企業(yè)電子采購的成本控制

劉家彥

摘要：針對影響電子采購的各種因素，找到解決的方法，對企業(yè)電子采購存在的問題進行分析，提出控制采購成本的新途經(jīng)，最終以低成本獲取高效益。在企業(yè)運行中，采購管理的發(fā)展及控制，是面向市場在適當(dāng)?shù)臅r候以適當(dāng)?shù)膬r格從適當(dāng)?shù)攸c購買到適當(dāng)?shù)臄?shù)量的活動。通過電子采購的合理運用。在企業(yè)中合理的控制采購成本。相比于過去企業(yè)偏重于市場帶來的銷售收入，沒有及時注意到電子采購管理可以降低采購成本的問題，所以，詳細掌握電子采購成本控制的合理方法。對于企業(yè)在采購發(fā)展很重要。

關(guān)鍵詞：成本控制 電子采購

一、采購成本控制概述

（一）采購成本的概念

采購成本的高低是衡量采購是否成功的重要指標(biāo)。采購過程中發(fā)生的采購成本可以分為可計算的成本和機會成本?？捎嬎愠杀臼侵覆少忂^程中實際可能發(fā)生的貨幣支出成本，機會成本是指在采購活動的機會成本。采購成本也可以是采購原材料部件相關(guān)的物流費用，包括采購訂單費用、采購計劃制定人員的管理費用、采購人員管理費用等。采購成本在采購的各個環(huán)節(jié)中都可以看到。

（二）控制成本的方法

1.集中采購法

同一企業(yè)內(nèi)部或同一企業(yè)集團內(nèi)部的采購管理集中化的趨勢，即通過對同一類材料進行集中化采購來降低采購成本。

2.批量采購法

在集中采購的情況下，數(shù)量的增加形成了不同的批次，在采購成本與采購批量之間存在著負相關(guān)關(guān)系，而在采購批量和儲存成本之間存在著正相關(guān)關(guān)系，為了使企業(yè)采購成本與儲存成本之和最小，需要在采購部門與倉儲部門之間確定一個最優(yōu)的經(jīng)濟訂貨量。這個經(jīng)濟訂貨量雖然不能使采購成本或儲存成本中的任何一方達到最小，但卻可以使二者之和達到最小。這里，建立經(jīng)濟訂貨量模型以求最優(yōu)訂貨量。

二、企業(yè)電子采購系統(tǒng)

當(dāng)計算機化在采購上成為作業(yè)規(guī)范，并沒有一套標(biāo)準(zhǔn)的電腦系統(tǒng)，不同形式的系統(tǒng)表現(xiàn)出不同的功能活動。因此，在整個采購作業(yè)系統(tǒng)中應(yīng)包括采購資料庫、管理情報系統(tǒng)、采購作業(yè)系統(tǒng)、決策支援系統(tǒng)及MRP系統(tǒng)等。

（一）采購資料庫

資料庫是經(jīng)由計算機所處理的資料集合，而一個標(biāo)準(zhǔn)的采購資料庫需要許多標(biāo)準(zhǔn)化的組成要素。舉例來說，一個采購的循環(huán)必須有標(biāo)準(zhǔn)的定購規(guī)格、名稱、訂購單位、衡量單位及對所有欲采購及儲存物料的編碼。

物品及采購資訊的標(biāo)準(zhǔn)化對于采購循環(huán)是必要的，因為其他采購功能的進行必須要具有一致性的資訊配合。有三種可以用來收集電子采購系統(tǒng)資料的資料庫形式，包括：

1.物料名冊。物料名冊主要記錄了擬定購的特殊物料的所有資訊，主要是：庫存數(shù)量及描述;訂購政策;購買時間;物品編號;成本、衡量單位;歷史資料及預(yù)測;存貨;使用量：合格的供應(yīng)商。

2.供應(yīng)商名冊包含了有關(guān)供應(yīng)商的資料：名稱及地址;績效資料;交易條件;主要產(chǎn)品種類;運送資料;采購記錄;所有未交貨的訂單資料。

（二）管理情報系統(tǒng)

根據(jù)采購資料庫系統(tǒng)的建構(gòu)，收集了管理上所需要求的情報，能夠通過的情報種類包括：

1.采購歷史資料。每月報告，但也有部分為收集每年的資料情報。它可以顯示出每種物料的所有訂單、數(shù)量、供應(yīng)商、單位價格、物料需求及物料收到目的詳細情報。

2.物料價格變異分析。每月報告，此報告匯集了所有單位價格與標(biāo)準(zhǔn)成本不同的每一筆訂購單。

三、企業(yè)使用電子采購控制成本時存在的問題

（一）企業(yè)實施采購成本控制的重要性分析

對于企業(yè)來說，在平常的工作中，必須控制好企業(yè)的成本，只有控制好成本，才能最大限度的獲取經(jīng)濟利潤。管理好公司的成本，才能在公司產(chǎn)品的生產(chǎn)和銷售中實現(xiàn)公司的經(jīng)濟效益。這直接關(guān)系著公司和每位員工的切身利益，并且控制好了經(jīng)濟成本的投入，可以在同行業(yè)中更具有優(yōu)勢。在目前的情況下，企業(yè)在面臨國際間日益激烈的競爭，產(chǎn)品生產(chǎn)周期在逐漸地縮短，消費者的產(chǎn)品需求也越來越多樣化，以及產(chǎn)品技術(shù)層次不斷提升的壓力下，如果沒有有效的辦法為企業(yè)開源，那么節(jié)流則成為企業(yè)控制成本的有效措施之一。降低采購成本則是采購人員為企業(yè)提供增值的最直接的方法。

（二）企業(yè)不重視采購的風(fēng)險管理

對于傳統(tǒng)的采購來說，采購部門只是企業(yè)的執(zhí)行部門，不參與到企業(yè)的管理過程中去。部分企業(yè)不重視企業(yè)采購發(fā)現(xiàn)的管理，導(dǎo)致采購制度不完善、不規(guī)范，基礎(chǔ)工作薄弱。企業(yè)的管理者單純的認為采購只要錢花的少就是好，企業(yè)的工作重心應(yīng)該放到研發(fā)部門、市場部門、銷售部門等，企業(yè)的低成本擴張和謀求更大的發(fā)展空間才是最重要的，采購只是后勤部門的事情不會影響企業(yè)的發(fā)展。

結(jié)論：通過對企業(yè)電子采購的成本控制的研究學(xué)習(xí)，個人認為做好采購成本控制，需要增強成本意識，對影響采購成本的各個因素進行分析，在根據(jù)經(jīng)驗和知識設(shè)計出適合自己的一套采購成本控制方案。電子采購的使用在今后會更加頻繁，與電子采購相關(guān)的軟件、采購方式、供應(yīng)商合作關(guān)系都會在一定程度上發(fā)生改變。因此，企業(yè)降低采購成本是提高經(jīng)濟效益和行業(yè)競爭力的重要途徑。實現(xiàn)企業(yè)采購成本的最小化和經(jīng)濟效益最大化的目標(biāo)，關(guān)鍵是要轉(zhuǎn)變采購觀念，學(xué)會使用先進的采購技術(shù)和科學(xué)的管理方法。