檔案管理過(guò)程中的主要問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略

馮明花

摘 要：在如今的生活中，檔案管理在社會(huì)生活的各個(gè)方面的發(fā)揮著巨大的作用，無(wú)論是企業(yè)運(yùn)作方面還是政府的行政管理方面，甚至于個(gè)人工作、學(xué)習(xí)等，因此檔案的管理工作都是十分重要的。檔案信息有很多種，個(gè)人的檔案信息包含經(jīng)歷、個(gè)人隱私等，企業(yè)檔案信息則包含著企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)的過(guò)程、相關(guān)的商業(yè)資料、機(jī)密等，而國(guó)家檔案則包含更多國(guó)家的機(jī)密信息和資料，如果不做好管理與保護(hù)工作，檔案丟失、竊取等問(wèn)題會(huì)引發(fā)重大影響。然而，在現(xiàn)實(shí)的檔案管理過(guò)程中，很多部門對(duì)檔案管理存在諸多問(wèn)題，對(duì)此，本文將對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行闡述并作出對(duì)策措施，為更好地提高檔案管理的水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理；主要問(wèn)題；應(yīng)對(duì)策略

1 檔案管理過(guò)程中的主要問(wèn)題

1.1 對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)程度不夠

檔案管理的重要性對(duì)于社會(huì)的各個(gè)層面而言都是非常重要的，檔案中包含的信息、隱私和機(jī)密都關(guān)系著檔案持有者的日常運(yùn)作，一旦檔案不能妥善管理保存，會(huì)對(duì)當(dāng)事人或者組織造成巨大不良影響。但是，管理檔案的部門本身就對(duì)檔案的管理認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案管理工作只是普通地保存檔案、檔案記錄和分類，并沒(méi)有將檔案管理與企業(yè)、個(gè)人和組織的運(yùn)營(yíng)生產(chǎn)相掛鉤，因此工作人員在管理過(guò)程中常常沒(méi)有足夠的動(dòng)力，而高層管理人員也對(duì)檔案管理沒(méi)有足夠重視，并不對(duì)這個(gè)工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，因此管理檔案工作往往效率低下。

1.2 檔案管理工作的人員素質(zhì)不高

由于高層人員本身對(duì)檔案管理工作的不重視，在對(duì)管理檔案的人員指派上也不會(huì)過(guò)于用心。往往專業(yè)高級(jí)的管理人才都會(huì)在部門重視的地方，而檔案管理人員就是一些管理專業(yè)水平不夠的人員，而這些人員由于自身能力不夠，在管理檔案上就有諸多問(wèn)題，且管理效率低下。同時(shí)，受到水平的限制，無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)在的科技管理檔案的發(fā)展趨勢(shì)，因此這些管理人員無(wú)法很熟練地運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)統(tǒng)籌管理，因此檔案的管理效率低下，管理的效果不好。

1.3 檔案管理信息化應(yīng)用不夠科學(xué)

檔案管理工作不僅僅是對(duì)信息的記錄和檔案的保存，這是一個(gè)涉及到大量信息整理和統(tǒng)籌管理的工作，并且在實(shí)際的管理過(guò)程中，不同組織和不同企業(yè)在運(yùn)作過(guò)程中會(huì)涉及到非常多的部門信息、生產(chǎn)、運(yùn)營(yíng)過(guò)程等，這些信息很多會(huì)出現(xiàn)交織的情況，又有所不同，因此信息龐大且復(fù)雜，光靠單純的人力進(jìn)行記錄和整理是不夠的，這樣不僅效率低下而且極度容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，會(huì)對(duì)組織和企業(yè)的運(yùn)營(yíng)造成問(wèn)題。然而，目前的檔案管理信息化應(yīng)用程度不夠，導(dǎo)致信息化應(yīng)用不能很好地發(fā)揮其作用，這樣對(duì)日后的調(diào)取信息和管理信息都會(huì)造成影響。

2 解決檔案管理工作中問(wèn)題的對(duì)策措施

2.1 加強(qiáng)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)

首先，想要改變當(dāng)前檔案管理工作的問(wèn)題，最重要的是對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)的改變和加強(qiáng)，從而提高對(duì)檔案管理的重視程度。企業(yè)和組織的高層管理人員要了解檔案管理的內(nèi)容和意義，充分了解檔案管理對(duì)日常運(yùn)營(yíng)的作用和影響，從而提高對(duì)檔案管理的重視程度。同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的制度建設(shè)，根據(jù)自身的實(shí)際情況對(duì)檔案管理制度進(jìn)行重新規(guī)定和修改，并且要求工作人員嚴(yán)格按照該制度對(duì)檔案進(jìn)行管理和整理，從而提升檔案管理的效果。

