鄧式軍
摘 要:隨著我國綜合國力的增強,經(jīng)濟水平的提高帶動了國內各項事業(yè)的進步和計算機技術的發(fā)展,人們進入信息化時代。而檔案管理工作是對信息的收集、管理和存儲,在某方面上對推動社會經(jīng)濟發(fā)展和步入信息化時代有至關重要的作用。在信息化時代發(fā)展的前提下,檔案管理工作如何進行創(chuàng)新是首要難題,通過把計算機網(wǎng)絡技術和檔案管理工作進行了融合和創(chuàng)新后,發(fā)現(xiàn)能加速檔案工作的信息化建設。在下文中,通過分析和研究大量實例后,對信息時代下的檔案管理工作,如何進行創(chuàng)新和發(fā)展進行各個層面的剖析和深化,提供微薄意見,希望能為檔案管理工作的水平有所提升。
關鍵詞:信息時代;檔案管理工作;創(chuàng)新和進步
創(chuàng)新工作存在于社會的各行各業(yè),是各種企業(yè)和工作發(fā)展的動力和源泉,同樣也是檔案管理工作進步的重要力量。對檔案管理工作進行創(chuàng)新,是檔案工作信息化建設的客觀需要,也是信息時代下檔案管理工作的必然要求。在對其進行創(chuàng)新時,要求創(chuàng)新的觀念要與時俱進,方式方法要貼近基層,從而使得檔案管理工作的順利進行,為檔案管理工作的進步和發(fā)展奠基良好的基礎。
1 檔案管理工作信息化
1.1 檔案管理工作概念
傳統(tǒng)的檔案管理工作是紙質辦公,是對信息進行收集和整理。在信息時代的大力發(fā)展下,我國檔案建設管理部門提出檔案信息化,并進行統(tǒng)一的指導和組織,實現(xiàn)了檔案管理單位紙質文件電子文件化,并用計算機創(chuàng)造出相對應的電子文件管理程序和平臺,通過現(xiàn)代化的人員服務模式和現(xiàn)代化的服務手段進行結合,實行檔案管理工作現(xiàn)代化,實現(xiàn)電子文件自動上傳、收集、自動歸檔和提取等,從此突破傳統(tǒng)的檔案管理模式[1]。
1.2 檔案管理工作信息化的特點
國家檔案建設管理部門對檔案管理工作實行信息化管理,并為其統(tǒng)一制定了一系列所需遵從的法律法規(guī);檔案管理工作的信息化也標志著政府和企業(yè)單位邁入信息化管理的范疇;檔案管理工作信息化有效證明計算機技術應用在檔案管理中的優(yōu)點,實現(xiàn)了其數(shù)據(jù)化和網(wǎng)絡化,提高了檔案管理工作的效率。
2 檔案管理工作信息化的創(chuàng)新途徑
2.1 建設平臺
想要順利實行信息化檔案管理工作,最重要的前提就是對檔案管理單位進行基礎設備和軟硬件升級,這也是為以后信息化檔案管理工作平臺的建立奠定了基礎。在經(jīng)濟不斷發(fā)展的大前提下,信息化檔案管理工作平臺的建立是必然的,這樣能使檔案文件進行快速交流和信息的傳輸,此外通過信息化檔案管理工作平臺的建立,能提升檔案管理工作的效率,并對其中出現(xiàn)的問題進行分析深化,從而解決難題。要求檔案管理工作部門進行日常工作時,從實際出發(fā),堅持部門制定的準則和規(guī)定,全面做好檔案的管理與歸類。對建設的平臺要求從簡單到困難進行對檔案管理問題的深化和研究,以便提高平臺的技術水平和服務質量[2]。
2.2 創(chuàng)新信息化檔案管理理念
在信息化時代發(fā)展的大背景下,此時的信息化檔案管理就需要一個正確的管理理念進行指導,進而明了其發(fā)展方向。通過對信息化檔案管理理念的創(chuàng)新,從而為后來進行檔案管理工作時提供正確的理念和方式,為今后全面踐行檔案管理工作的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化奠定基礎。同時還需要求工作人員樹立良好的工作價值觀,時常進行自我反思和總結歸類工作問題,以便提高平臺管理人員的水平,進而提升管理理念。
2.3 優(yōu)化檔案管理的方式
目前,信息化檔案管理工作的模式方法還處于探索和實踐階段,想要檔案管理工作信息化的順利進行,必須要對信息化檔案管理的方式進行研究和深化,從而能夠加快信息化社會的建設[3]。
