新時代干部人事檔案管理存在的問題及對策

馮嚴(yán)

摘 要：為順應(yīng)新時代黨的組織路線和干部工作方針政策，中共中央辦公廳新頒布了《干部人事檔案工作條例》，對新時代下干部人事檔案管理工作提出了新要求、新思路、新舉措。本文在剖析干部人事檔案工作中存在的常見問題及成因的基礎(chǔ)上，提出了幾點解決對策和建議。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案管理;存在問題;解決對策

為深入貫徹落實新時代黨的組織路線和干部工作方針政策，2019年3月3日中共中央印發(fā)的《黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作條例》第三十一條明確規(guī)定“組織（人事）部門必須嚴(yán)格審核考察對象的干部人事檔案?！?sup> [1]為充分體現(xiàn)“黨管干部”與“為黨管檔”的高度統(tǒng)一，充分發(fā)揮檔案資政作用和憑證作用，將干部檔案審核工作貫穿在動議考察、公示等選人用人程序的各個環(huán)節(jié)，把好選人用人第一關(guān)，仍是一項需要長期堅持的重要工作。

一、干部檔案存在的常見問題及成因

1.共性問題。一方面，“三齡兩歷”基本信息記載前后不一致、反映重要信息的檔案材料缺失、干部檔案管理不規(guī)范。另一方面，歸檔材料利用價值不高，填寫或撰寫的很多材料 “千文一面”，缺乏深度。從目前檔案中的年度考核、總結(jié)性材料、鑒定考察等客觀性評價材料來看，信息量有限，多數(shù)材料內(nèi)容模式化、雷同化、空洞化的問題比較突出，沒有真正觸及到干部本人內(nèi)心真實想法和客觀情況，不能準(zhǔn)確反映干部本人的真實情況。

2.具體問題

（1）年齡信息前后不一致方面。出生日期在不同的檔案材料中記載不一致，甚至出現(xiàn)多個出生日期。其原因主要有：一是農(nóng)歷和公歷兩種填法;二是非本人所填;三是為了某種目的把年齡填小或填大。其中，第三種情況基本發(fā)生在“老干部檔案”中。時間界限基本可以定為1984年，這主要是因為，我國從1984年4月6日起，全國范圍內(nèi)開始實施居民身份證制度^[2]，這為個人得利而擅自錯填、涂改出生日期增加了難度，因此年輕干部人事檔案中存在年齡信息前后不一致的情況并不多見。

（2）工齡信息前后不一致方面。一是組織人事部門填寫錯誤，比如工資表、干部任免表等表格;二是干部本人填寫《干部履歷表》等表格時，不了解參加工作時間認(rèn)定政策而憑感覺、憑記憶填寫而造成的工齡信息不準(zhǔn)確;三是有些職工雖然曾經(jīng)有過短暫的工作經(jīng)歷，但因臨時工作單位檔案意識薄弱、管理不規(guī)范等原因，未形成任何從事相關(guān)工作的書面存檔材料，比如日?？己恕⒛甓瓤己?、工資表等，因此，從現(xiàn)有檔案材料中無法認(rèn)定此段臨時工作經(jīng)歷。

（3）黨齡信息前后不一致方面。組織上未經(jīng)核實或個人記憶不準(zhǔn)是造成黨齡信息前后不一致的主要原因。個別檔案中還缺少黨員材料。這主要是由于早期部分系統(tǒng)實行人事關(guān)系與黨組織關(guān)系兩條線管理，造成干部人事主管部門與干部所在單位的黨組織信息不對稱，導(dǎo)致黨員材料未能及時歸入個人檔案，從而造成黨員材料缺失。

（4）學(xué)歷學(xué)位材料方面。由于各高校的工作模式不同以及歷史原因，各高校形成或者歸入學(xué)生檔案的學(xué)籍材料也不完全相同。比如本科階段的學(xué)籍材料，《高校學(xué)生登記表》是中組部規(guī)定必須歸檔材料之一，它是新生進校后填的第一份表，但是有些高校卻沒有組織學(xué)生填寫;“授予學(xué)士學(xué)位材料”，有的高校形成并給每個畢業(yè)生學(xué)生檔案以不同形式裝入一份《授予學(xué)士學(xué)位證明》等相關(guān)材料，但有的高校則是以文件的形式下發(fā)，某屆獲得學(xué)士學(xué)位的畢業(yè)生名單集中體現(xiàn)在一個文件上，這樣這份文件屬于學(xué)校行政類檔案，而不能單獨存入每位畢業(yè)生學(xué)生檔案中。

再如，碩士階段學(xué)籍材料中，近十年來考取碩士研究生的干部檔案中缺少報考材料或錄取登記表上沒有蓋章也是一種突出情況。這主要是因為碩士研究生報考在2006年開始實行網(wǎng)報，有的高校沒有下載學(xué)生報名表并將其歸入學(xué)生檔案，或者下載后沒有加蓋公章直接裝檔，從而造成很多檔案中缺失研究生報考登記表、蓋章手續(xù)不全的情況。

