如何做好檔案保存價值的鑒定工作

檔案的鑒定工作就是鑒定檔案的價值，用以確定其不同的保管期限，把需要長遠保存的檔案妥善的保管起來，把不需要保存的檔案剔出來，經(jīng)一定的審批手續(xù)進行銷毀。我們進行鑒定工作，是為了有區(qū)別、有重點的保存和管理檔案，使保存的檔案既精煉又完整，便于發(fā)揮檔案的價值作用，避免人力、物力和財力的浪費。

檔案的鑒定，關(guān)系到檔案的命運，是一項十分嚴肅的工作，檔案的鑒定工作應(yīng)在單位主管檔案工作負責人的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員共同組成鑒定小組，按規(guī)定和要求進行。

為解決檔案室內(nèi)檔案的龐雜與精煉之間的矛盾而開展的檔案價值鑒定工作很重要。檔案室內(nèi)的檔案不斷得到補充，檔案的數(shù)量每年都在增加，有的檔案雖然已失去保存價值，但仍然貯存在檔案庫房內(nèi)，這時，檔案數(shù)量的龐雜和利用工作中的精煉就會產(chǎn)生矛盾。從本質(zhì)上說檔案保存價值的鑒定工作正是從數(shù)量較大、內(nèi)容豐富、成分復(fù)雜的檔案中去粗取精、使檔案質(zhì)量優(yōu)化。只有通過檔案保存價值的鑒定工作，才能有效地解決檔案的數(shù)量和質(zhì)量即龐雜和精煉之間的矛盾。

檔案室不開展檔案保存價值的鑒定工作，致使有保存價值的和沒有保存價值的，以及保存價值大的和保存價值小的檔案全部混雜在一起，一旦遇到地震、水災(zāi)、火災(zāi)，就不易及時搶救重要的檔案，通過鑒別檔案的價值，就有利于在必要的時候有重點地保護和搶救檔案，力求保證它們的完整和安全，并盡可能地減少檔案的損失。

1 要完成檔案保存價值的鑒定工作，應(yīng)當做到五個堅持

1）堅持主體的觀點。是指要把主體即檔案的利用者對檔案的需求作為鑒定標準的中心內(nèi)容，對主體需要加以全面考慮。

2）堅持全面觀點。從各方面全面審視檔案的內(nèi)部特征和外部特征，不能僅僅根據(jù)某一部門或某一方面的需要與否來鑒定檔案的價值，而應(yīng)當從全面的觀點出發(fā)，全面地分析、衡量檔案的價值。

3）堅持歷史的觀點。檔案是歷史的產(chǎn)物，它是在特定的歷史條件下形成的，是前人實踐活動的信息積淀，主體的需要也具有歷史性，過去對某種檔案有強烈的需求，現(xiàn)在可能減弱或不再有任何需求，過去不需要的檔案可能現(xiàn)在非常重要。

4）堅持彈性觀點。是指把彈性觀點運用到檔案保存價值鑒定工作之中，在關(guān)鍵環(huán)節(jié)保持可調(diào)性，事先應(yīng)當預(yù)備好可供選擇的幾種調(diào)節(jié)方案，充分分析事態(tài)的多種可能發(fā)展趨勢和應(yīng)急措施，使檔案保存價值的鑒定工作始終處于比較主動的地位。鑒定檔案的保存價值是人們對檔案被利用的可能性的一種估計和預(yù)測，難以做到完全準確。沒有把握時，運用彈性觀點頗為必要。

5）堅持做到兼顧檔案的重要性與時間性觀點。檔案的保存價值，有重要性和時間性兩個方面的衡量標準。檔案有重要的或一定的保存價值，就是指檔案在被利用的過程中發(fā)揮作用的大??；檔案有永久、30年、10年的保存價值。就是指檔案被利用時間的長短，在鑒定檔案價值時，必須善于處理檔案的重要性和時間性兩方面衡量標準之間的關(guān)系。

2 要順利完成檔案保存價值的鑒定工作，應(yīng)當做好以下幾項工作

1）尊重歷史的記錄，就愈加需要通過檔案來了解過去，因此這些檔案就顯得異常珍貴。以檔案的歷史憑證價值為基礎(chǔ)，它有利地保護了年代久遠的檔案，使之免遭銷毀。但是，該原則不是唯一的原則，它必須與其他原則相結(jié)合使用才能達到理想的鑒定效果。

