不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)1

黃小奇，汪華斌，曾 志，羅中良，王宇翔

（1.惠州市惠陽(yáng)區(qū)自然資源局，廣東 惠州 516009；2.惠州學(xué)院 電子信息與電氣工程學(xué)院，廣東 惠州 516007；3.廣東麥科瑞地理信息工程有限公司，廣東 惠州 516002）

2013年11月20日國(guó)務(wù)院召開(kāi)常務(wù)會(huì)議決定整合不動(dòng)產(chǎn)登記職責(zé)、建立不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記制度［1］.不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記工作是十八大之后，中央部署的一項(xiàng)重大的改革事項(xiàng)，是我國(guó)產(chǎn)權(quán)管理體制機(jī)制的重大改革，也是維護(hù)社會(huì)主義基本經(jīng)濟(jì)制度的重要保障.《物權(quán)法》規(guī)定，不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)的設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)讓與消滅，必須依法登記，產(chǎn)生效力［2］.不動(dòng)產(chǎn)不僅是多數(shù)公眾最大的財(cái)富體現(xiàn)，也是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下最重要的交易物品和衡量指標(biāo).明確不動(dòng)產(chǎn)的歸屬，不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利人的合法利益才能受到保護(hù)，市場(chǎng)交易的效率和安全才有更高保證.不動(dòng)產(chǎn)登記信息明晰才能為將來(lái)的宏觀調(diào)控、政策制定提供依據(jù).不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理具有唯一性，不動(dòng)產(chǎn)登記管理檔案是公示、確認(rèn)不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)的唯一性與根本性文件［3］.

1 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

傳統(tǒng)的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理模式已顯露出諸多問(wèn)題，普遍存在對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不夠，管理過(guò)程缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性和規(guī)范性［4-5］.相比傳統(tǒng)的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作，電子檔案的管理無(wú)疑更加方便快捷，還可以遠(yuǎn)程共享［6］.不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記工作中的存量和新增檔案的電子化管理，主要功能包括檔案整理、檔案上傳、檔案借閱、檔案管理、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案查詢、結(jié)果打印輸出.系統(tǒng)依托于檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，滿足檔案數(shù)字化掃描、數(shù)字化存儲(chǔ)、數(shù)字化管理和便捷查詢輸出的需求，實(shí)現(xiàn)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記工作中的存量和新增檔案的電子化管理.不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)在完成登簿后，提供一鍵制檔功能，執(zhí)行之后，數(shù)據(jù)自動(dòng)進(jìn)入檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù).不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)功能模塊，如圖1所示.

圖1 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)

1.1 檔案整理模塊

提供檔案整理功能模塊，實(shí)現(xiàn)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記關(guān)鍵信息和檔案基本信息的著錄，并建立檔案目錄.

1.1.1 編目管理

主要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案分類、編目、業(yè)務(wù)索引的維護(hù)和管理，為了便于檔案的維護(hù)和管理，須按檔案的性質(zhì)將檔案分成若干類型，在每個(gè)檔案類型中分別創(chuàng)建編目.本功能實(shí)現(xiàn)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案分類、編目、業(yè)務(wù)索引的維護(hù)和管理.

選擇或創(chuàng)建一種檔案類型，通過(guò)編目管理創(chuàng)建檔案分類信息（包括檔案分類名、檔案分類描述、分類代碼），錄入檔案編目信息（包括上級(jí)編目、編目代碼、編目名稱和編目說(shuō)明）并可以創(chuàng)建索引信息（包括索引名、描述名、字段類型）.

1.1.2 目錄管理

目錄管理是根據(jù)編目管理中創(chuàng)建的編目，分別給各個(gè)編目設(shè)置或修改目錄號(hào)和最大的案卷號(hào).

1.2 檔案上傳模塊

提供檔案上傳功能模塊，實(shí)現(xiàn)掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)不動(dòng)產(chǎn)登記申請(qǐng)材料、待歸檔資料以及已歸檔的檔案等進(jìn)行數(shù)字化加工.利用掃描儀、相機(jī)等圖片采集儀器將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，然后加載到掃描件采集模塊中對(duì)其進(jìn)行剪切、旋轉(zhuǎn)、去黑邊等處理，并錄入圖片名稱、檔案分類、檔案編目、查詢索引以及掃描件分類等圖片屬性，然后以圖片或PDF格式保存都服務(wù)器中，如圖2所示.

