淺談電子檔案的重要作用和保障技術(shù)

摘要：電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。本文從電子檔案的重要作用入手，分析了電子檔案的保障技術(shù)，指出了做好電子檔案管理的若干措施。

關(guān)鍵詞：電子檔案;電子檔案管理;電子檔案保障技術(shù)

隨著計算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，計算機(jī)被廣泛的應(yīng)用于各個領(lǐng)域，其中檔案管理從紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理轉(zhuǎn)變就是一個典型的事例。如何有效保存原始檔案，如何加快檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，這些都是檔案管理亟待探索、解決的問題。

電子檔案保護(hù)的對象是電子檔案的載體及其記載的檔案信息，涉及信息技術(shù)、自動化技術(shù)、材料技術(shù)等高新技術(shù)，它的主要內(nèi)容大致可分為：保障技術(shù)、保管技術(shù)、修復(fù)技術(shù)、安全技術(shù)、備份技術(shù)等。

一、 電子檔案在現(xiàn)代檔案管理中的重要作用

電子檔案，是指通過計算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲的相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合。電子檔案與傳統(tǒng)檔案的本質(zhì)區(qū)別在于以電子數(shù)據(jù)的形式記錄檔案的準(zhǔn)確信息，因此優(yōu)越性突出。一是降低使用成本且安全性高。電子檔案借助于電子信息技術(shù)，直接在電子計算機(jī)上存儲、處理和應(yīng)用，存儲成本較低;電子檔案可以多處備份，大大降低了檔案使用過程中丟失的風(fēng)險，且在長時間存儲過程中也不易出現(xiàn)失真和損毀現(xiàn)象。二是為人們提供簡單快捷的檔案管理服務(wù)。傳統(tǒng)檔案管理需要大量的人力填寫、記錄和整理，特別是巨大的檔案變動、更新、調(diào)取和維護(hù)工作更是降低工作效率。電子檔案要求檔案持有人將成型的檔案電子數(shù)據(jù)通過U盤等載體直接交給檔案管理工作者，有效提高了檔案管理工作的歸檔、變動、更新、調(diào)取和維護(hù)效率。三是以服務(wù)和用戶為主導(dǎo)。隨著社會發(fā)展和科學(xué)技術(shù)進(jìn)步，檔案工作的服務(wù)對象和檔案利用需求隨之動態(tài)變化，越來越多的檔案使用者不滿足于查看原始的文字資料，更要查看圖像、視頻、音頻等資料，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法滿足檔案多樣化需求。

二、 電子檔案的保障技術(shù)

電子檔案的保障技術(shù)主要是指在電子文件的形成、使用過程中，通過軟件硬件手段或相關(guān)制度來確保電子檔案真實、可靠、長久、規(guī)范的技術(shù)。電子文件形成過程中的保障要求就如同對紙質(zhì)檔案的紙質(zhì)的重視一樣，以確保電子文件從形成開始就貫徹檔案保護(hù)“以防為主，防治結(jié)合”的原則。它體現(xiàn)在如下幾個方面：一是電子檔案運(yùn)行環(huán)境及存貯規(guī)格的標(biāo)準(zhǔn)化。電子檔案對計算機(jī)軟硬件的依賴性決定了電子檔案不能脫離它的生存環(huán)境而單獨(dú)存在，它的標(biāo)準(zhǔn)化工作能為電子檔案的鑒定、保管、利用和保護(hù)等工作提供便利，是開展電子檔案工作的重要前提。

