大學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀及創(chuàng)新途徑分析

董芝艷

【摘 要】檔案管理一直是學(xué)校學(xué)生管理的重要組成部分，對(duì)于規(guī)范學(xué)生管理，服務(wù)社會(huì)起到了積極的作用，但是隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的大學(xué)生檔案管理發(fā)生了根本性的變化，因此如何規(guī)范大學(xué)生檔案管理工作，更真實(shí)客觀的為用人單位提供相應(yīng)的用人參考是大學(xué)生檔案管理的基本任務(wù)，因此從理論上針對(duì)目前檔案管理不足，在認(rèn)真分析的基礎(chǔ)上提出通過(guò)與時(shí)俱進(jìn)，提高學(xué)生檔案管理信息化、豐富檔案管理內(nèi)容、基于微信公眾平臺(tái)構(gòu)建個(gè)性化檔案服務(wù)體系三種途徑來(lái)促進(jìn)大學(xué)生檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】大學(xué)生;檔案管理;創(chuàng)新

中圖分類號(hào)： G647.24文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A文章編號(hào)： 2095-2457（2019）18-0172-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.18.081

0 前言

檔案管理工作是人事工作的重要組成部分，作為在校大學(xué)生，其在大學(xué)期間的檔案是學(xué)生在校學(xué)起期間各種學(xué)習(xí)、生活狀態(tài)軌跡的綜合反映，對(duì)于用人單位來(lái)說(shuō)具有重要的參考價(jià)值。傳統(tǒng)的大學(xué)生檔案管理體系對(duì)于檔案保存、傳遞起到了積極的作用，學(xué)生在大學(xué)期間的檔案材料一直是學(xué)生參加工作后人事檔案的主要內(nèi)容之一。在一定范圍內(nèi)為規(guī)范化人事管理奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，但是隨著學(xué)生人數(shù)、檔案內(nèi)容的增加，傳統(tǒng)的檔案管理辦法和措施已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的信息化需求，不能適應(yīng)單位對(duì)于所學(xué)人才的個(gè)性化的發(fā)展需求?？偟膩?lái)說(shuō)隨著信息技術(shù)的發(fā)展，學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活軌跡越來(lái)越豐富，越來(lái)越個(gè)性化，這種變化到逼大學(xué)生檔案管理的革新化進(jìn)程，因此傳統(tǒng)的大學(xué)生檔案管理發(fā)生了根本性的變化，如何規(guī)范大學(xué)生檔案管理工作，更真實(shí)客觀的為用人單位提供相應(yīng)的用人參考是大學(xué)生檔案管理的基本任務(wù)，為此結(jié)合現(xiàn)有的研究成果，結(jié)合學(xué)校工作實(shí)踐，探討 背景下大學(xué)生檔案管理創(chuàng)新途徑，為推動(dòng)大學(xué)生檔案管理提供一定的理論基礎(chǔ)，對(duì)于促進(jìn)大學(xué)生檔案管理的規(guī)范化和信息化具有積極的意義。

1 大學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理一直是學(xué)校學(xué)生管理的重要組成部分，雖然在不同的階段對(duì)于大學(xué)生檔案的管理存在一定的差異，但是針對(duì)特定時(shí)期檔案管理存在的問(wèn)題，不同的學(xué)者和一線檔案管理人員對(duì)此進(jìn)行研究，有效地推動(dòng)了大學(xué)生檔案管理工作的發(fā)展。

朱瑞貞[1]研究指出目前大學(xué)生檔案管理缺少統(tǒng)一的規(guī)范要求，部分高校只是學(xué)生畢業(yè)時(shí)根據(jù)本校的實(shí)際情況和用人單位要求對(duì)檔案進(jìn)行整理，將學(xué)生現(xiàn)有的信息進(jìn)行歸檔，同時(shí)客觀上因?yàn)椴恢匾晫?dǎo)致高校學(xué)生檔案管理在人員配備不足，管理制度不健全管理方式不規(guī)范，手段落后。段竹芳[2]結(jié)合信息技術(shù)的發(fā)展和學(xué)生檔案管理特點(diǎn)，從理論上分析實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的必要性，并且結(jié)合實(shí)際工作探討檔案管理信息化的難點(diǎn)。在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步探討利用互聯(lián)網(wǎng)加強(qiáng)檔案管理工作的基本途徑。葉曉麗[3]研究指出由于就業(yè)過(guò)程中人事檔案地位受到一定程度的輕視，造成學(xué)生、學(xué)校不重視高校檔案，導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范，因此從服務(wù)就業(yè)視域下對(duì)大學(xué)生檔案管理方法進(jìn)行探究。陳喬輝等[4]研究指出大學(xué)生檔案管理中缺少專業(yè)的部門，人員存在一定的不足，檔案管理技術(shù)水平落后，雖然部分高校構(gòu)建了電子檔案管理系統(tǒng)，但存在普及車工難度不高，信息化不完善等缺陷，一定程度上成為信息孤島。通過(guò)梳理發(fā)現(xiàn)，針對(duì)目前新形勢(shì)下大學(xué)生檔案工作管理研究涉及存在問(wèn)題和解決辦法兩個(gè)層面，雖然現(xiàn)有的研究對(duì)于促進(jìn)大學(xué)生檔案管理具有積極的推動(dòng)作用，但是整體上缺少系統(tǒng)化的研究，尤其是缺少在信息化背景下對(duì)大學(xué)生檔案管理工作的探討，因此本研究探討大學(xué)生檔案管理，具有一定的時(shí)代性，對(duì)于推動(dòng)大學(xué)生檔案管理具有積極的意義。