2）掌握社會的主體需要。指用主體的需求和利益去評價檔案，它是鑒定檔案標準的核心，必須把握社會需要的主流和大多數(shù)人的利益，并以此去衡量檔案的價值。檔案是人們聯(lián)系現(xiàn)在與過去的必不可少的橋梁，人們在具體實踐對檔案的需要表現(xiàn)為兩種類型：一是實際需要；二是學(xué)術(shù)利用的需要。

總之，主體的需要具有不同的性質(zhì)和特點，能滿足主體生存和發(fā)展需要的檔案具有價值，否則就沒有價值。因此，鑒定人員應(yīng)當全面研究影響主體對檔案需求的種種因素，采用各種可行的辦法來分析和預(yù)測主體對檔案的需求及其發(fā)展變化，從而準確地評價檔案的價值。

3）注重檔案效益結(jié)果。在這里，效益標準是非常重要的，采用它是因為社會的因素影響著檔案價值的鑒定。當檔案發(fā)揮作用所帶來的效益，超出因保存檔案所出的價值時，才具有保存的意義。

3 要想使檔案保存價值鑒定工作能比較順利地開展起來，還應(yīng)有科學(xué)而嚴密的組織工作

1）確定檔案保存價值鑒定的工作制度，包括：鑒定檔案保存價值的標準，鑒定檔案保存工作的組織，銷毀檔農(nóng)村建設(shè)的報批流程。

2）其次，鑒定檔案保存價值的直接鑒定法，即通過直接審查檔案材料的內(nèi)容及種特征來鑒定檔案保存價值。采用直接鑒定法鑒定檔案的保存價值，鑒定人員依據(jù)鑒定標準和原則，結(jié)合檔案的實際狀況來直接制定檔案的保存價值。

3）直接鑒定法是保證檔案價值鑒定工作質(zhì)量的重要方法，但是，采用直接鑒定法并不要求單位領(lǐng)導(dǎo)人、鑒定小組或鑒定委員會的全體成員逐一閱讀每份檔案，可根據(jù)具體情況靈活掌握。直接鑒定檔案是以案卷為單位進行的。如果一個案卷內(nèi)有不同價值的檔案，而且它們之間聯(lián)系密切，則可根據(jù)其中重要檔案的價值來確定該案卷的保管期限；如果在重要案卷中發(fā)現(xiàn)個別無須繼續(xù)保存的檔案，而案卷頁己裝訂好的，則不必揀出來銷毀；如果在需要銷毀的案卷內(nèi)發(fā)現(xiàn)個別重要的檔案，則必須將其取出另行保管，其它檔案可以銷毀。

4）具體到檔案室來說，保存的檔案是經(jīng)過鑒定過的，為此檔案只需要定期審查以及將己到保存期限的檔案清理銷毀。我院檔案室是接收了尚未經(jīng)過鑒定的檔案，就必須要開展全面的鑒定工作。

現(xiàn)在檔案室的檔案保存價值鑒定工作，除了可以單獨進行以外，還經(jīng)常同檔案的整理工作結(jié)合起來進行。其一般方法是：首先，在全宗內(nèi)文件分類過程中，剔除那些內(nèi)容重復(fù)和明顯沒有保存價值的文件，通常稱作“不歸檔文件”，其次，在案卷編立過程中，利用立卷和擬寫案卷題名需要詳細審閱文件具體內(nèi)容的機會，鑒定檔案的價值，確定每個案卷的保管期限以及剔除沒有必要繼續(xù)保存的文件，最后，對揀出的需要銷毀的文件進行審查，登記造冊。若只對某一局部進行整理，比如調(diào)整案卷、修改案卷題名等，也可以結(jié)合進行檔案保存價值的鑒定工作。

以上是自己通過學(xué)習理解國家檔案專業(yè)法律、法規(guī)和有關(guān)規(guī)定結(jié)合自己工作的一點認知和體會，今后還應(yīng)在實踐中不斷學(xué)習和提高。

作者簡介

周思施（1980-），女，四川達州，本科，檔案館員。