圖2 掃描件采集

1.3 檔案借閱模塊

提供檔案借閱功能模塊，實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案的借閱記錄管理和對(duì)電子檔案的線上查閱，支持通過(guò)流程審批的方式，建立檔案借閱、查閱機(jī)制.借閱管理用于即時(shí)瀏覽檔案的借閱情況、歸還情況、審批情況.包括借閱登記、借閱查詢、超期查詢及借閱統(tǒng)計(jì)四個(gè)功能模塊，它主要負(fù)責(zé)記錄檔案借閱人員信息、被借閱檔案信息，查詢已被借閱的檔案的詳細(xì)情況，并對(duì)借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以圖表的形式表達(dá)出來(lái)，如圖3所示.

圖3 借閱登記流程圖

1.4 借閱查詢模塊

用于及時(shí)查看已經(jīng)被借閱的檔案及其借閱人的相關(guān)信息，也可以辦理檔案借閱續(xù)借、歸還、編輯等內(nèi)容.查詢條件，包括借閱類型、借閱日期、借閱狀態(tài)等信息.然后單擊查詢按鈕，將所要搜索的記錄顯示到界面的列表中.當(dāng)查詢到相關(guān)記錄后，選擇該記錄，然后點(diǎn)擊列表中的歸還、續(xù)借、編輯、刪除等“操作”按鈕，辦理相關(guān)的業(yè)務(wù)內(nèi)容.

1.5 檔案管理功能模塊

提供檔案管理功能模塊，能夠?qū)?shù)字化成果以TIFF、JPEG等通用格式存儲(chǔ)于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，存儲(chǔ)時(shí)可壓縮；能夠?qū)Σ粍?dòng)產(chǎn)登記檔案的資料類型進(jìn)行命名，實(shí)現(xiàn)對(duì)已完成不動(dòng)產(chǎn)登記的材料信息或紙質(zhì)已經(jīng)歸檔的辦件的電子歸檔操作.

（1）檔案制檔

檔案制檔是創(chuàng)建新的檔案，選擇檔案編目、目錄，創(chuàng)建案卷號(hào)，錄入檔案的正題名、主題詞、柜號(hào)、盒號(hào)、總件數(shù)等案卷信息、編輯擴(kuò)展索引信息與卷內(nèi)目錄信息，并掛接相關(guān)的掃描件，完成檔案信息的錄入.檔案信息錄入完成后，點(diǎn)擊“完成著錄”完成制檔工作，可進(jìn)入檔案歸檔目錄進(jìn)行歸檔操作.

（2）檔案歸檔

檔案制檔完成后，檔案歸檔人員可進(jìn)入檔案歸檔模塊，檢查檔案數(shù)據(jù)，若數(shù)據(jù)完整且正確，可進(jìn)行歸檔操作，完成檔案的歸檔；若發(fā)現(xiàn)缺失或錯(cuò)誤，可點(diǎn)擊“退回著錄”，將此檔案信息退回給檔案制檔人員，待檢查正確后再歸檔.

（3）檔案修繕

檔案歸檔之后，將不能進(jìn)行修改，若確實(shí)需要修改，只能通過(guò)檔案修繕模塊，給以指定人員修繕權(quán)限，從此模塊中查詢出當(dāng)前人員有權(quán)限修改的檔案，才能進(jìn)行檔案修繕，如圖4所示.

圖4 檔案修繕

1.6 檔案查詢功能模塊

檔案查詢功能模塊主要實(shí)現(xiàn)單條件查詢、多條件查詢、圖文一體查詢、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)查詢、模糊查詢、一鍵查詢等多途徑的檔案查詢.檔案查詢模塊包括檔案查詢子模塊、檔案統(tǒng)計(jì)子模塊、卷內(nèi)目錄查詢子模塊、查詢權(quán)限控制子模塊.可自定義查詢條件，實(shí)現(xiàn)多條件查詢，組合查詢定制.可設(shè)置查詢范圍、查詢字段、顯示字段，以及組合字段查詢與顯示，如圖5所示.

圖5 檔案查詢

2 結(jié)論

不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)在完成登簿后，提供一鍵制檔功能，執(zhí)行之后，數(shù)據(jù)自動(dòng)進(jìn)入檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù).不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記工作中的存量和新增檔案的電子化管理，主要功能包括檔案整理、檔案上傳、檔案借閱、檔案管理、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案查詢、結(jié)果打印輸出.另外不動(dòng)產(chǎn)檔案管理應(yīng)建立標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、內(nèi)容全面、相互關(guān)聯(lián)的不動(dòng)產(chǎn)數(shù)據(jù)中心，實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理、交換和信息共享.建立起統(tǒng)一的不動(dòng)產(chǎn)管理制度是社會(huì)進(jìn)步的一種趨勢(shì)，可以讓國(guó)家資源得到更加高效的管理［7］.系統(tǒng)還可實(shí)現(xiàn)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記信息的數(shù)據(jù)挖掘分析和靈活應(yīng)用，為宏觀分析決策提供了客觀、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支撐.