首先，規(guī)范操作系統(tǒng)及版本，選擇一到兩個穩(wěn)定性、兼容性都好的版本。其次，規(guī)范應(yīng)用軟件及版本，為方便管理與數(shù)據(jù)的交流與共享，將應(yīng)用軟件進(jìn)行分類，并規(guī)定類別內(nèi)的幾個通用軟件的名稱、版本及其生成電子文件的格式是非常有必要的。再次，規(guī)范電子文件的存貯載體，電子文件的載體類型比較多，有移動硬盤、光盤、U盤等，由于載體的特性不同，其保管條件、修復(fù)檢測手段也不同，工作中會帶來不便。目前選擇光盤作為電子檔案的載體是比較理想的。二是電子文件可靠性保障。電子文件要進(jìn)行長期保存，歸檔時對電子文件的檢測是必不可少的，影響電子文件質(zhì)量的因素很多，除載體外，讀取、記錄設(shè)備也是影響其質(zhì)量的因素之一。以光盤為例，光盤讀取失敗同光驅(qū)的讀盤能力也有關(guān)系。因此，可靠的讀寫設(shè)備也是影響電子文件可靠性的重要因素。我們可采用專業(yè)檢測軟件對載體上的信息進(jìn)行讀寫校對，以確定光盤的準(zhǔn)確性。如沒有檢測軟件，我們可采取檢查刻錄光盤的總字節(jié)數(shù)，目錄數(shù)是否有缺失，并復(fù)制整個光盤的內(nèi)容到硬盤看操作是否順利完成，再隨意打開其中的幾個文件，觀察其內(nèi)容是否有變動等方法來檢測光盤的準(zhǔn)確性。三是電子檔案原始性保障技術(shù)。電子檔案的易復(fù)制性和易改動性使人們一度對檔案的本質(zhì)屬性產(chǎn)生了懷疑，因此，如何確保電子檔案的原始記錄性，以發(fā)揮其憑證作用是檔案學(xué)界一直研究的課題。電子檔案由于其信息與載體的可分離性、信息復(fù)制、傳遞的高保真性和信息內(nèi)容的可更改性等特性，使人們無法像紙質(zhì)檔案文件那樣去判斷電子文件的“原件”，電子檔案原始性通過技術(shù)保證來確立，對電子檔案來講，只要檔案的信息內(nèi)容不變，其形式均可發(fā)生變化，這與電子檔案的載體，技術(shù)和設(shè)備等技術(shù)保證因素息息相關(guān)。

三、 電子文件形成中的保護(hù)技術(shù)

電子文件形成保護(hù)技術(shù)是指文件在形成時通過軟件工程和相應(yīng)的文件管理制度確保文件的真實、可靠、長久的技術(shù)。一是利用傳輸保護(hù)技術(shù)。主要指檔案在開發(fā)的網(wǎng)絡(luò)傳輸中的保護(hù)問題。如安全網(wǎng)絡(luò)的建立和運(yùn)行、信息污染環(huán)境的控制技術(shù)、防黑客攻擊技術(shù)、網(wǎng)上知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)法規(guī)等。二是保管技術(shù)。包括兩方面：一方面可借鑒紙質(zhì)檔案的保管技術(shù)，因為電子檔案也要保存一定量的信息載體，這些物質(zhì)實體同樣需要良好的環(huán)境條件，所以有關(guān)環(huán)境的溫濕度調(diào)控、防光、防塵等技術(shù)也是必需的;另一方面針對電子檔案材料的多樣性、復(fù)雜性，庫房中的管理措施應(yīng)該強(qiáng)調(diào)個性化、多樣化，以適應(yīng)不同形式材料的理化性能和保存環(huán)境的特殊要求。三是信息修復(fù)技術(shù)。是指信息一旦被破壞和污染后的恢復(fù)和搶救措施。如殺計算機(jī)病毒技術(shù)、數(shù)據(jù)庫修復(fù)技術(shù)、保持電子信息長期可持續(xù)技術(shù)、光盤、移動硬盤等物質(zhì)載體破壞的修復(fù)技術(shù)等。四是電子檔案的備份技術(shù)。電子檔案具有易復(fù)制性的特點(diǎn)而使電子檔案的備份變得容易。備份技術(shù)是電子檔案保護(hù)中非常重要而有效的技術(shù)，備份的目的有兩個：一是數(shù)據(jù)共享，二是數(shù)據(jù)恢復(fù)。備份的方法很多，硬件級備份、軟件級備份、人工級備份。各有各的優(yōu)點(diǎn)，可根據(jù)情況選擇使用。

電子檔案的保護(hù)技術(shù)需要不斷進(jìn)步和發(fā)展，電子檔案和紙質(zhì)檔案有個長期并存、共同發(fā)展的過程，要實現(xiàn)電子檔案完全替代紙質(zhì)檔案還需檔案工作者付出更多的勞動和努力。

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作者簡介：

關(guān)松，山東省濱州市，濱州市工商業(yè)聯(lián)合會。