對于國外學(xué)歷，目前歸檔材料僅限于必須有教育部學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證中心出具的《國外學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證證書》，至于國外學(xué)習(xí)經(jīng)歷情況、成績在個人檔案中均未體現(xiàn)。這樣在選人用人時，尤其是高校，對于學(xué)術(shù)評價方面帶來困擾，無法通過檔案準(zhǔn)確地、全面地評估干部的學(xué)術(shù)水平。不僅如此，四-3小類學(xué)術(shù)成果方面的材料也基本沒有。

（5）工作經(jīng)歷方面。有些干部是在工作后，考取在職碩士研究生或博士研究生，畢業(yè)后回到原單位或其他單位工作。這類人員往往會出現(xiàn)缺少原單位的考核表、工資表及工作單位變動的證明材料。另外，任職經(jīng)歷材料不齊全，主要是由于組織人事部門在提拔干部、人事調(diào)動時手續(xù)不規(guī)范甚至提拔程序不規(guī)范或者未將材料歸入個人檔案造成。

（6）干部身份方面?？偟脕碚f，“干部身份”問題是“三齡兩歷”審核中出現(xiàn)問題最少的一個方面。極個別檔案存在問題，主要是由于該同志進入本單位前幾年甚至十幾年材料全部缺失，這與用人單位檔案意識淡薄，缺乏對檔案的正確理解，為了引進人才而采取“重新建檔”錯誤的解決方式造成的。

造成 “三齡兩歷一身份”信息前后不一致的情況，除上述原因外，個人因素也占一定比例。主要體現(xiàn)在干部本人檔案意識薄弱，在組織人事部門要求填寫各種歸檔材料時，認(rèn)為某一份檔案材料或檔案對自己今后發(fā)展無多大用處，書寫不認(rèn)真，應(yīng)付了事，尤其對于參加工作時間、入黨時間等信息，憑記憶填寫，甚至隨意涂改，造成不同時期填寫的不同材料信息前后不一致。

二、解決問題的對策與建議

1.多部門齊抓共管，合力把好“入口關(guān)”。即由組織人事部門和檔案管理部門共同把好檔案材料形成源頭。組織人事部門要嚴(yán)格審核新進人員所填信息的真實性，將“三齡兩歷一身份”信息作為審核的重點。檔案管理部門歸檔時要嚴(yán)格把關(guān)，審核新歸檔的材料是否為原件，簽字蓋章手續(xù)是否完備，填寫的信息是否與檔案里的其他材料填寫一致，發(fā)現(xiàn)問題要及時與本人和組織人事部門溝通，協(xié)同解決。

2.以動態(tài)的視角看待檔案材料收集工作。隨著干部社會活動的增加，其人事檔案也處于不斷增加的狀態(tài)。因此，要以動態(tài)的視角完善干部人事檔案。一是要將定期收集與追蹤收集、定向收集與普遍收集等多種收集方式結(jié)合起來開展人事檔案收集工作。二是根據(jù)工作實際情況不斷地調(diào)整人事檔案歸檔范圍和鑒定標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)新標(biāo)準(zhǔn)、新范圍收集干部人事檔案，最大限度地充實人事檔案內(nèi)容，使組織對干部的考察始終處于一種動態(tài)過程，保證對干部的考察更加全面、及時、準(zhǔn)確。

3.加快干部人事檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)。2018年11月中共中央辦公廳頒布的《干部人事檔案工作條例》，與1991年頒布的《干部檔案工作條例》比較，新《條例》明確增加了檔案信息化建設(shè)和信息資源開發(fā)要求，將干部人事檔案信息化建設(shè)納入日常管理工作中。首先，要準(zhǔn)確錄入干部“三齡兩歷一身份”等重要信息，將現(xiàn)有紙質(zhì)檔案通過數(shù)字化手段轉(zhuǎn)化為直觀化的電子圖片文檔，確保干部人事檔案的完整性、真實性，避免普通查檔人員對紙質(zhì)檔案進行涂改、抽取、撤換、添加檔案材料等現(xiàn)象的發(fā)生。其次，通過對干部人事檔案信息化管理，利用系統(tǒng)來固化嚴(yán)格控制查閱權(quán)限，通過專人負責(zé)，授權(quán)開放，在保證檔案實體和信息安全的同時，徹底杜絕篡改與偽造的情況發(fā)生。

4.積極探索大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)的應(yīng)用。干部人事檔案記載了每一位干部的成長經(jīng)歷，但這些記錄在某種程度上存在一定的固化性，在組織對干部的考核“鮮活及時”方面略顯滯后。因此，積極探索大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)手段，在大數(shù)據(jù)時代下開展干部人事檔案審核工作，充分利用“智慧城市”建設(shè)成果，將干部人事檔案中所固有的信息鏈與智慧城市建設(shè)所取得社會信息相互關(guān)聯(lián)、互相印證，為組織對干部隊伍宏觀管理提供精準(zhǔn)高效的服務(wù)。

參考文獻

[1] 中共中央辦公廳.《干部人事檔案工作條例》[M].黨建讀物出版社，2018.

[2] 國務(wù)院.中華人民共和國居民身份證試行條例[N].人民日報，1984-5-7（1）.