2 大學(xué)生檔案管理創(chuàng)新途徑

2.1 與時(shí)俱進(jìn)，提高學(xué)生檔案管理信息化

隨著高校在校生人數(shù)的增加，檔案包含內(nèi)容的增加，大學(xué)生檔案管理面臨海量的信息，傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)介質(zhì)為主，具有直觀查看的特點(diǎn)，長(zhǎng)期以來(lái)是學(xué)生檔案管理保存的主要手段，學(xué)校錄取簡(jiǎn)表、在校期間的考試成績(jī)等等學(xué)習(xí)軌跡都以常規(guī)紙質(zhì)手段進(jìn)行保存，再存放過(guò)程中需要投入大量的人力物力進(jìn)行整理維護(hù)，從而一定程度上保存學(xué)生完整的學(xué)校生活軌跡。雖然傳統(tǒng)的檔案保存管理辦法具有其優(yōu)點(diǎn)，但是面對(duì)海量信息，在查詢處理檔案信息方面工作量越來(lái)越大，如何高效處理大學(xué)生檔案是學(xué)校檔案管理部門面臨的困境之一，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，尤其是的發(fā)展，為有效傳遞和整理大學(xué)生檔案信息提供了一種技術(shù)上的可能，因此大學(xué)生檔案管理部門應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，積極學(xué)習(xí)并引進(jìn)專門人員，從管理學(xué)角度出發(fā)，借助信息化技術(shù)構(gòu)建高效學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理信息化體系建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)校局域網(wǎng)內(nèi)學(xué)生檔案的有效查詢和整理，在此基礎(chǔ)上形成學(xué)校對(duì)外的學(xué)生檔案管理交換平臺(tái)，從技術(shù)上提高整合學(xué)校大學(xué)生檔案管理的信息化。

2.2 開拓視野豐富檔案管理內(nèi)容

隨著社會(huì)分工的進(jìn)一步細(xì)化和就業(yè)壓力的加大，用人單位對(duì)于學(xué)生的要求越來(lái)越高，同時(shí)學(xué)生在校期間所接受的學(xué)習(xí)內(nèi)容也越來(lái)越豐富，因此如何高效的收集學(xué)生在校學(xué)習(xí)生活軌跡，為用人單位提供更為詳細(xì)的評(píng)判指標(biāo)是高校大學(xué)生檔案管理面臨的困境之一，根據(jù)傳統(tǒng)的檔案管理要求，一般學(xué)生檔案包括在學(xué)生入學(xué)錄取簡(jiǎn)表、在校期間成績(jī)、獲獎(jiǎng)、處分等主要內(nèi)容，能較為可觀的對(duì)學(xué)生在校期間的生活學(xué)習(xí)進(jìn)行一定的反應(yīng)，但是隨著教學(xué)改革的推動(dòng)，學(xué)生接受相應(yīng)的專業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)越來(lái)越多，整體上能力也得到了較大提升，但是同時(shí)學(xué)生個(gè)體之間的差異越來(lái)越大，但是傳統(tǒng)的檔案管理內(nèi)容無(wú)法更有效的對(duì)學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)進(jìn)行展示，導(dǎo)致用人單位面對(duì)學(xué)生檔案時(shí)無(wú)法在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)不同學(xué)生之間的差異，更為有效的選擇所需人才，因此應(yīng)結(jié)合的發(fā)展，有效構(gòu)建學(xué)生檔案體系，通過(guò)有效的技術(shù)手段和信息化技術(shù)共享學(xué)生學(xué)習(xí)、培訓(xùn)經(jīng)歷，通過(guò)不同層次的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)展示學(xué)生學(xué)習(xí)經(jīng)歷和培訓(xùn)經(jīng)歷，最后經(jīng)過(guò)體系化建設(shè)，形成詳細(xì)的學(xué)生電子檔案體系。從不同的角度對(duì)學(xué)生進(jìn)行展示，一方面為學(xué)生就業(yè)提供強(qiáng)有力的支持，另一方面為企業(yè)社會(huì)選取所需的人才提供詳實(shí)參考資料。

