信息化條件下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新

楊杰

摘 要：隨著現(xiàn)階段信息管理系統(tǒng)的不斷發(fā)展，作為信息管理關(guān)系密切的檔案管理也得到了快速發(fā)展。本文就以信息化背景下的檔案館發(fā)展作為分析對(duì)象，通過(guò)對(duì)檔案館的相關(guān)業(yè)務(wù)的信息化管理進(jìn)行現(xiàn)狀和原因闡述，為我國(guó)的檔案管理信息化應(yīng)用提出相應(yīng)的發(fā)展措施，旨在為我國(guó)檔案館的智能化建設(shè)發(fā)展提供一定的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；服務(wù)創(chuàng)新；現(xiàn)代化

面對(duì)信息全球化的不斷擴(kuò)展，人們對(duì)與相關(guān)檔案信息的采集學(xué)習(xí)已經(jīng)逐漸脫離了傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式。采用更加信息化、智能化的檔案信息的瀏覽方式。信息化的檔案管理對(duì)于檔案館和人們的使用，都起到了很好的服務(wù)提升作用。筆者就以檔案館的信息檔案的發(fā)展進(jìn)行論述，通過(guò)對(duì)我國(guó)檔案管理信息化的發(fā)展深度解讀，致力于我國(guó)檔案館的改革創(chuàng)新建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化、智能化、科技化。

1 信息化條件下的檔案管理與服務(wù)的優(yōu)勢(shì)

1.1 不受利用資源提取的限制

信息化的檔案管理方式，使用者對(duì)于檔案的使用不再受限于相關(guān)地域、時(shí)間的限制。通過(guò)檔案館智能化的管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)資源使用的快速高效。信息化的檔案管理和服務(wù)內(nèi)容可以為用戶(hù)的信息取用進(jìn)行優(yōu)化。相關(guān)檔案信息的生產(chǎn)者和使用者可以進(jìn)行隨時(shí)發(fā)布使用。不同用戶(hù)通過(guò)信息化檔案館的交流渠道，實(shí)現(xiàn)了信息資源的分享交流。高效率的發(fā)展趨勢(shì)無(wú)不印證著時(shí)間等于金錢(qián)。檔案館未來(lái)的管理趨勢(shì)就是需要實(shí)現(xiàn)檔案信息使用的高效率。所以，采用信息化的檔案管理為用戶(hù)提升更好的服務(wù)體驗(yàn)，使檔案建設(shè)的一大優(yōu)勢(shì)內(nèi)容。

1.2 檔案館的高質(zhì)量信息管理和服務(wù)

檔案館對(duì)于信息內(nèi)容的收集方式不斷擴(kuò)展，并且借助于檔案館的信息化技術(shù)應(yīng)用，很多檔案信息的收集開(kāi)始采用互聯(lián)網(wǎng)的平臺(tái)。隨著現(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用發(fā)展。很多檔案館對(duì)于信息資源的管理范圍已經(jīng)不再局限于傳統(tǒng)的信息內(nèi)容。信息技術(shù)背景下的檔案都是借助于互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)經(jīng)營(yíng)交流使用，所以信息化的檔案管理相當(dāng)于適應(yīng)了網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)的發(fā)展趨勢(shì)。

