電力建設(shè)企業(yè)辦公室文秘工作水平的提升途徑探討

黃潤欽

摘要：隨著社會(huì)的不斷向前發(fā)展，電力建設(shè)企業(yè)的發(fā)展也面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。這對(duì)電力建設(shè)企業(yè)辦公室的工作也提出了更高的要求。電力建設(shè)企業(yè)辦公室的文秘工作，也需要順應(yīng)新形勢(shì)、接受新挑戰(zhàn)，不斷地進(jìn)行自我提升。本文通過對(duì)電力建設(shè)企業(yè)辦公室文秘工作的重要意義進(jìn)行闡述，對(duì)現(xiàn)階段電力建設(shè)企業(yè)辦公室文秘工作存在的問題進(jìn)行分析，并提出了有效提高文秘工作水平的相關(guān)途徑。

關(guān)鍵詞：電力建設(shè)企業(yè);辦公室文秘;工作水平;提升途徑

中圖分類號(hào)：F426.61;C931.46 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2019）015-0104-01

面對(duì)新的發(fā)展與改革形式，電力建設(shè)企業(yè)也在尋求新的發(fā)展方向。這就使電力建設(shè)企業(yè)辦公室的工作內(nèi)容逐漸增加，對(duì)工作的要求也隨之提升。對(duì)于企業(yè)而言，辦公室是其組織體系內(nèi)部的重要組成部分，它在企業(yè)的運(yùn)營中扮演著協(xié)調(diào)溝通、把關(guān)審核、保障運(yùn)營等多種角色。辦公室文秘，作為辦公室的工作人員，必須認(rèn)真的對(duì)待辦公室的每一項(xiàng)工作。

一、電力建設(shè)企業(yè)辦公室文秘工作的重要意義

電力建設(shè)企業(yè)辦公室文秘的主要工作職責(zé)和內(nèi)容是，在部室負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下參與電力建設(shè)企業(yè)的各項(xiàng)日常管理工作;進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)查研究，同時(shí)對(duì)有效的信息進(jìn)行收集整理，為公司領(lǐng)導(dǎo)或主管的工作提供所需要的資料與信息;在進(jìn)行決策時(shí)，不僅要為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供真實(shí)、可靠的數(shù)據(jù)和資料，還要提供相應(yīng)的有效建議。此外，還需對(duì)企業(yè)內(nèi)的重要事項(xiàng)以及重點(diǎn)工作的落實(shí)與執(zhí)行，進(jìn)行有效地監(jiān)督;起草各類綜合性的文件，組織并參與各項(xiàng)辦公會(huì)議，并對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行記錄、整理與總結(jié)。電力建設(shè)企業(yè)文秘的工作，可以協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)或主管提高工作的效率，幫助電力建設(shè)企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)部門進(jìn)行及時(shí)有效的溝通，促進(jìn)工作效率的進(jìn)一步提高。

二、現(xiàn)階段，電力建設(shè)企業(yè)辦公室文秘工作存在的問題

（一）電力建設(shè)企業(yè)辦公室文秘的協(xié)調(diào)作用發(fā)揮不足

電力建設(shè)企業(yè)辦公室文秘工作集信息收集與整理、綜合材料撰寫、公文審核以及督辦各項(xiàng)事務(wù)等工作于一身，經(jīng)常處于各種繁雜事務(wù)當(dāng)中，這就使電力建設(shè)企業(yè)辦公室文秘在實(shí)際的工作中，無法充分地發(fā)揮其溝通協(xié)調(diào)作用;對(duì)各項(xiàng)工作的統(tǒng)籌不夠全面;無法開展有效的信息收集工作，所編寫的資料無法提供相應(yīng)的參考價(jià)值，無法為上級(jí)提供更具價(jià)值的參考意見，使辦公室的工作質(zhì)量以及效率受到一定的影響。

（二）文秘隊(duì)伍的綜合素質(zhì)參差不齊

由于社會(huì)與企業(yè)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，對(duì)于企業(yè)辦公室的工作要求也出現(xiàn)的新的變化。辦公室文秘人員所掌握的專業(yè)知識(shí)與職業(yè)技能，已不再適應(yīng)新環(huán)境的需求。首先，部分文秘人員缺少相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，尤其目前多數(shù)電力施工管理企業(yè)“走出去”，涉外方面的文秘知識(shí)與技能，掌握得不夠全面，不能滿足現(xiàn)實(shí)的文秘工作需要。其次，專業(yè)知識(shí)技能的更新較慢，工作思路狹窄。日常工作中，辦公室文秘人員的外出學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)較少，視野較窄，工作的思路不寬，導(dǎo)致匯報(bào)工作的資料收集、文件的撰寫，都與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的要求有所差距。

（三）缺少實(shí)際解決問題的經(jīng)驗(yàn)