2.3 基于微信公眾平臺(tái)構(gòu)建個(gè)性化檔案服務(wù)體系

從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)檔案管理工作是一個(gè)不斷完善發(fā)展的服務(wù)體系，目前處于傳統(tǒng)紙質(zhì)出版物向電子服務(wù)轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵時(shí)期，各種信息化技術(shù)的使用一定程度上實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的高效性，但是由于受到技術(shù)制約和服務(wù)觀念的影響，目前檔案管理缺少針對(duì)個(gè)體的專門服務(wù)，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)服務(wù)的精細(xì)化，“微信傳播平臺(tái)”是新媒體（New Media）的一種，隨著微信開發(fā)團(tuán)隊(duì)的不斷完善，目前微信已經(jīng)充斥于生活的方方面面，具有溝通迅捷，形式靈活等優(yōu)勢(shì)，在不同的服務(wù)管理中得到了一定程度的使用。隨著小程序端口的開放，更多的應(yīng)用得到了開發(fā)，實(shí)現(xiàn)了不同程度的個(gè)性化服務(wù)，具有廣泛的應(yīng)用前景?？偟膩?lái)說(shuō)借助微信公眾服務(wù)平臺(tái)，針對(duì)學(xué)生和企業(yè)需求構(gòu)建創(chuàng)新高校學(xué)生檔案管理服務(wù)理念和管理模式，借助信息技術(shù)的發(fā)展設(shè)計(jì)相應(yīng)的小程序，在一定范圍內(nèi)構(gòu)建個(gè)性化檔案管理服務(wù)體系對(duì)于完善高校學(xué)生檔案管理體系，更好為師生服務(wù)是一種積極的探索，對(duì)于推動(dòng)高校學(xué)生檔案管理服務(wù)體系的完善和發(fā)展具有積極的意義。同時(shí)微信平臺(tái)和個(gè)性化檔案管理服務(wù)的有效結(jié)合，為學(xué)生管理和用人單位提供更好的服務(wù)。

3 結(jié)論和建議

（1）針對(duì)目前學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題，現(xiàn)有的研究對(duì)于促進(jìn)大學(xué)生檔案管理具有積極的推動(dòng)作用，但是整體上缺少系統(tǒng)化的研究，因此本研究信息化條件下探討大學(xué)生檔案管理，具有一定的時(shí)代性，對(duì)于推動(dòng)大學(xué)生檔案管理具有積極的意義。

（2）推動(dòng)大學(xué)生檔案管理創(chuàng)新途徑首先要轉(zhuǎn)變觀念，構(gòu)建全新的檔案管理理念，需要與時(shí)俱進(jìn)，積極學(xué)習(xí)并引進(jìn)專門人員，從管理學(xué)角度出發(fā)，推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化，同時(shí)借助信息化技術(shù)構(gòu)建高效學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理信息化體系建設(shè)，有效構(gòu)建學(xué)生檔案體系，通過(guò)有效的技術(shù)手段和信息化技術(shù)共享學(xué)生學(xué)習(xí)、培訓(xùn)經(jīng)歷，通過(guò)不同層次的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)展示學(xué)生學(xué)習(xí)經(jīng)歷和培訓(xùn)經(jīng)歷，最后經(jīng)過(guò)體系化建設(shè)，形成詳細(xì)的學(xué)生電子檔案體系。最后借助微信公眾服務(wù)平臺(tái)，針對(duì)學(xué)生和企業(yè)需求構(gòu)建創(chuàng)新高校學(xué)生檔案管理服務(wù)理念和管理模式，在一定范圍內(nèi)構(gòu)建個(gè)性化檔案管理服務(wù)體系，為學(xué)生管理和用人單位提供更好的服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]朱瑞貞.當(dāng)前高校大學(xué)生檔案管理工作存在的問(wèn)題及解決方法[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2018（11）：31-32.

[2]段竹芳.時(shí)代大學(xué)生檔案管理工作改革創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（21）：91+93.

[3]葉曉麗.基于服務(wù)就業(yè)視域下大學(xué)生檔案管理方法探究[J].黑龍江檔案，2018（05）：80.

[4]陳喬輝，楊潤(rùn)月.大學(xué)生檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].納稅，2018（03）：131.

[5]劉倩倩.大學(xué)生心理檔案管理工作中的問(wèn)題與對(duì)策[J].科教導(dǎo)刊（中旬刊），2018（03）：161-162.