自來水公司檔案管理探究

劉曉娟

摘 要：隨著我國經濟的發(fā)展進步，我國居民的生活水平也得到了很大程度的提高。自來水企業(yè)作為和我國居民生活息息相關的重要企業(yè)，為了滿足新時代下居民的用水需求，就需要不斷的優(yōu)化檔案管理的方式方法。[1]下文就我國自來水公司檔案管理的必要性、管理的原則、存在的問題及相關的解決措施做了簡單分析，希望對我國的自來水企業(yè)的檔案管理工作有所啟示和幫助。

關鍵詞：自來水公司；檔案管理；原則；措施

1 引言

自來水企業(yè)直接關系著我國民生的發(fā)展大計，其業(yè)務內容涉及到我國的家家戶戶，服務范圍廣泛。因此，自來水公司要想實現對業(yè)務的統(tǒng)籌管理，就必須建立并不斷完善相關的檔案管理制度，從而為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展保駕護航。

2 自來水公司檔案管理的必要性

我國自來水公司的檔案資料牽涉到企業(yè)經營管理活動的重要記錄，比如一些施工圖紙資料、地下管網資料等，這些都反映了自來水企業(yè)的工程質量和相關的基礎設施。對于工程的管路改造施工、新管路布局上也有著十分重要的現實意義。同時做好自來水企業(yè)的檔案管理工作，還在一定程度上有利于企業(yè)對于工程延期、索賠、質量、安全事故原因分析及責任追究提供有效證據，方便工程技術人員以及相關部門進行工程管理和制定技術標準。

做好自來水檔案管理工作的目的是為了滿足我國居民的生活需求，提高居民滿意度，工作人員應該結合公司的工作流程和工作目標，堅持“為人民供水，服務人民”的宗旨，規(guī)范檔案管理的工作流程。雖然，我國的自來水公司的檔案管理工作隨著信息化時代的到來有所創(chuàng)新和進步，但是受到自來水公司業(yè)務復雜的影響，其發(fā)展程度依舊不高。因此自來水公司要想實現數據的集中集成管理，為廣大居民提供更加優(yōu)質的服務，就必須在已有的檔案管理模式上不斷改革，對公司的業(yè)務進行統(tǒng)一規(guī)劃、科學分類，為自來水企業(yè)的正常工作打好基礎。

3 我國自來水企業(yè)的檔案管理原則

1）保證信息的真實可靠。自來水企業(yè)的檔案詳細記錄著公司所有的業(yè)務進展情況，在很大程度上體現著公司的經營狀態(tài)，對公司未來戰(zhàn)略目標的制定有著很大的借鑒作用，因此，自來水公司的檔案管理人員必須對公司的每一份檔案負責，在工作的過程中保持認真謹慎的工作態(tài)度，堅持以公司真實發(fā)生的業(yè)務數據為準，保證每一份檔案和文件的真實性和可靠性。同時，對于一些包含著照片和影像資料的檔案文件，要進行合理的分類整合，嚴防文件內容丟失，造成檔案數據的不完整，影響企業(yè)的正常經營。

2）保證檔案信息的及時性和有效性。檔案管理工作相對于其他工作而言，本來就是一項復雜而繁瑣的工作，再加上自來水企業(yè)的業(yè)務量巨大，導致自來水企業(yè)的檔案管理工作的效率不高，造成了信息更新不及時。因此，自來水企業(yè)的檔案管理制度也應該緊跟時代的潮流，不斷提高其管理效率。檔案管理人員應該對于檔案資料的內容和時間進行嚴密的審核，保證檔案信息的及時性和有效性。

3）保證信息的分工負責性。上文也提到了自來水企業(yè)是關乎我國居民生活的民生大計，從性質上來講是民生企業(yè)。因此，自來水企業(yè)的業(yè)務人員更應該在工作中做到認真負責，保證業(yè)務的完成質量。而對于自來水企業(yè)的檔案管理人員來說，其掌握著企業(yè)全部的信息資料，負責所有業(yè)務檔案的歸集和整理，保持認真負責的工作態(tài)度就顯得更加重要。在實際的工作過程中，檔案管理人員應該加強自身的責任意識，在檔案整理歸集時進行合理分工，力求責任到人。同時加強審核，保證工作流程的規(guī)范和準確。

4 我國自來水檔案管理工作中的不足

1）檔案信息不夠全面完整。我國自來水的檔案管理工作對于檔案資料的完整性要求十分嚴格，但是就我國自來水企業(yè)目前的發(fā)展現狀來看，相關的檔案管理人員對于檔案資料信息的完整性并不是十分看重，在進行檔案的收集歸整時通常為了方便和節(jié)省時間，也忽略檔案的全面收集，導致檔案的信息記錄不完整，造成數據的難以查閱，最終丟失。[2]

