醫(yī)院綜合檔案信息化管理現(xiàn)狀及優(yōu)化策略分析

黃富才

[摘 要]綜合檔案工作在醫(yī)院運營管理中具有重要的作用，檔案數(shù)據(jù)資料對醫(yī)院的順利運營及發(fā)展有很大影響，因此，醫(yī)院應高度關注綜合信息管理。近年來，信息時代發(fā)展十分迅速，醫(yī)院綜合信息管理只有與時俱進，利用信息化管理手段，才能實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。但是，醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理中還存在許多尚待解決的問題，嚴重影響醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)資源的利用效率，因此，醫(yī)院要采取科學的優(yōu)化對策。本文基于醫(yī)院綜合資料信息化管理的意義，介紹了醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀，并闡述了有效的優(yōu)化對策，旨在為相關研究提供借鑒。

[關鍵詞]醫(yī)院;綜合檔案;信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.12.076

[中圖分類號]R197.3[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）12-0-02

0? ? ?引 言

醫(yī)院綜合資料管理對醫(yī)院的長遠發(fā)展具有顯著的作用，屬于醫(yī)院管理的關鍵構成部分，因此，要想發(fā)揮綜合檔案資料在醫(yī)療機構后勤、醫(yī)療科研等層面的價值，就需要及時改進綜合檔案管理模式。當今時代特點對社會各界都有較大影響，尤其是醫(yī)療機構綜合檔案工作，要想實現(xiàn)醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)資源共享，就需要采用科學的信息化管理措施。

1? ? ?醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理的意義

1.1? ?有利于提高醫(yī)院信息管理質量

近年來，檔案數(shù)字化管理逐漸廣泛，很多醫(yī)院越來越重視檔案數(shù)字化管理，著重培育檔案管理者的信息化觀念，并由此創(chuàng)新信息管理方式，在管理階段采用新設備、新工藝，提高醫(yī)院綜合資料管理效果，方便檔案數(shù)據(jù)存儲、查找。

1.2? ?有利于促進醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的發(fā)展

綜合檔案數(shù)據(jù)為醫(yī)療機構發(fā)展帶來了關鍵資料，在檔案管理中融入信息化觀念及手段，有利于提高醫(yī)院資源管理的系統(tǒng)性、標準性，從而提高醫(yī)療機構的綜合管理質量。目前，信息化系統(tǒng)滲透在社會的方方面面，檔案數(shù)字化管理迎合時代發(fā)展潮流，有利于醫(yī)院各科室間的數(shù)據(jù)資源實現(xiàn)溝通和共享，從而提高醫(yī)院的總體發(fā)展水平。

1.3? ?有利于擴大醫(yī)院數(shù)據(jù)的儲存量

在信息時代，醫(yī)療機構的醫(yī)療技術水平逐漸提升，比如掃描系統(tǒng)、微創(chuàng)科技等均得到了高速發(fā)展，從而使醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)不斷增多，以往的紙質資料存儲量十分有限，不方便查詢，而數(shù)字化存儲則基于計算機和網(wǎng)絡的開放性，能夠存儲大量的檔案數(shù)據(jù)，且方便借閱、查詢，有明顯的易操控性、直觀性等特征，大幅度提高了醫(yī)療機構綜合檔案資料的使用率。

2? ? ?醫(yī)院綜合資料管理的現(xiàn)狀

醫(yī)療機構綜合檔案包含人事、文書、財務、基建、科研、設備以及病歷等多種關鍵檔案內(nèi)容，對醫(yī)院內(nèi)部管理工作具有較大作用，但是，目前很多醫(yī)院都不關注綜合資料管理，沒有正確意識到檔案管理的作用，且在資料管理環(huán)節(jié)極易遺漏信息，存在管理方式單調、查閱復雜、檢索困難等問題，使綜合檔案的使用率不高，難以發(fā)揮內(nèi)在功能。

2.1? ?檔案采集難度大

檔案采集是檔案管理的重點內(nèi)容，也是信息化發(fā)展的關鍵環(huán)節(jié)，但是因為醫(yī)院資料基數(shù)大，且數(shù)據(jù)煩瑣以及跨度大，加大了檔案采集的困難性。在醫(yī)院檔案信息采集階段，管理人員要按照病患的實際檢查狀況，把所有病患的病例、治療環(huán)節(jié)等資料精準錄進檔案之中，并清楚記錄有關負責人的基本狀況。醫(yī)院檔案包含諸多部門，加之每位病患的時間跨度都有差別，導致檔案采集難度不斷加大。檔案內(nèi)容不僅要記錄醫(yī)患資料，還要重視醫(yī)療儀器購置、藥品類型和應用狀況管理，很多醫(yī)院依舊有管理不善的情況，檔案文書的整體性受到影響，由此降低了醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理質量。

