淺談辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在醫(yī)院信息化管理的應(yīng)用

胡可韶

摘 要：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)讓醫(yī)院人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)方式進(jìn)行協(xié)同辦公，使信息的傳遞更為快速，極大的提高辦公效率。本文主要闡述了醫(yī)院應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的必要性，系統(tǒng)的主要功能模塊及其在醫(yī)院信息化管理的應(yīng)用及效果。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；信息化；辦公自動(dòng)化

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院的信息化建設(shè)也在不斷加強(qiáng)。所以建立一個(gè)高質(zhì)量、高效率的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院辦公管理的規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化和自動(dòng)化，對(duì)于完善醫(yī)院信息化建設(shè)和提高醫(yī)院的整體管理水平起著非常重要的作用。

一、醫(yī)院應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的必要性

隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)和規(guī)模不斷發(fā)展擴(kuò)大，傳統(tǒng)手工的辦公模式存在手工流程審核程序繁瑣，效率低下，難以掌控進(jìn)度，知識(shí)共享不便，浪費(fèi)紙張，紙張表單難以查詢等等的問(wèn)題，已經(jīng)無(wú)法滿足日益發(fā)展的辦公管理需求，為提高工作效率，節(jié)省資源，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，引入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)勢(shì)在必行。

二、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要功能模塊

1.門戶中心

門戶中心是一個(gè)可自定義門戶的模塊，門戶是登錄系統(tǒng)后的首頁(yè)，可顯示信息、提醒、辦公等內(nèi)容。不同的部門或人員關(guān)心的內(nèi)容都不同，每個(gè)部門可根據(jù)自己所需要的、所關(guān)注的內(nèi)容定制自己的門戶，比如醫(yī)務(wù)部可定制一個(gè)跟醫(yī)務(wù)方面相關(guān)的內(nèi)容的門戶，護(hù)理部可定制一個(gè)跟護(hù)理方面相關(guān)的內(nèi)容的門戶。一個(gè)用戶可以有多個(gè)門戶，門戶間可以自由切換，設(shè)置一個(gè)默認(rèn)門戶，當(dāng)用戶登錄系統(tǒng)后可直接顯示自己關(guān)注的內(nèi)容，這樣對(duì)提高工作效率有很大的幫助。

2.信息管理

信息管理是醫(yī)院各類信息發(fā)布的平臺(tái)，通過(guò)平臺(tái)工作人員可發(fā)布通知公告、院內(nèi)動(dòng)態(tài)、規(guī)章制度等內(nèi)容，并且可根據(jù)不同內(nèi)容設(shè)定不同的專欄，方便閱覽者瀏覽。信息管理還能提供通知下達(dá)、知識(shí)共享，使員工及時(shí)了解醫(yī)院的發(fā)展動(dòng)態(tài)，從中擴(kuò)充知識(shí)。

3.流程管理

流程管理是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)核心功能之一，使用系統(tǒng)流程管理中利用可自定義的表單、可自定義的流轉(zhuǎn)方式，根據(jù)實(shí)際的業(yè)務(wù)流程靈活地制定工作流程。通過(guò)流程管理中的電子表單填寫(xiě)，審批辦理，傳閱，催辦，轉(zhuǎn)交等電子化的流轉(zhuǎn)，規(guī)范了流程，提高部門、職工之間協(xié)同辦公的效率。

4.公文管理

公文管理是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的重要功能，包括收文管理、發(fā)文管理兩大模塊，其中收文管理可自定義收文流程和表單，通過(guò)設(shè)定的流程對(duì)收文進(jìn)行簽發(fā)、分發(fā)傳閱和下達(dá)任務(wù)，同時(shí)可以對(duì)下達(dá)的任務(wù)進(jìn)行督辦；而發(fā)文管理通過(guò)可自定義的發(fā)文流程方式實(shí)現(xiàn)擬稿、核稿、批示、會(huì)簽、簽發(fā)、編號(hào)、用印、分發(fā)等操作，其中正文可以在線按公文標(biāo)準(zhǔn)格式編輯。

