信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

李云松

【摘要】科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展極大地促進(jìn)了信息化技術(shù)的發(fā)展，對檔案管理和服務(wù)創(chuàng)新產(chǎn)生了極其深遠(yuǎn)的影響，并且信息化在檔案管理和服務(wù)創(chuàng)新方面也具有廣闊的應(yīng)用空間，這已經(jīng)得到了企業(yè)內(nèi)部的高度重視和關(guān)注?；谛畔⒒暯?，加強(qiáng)檔案管理和服務(wù)創(chuàng)新，可以不斷提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)方式的順利過渡和轉(zhuǎn)化，促使檔案服務(wù)創(chuàng)新目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，順應(yīng)信息化發(fā)展趨勢，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展和進(jìn)步。

【關(guān)鍵詞】信息技術(shù);企業(yè)檔案管理;應(yīng)用

1 企業(yè)檔案管理中現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢

1.1為新式管理理念的融入創(chuàng)造了契機(jī)

企業(yè)發(fā)展是我國整體經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要素，而企業(yè)管理是提升企業(yè)核心競爭力，保障企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展的重要內(nèi)容，我國部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者過分重視利潤，而忽視了企業(yè)管理，導(dǎo)致管理力度、管理成效都達(dá)不到現(xiàn)代發(fā)展的要求。現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，企業(yè)引進(jìn)信息技術(shù)的同時，也對企業(yè)管理提出了新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)管理形式與信息技術(shù)的應(yīng)用和管理不貼合，這就為新式管理理念的融入創(chuàng)造了契機(jī)。檔案管理作為企業(yè)管理中的重點(diǎn)部分，管理理念必須與時俱進(jìn)，如此才能提升檔案管理的質(zhì)量和效率，為企業(yè)的整體發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1.2提升檔案管理的質(zhì)量和效率

現(xiàn)代信息技術(shù)具有多樣化的特點(diǎn)，例如開放性、實(shí)效性、隱匿性、便捷性特點(diǎn)等等，將其應(yīng)用于企業(yè)檔案管理中，不僅能夠提升檔案管理工作質(zhì)量，同時能夠通過信息系統(tǒng)直接操作，減少人工、人力，讓檔案管理工作更輕松、更便捷，從而提升檔案管理工作效率。以信息化為基礎(chǔ)的檔案管理，不受時空限制，可快速查找、利用檔案數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的資源共享，加快信息傳遞速率。

2 企業(yè)檔案信息化管理的特點(diǎn)

2.1檔案信息管理數(shù)字化

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理多以紙質(zhì)檔案管理為主，通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，對其實(shí)現(xiàn)信息化管理，利用電子掃描技術(shù)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)變成為數(shù)字信息，便于檔案信息軟件的識別和管理。

2.2檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案查詢、利用多為面對面的借閱，即檔案服務(wù)對象需要到檔案室或檔案館現(xiàn)場檢索、查詢，以及辦理相應(yīng)的借閱手續(xù)，檔案信息查詢、利用的效率低，耗費(fèi)大量的時間和人力、物力。在企業(yè)檔案信息化管理時，檔案信息查詢、利用從傳統(tǒng)的手工操作為主向信息化操作為主轉(zhuǎn)變，無論是檔案信息傳輸?shù)馁|(zhì)量和效率都有了質(zhì)的變化。

2.3檔案信息檢索自動化

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案檢索、查詢主要依靠紙質(zhì)檢索工具（如檢索卡片等），依靠人工檢索為主，檢索的效率以及準(zhǔn)確率均較低。企業(yè)檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)后，在網(wǎng)絡(luò)客戶端從事先建立起的數(shù)據(jù)庫中通過輸入關(guān)鍵詞等方式，實(shí)現(xiàn)檢索的自動化，檢索的效率和質(zhì)量均有大幅提升。

2.4檔案信息存儲海量化

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲的信息量極低，通常一張A4幅面的紙張所存儲的檔案信息量僅約為2～5KB。而將企業(yè)檔案信息化管理，將紙質(zhì)檔案掃描成數(shù)字化存儲介質(zhì)，其存儲的容量達(dá)到600MB，一張CD-ROM所存儲的文本信息量約有15萬張16開紙張所承載的信息量;而一張光盤所能承載的檔案信息量則相當(dāng)于1列6組6層密集檔案柜所承載的檔案信息容量。