2.2? ?缺乏專業(yè)化人才

目前，醫(yī)療機構的信息化管理能力持續(xù)提升，隨著發(fā)展速度的加快，綜合檔案數(shù)據(jù)的規(guī)模不斷擴大。在信息時代，醫(yī)療機構為得到更好的發(fā)展，需要大量高素質的專業(yè)化人才提供支持。但事實上，當前醫(yī)院的管理狀況不容樂觀，相關領導沒有高度重視檔案管理中心，依舊以傳統(tǒng)的紙質資料管理方式為主。新時期醫(yī)院內(nèi)部工作人員要不斷學習，提高專業(yè)數(shù)據(jù)分析能力，保證信息的安全性和完整性，順利開展醫(yī)院綜合檔案數(shù)據(jù)分析工作。

2.3? ?信息化管理制度不健全

健全的制度體系是醫(yī)院科學管理檔案的前提，但就當前情況來看，我國大部分醫(yī)院的信息管理制度均存在不足，盡管適用于紙質資料，卻很難滿足信息化資料管理的基本需要。制度方面的問題引起了諸多管理問題，如數(shù)據(jù)記錄錯誤、平臺投資不夠和權限控制不到位等現(xiàn)象，這些問題均對醫(yī)療檔案的穩(wěn)定性帶來了較大影響，且數(shù)字化管理系統(tǒng)不能滿足醫(yī)院的業(yè)務需要，造成醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)泄露，無法有效保障檔案數(shù)據(jù)的安全。

3? ? ?醫(yī)院綜合資料信息化管理的要點

3.1? ?文書處理方面的信息化保管

文書屬于文件管理的重要工作，文件處置的精細性直接關系文件的內(nèi)部價值?，F(xiàn)代化業(yè)務需要把所有接收的文件都注冊到計算機中，基于局域網(wǎng)按照批準的流程流轉，要合理安排循環(huán)周期與集合時間。發(fā)行文件要充分利用網(wǎng)絡，大幅度削減文檔處理中心的勞動量，減輕檔案工作者的壓力。

3.2? ?病歷檔案的數(shù)字化管理

醫(yī)療行業(yè)的持續(xù)發(fā)展，疾病譜快速擴展，應用了大量新科技、新項目，把所有手術名稱進行編碼，再輸入計算機管理平臺，利用計算機綜合查找分析功能，編列每種手術療效，利用局域網(wǎng)反饋給各臨床科室，讓醫(yī)護人員立即展開研究，實現(xiàn)實時查看。且通過計算機處理病案內(nèi)容后，將資料反饋至臨床部門，總結經(jīng)驗，找到問題，及時解決，不斷提升醫(yī)務者的醫(yī)療服務質量。

3.3? ?人事檔案的數(shù)字化管理

信息化系統(tǒng)的高速發(fā)展促使各項工作朝著信息化方向發(fā)展，人事檔案的數(shù)字化屬于信息化管理的關鍵內(nèi)容。采用現(xiàn)代信息系統(tǒng)，掌握人事檔案特征，開展人事檔案數(shù)字化管理。將人事管理任務放到網(wǎng)絡中處理，從靜態(tài)管理變成動態(tài)管理。人事檔案的數(shù)字化管理涉及記錄、調整、制成報告、日常系統(tǒng)檢修等，在計算機系統(tǒng)控制下，這些工作均能得到順利開展。

3.4? ?加快推動財務檔案數(shù)字化、建立科學的信息化檢索體系

醫(yī)院應從實際出發(fā)，就檔案數(shù)字化制定相應規(guī)定，以此來提升檔案數(shù)字化的速度。就目前而言，所有的新財務檔案都需要以電子文檔的形式進行數(shù)字化存儲。過去陳舊的檔案有必要以電子文件的形式重新記錄，從而完全實現(xiàn)醫(yī)院檔案數(shù)字化，加快醫(yī)院檔案信息化建設，使用管理軟件收集檔案信息只是檔案管理工作的第一步。管理軟件只有應用在檔案管理的各個方面，才能有效提高工作效率。信息化管理的第二步，就是建立起有效的檢索工具系統(tǒng)，提供多種不同檢索方式，保證檢索工具的準確度和覆蓋面。然后要充分利用互聯(lián)網(wǎng)檢索，保存檔案信息局域網(wǎng)，保證醫(yī)院工作人員可以更快速檢索所需信息，最大限度地實現(xiàn)資源共享。

4? ? ?醫(yī)院綜合資料信息化管理的完善對策

4.1? ?增強管理意識，優(yōu)化綜合檔案數(shù)字化管理細節(jié)