5.會(huì)議室管理：

會(huì)議室管理功能統(tǒng)籌管理院內(nèi)會(huì)議室資源和管理所有會(huì)議室信息，包括會(huì)議室位置、容納人員、會(huì)議室里的設(shè)備等信息，詳細(xì)顯示會(huì)議室的使用情況。使用人根據(jù)會(huì)議室信息和使用情況，可以更好的選擇會(huì)議室和會(huì)議時(shí)間，申請(qǐng)會(huì)議室后，與會(huì)人員及時(shí)收到會(huì)議通知。

6.溝通交流模塊

溝通交流可通過(guò)郵件和論壇等方式進(jìn)行。電子郵箱對(duì)很多人來(lái)說(shuō)比較熟悉，OA里的郵件功能與一般郵件系統(tǒng)的功能和操作類似，因此OA郵件是一個(gè)常用的一對(duì)一、一對(duì)多的溝通交流、文件共享功能；論壇是一個(gè)供公開(kāi)討論的地方，可以發(fā)表文章，分享經(jīng)驗(yàn)觀點(diǎn)，討論互動(dòng)，交流學(xué)習(xí)。

7.個(gè)人辦公

個(gè)人辦公模塊將個(gè)人的日常辦公實(shí)現(xiàn)電子化管理。職工可以管理自己的人際關(guān)系信息，管理自己的個(gè)人工作，進(jìn)行日常工作日程安排和工作匯報(bào)，管理自己及下屬的任務(wù)安排和工作匯報(bào)，還有上傳共享文檔、筆記本等常用功能。

8.手機(jī)移動(dòng)辦公

隨著技術(shù)的發(fā)展、智能手機(jī)的普及，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)手機(jī)版也應(yīng)運(yùn)而生。手機(jī)版集成了多個(gè)常用功能，包括工作流程、信息、郵件、會(huì)議助手、公文等。通過(guò)手機(jī)OA，實(shí)現(xiàn)了隨時(shí)隨地、不受限制的辦公，只要有手機(jī)有網(wǎng)絡(luò)就可辦公，而手機(jī)端的提醒功能，使郵件接收、會(huì)議通知、文件辦理等處理得更加及時(shí)，縮短了大量等待的時(shí)間，極大的提高了辦公效率。

三、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用效果及分析

（1）從醫(yī)院使用人的角度來(lái)看

1、醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)能協(xié)調(diào)各種醫(yī)院資源，分析醫(yī)院運(yùn)營(yíng)狀況，進(jìn)行相關(guān)流程審批，隨時(shí)查閱資料，使用日程管理規(guī)劃日程，快速準(zhǔn)確的規(guī)劃自己的工作安排，查看下屬的工作計(jì)劃和工作匯報(bào)，通過(guò)多種方式與員工一起討論和交流，通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、網(wǎng)上調(diào)查等了解員工的意見(jiàn)和建議。

2、科室主管能快速準(zhǔn)確的規(guī)劃自己的工作安排，能給下屬安排任務(wù)，查看下屬員工的工作計(jì)劃和工作匯報(bào)，并監(jiān)控任務(wù)進(jìn)度，能審批相關(guān)事務(wù)流程。

3、普通員工能通過(guò)多種搜索方式快捷得查找信息資料，能收到領(lǐng)導(dǎo)給自己下達(dá)的任務(wù)或工作安排，填寫(xiě)自己的工作日志和向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，能通過(guò)論壇交流學(xué)習(xí)，增長(zhǎng)自己知識(shí)面，能實(shí)時(shí)監(jiān)控到自己的申請(qǐng)的文件流程情況和狀態(tài)，能存儲(chǔ)文檔并共享給他人，能進(jìn)行常見(jiàn)的日常辦公，如會(huì)議申請(qǐng)、問(wèn)卷調(diào)查等。