1.3 實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息長(zhǎng)時(shí)間的保存

檔案館對(duì)檔案管理的重要目標(biāo)之一就是實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息的長(zhǎng)期保存。傳統(tǒng)的檔案管理對(duì)于檔案管理采用紙質(zhì)化的管理方式，雖然也可以進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的信息保留，但是會(huì)不斷加重檔案館的運(yùn)行負(fù)擔(dān)。所以往往都會(huì)進(jìn)行選擇性保留。但使用信息化的檔案管理系統(tǒng)，檔案館的工作內(nèi)容就可以大大減少，借助于云存儲(chǔ)設(shè)備的大量使用，檔案館對(duì)于各種信息的保留處理都有了很好的途徑。通過(guò)采用信息化的檔案管理方式，可以充分實(shí)現(xiàn)檔案館的信息擴(kuò)展和工作內(nèi)容的雙重提升。對(duì)于檔案管理中的信息保留內(nèi)容，還可以規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理中的很多缺陷，比如紙質(zhì)檔案的老舊腐蝕、丟失和損壞問(wèn)題，但有很好的規(guī)范性和正式性。信息系統(tǒng)下的檔案管理的存儲(chǔ)，使用云數(shù)據(jù)的檔案管理，既有效提升了檔案管理的時(shí)間，又不會(huì)造成檔案文件的損壞，所以需要結(jié)合電子檔案的存儲(chǔ)和紙質(zhì)檔案的使用兩方面優(yōu)點(diǎn)，充分滿(mǎn)足檔案使用人員的需求，有效實(shí)現(xiàn)了檔案管理使用和保存的高效率。

2 檔案工作信息化還存在的缺陷和原因

2.1 檔案信息化管理的設(shè)備不完善

目前，很多檔案館已經(jīng)引入了相關(guān)的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，部分檔案信息都可以通過(guò)智能化的掃描錄入，但是信息化的管理系統(tǒng)主要還是以檔案館的管理端服務(wù)?，F(xiàn)階段很多檔案管的信息化管理只是簡(jiǎn)單的為用戶(hù)提供了檔案的查詢(xún)方式。缺少相關(guān)的直接提取和瀏覽設(shè)備。對(duì)于檔案信息的實(shí)際內(nèi)容使用還需要用戶(hù)進(jìn)行親自尋找，所以檔案館對(duì)于信息化技術(shù)的應(yīng)用在服務(wù)端還需要進(jìn)一步的發(fā)展。

2.2 檔案管理系統(tǒng)重管理輕服務(wù)

很多檔案館的信息化管理都是采用了相關(guān)管理系統(tǒng)的引進(jìn)，解決了傳統(tǒng)檔案管理中的復(fù)雜繁多的管理方式，通過(guò)檔案管理信息技術(shù)的使用，很多檔案的收集、分類(lèi)、整合都得到了很好的提升。各種檔案都得到了高效的管理發(fā)展。但是對(duì)于用戶(hù)對(duì)檔案信息的使用發(fā)展，卻一直不受檔案管理的重視，僅僅局限于對(duì)檔案管理的高效運(yùn)行上。殊不知檔案信息化管理的最終目的就是要提升用戶(hù)的服務(wù)體驗(yàn)。

2.3 信息化特點(diǎn)不全面以及原因

很多檔案館對(duì)于檔案的信息化管理都使用了數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行存儲(chǔ)，雖然也實(shí)現(xiàn)了檔案信息管理的高效率，但是與信息化管理的信息提取、分享還存在一定缺陷。信息化的檔案管理具有多方面的信息化內(nèi)容。比如檔案信息的時(shí)效性、高質(zhì)量，快捷性和方便性等特點(diǎn)，涵蓋了檔案管理方面和檔案信息技術(shù)以及用戶(hù)使用的三個(gè)方面，現(xiàn)階段的檔案信息化管理對(duì)于這三方面的信息化管理還都處于初級(jí)階段，就以用戶(hù)對(duì)檔案信息的使用來(lái)說(shuō)。目前的檔案信息化管理仍然通過(guò)用戶(hù)對(duì)信息的查詢(xún)，然后自行進(jìn)行相關(guān)檔案的查找工作，甚至還有對(duì)檔案信息的查詢(xún)存在一定的時(shí)間和位置的約束。檔案館管理的本質(zhì)方式并沒(méi)有改變多少。相關(guān)的檔案信息管理系統(tǒng)都是進(jìn)行硬性融入，很多管理功能并不能與實(shí)際的管理工作相適應(yīng)，最終造成檔案管理服務(wù)的不完善。

