事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策研究

張艷紅

摘 要：檔案管理是事業(yè)單位整體工作中的重要環(huán)節(jié)。事業(yè)單位檔案管理工作主要為對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行收集、整體、歸納、統(tǒng)計(jì)、儲(chǔ)存等。檔案管理主要的作用就是為今后相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理提供科學(xué)的參考依據(jù)，因此，檔案管理工作在事業(yè)單位中的地位非常重要，能夠直接影響事業(yè)單位未來(lái)發(fā)展。但在實(shí)際事業(yè)單位檔案管理工作中管理制度并沒有得到創(chuàng)新，進(jìn)步，導(dǎo)致事業(yè)單位在檔案管理工作中時(shí)常遇到各種各樣的問(wèn)題。文章主要對(duì)這些存在的問(wèn)題進(jìn)行分析研究，同時(shí)提供相關(guān)的解決辦法，希望促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作效率不斷提升。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

事業(yè)單位的檔案管理工作內(nèi)容所涉及的項(xiàng)目非常多，而文件資料的完全、完整收集，就越能夠保證檔案價(jià)值作用。但是隨著我國(guó)綜合實(shí)力的不斷進(jìn)步，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)格局也在不斷地產(chǎn)生變化[1]。由此可以看出，現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作的方式并不能完全滿足我國(guó)社會(huì)發(fā)展的需求。所以，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理的改革工作刻不容緩。針對(duì)已經(jīng)存在的問(wèn)題進(jìn)行深入分析同時(shí)得出相應(yīng)的解決對(duì)策，對(duì)可能出現(xiàn)的隱患與問(wèn)題提前做好防范措施。檔案管理工作作為事業(yè)單位最基礎(chǔ)的工作之一，對(duì)其未來(lái)發(fā)展有著直接性的影響，因此，事業(yè)單位想要長(zhǎng)久穩(wěn)定發(fā)展，必須提高檔案管理工作效率，保障其工作順利進(jìn)行。

1 事業(yè)單位檔案管理的意義

檔案管理工作流程為信息收集、分類、整理記錄、處理等一系列工作，在當(dāng)今信息化時(shí)代背景下，決定著這些工作必須采用信息化手段完成。檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工種，想要得到長(zhǎng)久性的發(fā)展，高效性的檔案管理工作是必然的。為此，相關(guān)部門必須對(duì)此進(jìn)行高度重視，加強(qiáng)檔案管理方式，將信息化技術(shù)作為單位發(fā)展必然趨勢(shì)，通過(guò)高科技信息技術(shù)的利用，才能有效促進(jìn)檔案管理工作健康、穩(wěn)定、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

1）檔案管理制度的不完善。目前很多事業(yè)單位在檔案管理制度上依然存在著很多問(wèn)題。一些事業(yè)單位甚至還沒有建立起檔案管理制度，而其他的事業(yè)單位盡管建立了檔案管理制度，但只是形式大于實(shí)際，沒有對(duì)其進(jìn)行貫徹落實(shí)，特別是一些較小的事業(yè)單位這種現(xiàn)象非常普遍且嚴(yán)重[2]。另外檔案管理工作人員自身文檔保存意識(shí)淺薄，以至后期問(wèn)題的發(fā)生沒有有效的參考依據(jù)。另外一些工作人員在上班時(shí)間不能嚴(yán)肅認(rèn)真對(duì)待工作內(nèi)容，會(huì)隨便的將檔案存放在空置的房間內(nèi)或檔案柜里，不對(duì)其進(jìn)行標(biāo)注、記錄等，這就會(huì)導(dǎo)致多種錯(cuò)誤地產(chǎn)生，以至文檔使用效果沒有達(dá)到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)，使用率不盡人意。還有當(dāng)部分檔案管理人員自身具有的拖拉毛病，就會(huì)使得檔案推擠，且為了能夠按時(shí)完成工作任務(wù)他們通常會(huì)用很短的時(shí)間對(duì)檔案進(jìn)行整理，就使得檔案錯(cuò)誤紀(jì)律急劇增高。對(duì)于個(gè)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)其要保存的檔案過(guò)于繁多，加上使用設(shè)施陳舊就導(dǎo)致很多錯(cuò)誤的產(chǎn)生，同時(shí)極有可能造成檔案的缺失和損壞。

2）檔案管理工作人員能力的不足。目前很多事業(yè)單位在選擇管理人員是缺少抓也行，并且經(jīng)常只注重表面工作，走后門的現(xiàn)象已經(jīng)非常普遍，所以沒有真正的選擇出具有檔案管理能力的工作人員。這里還有非常重要的一點(diǎn)，在工作過(guò)程中有很多工作人員對(duì)于自身工作沒有責(zé)任心、工作態(tài)度非常差，積極性不高，甚至出現(xiàn)違法亂紀(jì)的現(xiàn)象，這些現(xiàn)象的存在與產(chǎn)生都不利于檔案管理工作的順利進(jìn)行。更嚴(yán)重的是，很多工作人員沒有經(jīng)過(guò)考核就直接上崗[3]。以上描述都是源于人為原因?qū)е聶n案管理工作漏洞的產(chǎn)生，為后續(xù)檔案工作的開展帶來(lái)不好的影響。