2）檔案管理不規(guī)范。介于我國自來水企業(yè)的檔案管理部門對檔案管理工作的不重視，導致其在實際的工作過程中，沒有形成規(guī)范的工作流程和管理手段，造成了檔案管理工作效率低下的現狀，在一定程度上也限制了我國自來水企業(yè)檔案管理的信息化和共享化的發(fā)展進程。

3）沒有實現檔案管理的信息化。目前，我國的大部分自來水企業(yè)在進行檔案的管理工作時，仍然采用的是傳統(tǒng)的紙質檔案和人工管理的工作模式，對于檔案的收集、整理、建檔和保存方面上也主要依靠人工，隨著時間的推移，資料越來越多，難免會出現一定的紕漏。而且，對于一些重要的工程設計的圖紙等方面的保存上，由于紙質本身的條件限制，容易出現磨損和遺失現象。因此，自來水企業(yè)應該大力推行檔案信息化建設，實現各個部門的信息共享，提升工作效率。

5 加強自來水企業(yè)檔案管理工作的措施

21世紀是科技信息化的世紀，我國的自來水檔案管理工作也應該與時俱進，利用先進的信息技術，建立檔案信息化的管理模式，方便檔案的查閱，提高檔案信息的使用率。同時也大大的解放了人力，提高了檔案管理的工作效率，為自來水企業(yè)的現代化發(fā)展提供前提保障。

1）建立數據庫的防入侵保護系統(tǒng)。檔案管理在實際的工作過程中，如果要實現其信息化，那保證檔案信息的安全就是檔案管理工作的首要問題。計算機網絡技術雖然在很大程度上提高了自來水企業(yè)檔案管理的工作水平，為企業(yè)節(jié)省了人力、物力和時間成本。但是，在一定程度上也增加了檔案信息的安全風險。因此，自來水企業(yè)的檔案管理人員應該建立相關的防入侵保護系統(tǒng)，防止病毒和其他軟件的入侵，造成信息的泄露。同時，自來水企業(yè)的檔案管理人員還應該建立網站的檢測系統(tǒng)，時刻監(jiān)督所使用的網站是否出現危險文件或者病毒，影響檔案信息的安全。另外，對于一些至關重要的檔案信息要進行加密和備份設置，防止信息丟失。

2）保證檔案室的安全。我國自來水企業(yè)的檔案資料雖然可以在信息化系統(tǒng)中進行掃描記錄，但是由于檔案信息的價值很高，其紙質原件還是要在檔案室內進行歸納保存。因此，自來水企業(yè)應該加強對檔案室的安全管理，保證檔案室周圍的防水防火防盜系統(tǒng)的完善，并且派遣專人進行檔案室的安全監(jiān)管。同時，自來水企業(yè)的檔案管理部門還應該采用一些先進的環(huán)境測量技術，保證紙質文件長時間保存也不會發(fā)生腐壞現象。并且加強對檔案室的維修，保證其外部和內部條件都適合檔案的存放。

3）加強對檔案信息的數據挖掘和整理。我國的自來水企業(yè)在檔案管理的工作中通常只重視資料的收集，而忽視檔案信息的整理，在一定程度上降低了檔案信息的價值。因此，自來水企業(yè)應該加強對檔案管理人員的培訓工作，培養(yǎng)其挖掘整理檔案數據的能力，從而在實際的檔案管理工作中，做到合理的比對和分析檔案的數據信息，從而采用更加科學有效的方法進行檔案資料的歸類和管理，保證檔案信息的價值。[3]

6 結束語

總而言之，檔案管理是我國自來水企業(yè)內部管理工作的重要組成部分。隨著社會的發(fā)展進步，自來水企業(yè)也應該順應時代發(fā)展的潮流，重視自身的檔案管理工作，利用先進的信息化技術，不斷改革和完善檔案管理的工作模式，從而提高檔案信息的使用率，推動自來水企業(yè)的現代化發(fā)展。

參考文獻

[1]趙世玲.檔案信息化建設與檔案管理初探[J].辦公室業(yè)務，2019（06）：88.

[2]吳峻.自來水企業(yè)檔案管理探究[J].檔案天地，2017（07）：43-44+48.

[3]林燕.自來水公司基建檔案管理體系的創(chuàng)新模式建設[J].城建檔案，2017（02）：43-44.