為檔案沒(méi)有什么用處，忽略了檔案資料的開(kāi)發(fā)、利用，很多檔案資料都是塵封許久，導(dǎo)致檔案資源的浪費(fèi)。

檔案管理工作屬于學(xué)校教育活動(dòng)的一項(xiàng)輔助工作，雖然無(wú)法直接發(fā)揮作用，但是其信息化建設(shè)并不是簡(jiǎn)單的購(gòu)買(mǎi)幾臺(tái)電腦記錄檔案資料那么簡(jiǎn)單，而是需要將學(xué)校教學(xué)、實(shí)踐等組織活動(dòng)信息化，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的信息化。但是目前職業(yè)技術(shù)學(xué)院正處于發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，經(jīng)費(fèi)不足，限制了檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。很多職業(yè)技術(shù)學(xué)院都沒(méi)有配置獨(dú)立的檔案管理部門(mén)，更別說(shuō)檔案管理軟件，無(wú)法開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)。

3 提高職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理信息化建設(shè)的策略

3.1 提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視

管理信息化建設(shè)對(duì)于提高管理質(zhì)量和效率具有重要影響。職業(yè)技術(shù)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)需要充分認(rèn)識(shí)到信息管理的作用，檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)于職業(yè)技術(shù)學(xué)院的發(fā)展和管理都有重要影響，因此需要將這項(xiàng)工作作為重點(diǎn)管理內(nèi)容，強(qiáng)化對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)知，進(jìn)一步提高職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理水平，有利于檔案資料的二次開(kāi)發(fā)利用。

3.2 加強(qiáng)信息化人才建設(shè)

一方面是人力資源配置的優(yōu)化，通過(guò)貫徹能者勝職的原則，突破人情、關(guān)系等方面的限制，根據(jù)能力高低選人用人，對(duì)管理人員進(jìn)行科學(xué)的評(píng)價(jià)之后，需要選擇達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)的人員，并貫徹競(jìng)爭(zhēng)上崗的原則，通過(guò)開(kāi)放式選人的措施，根據(jù)工作能力配置到相應(yīng)的工作職位上，從而體現(xiàn)了能力與工作的相符合，實(shí)現(xiàn)資源配置效率的提升；另一方面薪酬制度的創(chuàng)新也為稅務(wù)行政管理效率的提升帶來(lái)了新的動(dòng)力，目前檔案管理人員的薪酬主要是與職位掛鉤，單一形式的激勵(lì)制度會(huì)使得大部分管理人員缺乏競(jìng)爭(zhēng)興趣，只是機(jī)械的完成上級(jí)發(fā)布的任務(wù)，碌碌無(wú)為、安于現(xiàn)狀，可能對(duì)檔案管理效率造成影響。因此，在員工績(jī)效評(píng)估中可以根據(jù)工作效率、質(zhì)量等方面內(nèi)容，然后增加晉升機(jī)會(huì)，并且可以增加績(jī)效與薪酬掛鉤、精神激勵(lì)等多元化激勵(lì)方式。同時(shí)需要關(guān)注約束機(jī)制的構(gòu)建，激勵(lì)與約束是績(jī)效評(píng)估中的重要內(nèi)容，兩者是相輔相成的，沒(méi)有激勵(lì)的約束，只會(huì)消磨管理人員的工作激情。

3.3 整合檔案資源

信息化建設(shè)需要建立一定的標(biāo)準(zhǔn)與制度，由于目前職業(yè)技術(shù)學(xué)院所開(kāi)設(shè)的專(zhuān)業(yè)五花八門(mén)，且學(xué)校經(jīng)常與企業(yè)合作，而企業(yè)提供的檔案可能與學(xué)校檔案的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范不一樣，導(dǎo)致檔案資料的整理與歸納難度提升。檔案信息化建設(shè)主要是通過(guò)建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，信息資源整理與歸納反映了檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量，直接影響到檔案資源的利用與開(kāi)發(fā)水平，這些都依賴(lài)于信息資源的整合。高職院校需要建立統(tǒng)一的規(guī)范制度，對(duì)原有檔案資料進(jìn)行信息化處理，從而提高這些檔案利用價(jià)值和利用率。

3.4 增加檔案信息化建設(shè)的投入

任何建設(shè)都需要資金的支持，檔案信息化建設(shè)需要相應(yīng)的計(jì)算機(jī)和配套管理軟件實(shí)現(xiàn)，因此學(xué)校需要增加投入，將信息費(fèi)用納入學(xué)校預(yù)算之中，還可以與企業(yè)合作，通過(guò)開(kāi)放一些有價(jià)值的檔案資料，獲取合法的經(jīng)濟(jì)利益，從而推動(dòng)檔案管理的發(fā)展。

4 結(jié)束語(yǔ)

職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理信息化建設(shè)能夠推動(dòng)學(xué)校的整體建設(shè)水平，因此需要靈活采取各種優(yōu)秀的解決措施，建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，配備專(zhuān)業(yè)的管理人員，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，才能夠更好的實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

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