3）工作銜接不當(dāng)。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快發(fā)展為人們帶來(lái)各種發(fā)展機(jī)會(huì)，跳槽現(xiàn)象在當(dāng)今社會(huì)下是非常常見的現(xiàn)象之一，或者一些人會(huì)員已經(jīng)到了退休的年紀(jì)。這就會(huì)導(dǎo)致這段時(shí)間內(nèi)檔案管理各種問(wèn)題的產(chǎn)生，很多檔案不能及時(shí)得到更新，甚至出現(xiàn)檔案沒有人員管理的情況，而事業(yè)單位也就因此產(chǎn)生損失，更容易影響事業(yè)單位在社會(huì)大眾心中的形象。所以在管理人員離職時(shí)檔案交接工作就顯得十分重要。

3 檔案管理問(wèn)題相關(guān)對(duì)策

1）基于實(shí)際情況制定檔案管理制度。我們現(xiàn)在正處于信息化時(shí)代，但是事業(yè)單位在檔案管理工作所采用的管理方法依然是落后、陳舊的傳統(tǒng)方法。這種傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不再適用于當(dāng)今信息化時(shí)代背景下，傳統(tǒng)管理制度與管設(shè)備都有一定的弊端，已經(jīng)不在適用于現(xiàn)階段的檔案管理工作[4]。因此事業(yè)單位相關(guān)管理人員應(yīng)該盡早制定符合自身發(fā)展需求的檔案管理制度，之后根據(jù)自身各工作環(huán)節(jié)具體的要求對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行完善與補(bǔ)充，同時(shí)對(duì)各項(xiàng)規(guī)范與制度實(shí)施情況進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，確保在檔案管理人員工作過(guò)程中各項(xiàng)檔案能夠妥善放置。事業(yè)單位要引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，社會(huì)發(fā)展事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作也要做到與時(shí)俱進(jìn)，有效利用信息網(wǎng)絡(luò)高科技先進(jìn)技術(shù)，使用檔案信息化管理方式。這種檔案管理方式能夠最大程度額降低管理錯(cuò)誤率，且提高檔案查詢速度，更好的推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展，提高檔案管理部門在大眾心中的地位，樹立威信。

2）提高管理人員專業(yè)水平。在一定程度上，工作人員的工作態(tài)度能夠直接決定事業(yè)單位整體發(fā)展水平，因此想要確保事業(yè)單位檔案管理工作的有效進(jìn)行，就需要構(gòu)建一支具有高專業(yè)管理水平的檔案管理團(tuán)隊(duì)，培養(yǎng)一批責(zé)任心強(qiáng)能力高的檔案工作人員。對(duì)待工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度有助于管理人員在工作時(shí)工作效率的提升，也就需要從管理人員的思想上做工作。首先，事業(yè)單位高層領(lǐng)導(dǎo)要樹立正確的工作態(tài)度，以身作則[5]。在改正態(tài)度的同時(shí)，各事業(yè)單位要具有針對(duì)性的選擇管理人員，并且定期組織檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，增強(qiáng)培訓(xùn)力度，讓管理人員清楚的意識(shí)到檔案管理工作的重要性。也可以建立獎(jiǎng)懲制度。這些都是能夠促進(jìn)管理人員認(rèn)真工作、在工作時(shí)具有積極性、競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)的重要手段，團(tuán)隊(duì)合作使得檔案管理工作變得更加簡(jiǎn)潔便利，促進(jìn)檔案管理工作有效進(jìn)行。

3）做好交接工作。事業(yè)單位要做好管理人員離職方面的規(guī)定要求，對(duì)管理人員離職時(shí)工作交接要進(jìn)行統(tǒng)一的處理，確保各項(xiàng)檔案在管理人員離職之后能夠的搭配妥善安置，要求離職人員在交接工作中不能只將手頭工作進(jìn)行交接，自己以往做過(guò)備份工作也要進(jìn)行完整的交接。另外交接工作中還要包括交接管理人員的檔案分類、擺放等，這些是為了下個(gè)檔案管理人員能夠?qū)n案進(jìn)行方面管理[6]。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，檔案管理工作是事業(yè)單位工作中重要的組成部分，因此檔案管理的作用就顯得十分重要，對(duì)事業(yè)單位未來(lái)發(fā)展有著重要的影響。但從現(xiàn)階段事業(yè)單位在檔案管理工作中依然存在的問(wèn)題，事業(yè)單位要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行一系列措施的實(shí)施，以助于對(duì)檔案管理工作的完善與順利進(jìn)行。不斷提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，樹立正確的工作態(tài)度，在工作中要緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，通過(guò)先進(jìn)方法的使用對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，如信息化檔案管理。當(dāng)完全解決現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題，同時(shí)做到防患于未然，才能更好的讓檔案管理工作為事業(yè)單位長(zhǎng)久穩(wěn)定發(fā)展提供保障。

參考文獻(xiàn)

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[6]黃愛華.事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題及其對(duì)策[J].現(xiàn)代營(yíng)銷（下旬刊），2015（09）：60.