淺議合同檔案管理

仇杰

【摘要】合同作為單位業(yè)務(wù)處理的契約是單位運(yùn)營(yíng)的主要保障，因此合同檔案的管理具有重要意義。而合同檔案管理作為特殊的檔案管理方式，又具有獨(dú)特特點(diǎn)，本文在分析現(xiàn)階段合同檔案管理中突出問(wèn)題的基礎(chǔ)上，嘗試提出了相關(guān)對(duì)策、措施，以期通過(guò)提高合同檔案管理水平對(duì)單位健康運(yùn)營(yíng)保駕護(hù)航。

【關(guān)鍵詞】合同檔案 檔案管理 主要問(wèn)題 改進(jìn)措施

合同檔案是合同簽訂、履行、變更、轉(zhuǎn)讓、終止等過(guò)程中的數(shù)據(jù)和文字，是當(dāng)事人之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系協(xié)議的真實(shí)反映。合同檔案作為單位運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的重要依據(jù)，不僅可以為單位業(yè)務(wù)管理提供重要保障，還能為單位決策提供數(shù)據(jù)參考。同時(shí)作為合同過(guò)程中的檔案材料，是解決合同糾紛，進(jìn)行法律判決和合同仲裁的重要依據(jù)，對(duì)合同當(dāng)事人的行為具有引導(dǎo)和規(guī)范作用，減少合同履行的隨意性和盲目性，避免出現(xiàn)不必要失誤和差錯(cuò)，避免經(jīng)濟(jì)損失。

一、合同檔案的獨(dú)特特點(diǎn)

基于合同檔案的重要作用，它除具有一般檔案特點(diǎn)外，還具有以下特點(diǎn)：

1、法律性

合同檔案的內(nèi)容是受法律保護(hù)、依法成立的合同，因此合同檔案相比于一般檔案具有較強(qiáng)的法律性。主要表現(xiàn)在合同檔案的保存、管理，甚至銷(xiāo)毀環(huán)節(jié)，都必須嚴(yán)格按照相關(guān)法定程序執(zhí)行。

2、規(guī)范性

合同的要式性決定了合同檔案的內(nèi)容和管理都必須規(guī)范。首先，就內(nèi)容來(lái)說(shuō)，一份完整的合同檔案必須包括合法的內(nèi)容、當(dāng)事人的簽名、合同數(shù)量等，缺一不可。合同檔案管理過(guò)程中，也必須嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理，保證其完整。合同的損毀、缺失都會(huì)影響其法律效力。

3、繁雜性

合同涉及到單位日常運(yùn)作的方方面面，通過(guò)合同檔案將采購(gòu)、質(zhì)量、資產(chǎn)等各個(gè)部門(mén)的關(guān)鍵信息都有機(jī)聯(lián)系起來(lái)，因此合同檔案管理工作繁雜、工作量大。

二、合同檔案管理中存在的問(wèn)題

1、對(duì)合同檔案管理不夠重視

在現(xiàn)實(shí)生活中，因?yàn)榉梢庾R(shí)不強(qiáng)、受陳舊觀念的影響，人們對(duì)合同檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足，合同檔案意識(shí)淡薄。工作中“人際關(guān)系”代替法律關(guān)系，合同格式不符合法律要求以及合同只簽不存、丟失，甚至泄密等現(xiàn)象屢禁不止。由于國(guó)家沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的合同檔案管理規(guī)范和辦法，單位對(duì)合同檔案的檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)、管理力度不夠，管理職責(zé)不清晰，合同檔案不具備安全保管條件。

2、合同檔案收集困難

合同作為兼具文書(shū)檔案和科技檔案的“兩性”文件，缺乏明確的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，并且辦理過(guò)程中涉及不同部門(mén)，流經(jīng)諸多環(huán)節(jié)，因此是最容易散失最難掌控的一種文件。部分單位沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的合同檔案管理部門(mén)，即使設(shè)立專(zhuān)門(mén)部門(mén)，由于合同散落于不同部門(mén)之間，檔案人員也很難及時(shí)掌握合同簽訂情況，不能及時(shí)追蹤，一些承辦部門(mén)為了方便或忙于日常工作擅自將合同 保存與自己手中，因此導(dǎo)致合同檔案歸檔滯后。

3、網(wǎng)絡(luò)化、信息化水平較低

傳統(tǒng)紙質(zhì)合同不易保存，易污損、損毀，且工作量大、跨時(shí)長(zhǎng)、內(nèi)容繁雜、效率低。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息化也被引入合同檔案管理工作。然而，由于發(fā)展時(shí)間段，技術(shù)水平不高，缺乏專(zhuān)業(yè)人員等原因，合同檔案管理工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化水平不高。

三、提高合同檔案管理水平的措施

針對(duì)目前在合同檔案中存在的主要問(wèn)題，可以從如下幾個(gè)方面出發(fā)，提高合同檔案管理工作。

1、提高員工檔案法治意識(shí)

通過(guò)強(qiáng)化《合同法》、《檔案法》的學(xué)習(xí)和宣傳，提高員工的法律素養(yǎng)，增強(qiáng)對(duì)合同檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，營(yíng)造認(rèn)真落實(shí)合同檔案管理的良好環(huán)境，形成有意識(shí)、有目的、自覺(jué)積累，按規(guī)定移交檔案的工作紀(jì)律和氛圍，把合同檔案管理工作納入法制化管理軌道。合同管理人員熟悉《合同法》等法律知識(shí)，合同簽署前期、中期以及后期依法辦事，保證合同的合理、合法，檔案管理人員日常要嚴(yán)格按照法律法規(guī)規(guī)范工作，保證合同檔案齊全收集、規(guī)范管理。

2、完善檔案管理相關(guān)制度

單位要根據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定，把檔案管理工作作為各項(xiàng)工作的重要內(nèi)容，明確職責(zé)，認(rèn)真落實(shí)。各主管部門(mén)和合同檔案管理部門(mén)，密切配合，共同制定完善的合同及檔案工作規(guī)范和辦法，保證合同具有歸檔備查的價(jià)值，明確合同的檔案管理的管理制度、管理職責(zé)、管理形式、管理內(nèi)容，使檔案管理工作有章可循。建立合同檔案部門(mén)跟蹤考核制度、報(bào)送登記制度，保證合同檔案能夠及時(shí)報(bào)送、安全保管。

3、提高檔案人員專(zhuān)業(yè)化水平

明確合同管理人員與檔案管理人員的具體職責(zé)，通過(guò)集中培訓(xùn)、專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)等方式，培養(yǎng)一批既懂部門(mén)業(yè)務(wù)又懂檔案管理知識(shí)的專(zhuān)兼職檔案管理人員，提高其主人翁意識(shí)及合同檔案管理的專(zhuān)業(yè)水平、工作技能，使之成為高水平的檔案管理工作者。同時(shí)，提高合同檔案管理人員的信息化水平，利用現(xiàn)代化工具做好合同檔案的編號(hào)、分類(lèi)工作，能及時(shí)、高效、便捷地處理合同檔案管理工作。

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