事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探析

李雪瑩

[摘 要]在信息化快速發(fā)展的背景下，信息技術(shù)被運用到各行各業(yè)中，作為事業(yè)單位管理工作中的重要組成部分，檔案管理信息化建設(shè)對提升檔案管理有效性、促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展具有重要作用。但是在對當(dāng)下信息化檔案管理建設(shè)過程中，受到多種因素的影響，事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)仍受到制約，影響檔案管理的效果。因此，事業(yè)單位需要重視檔案管理信息化建設(shè)，明確當(dāng)下信息化建設(shè)過程中存在的問題，結(jié)合有效策略來提升檔案管理信息化建設(shè)的有效性?；诖?，本文針對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進行探究，旨在為相關(guān)研究提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位;信息化建設(shè);檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.12.081

[中圖分類號]D630;G270.7[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）12-0-02

0? ? ?引 言

隨著社會發(fā)展，事業(yè)單位迎來了新的發(fā)展良機與挑戰(zhàn)，在信息資源不斷增多的背景下，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位的實際發(fā)展需求，對檔案管理的有效性產(chǎn)生嚴重影響。因此，事業(yè)單位需要重視檔案管理信息化建設(shè)，認識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性以及檔案管理中存在的問題，并結(jié)合單位實際發(fā)展情況，制定科學(xué)有效的解決策略并加以實施，以此來提升檔案管理信息化建設(shè)的有效性，將檔案管理的實際作用與價值發(fā)揮到最大化。

1? ? ?檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢

1.1? ?永久性保存相關(guān)檔案資源

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理過程中極易受到溫度、濕度等環(huán)境問題的影響，產(chǎn)生發(fā)霉、損壞的現(xiàn)象，進而無法對檔案進行長久性存儲，甚至出現(xiàn)檔案丟失的情況。而信息化檔案管理建設(shè)，可以將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案，并存儲在計算機磁盤之中，不僅可以有效利用檔案存儲空間，還能實現(xiàn)檔案資源永久性存儲，避免因環(huán)境惡劣造成檔案損害問題出現(xiàn)。

1.2? ?提升檔案管理的有效性

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理過程中的工作較為煩瑣，相應(yīng)程序也相對較多，不易于工作人員查詢和整理。通過信息化建設(shè)，檔案查詢可以通過專門查詢系統(tǒng)進行有效查詢，提升相關(guān)工作人員的查詢效率，管理過程相對簡單，能夠大大提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

1.3? ?轉(zhuǎn)變管理方式

傳統(tǒng)檔案管理以紙張為媒介，通過人工錄入的方式進行管理，而信息化檔案管理則以網(wǎng)絡(luò)平臺為媒介，通過電子錄入的方式進行管理。檔案管理信息化建設(shè)，將傳統(tǒng)檔案存儲和運用職能轉(zhuǎn)變成對信息資源進行管理、存儲、采集等職能，進而在提升檔案管理有效性的同時，促進檔案管理工作的可持續(xù)性發(fā)展。

2? ? ?檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題

2.1? ?平臺使用率過低

事業(yè)單位在進行檔案管理信息化建設(shè)過程中，需要結(jié)合實際情況建設(shè)相應(yīng)信息化檔案管理平臺，以便相關(guān)管理人員利用平臺對檔案資源進行管理。但是在當(dāng)下信息化實際建設(shè)過程中，雖然部分事業(yè)單位已經(jīng)建設(shè)了信息化管理平臺，但是在實際使用過程中，信息管理平臺的使用率較低，對檔案管理的信息化建設(shè)造成嚴重影響，進而制約事業(yè)單位的發(fā)展。

2.2? ?管理人員素質(zhì)缺位

事業(yè)單位信息化檔案管理的效果與相關(guān)管理人員自身專業(yè)素質(zhì)能力之間聯(lián)系緊密，管理人員自身的操作技術(shù)能力與信息技術(shù)能力對檔案管理信息化建設(shè)具有重要影響。而在當(dāng)下實際檔案管理信息化建設(shè)過程中，部分檔案管理人員自身素質(zhì)專業(yè)能力較差，沒有認識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，沒有端正自身對信息化建設(shè)的態(tài)度，進而對信息化檔案管理建設(shè)造成嚴重影響，對檔案管理工作質(zhì)量、效率提升產(chǎn)生影響。

2.3? ?沒有足夠的重視

在當(dāng)下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中，單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理信息化建設(shè)沒有足夠重視，成為制約信息化建設(shè)的主要因素之一。部分事業(yè)單位雖然已經(jīng)建設(shè)相關(guān)信息化檔案管理平臺，但是卻沒有認識到定期更新維護的重要性，使平臺經(jīng)常出現(xiàn)崩潰問題。此外，部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)認為檔案管理信息化建設(shè)對單位發(fā)展起不到實質(zhì)性的作用，所以就選擇忽視檔案管理信息化建設(shè)，進而嚴重影響信息化檔案管理的有效建設(shè)。