3 信息化條件下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新的有效途徑

3.1 建立健全的檔案管理的運(yùn)行機(jī)制

檔案館的信息化管理想要實(shí)現(xiàn)全面發(fā)展。相關(guān)管理制度的建設(shè)是其中最為重要的部分，能夠直接對(duì)檔案的信息化管理起到有效的推進(jìn)，對(duì)于檔案館信息化系統(tǒng)管理制度的建立，需要有三方面的內(nèi)容。首先就是建立起檔案館管理人員的工作改進(jìn)，信息化的檔案管理中管理人員作為主體部分，是檔案管理信息化的發(fā)展關(guān)鍵，對(duì)檔案管理人員的相關(guān)管理內(nèi)容進(jìn)行改進(jìn)使其更適應(yīng)信息化的管理內(nèi)容。其次做好信息化管理的硬件建設(shè)。信息化的管理需要建立在一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)上，所以檔案館要進(jìn)行與自身檔案管理相適應(yīng)的信息技術(shù)系統(tǒng)的應(yīng)用發(fā)展。為檔案的信息化管理提供較好的環(huán)境資源。最后做好信息化檔案管理的用戶(hù)服務(wù)建設(shè)，檔案管理采用信息化的管理模式就是為了使用戶(hù)享受到很好的檔案使用體驗(yàn)。對(duì)于信息化檔案管理內(nèi)容的建設(shè)終端。檔案館要以用戶(hù)為中心，不斷提升信息化檔案建設(shè)的服務(wù)內(nèi)容。只有讓用戶(hù)感覺(jué)到信息化管理的優(yōu)勢(shì)，檔案館的信息化管理才能得到長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展

3.2 適當(dāng)開(kāi)展檔案閱覽服務(wù)，提升電子檔案網(wǎng)絡(luò)的安全性

現(xiàn)階段檔案管理的信息化發(fā)展中用戶(hù)的使用還是一大弊端，信息化的檔案管理中需要考慮用戶(hù)對(duì)檔案管理的多方面要求，涉及到用戶(hù)對(duì)檔案使用范圍、查看方式、下載權(quán)限等多方面內(nèi)容。所以在檔案信息化管理內(nèi)容中，用戶(hù)的使用建設(shè)是非常復(fù)雜的系統(tǒng)。在進(jìn)行信息化系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)要充分考慮到檔案使用的各個(gè)方面，做好用戶(hù)對(duì)檔案內(nèi)容的使用、分享、創(chuàng)新、發(fā)布等功能建設(shè)。同時(shí)很多檔案內(nèi)容都需要具有一定的保密性，做好不同用戶(hù)登錄系統(tǒng)的檔案權(quán)限權(quán)利。保證各個(gè)用戶(hù)在進(jìn)行檔案系統(tǒng)使用過(guò)程的穩(wěn)定和安全。建立相關(guān)管理系統(tǒng)的安全防護(hù)措施，防止不法分子對(duì)檔案信息的竊取破壞，信息系統(tǒng)在提供了管理使用的高效率同時(shí)，也對(duì)管理人員提出了更高的管理要求。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，信息化技術(shù)對(duì)于檔案館的發(fā)展具有非常重要的改革創(chuàng)新性。檔案館的智能就是為了是相關(guān)的檔案信息可以進(jìn)行合理的歸納分類(lèi)，提升信息收集管理的效率，從而更好的為檔案使用者提供專(zhuān)門(mén)的信息查找渠道。所以我國(guó)各個(gè)行業(yè)對(duì)于檔案館的建設(shè)都是極為重視，檔案館的管理工作的發(fā)展創(chuàng)新也一直受到社會(huì)各界的支持和關(guān)注。所以我國(guó)的檔案信息化建設(shè)還需要不斷探索發(fā)展，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化、科學(xué)化、數(shù)字化普及。

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