4、新員工都可以通過(guò)系統(tǒng)了解醫(yī)院的概況，能查閱醫(yī)院規(guī)章制度、科室規(guī)章制度和自己的崗位職責(zé)，通過(guò)系統(tǒng)快速認(rèn)識(shí)醫(yī)院和科室的領(lǐng)導(dǎo)跟同事，讓新員工能夠快速適應(yīng)融入醫(yī)院的工作環(huán)境。

（2）從管理作用的角度來(lái)看

1、規(guī)范醫(yī)院管理

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的推行，規(guī)范了辦公流程，對(duì)表單的填寫(xiě)進(jìn)行權(quán)限控制，減少填寫(xiě)表單時(shí)人為的錯(cuò)誤，規(guī)范的電子表單及工作流程，使流程走得快捷順暢和清晰；對(duì)醫(yī)院資源，如會(huì)議室，車輛等資源的分配管理進(jìn)行了規(guī)范，讓資源分配者和資源使用者對(duì)資源的情況都充分了解，在申請(qǐng)資源時(shí)避免了資源使用的沖突，更加合理的安排資源和資源使用時(shí)間。

2、節(jié)約成本，實(shí)現(xiàn)“無(wú)紙化辦公”

在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)上線之前，醫(yī)院職工在進(jìn)行請(qǐng)假、申領(lǐng)辦公用品等時(shí)都需要走紙質(zhì)流程，耗費(fèi)了大量的紙張，增加了醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)成本，如今通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了辦公文檔電子化，摒棄了傳統(tǒng)紙質(zhì)走流程方式，減少大量紙張的消耗，而通過(guò)實(shí)時(shí)快捷安全的信息傳遞方式，也減少其他通訊方式所帶來(lái)的費(fèi)用，節(jié)約了辦公成本。

3、提高工作效率

通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的工作流引擎，發(fā)起人填報(bào)表單內(nèi)容后自動(dòng)遞交給下一個(gè)辦理人，審批人實(shí)時(shí)接收到辦公系統(tǒng)推送過(guò)來(lái)需要辦理的文件的消息，快速辦理審批這些文件，系統(tǒng)還支持對(duì)流程走向和進(jìn)度情況進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)控和跟蹤，進(jìn)而可以對(duì)職工工作辦理進(jìn)度進(jìn)行有效的監(jiān)督。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)很好的避免了申請(qǐng)人尋找相關(guān)人員審批的繁瑣步驟，優(yōu)化了審批流程，同時(shí)工作流引擎還支持多人并行的文件辦理，更節(jié)省了時(shí)間，極大的提高了協(xié)同辦公的效率。

4、加快信息流通，提高溝通實(shí)時(shí)性。

在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，有多種信息傳遞和溝通交流的功能，如常用的郵件、信息發(fā)布等，通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)下達(dá)的文件、通知、任務(wù)可以及時(shí)接收和處理，可以有效協(xié)調(diào)多部門之間的協(xié)同工作問(wèn)題，使信息流通速度的大大提高，實(shí)現(xiàn)高效協(xié)作辦公。

5、知識(shí)共享

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的信息管理、文庫(kù)管理、個(gè)人辦公、郵件、論壇等功能都提供了對(duì)文檔和信息的管理和分享功能，通過(guò)對(duì)信息的發(fā)布，對(duì)文檔進(jìn)行上傳、下載以及轉(zhuǎn)發(fā)共享，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的共享，提升了醫(yī)院職工的相關(guān)知識(shí)水平。

結(jié)語(yǔ)

在應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)后，提高了工作效率，提高了溝通和信息共享的便捷實(shí)時(shí)性，整合了醫(yī)院資源，加強(qiáng)了醫(yī)院內(nèi)部事務(wù)的安排和管理，使醫(yī)院管理更規(guī)范，便利，合理，同時(shí)降低醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)成本，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)切實(shí)的保障了醫(yī)院的高效便捷的辦公，提高醫(yī)院的整體管理水平。

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