3? ? ?提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有效性的策略

3.1? ?提升信息化建設(shè)的重視度

事業(yè)單位要想有效促進檔案管理信息化建設(shè)，需要認識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性。檔案管理信息化建設(shè)可以促進事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展，幫助領(lǐng)導(dǎo)人起到良好的輔助決策作用。首先，事業(yè)單位需要重視檔案管理在信息化建設(shè)工過程中的軟硬件設(shè)施投入，在為信息化檔案管理建設(shè)提供良好環(huán)境的同時，充分發(fā)揮信息化檔案管理的實際作用和價值。其次，事業(yè)單位需要維護和更新信息化檔案管理，確保相關(guān)信息檔案平臺能夠符合事業(yè)單位的實際使用需求，以此讓檔案信息化管理順應(yīng)時代發(fā)展。此外，針對平臺使用率較低的問題，事業(yè)單位需要重視信息管理平臺的使用率，明確管理平臺的實際功能與價值，以此來為檔案管理信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)，有效提升檔案管理的質(zhì)量與效率。最后，事業(yè)單位需要注重紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化，通過“紙質(zhì)+數(shù)字”的方式對檔案進行有效管理，加快紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化，以此來實現(xiàn)最終的無紙化檔案管理。

3.2? ?健全制度機制

常言道“無規(guī)矩，不成方圓”，事業(yè)單位需要健全信息化管理機制，以此將檔案信息化管理朝著制度化、規(guī)范化方向不斷發(fā)展。因此，在實際建設(shè)過程中，首先，事業(yè)單位需要以自身實際發(fā)展情況為基礎(chǔ)，不斷完善管理制度機制。例如，事業(yè)單位需要重視檔案管理信息化建設(shè)中管理人員與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員之間的關(guān)系，針對該制度，要求檔案管理人員與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員進行高效合作交流，以此為檔案管理信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。其次，事業(yè)單位可以結(jié)合實際情況，實施績效考核制度，并與管理人員的薪資報酬相關(guān)聯(lián)，以此來調(diào)動管理人員的工作積極性，提高信息化檔案管理建設(shè)的有效性。此外，事業(yè)單位可以建立獎懲制度，針對管理人員的表現(xiàn)情況，給予不同獎勵或者懲罰，以此來提升檔案管理人員的工作熱情，并實現(xiàn)對管理人員的行為約束。最后，針對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員管理，事業(yè)單位需要結(jié)合實際情況，制定維護檢修制度，要求網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員定期對檔案信息化管理設(shè)備、軟件進行定期維護和更新，提升信息化檔案管理平臺的實際使用價值，保障數(shù)字化檔案的安全存儲和運用。

3.3? ?提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)能力

要想有效提升檔案管理信息化建設(shè)的有效性，事業(yè)單位需要認識到提升管理人員素質(zhì)能力的重要性?；诖?，在實際信息化建設(shè)過程中，首先，事業(yè)單位需要確保管理人員具備較強的專業(yè)技能、業(yè)務(wù)素質(zhì)以及服務(wù)意識等，定期組織管理人員進行全方位綜合素質(zhì)培訓(xùn)，包括管理專業(yè)知識培訓(xùn)、管理技術(shù)培訓(xùn)以及心理綜合素質(zhì)培訓(xùn)等，以此提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。其次，事業(yè)單位應(yīng)定期組織相關(guān)管理人員去進修學(xué)習(xí)，以此來不斷更新自身的管理理念，并端正自身的工作態(tài)度，全方位提升管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、技能水平以及服務(wù)意識。再次，事業(yè)單位管理人員需要補充計算機軟件、硬件維護方面的知識，以此讓管理人員具備一定的維護能力，進而在實際信息檔案管理平臺維護更新過程中與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員進行有效配合，提升平臺維護管理的有效性。最后，事業(yè)單位需要注重管理團隊建設(shè)，優(yōu)化單位人才聘用機制，提高對聘用人才的要求，并提升管理人員的薪資待遇，以此來吸引更多高素質(zhì)、高專業(yè)的人才進入管理隊伍中，進而有效提升管理團隊的整體素質(zhì)水平，為檔案管理信息化建設(shè)提供強有力的支撐。

3.4? ?注重對檔案信息資源的安全防護

事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)具有耗時短、效率高以及準確率高等優(yōu)勢。但是在當(dāng)下實際建設(shè)過程中，無論是單位領(lǐng)導(dǎo)人還是相關(guān)管理人員，都容易忽視檔案信息資源安全性的問題，進而嚴重影響檔案管理信息化建設(shè)。因此，在實際建設(shè)過程中，首先，需要加強相關(guān)管理人員的安全意識，對檔案資源進行安全鑒定，明確檔案的開放范圍與安全密保程度，以此來提升檔案安全管理的有效性。其次，對存儲檔案資源的計算機進行殺毒，以實際情況為基礎(chǔ)，裝設(shè)相關(guān)殺毒軟件、防火墻，注重對相關(guān)硬件設(shè)備進行升級維護。在信息化檔案建設(shè)過程中，以《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》為基礎(chǔ)，充分利用數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)以及防火墻等功能來提升檔案管理的安全性。在此過程中需要注意，單純依靠相關(guān)安全軟件保護檔案資源，無法確保檔案資源的絕對安全。因此，事業(yè)單位需要以自身實際情況為基礎(chǔ)，構(gòu)建有效的檔案信息化管理安全體系，以此對安全問題、風(fēng)險進行識別、監(jiān)控、處理以及報告等，進而確保檔案資源的安全管理。

4? ? ?結(jié) 語

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對提升檔案管理質(zhì)量、效率，促進事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展具有重要的作用和影響。因此，在實際建設(shè)過程中，事業(yè)單位需要認識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，明確當(dāng)下信息化建設(shè)中存在的問題，結(jié)合有效方式來提升信息化建設(shè)的有效性，進而為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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