試論檔案管理在農(nóng)機(jī)監(jiān)理規(guī)范化建設(shè)中的作用

劉芳

隨著農(nóng)業(yè)的發(fā)展，農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作需要農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案的支持，通過檔案來對農(nóng)業(yè)工作進(jìn)行記錄，對農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作的一些數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計，這樣一來是為了日后預(yù)測工作提供完善的資料，也可以作為農(nóng)機(jī)決策和監(jiān)理工作的重要依據(jù)。農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理是一種有著較強(qiáng)系統(tǒng)性、科學(xué)性以及準(zhǔn)確性的檔案，在農(nóng)機(jī)監(jiān)理規(guī)范化建設(shè)中有著重要作用。

1、農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案的作用

農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案對于農(nóng)機(jī)監(jiān)理規(guī)范化有很重要的作用。首先，其可以為農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作提供完整的紙質(zhì)材料，這是因為在農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作中，主要是通過文字進(jìn)行記錄的，是在工作中的主要依據(jù)，而農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案就是對文字記錄的信息進(jìn)行保存的，這樣一來，就很有助于日后的整理。其次，農(nóng)機(jī)檔案還可以有著預(yù)測和決策的作用，這是因為，在農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作開始后，通過對過往的農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案進(jìn)行研究，就可以發(fā)現(xiàn)一些工作上的細(xì)節(jié)，對于未來的工作是很有幫助的。除此之外，農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案還可以為工作提供交流數(shù)據(jù)，這就是檔案的最基本作用，可以對資料進(jìn)行完整的保留和整理。最后，農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案也是在未來的工作中有糾錯行為和法律糾紛等行為的憑證，這樣一來，也能夠有理可以說明當(dāng)時農(nóng)機(jī)監(jiān)理的情況。

2、農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案的分類

①農(nóng)業(yè)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案

在農(nóng)業(yè)監(jiān)理工作中，農(nóng)業(yè)監(jiān)理檔案中的農(nóng)業(yè)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案就是其中的重要環(huán)節(jié)，是農(nóng)業(yè)工作的基礎(chǔ)，這是因為，農(nóng)業(yè)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案具有很強(qiáng)的專業(yè)性，在工作中很有說服力，能夠讓工作流程和工作質(zhì)量有一定的保障。農(nóng)業(yè)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案中拖拉機(jī)技術(shù)檔案的內(nèi)容，其工作內(nèi)容是十分完善的，能夠有效的保證工作的正常運行。

②行政執(zhí)法檔案

行政執(zhí)法檔案從名字上就可以理解，在農(nóng)業(yè)監(jiān)理開展過程中，是需要對很多流程進(jìn)行記錄的，這樣的記錄能夠讓農(nóng)業(yè)監(jiān)理工作有很好的可信度，也相當(dāng)于有一定的保障。這樣的檔案對于農(nóng)業(yè)監(jiān)理工作有一定的保證，能夠在未來發(fā)生法魯糾紛時，能夠及時的去根據(jù)行政執(zhí)法檔案中的資料來進(jìn)行辯解。

③其他檔案

其他檔案在農(nóng)業(yè)監(jiān)理工作中的作用沒有農(nóng)業(yè)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案和行政執(zhí)法檔案的作用大，其主要記錄了一些后勤等事物，或者是對工作時間的記錄等，這樣的記錄方式能夠有效的讓后期工作變得簡單，對某一天做了什么事，都會有明確的記錄。

2、農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案中所存在的問題

①檔案沒有及時的進(jìn)行清理

農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案中會存在很多問題，其中，檔案沒有進(jìn)行及時的清理就是其中很嚴(yán)重的問題，這是因為，很多農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案會存儲很久以前的記錄，經(jīng)管之前的記錄已經(jīng)完全的被解決了，但是，管理人員卻沒有對其進(jìn)行清理，造成了檔案過多，從而導(dǎo)致檔案混亂的情況。這對于整個檔案管理工作造成了阻礙的影響。

②檔案管理人員的素質(zhì)不高

農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理人員的素質(zhì)不高的問題也是當(dāng)前階段影響農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案發(fā)展的重要原因，這是因為檔案管理人員的素質(zhì)不高，就會讓檔案的記錄和整理都會存在一些問題，導(dǎo)致一些記錄丟失，還有的就是由于檔案管理人員的自身素質(zhì)不夠高，很多檔案問題沒有進(jìn)行明確就下結(jié)論，還有就是由于檔案管理過程中由于管理人員辦事效率低，導(dǎo)致整個工作效率的下降。從而為農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作帶來影響。