3 現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響

3.1改革傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理

在當(dāng)前的發(fā)展背景下，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理早已無法適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)和企業(yè)發(fā)展的需求。現(xiàn)代信息技術(shù)融入企業(yè)檔案管理活動之中，可以為企業(yè)檔案管理工作的開展注入新鮮的血液，為企業(yè)建設(shè)發(fā)展帶來革命性的變化。而且，新制度的變革也要求企業(yè)檔案管理人員變革其傳統(tǒng)的管理理念和管理方式，在變革傳統(tǒng)的檔案管理思路的過程中，將現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢，如信息化、高效化、技術(shù)化等靈活地應(yīng)用到企業(yè)檔案管理制度變革之中，以此在突破傳統(tǒng)檔案管理限制下，增強(qiáng)檔案管理活力，使企業(yè)管理者更好地對企業(yè)施以管理，從而在推動企業(yè)檔案管理質(zhì)量提升的過程中，促進(jìn)企業(yè)管理效率的提升。

3.2提升檔案管理人員素質(zhì)

企業(yè)檔案管理人員作為檔案管理理念、方式的實(shí)施主體，其自身的素質(zhì)也在一定程度上影響著檔案管理工作的效率。在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作開展過程中，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平不盡如人意，其在缺乏專業(yè)知識儲備的情況下，難以對現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行靈活的運(yùn)用，由此難以適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)，甚至?xí)o企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)拉后腿。眾所周知，每一種新興技術(shù)的出現(xiàn)都會給社會的發(fā)展帶來一股改革的浪潮?，F(xiàn)代信息技術(shù)的出現(xiàn)與應(yīng)用，要求企業(yè)檔案管理管理在終身學(xué)習(xí)意識的驅(qū)使下，扎實(shí)地掌握專業(yè)知識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)理念，以此在自身專業(yè)素養(yǎng)提升的過程中，將現(xiàn)代信息技術(shù)靈活地應(yīng)用到企業(yè)檔案管理的方方面面，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的有序發(fā)展。

3.3提高企業(yè)檔案信息化管理技術(shù)水平

首先應(yīng)加強(qiáng)硬件投入，積極添置企業(yè)檔案信息化管理所需的計(jì)算機(jī)、掃描儀、網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備等，改善企業(yè)檔案信息化管理所需的辦公場所條件。此外，要加大軟件的投入，例如，購買或者與軟件開發(fā)機(jī)構(gòu)聯(lián)合，開發(fā)適合企業(yè)自身檔案管理實(shí)際需要的檔案管理應(yīng)用軟件，積極整合企業(yè)辦公自動化與檔案信息化管理軟件的應(yīng)用。此外，要注重企業(yè)檔案信息化安全管理，做好人防、物防和技防等，做好檔案信息的數(shù)據(jù)備份，定期更新檔案管理軟件系統(tǒng)，實(shí)時地進(jìn)行計(jì)算機(jī)殺毒，積極采用數(shù)據(jù)身份認(rèn)證系統(tǒng)，切實(shí)保障企業(yè)重要檔案信息的安全。

3.4增加投入，夯實(shí)檔案信息化管理基礎(chǔ)條件

企業(yè)檔案信息化管理離不開必備的軟硬件設(shè)施，企業(yè)在推進(jìn)檔案信息化管理過程中，要切實(shí)加大檔案信息化管理的資金投入力度，夯實(shí)企業(yè)檔案信息化管理基礎(chǔ)條件。在硬件方面，企業(yè)應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理室，購置檔案信息化管理必備的計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、照相機(jī)等硬件設(shè)備。在軟件方面，企業(yè)也要加大檔案管理軟件和計(jì)算機(jī)殺毒軟件的采購力度，加快推進(jìn)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，應(yīng)使用正版檔案管理軟件，提升檔案信息化管理的安全性。

4 結(jié)語

檔案管理工作是企業(yè)整體管理中的重要工作內(nèi)容，應(yīng)用信息技術(shù)提升工作效率和質(zhì)量的同時，要結(jié)合社會市場發(fā)展規(guī)律，不斷優(yōu)化檔案管理的內(nèi)容和方法，全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，確保檔案管理工作可隨時高質(zhì)量進(jìn)行，提升管理水平，為企業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展提供重要的支持。

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