除此之外,我們應對傳統(tǒng)的檔案管理模式進行研究和優(yōu)化,從而提升檔案管理工作的效率和綜合水平,以便更好的服務各階層的人民群眾。對于傳統(tǒng)的紙質檔案,要求利用信息化檔案管理平臺進行錄入存檔,以便資料的保存和統(tǒng)一管理,通過平臺的備份或復制功能,對不同企業(yè)和部門之前進行資料備份和歸檔,以便更好的管理[4]。
3 檔案管理工作創(chuàng)新時的問題
3.1 盲目進行信息化檔案管理工作
隨著當代計算機技術和網(wǎng)絡技術的進步以及普及,計算機網(wǎng)絡技術和檔案管理工作進行結合,加快了工作人員的效率。在信息化檔案管理平臺的建立下,能夠使人們更好更快的進行檔案的查詢和管理,減少時間的浪費。信息化檔案管理平臺的建立,大大提升了檔案管理工作的效率,也激發(fā)了企業(yè)和部門想要建設的念頭,但許多企業(yè)實力不夠,心痛平臺建設時的資金花費,從而承包給小型的程序設計師,導致平臺建設后的結果不如人意,功能大大縮減,僅能完成書面檔案的管理工作。許多大企業(yè)內部開通了公司局域網(wǎng),并建立了專屬檔案資料庫,局域網(wǎng)內的電腦客戶端都可以進行檔案的查閱,拓展了內部的交流協(xié)作,但因管理不當,造成檔案丟失和格式損壞等[5]。
3.2 信息化檔案管理工作的安全性低
我國的信息化檔案平臺的大力建設開展,許多國家部門和重要企業(yè)也擁有自己內部的檔案管理平臺或者系統(tǒng),其內部的資料和文件往往關系到國家部門和企業(yè)的發(fā)展。就目前來說,大部分部門和單位進行信息化檔案管理平臺建立時,往往忽略了檔案管理平臺的安全性,例如:保密系數(shù)低,沒有對文件進行密鑰加密,建設局域網(wǎng)防火墻等。目前計算機網(wǎng)絡技術發(fā)展迅速,許多不法分子和黑客往往靠盜取和破壞某些企業(yè)或部門內部的文件資料進行牟利,此時,這些擁有重要機密文件的部門或單位就應該重視檔案的網(wǎng)絡安全問題,嚴格控制監(jiān)管力度(加裝防火墻、對文件進行加密、對內部員工借閱檔案資格進行審核),把信息化檔案管理平臺的網(wǎng)絡安全問題放在首位,不給不法分子任何機會。
4 檔案管理工作信息化的重要性
在某方面上來說,把檔案管理工作和信息時代化進行融合是一件有利無害的事情,是提高檔案管理工作效率的根本,檔案信息化的創(chuàng)新工作是為了保障信息時代下各種工作水平的提升,也是突出信息效益的根本表現(xiàn)。在對檔案實行信息化管理時,要確保能滿足檔案管理工作各方面的需求,通過電子文件存儲的方式來替代傳統(tǒng)的紙質文件儲存方式,用信息化檔案管理平臺去代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理工作模式,進而提升檔案管理工作的效率,使其綜合管理水平上升,在傳統(tǒng)的檔案管理理念和模式上進行優(yōu)化創(chuàng)新,是確保信息時代下檔案水平進一步提高的核心,進而使其具有劃時代的意義。
5 結語
綜上所述,信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新,需要將檔案管理和信息化進行融合,對檔案管理工作進行觀念和模式上的深化創(chuàng)新,才能促進檔案管理工作效率的上升,此外還需對檔案管理工作人員進行水平提升,以便促進檔案管理工作的創(chuàng)新。在對檔案管理工作進行創(chuàng)新時,檔案管理工作理念創(chuàng)新要從實際出發(fā),提升對理念的重視,結合時代形式對管理觀念進行創(chuàng)新,并對管理模式進行相對優(yōu)化,只有這樣才能使檔案管理工作水平提高,進而形成健全體系和不斷提高,為推動我國信息化建設作出貢獻。
參考文獻
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