2.2 創(chuàng)新檔案管理手段

檔案管理工作的重點(diǎn)與難點(diǎn)不是在于檔案的收集和整理中，而是在于保護(hù)檔案的安全性，這其中就涉及到檔案的轉(zhuǎn)接和機(jī)密檔案的日常管理工作。傳統(tǒng)的檔案管理工作手段單一，容易在這兩方面工作出現(xiàn)問(wèn)題，因此要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理手段，加強(qiáng)對(duì)檔案交接和機(jī)密檔案保護(hù)的手段和方法，在轉(zhuǎn)接的過(guò)程中要提高嚴(yán)密性，防止檔案遺失或者竊?。欢鴻C(jī)密檔案的日常保護(hù)工作就要更加嚴(yán)格，將其與普通檔案進(jìn)行分離，并且設(shè)立防護(hù)力度更高的地區(qū)進(jìn)行專門管理。同時(shí)，管理人員要嚴(yán)格按照檔案管理制度工作，不能放松檔案的管理流程，及時(shí)做好記錄。

2.3 提高檔案管理人員的工作素質(zhì)

在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中，管理人員是最關(guān)鍵的因素之一，若管理人員的專業(yè)能力和工作素養(yǎng)不到位，那么檔案管理的工作效率就會(huì)非常低下，因此檔案管理人員的選擇和培養(yǎng)非常重要。首先，在選擇方面，盡可能為檔案管理工作選擇專業(yè)管理人員，熟悉業(yè)務(wù)流程以及能夠熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理的人才，從而提高工作的效率；同時(shí)，選擇的管理人員還要政治素養(yǎng)和道德素養(yǎng)較高的，能夠嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，防止內(nèi)部盜取檔案的事情發(fā)生；其次，還要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行教育和培訓(xùn)，讓他們學(xué)習(xí)一些先進(jìn)的管理手段和管理系統(tǒng)的科技技術(shù)，從而對(duì)檔案管理進(jìn)行更好地管理。

2.4 推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

檔案信息量大且復(fù)雜，因此建立有效的信息化建設(shè)管理系統(tǒng)可以提高工作的效率，同時(shí)也能減輕管理人員的負(fù)擔(dān)，讓他們能夠更好地進(jìn)行針對(duì)性工作。而企業(yè)和組織要建立好一套專業(yè)的符合自身實(shí)際情況的檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，并且讓工作人員能夠充分熟悉系統(tǒng)的管理操作，將檔案信息及時(shí)錄入并存儲(chǔ)、管理；還要對(duì)系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行不定期更新和升級(jí)，提高系統(tǒng)的安全防御能力，并且優(yōu)化系統(tǒng)的性能，進(jìn)一步提高檔案管理的工作效率。此外，還要建立系統(tǒng)平臺(tái)的共享機(jī)制，將一些重要的檔案信息進(jìn)行部門內(nèi)部的有限共享，這樣就能讓檔案信息被充分利用，促進(jìn)企業(yè)和組織的運(yùn)作發(fā)展。

2.5 加大經(jīng)費(fèi)投入，促進(jìn)檔案管理方式的創(chuàng)新

上述的一切工作和措施都需要企業(yè)和組織加大對(duì)檔案管理工作的投入，包括資源、人力和資金的投入，從而建立更多適合檔案管理的、科學(xué)的、豐富的管理工作方式。因此，企業(yè)和組織在檔案管理工作上要更多地支持創(chuàng)新和改進(jìn)，對(duì)檔案管理工作的方式優(yōu)化進(jìn)行經(jīng)費(fèi)的投入，更好地鼓勵(lì)工作人員的創(chuàng)新和改進(jìn)，從而補(bǔ)充檔案管理的手段，加強(qiáng)檔案管理工作。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作是目前企業(yè)和組織能夠進(jìn)一步促進(jìn)發(fā)展的重要方式和手段，提高檔案管理的效率和安全性是工作的重點(diǎn)。針對(duì)目前檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，企業(yè)和組織要加強(qiáng)改進(jìn)，提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，進(jìn)一步促進(jìn)管理人才的發(fā)展，創(chuàng)新檔案管理的方式和手段，從而提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量，為企業(yè)和組織的發(fā)展提供更多信息資源。

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