電力建設(shè)企業(yè)辦公室文秘人員的工作重點(diǎn)在于對(duì)文件的處理以及執(zhí)行上級(jí)的指示、落實(shí)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的批示。但時(shí)代在進(jìn)步，社會(huì)在發(fā)展，隨著外部環(huán)境、形勢(shì)的不斷變化，企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展與經(jīng)營，需要文秘人員在傳統(tǒng)的工作職能外，還要掌握相關(guān)實(shí)際問題的處理經(jīng)驗(yàn)，掌握一定的電力建設(shè)企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)技術(shù)知識(shí)。面對(duì)新形勢(shì)、新技術(shù)，電力建設(shè)企業(yè)需要進(jìn)行新辦公方式的轉(zhuǎn)變。但是，由于缺少相應(yīng)的職業(yè)培訓(xùn)與實(shí)踐機(jī)會(huì)，使電力建設(shè)企業(yè)辦公室秘書不能及時(shí)地調(diào)整自身的專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu);缺乏解決實(shí)際問題的機(jī)會(huì)。

三、提高文秘工作水平的有效途徑

（一）在工作過程中，學(xué)會(huì)協(xié)調(diào)統(tǒng)籌提高工作效率

作為電力建設(shè)企業(yè)管理運(yùn)營的重要工作場所，文秘工作人員所需要承擔(dān)的重要職能就是為領(lǐng)導(dǎo)的工作進(jìn)行相應(yīng)的鋪墊，并對(duì)各種工作信息進(jìn)行上傳下達(dá)。文秘工作人員需要在瑣碎、復(fù)雜的工作過程里，學(xué)會(huì)如何統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，合理地對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行安排，善于對(duì)工作進(jìn)行全面的思考，使工作效率得到有效的提高。制定相關(guān)的事物處理機(jī)制，工作量分配合理，并進(jìn)行明確的分工。同時(shí)，準(zhǔn)確理解上級(jí)所交代的工作內(nèi)容，并進(jìn)行有效地落實(shí)。

（二）加強(qiáng)對(duì)文秘工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，積累相關(guān)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)

面對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的新發(fā)展，對(duì)企業(yè)辦公也提出了多樣化的要求，電力建設(shè)企業(yè)辦公室文秘工作人員，因其日常工作繁忙，缺少專業(yè)的職業(yè)再培訓(xùn)機(jī)會(huì)，導(dǎo)致其無法對(duì)先進(jìn)的專業(yè)知識(shí)進(jìn)行了解、掌握，以適應(yīng)新時(shí)期工作的需要。因此，需要對(duì)文秘進(jìn)行定期的專業(yè)培訓(xùn)，若是“走出去”企業(yè)，還要針對(duì)涉外文秘知識(shí)開展專題培訓(xùn)，并在實(shí)際的工作中進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)的累積，對(duì)自身的專業(yè)技能進(jìn)行加強(qiáng)，比如，公文的寫作、人事管理、電力建設(shè)企業(yè)相關(guān)技術(shù)等。使文秘工作人員可以為企業(yè)未來的發(fā)展，提出相應(yīng)的合理化建議，并能編制相關(guān)的發(fā)展戰(zhàn)略。只有不斷地對(duì)文秘專業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行提高，累積相關(guān)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，才會(huì)使辦公效率得到有效的提升。

（三）在工作的過程中，要及時(shí)進(jìn)行溝通并善于抓住重點(diǎn)

辦公室文秘在日常的工作中，需要與企業(yè)內(nèi)的各部門進(jìn)行溝通與接觸。因電力建設(shè)企業(yè)辦公室秘書的日常工作較為繁瑣、忙碌，導(dǎo)致其缺乏與其它部門進(jìn)行有效交流與溝通的機(jī)會(huì)，文秘工作人員應(yīng)改變這一現(xiàn)狀，充分的發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性，在工作的過程中積極主動(dòng)地去溝通交流，以獲得有效的工作信息。主動(dòng)地依據(jù)所獲得的工作信息，對(duì)之后的工作內(nèi)容進(jìn)行規(guī)劃與安排，進(jìn)而提高工作的效率。電力建設(shè)企業(yè)辦公室文秘工作人員，在進(jìn)行日常工作時(shí)，必須在極短的時(shí)間內(nèi)，進(jìn)行有效的溝通，并對(duì)各項(xiàng)工作任務(wù)的重點(diǎn)與意義進(jìn)行領(lǐng)會(huì)。在溝通中學(xué)會(huì)如何把握信息，積極地與各部門進(jìn)行溝通，才可以有效地提高工作水平。

四、結(jié)語

綜上所述，文秘在企業(yè)組織結(jié)構(gòu)內(nèi)起到銜接上級(jí)與基層的重要作用。文秘的工作水平高低，對(duì)企業(yè)的辦公效率起到重要的影響，只有不斷地提高自身的職業(yè)水平，對(duì)工作進(jìn)行有效的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，有序處理工作內(nèi)容，積極主動(dòng)與各部門進(jìn)行溝通，準(zhǔn)確的掌握并傳遞有效的信息，建立正確積極的工作態(tài)度，才能使電力建設(shè)企業(yè)辦公室文秘的工作水平得到有效的提高。