③沒有利用信息技術(shù)

在信息時代下，信息技術(shù)的應(yīng)用是十分廣泛的，但是，就現(xiàn)階段而言，農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案并沒有使用信息技術(shù)，這也就導(dǎo)致了當(dāng)檔案信息量增大的時候，無法對農(nóng)機(jī)檔案信息進(jìn)行及時的統(tǒng)計和整理，而且統(tǒng)計起來耗時耗力，影響整個工作的進(jìn)程，從而影響了農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案的管理。

3、檔案管理在農(nóng)機(jī)監(jiān)理規(guī)范化建設(shè)中的作用

①建立檔案管理機(jī)構(gòu)

在很多工作單位以及企業(yè)中，都將檔案管理的有條不紊，設(shè)置管理機(jī)構(gòu)，對于農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作中也是如此，需要建立檔案管理機(jī)構(gòu)來對農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案進(jìn)行管理，如果，沒有檔案管理機(jī)構(gòu)，就很容易導(dǎo)致檔案的丟失和沒有及時的對農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作進(jìn)行統(tǒng)計，因此，就需要去建立檔案管理機(jī)構(gòu)，通過管理機(jī)構(gòu)來對檔案進(jìn)行管理，這是一種很有效的解決方案，能夠讓農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案工作走向規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化，和科學(xué)化。這也是對于農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作的一種提升方式。

②制定明確的制度

沒有規(guī)矩不成方圓，沒有嚴(yán)格的監(jiān)督管理和科學(xué)的管理措施，就會讓管理人員不能顧及到所有人進(jìn)行有效的監(jiān)管。在農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作中，制定明確的監(jiān)督制度，對于農(nóng)機(jī)監(jiān)理規(guī)范化建設(shè)也有著重要意義，能夠讓工作人員在工作中更加的仔細(xì)認(rèn)真，能夠?qū)栴}進(jìn)行正確的分析和判斷，這對于農(nóng)機(jī)監(jiān)理規(guī)范化建設(shè)有著重要的意義。通過明確的制度，還可以讓工作人員遵守工作規(guī)約，對于提高工作質(zhì)量和對農(nóng)機(jī)監(jiān)理的管理有著很好的幫助。

③確保電子檔案和文字檔案的統(tǒng)一性

在農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作中，不光要有文字檔案，還要有電子檔案，但是，很多的農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作中，電子檔案和文字檔案并不是統(tǒng)一的，這也就為農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案工作帶來了一定的影響，導(dǎo)致了檔案工作的效率降低，而確保了電子檔案和文字檔案統(tǒng)一后，對于后續(xù)的工作有很大的幫助。這對于整個檔案管理農(nóng)機(jī)監(jiān)理規(guī)范化的建設(shè)中起著很好的積極作用。提升其工作的高效性。

通過對檔案管理在農(nóng)機(jī)監(jiān)理規(guī)范化建設(shè)中的作用進(jìn)行分析和研究，可以看出，檔案管理在農(nóng)機(jī)監(jiān)理規(guī)范化建設(shè)中有著很好的提升作用。通過把農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案分成農(nóng)業(yè)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案、行政執(zhí)法檔案、以及其他的檔案幾個項目，明確其檔案管理。也能夠了解到就目前而言，農(nóng)機(jī)檔案管理工作中所存在的檔案沒有及時的進(jìn)行清理，檔案管理人員素質(zhì)不高以及沒有利用現(xiàn)代化信息技術(shù)等問題，降低了農(nóng)機(jī)檔案管理工作的高效性。因此，需要對其進(jìn)行規(guī)范管理。可以通過建立檔案管理機(jī)構(gòu)、制定明確的管理制度以及確保電子檔案和文字檔案的統(tǒng)一性幾個方面入手，提升整個工作的高效性，讓檔案管理在農(nóng)機(jī)監(jiān)理規(guī)范化建設(shè)中的作用得到有利的發(fā)揮。

（作者單位：232000安徽省淮南市農(nóng)機(jī)監(jiān)理所）