如何做好辦公室檔案管理

王心俐

摘 要：本文論述了通過提高對檔案管理工作的重視程度，加快辦公室檔案管理信息化建設和建立完善的檔案管理制度，使辦公室檔案管理更加規(guī)范，從而推進各項工作的有序發(fā)展。

關鍵詞：辦公室;檔案管理

辦公室檔案管理工作是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分，涉及面廣，信息量大。直接形成具有保存價值的各種文件、材料（包括圖表、文字材料、計算材料、音像制品和標樣等），對單位其他工作的完善具有輔助性作用，有利于進一步提高單位工作效能，更好地服務于單位廣大干部職工。因此，辦公室檔案管理工作具有十分重要的現(xiàn)實意義。

一、辦公室檔案管理的現(xiàn)狀

1.單位領導對檔案管理不夠重視。檔案是單位在社會、科研、教學、管理等活動中形成的具有保存價值或參考價值的資料，是單位階段發(fā)展情況的有效憑據(jù)。但是在實際管理中存在領導不夠重視的情況，如辦公室檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)知識培訓，檔案管理的必備硬件如檔案室、檔案柜、微機及軟件等都配備不齊全，室藏檔案數(shù)量不完整，平時不注重文件、資料的收集、整理，檔案制度不完善等。

2.信息化建設相對落后，社會現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性。一是國家檔案行政機構倡導無紙化系統(tǒng)規(guī)范，但由于檔案管理的信息化建設沒有完成，使得多數(shù)單位的檔案管理工作仍然以紙質文件為主，形成對紙質文件的依賴。二是現(xiàn)代技術的發(fā)展使得檔案管理更加復雜化，種類繁多的檔案給工作人員提出了更高的要求，不同的檔案類型要求不同的方式進行整理和保管。三是檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果。四是檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，檔案業(yè)務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差，檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

3.檔案管理相關規(guī)章制度不健全不完善，落實不到位。一是目前多數(shù)單位沒有建立檔案管理相應的制度和規(guī)范，導致收集工作處于無序狀態(tài)，或制定了“文件材料歸檔辦法”“檔案工作崗位責任制度”等，但不切合單位的實際情況，對單位文件材料收集工作沒有實際指導意義。二是相關制度落實不到位，執(zhí)行的力度不夠，導致檔案工作職責沒有落到實處，一些該銷毀的檔案未定期銷毀，大大增加了檔案查找的工作量，至使檔案管理難以發(fā)揮其效力。

4.檔案管理的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發(fā)展考慮。越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規(guī)定已不能完全適應。

5.檔案信息管理人員的素質有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化。首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識和先進的技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術水平偏低。甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、如何加強檔案管理

1.提高對檔案管理工作的重視程度。做好檔案管理工作，首先要使執(zhí)行者充分認識到檔案管理工作的重要性，采取多種手段對單位的相關領導宣傳現(xiàn)代化檔案管理模式的實際功效，使其充分認識高效的檔案管理工作對本單位整體工作發(fā)展起到極其重要的推動作用。

2.加強檔案管理信息化建設。網(wǎng)絡電子化檔案管理方式相對較于紙質文件管理工作效率更高，并且加強了檔案管理工作的準確性。充分利用計算機技術存儲，建立網(wǎng)絡信息平臺和電子數(shù)據(jù)庫，將網(wǎng)絡電子信息化技術應用于檔案管理工作。以電子信息化管理辦公室檔案替代傳統(tǒng)的管理模式，不僅能夠將單位的各種檔案分門別類地進行管理，對復雜的檔案資料進行有序整理，而且不會造成辦公室資料長期堆積，避免查找上的困難，節(jié)省大量的人力、物力、財力，即提高了工作效率更能夠及時整理歸類各類檔案文件，使檢索工作變得更加準確便捷。

3.建立完善的檔案管理制度。提高辦公室檔案管理工作效率，強化辦公室檔案管理工作的文化事業(yè)功能，是檔案事業(yè)發(fā)展的主要任務。單位需長久穩(wěn)定地發(fā)展下去，需要建立適合自身發(fā)展的制度模式，辦公室檔案管理工作直接影響著單位內部各個部門的工作效率，影響著單位的發(fā)展。單位應當針對辦公室工作制定適用于本單位的體制機制，只有科學管理，使檔案工作按照制度化去運行，才能夠保證工作的質量和效率，促進檔案工作的有序高效進行。

4.提高檔案管理人員的素質。一是檔案管理工作是一項要求綜合能力比較強的工作，檔案人員政治素質和業(yè)務素質的高低，對檔案管理質量起著至關重要的作用。辦公室檔案管理人員應跟緊社會的發(fā)展腳步，順應時代需求，不斷提高檔案管理意識。具體來說，就是要有強烈的事業(yè)心和高度的責任感，要有良好的服務意識和保密意識。二是信息技術的運用，對辦公室工作人員也提出了新的要求。工作人員要操作相應的辦公軟件協(xié)助完成檔案管理工作，因此必須不斷提高檔案管理工作人員專業(yè)水平和技能，檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質量的角度來加強自身的業(yè)務學習。三是領導要給從事專兼職檔案工作的人員創(chuàng)造業(yè)務學習和培訓的計劃，使他們的業(yè)務知識能更好地適應新期檔案工作的要求。

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