醫(yī)療機構要順應信息時代的大趨勢，全面推動檔案管理和發(fā)展，檔案屬于重要的市場資源，在管理過程需要科學指導。醫(yī)療機構綜合檔案數(shù)字化建設環(huán)節(jié)的管理人員要認識到信息化建設的意義，結合自身經(jīng)營情況，確定可行的管理目標，采用多種措施開展信息化管理活動，在形成信息化管理思想的基礎上，推動醫(yī)院長遠發(fā)展。因此，醫(yī)院管理人員有針對性地進行綜合檔案管理，結合各客戶特征，全面做好管理細節(jié)，并強化各科室之間的交流，有利于提升檔案采集的真實性。首先，利用檔案信息系統(tǒng)以及監(jiān)督制度保障綜合檔案的精準性，保證綜合檔案的正常錄入;其次，保證檔案的完整性，不管是在錄入或者儲存方面，均要保障綜合檔案的完善性，進而為數(shù)據(jù)分析帶來有效依據(jù)。

4.2? ?大力培養(yǎng)綜合檔案數(shù)字化管理人才

要想提升醫(yī)療機構綜合檔案信息的開發(fā)及使用效率，醫(yī)院需要科學使用現(xiàn)代化管理方法。因此，必須提高檔案管理者的業(yè)務能力，保證他們既掌握專業(yè)知識能力，還要熟練利用多種現(xiàn)代化檔案數(shù)字化設施。醫(yī)院要安排檔案數(shù)據(jù)管理者定時參與培訓，保證他們了解最新管理理論及技能，以迎合時代的發(fā)展要求。

4.3? ?完善軟件配套設施

建立規(guī)范的數(shù)字化管理平臺，是實現(xiàn)醫(yī)療機構綜合資料信息化管理的重要基礎，且醫(yī)院資料信息化管理還要與醫(yī)院互聯(lián)網(wǎng)建設得到資源互補。醫(yī)療機構信息中心能夠設立醫(yī)院網(wǎng)絡、檔案系統(tǒng)的訪問權限，創(chuàng)建以檔案室為核心的醫(yī)院網(wǎng)絡系統(tǒng)，利用統(tǒng)一的系統(tǒng)管理檔案，便于在任意一臺電腦上查詢檔案數(shù)據(jù)，該方法不僅有利于突顯信息化檔案數(shù)據(jù)管理的方便性與時效性，還有利于促進資源共享。優(yōu)化醫(yī)療機構的檔案數(shù)字化管理平臺，可以加快醫(yī)院總體辦公的智能化、一體化進度。

4.4? ?增加檔案信息化保管的經(jīng)費投入，加入信息化設施

要想實現(xiàn)醫(yī)療機構綜合資料信息化管理，就需要具有安全、可靠、性能良好、有效的信息化設備，從而實現(xiàn)檔案信息更好收集、應用以及管理。醫(yī)院能夠結合本身的實際條件增添刻錄機、掃描器、轉換設施、音視頻信息化設施存儲器、數(shù)碼相機等儀器，且建立與優(yōu)化醫(yī)院綜合信息網(wǎng)絡系統(tǒng)，采用先進的信息服務器保存數(shù)字檔案，再基于網(wǎng)絡訪問為客戶帶來事務管理、查找、更新等業(yè)務，創(chuàng)新原來醫(yī)院綜合信息的經(jīng)驗管理及人工管理向著現(xiàn)代化方式轉變。

4.5? ?注重平臺構建，創(chuàng)建信息化綜合數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

目前，醫(yī)院綜合信息管理工作的覆蓋范圍不斷擴大，近年來，信息管理系統(tǒng)持續(xù)推陳出新，相關管理人員要發(fā)揮各種軟件的作用，以便更好地滿足綜合檔案管理的各種需求。此外，在建立信息化系統(tǒng)時應基于科學完整的檔案管理平臺，該平臺以網(wǎng)絡為中心，包含了醫(yī)院內(nèi)部工作的每個環(huán)節(jié)，綜合檔案管理者利用信息系統(tǒng)可以完成檔案數(shù)據(jù)分類與編寫;最后，管理人員要加強信息管理系統(tǒng)維護，妥善處理日常信息整理工作，由此提升檔案管理的效率，確保工作時效性。

5? ? ?結 語

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，信息技術被廣泛使用，對于檔案管理而言，信息化是全新的發(fā)展趨勢。因此，醫(yī)院管理人員應當樹立科學的管理觀念，大力引入先進的信息系統(tǒng)，推進檔案管理數(shù)字化建設步伐，從理念、設備、制度、措施、人才等方面著手，逐步實現(xiàn)信息化管理。基于信息化手段，進一步提升醫(yī)院服務水平，積累良好的市場競爭價值，從而實現(xiàn)自身的長遠健康發(fā)展。

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