大數(shù)據(jù)時(shí)代提升高校檔案管理工作價(jià)值的策略

邱建國(guó)

【摘要】在如今高等教育不斷改革發(fā)展的新形勢(shì)下，大數(shù)據(jù)技術(shù)的到來(lái)為高校檔案管理工作帶來(lái)新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。本文在分析我國(guó)當(dāng)前高校檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，總結(jié)了大數(shù)據(jù)時(shí)代我國(guó)高校檔案管理工作的突出問(wèn)題。為確保高校檔案管理工作真正為高?？蒲薪虒W(xué)、后勤保障以及管理等層面工作服務(wù)，本文提出了大數(shù)據(jù)時(shí)代提升高校檔案管理工作價(jià)值的相關(guān)策略。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);高校;檔案管理;策略;服務(wù)

隨著社會(huì)對(duì)高等教育的重視程度越來(lái)越高，教育部門不斷以各種策略推動(dòng)我國(guó)高等教育事業(yè)的發(fā)展。目前，我國(guó)高校的教學(xué)質(zhì)量及規(guī)模與其他發(fā)達(dá)國(guó)家相比已具備一定的競(jìng)爭(zhēng)力。隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的發(fā)展，與之相關(guān)的高等教育信息也在不斷衍生出來(lái)。其中，很大一部分高等教育信息歸檔成為檔案資源，為今后高等教育事業(yè)的發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

高等教育信息由于其數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)類型相對(duì)復(fù)雜以及利用價(jià)值高等特點(diǎn)對(duì)與之匹配的高校檔案管理工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。尤其是如今大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，為我國(guó)高校檔案管理工作提出了更高的要求和挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)為充分挖掘高等教育信息提供了便利，使得檔案能夠更大程度轉(zhuǎn)化為知識(shí)，推動(dòng)我國(guó)高等教育事業(yè)的發(fā)展。本文將以大數(shù)據(jù)時(shí)代為背景，研究新形勢(shì)下提升高校檔案管理工作價(jià)值的策略，確保檔案能夠有效推動(dòng)高等教育事業(yè)的發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用研究

（一）大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀研究。近年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷推廣，隨著衍生出來(lái)的大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于社會(huì)的各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域中。基于當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代的新背景和新形勢(shì)，高校檔案管理工作在大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的推動(dòng)下已經(jīng)能夠?yàn)榻逃ぷ髡咛峁└又悄?、個(gè)性以及精品化的服務(wù)?；诖髷?shù)據(jù)技術(shù)，我們可以將以往的檔案根據(jù)其特點(diǎn)和類別進(jìn)行分類，而后基于大數(shù)據(jù)技術(shù)高校的數(shù)據(jù)檢索功能，教育工作者能夠快速、高效、智能地獲取其所需的信息。在此基礎(chǔ)上，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)所檢索到的信息進(jìn)行進(jìn)一步的分析和挖掘，從而為領(lǐng)導(dǎo)決策提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支持。大數(shù)據(jù)時(shí)代推動(dòng)了高校檔案管理工作，將傳統(tǒng)檔案管理工作的潛能和價(jià)值進(jìn)行充分的挖掘，為如今的檔案管理工作提供了新的發(fā)展方向和空間。

（二）大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校檔案管理工作中的應(yīng)用研究。1.大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠充分挖掘檔案資源的潛能。本文中所研究的高校檔案涵蓋了高校中的管理、科研、后勤保障以及教學(xué)等多層面的信息。通過(guò)這些檔案信息，我們可以從中了解某高校的發(fā)展史以及其在發(fā)展過(guò)程中各個(gè)層面遇到的困難、解決困難的有效措施等。因此，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的指引下，我們可以充分挖掘檔案信息中的利弊進(jìn)而有效推動(dòng)時(shí)下高校發(fā)展的效率?？偟膩?lái)說(shuō)，高校檔案管理工作的高效開(kāi)展是推動(dòng)高校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的必要條件。然而，在很多高校中，檔案管理工作僅被認(rèn)為是對(duì)該校發(fā)展中歷史的存檔。由于管理人員意識(shí)上的忽略，導(dǎo)致高校檔案未能對(duì)高校的發(fā)展提供借鑒和咨詢的積極作用。當(dāng)然，在大數(shù)據(jù)技術(shù)蓬勃發(fā)展的年代，也有一部分高校將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入檔案管理工作中。經(jīng)研究，大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用很大程度上提升了該校教學(xué)、科研、后勤保障、管理等層面工作的效率，為該校管理者作決策提供強(qiáng)有力的支撐。2.大數(shù)據(jù)技術(shù)是為檔案管理工作提供個(gè)性化服務(wù)的基礎(chǔ)。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理工作者僅根據(jù)客戶的需求為其提供有限的、單一的檔案信息。也就是說(shuō)，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式比較被動(dòng)，不能為客戶提供全面的檔案信息查詢。然而，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作的應(yīng)用，檔案管理工作者能夠主動(dòng)出擊，在轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作方式的基礎(chǔ)上基于大數(shù)據(jù)技術(shù)分析客戶的需求，進(jìn)而為客戶提供全面的信息查詢。“智慧校園”就是大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用高校中最好的示例體現(xiàn)?；谥腔坌@的建立，高校師生在學(xué)校各個(gè)層面的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中活動(dòng)，通過(guò)對(duì)各個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)痕跡的查詢即可提前預(yù)測(cè)師生的需求。比如，通過(guò)對(duì)師生在檔案館學(xué)校網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)痕跡信息的采集，并對(duì)其身份、時(shí)段以及關(guān)注內(nèi)容等信息的查詢，從而得到客戶的需求方向。檔案管理工作者為客戶提供主動(dòng)推送并介紹客戶可能需求的內(nèi)容?？偠灾髷?shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用將傳統(tǒng)的檔案管理工作由“被動(dòng)”的工作方式改變?yōu)槿缃瘛爸鲃?dòng)”的工作方式。

二、我國(guó)高校檔案管理工作突出問(wèn)題研究

任何事物的發(fā)展都在不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決問(wèn)題，我國(guó)高等教育事業(yè)的發(fā)展也是這個(gè)道理。近年來(lái)，雖說(shuō)我國(guó)高等教育事業(yè)得到了高速的發(fā)展，但是其中仍有很多問(wèn)題急需解決。其中，在高校檔案管理中也有眾多問(wèn)題急需解決。經(jīng)研究，目前我國(guó)高校檔案管理工作中突出的問(wèn)題可以歸納為以下幾條：

（一）檔案管理工作者的思維及觀念相對(duì)落后。隨著當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，越來(lái)越多的新技術(shù)應(yīng)用在各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域中。其中，大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用將傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行了顛覆性的變革。然而，在實(shí)際工作中，某些檔案管理工作者未能夠正視大數(shù)據(jù)對(duì)其工作帶來(lái)了變革，仍然采用傳統(tǒng)、固執(zhí)的方式開(kāi)展工作。由于不能主動(dòng)學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)技術(shù)，造成其觀念與思維相對(duì)滯后，最終導(dǎo)致其在工作中不能夠?yàn)榭蛻籼峁┤娴?、個(gè)性化的服務(wù)?？傊?，檔案管理工作者思維的滯后性是阻礙大數(shù)據(jù)技術(shù)推動(dòng)檔案管理工作進(jìn)步的根本。

（二）未能充分利用檔案資源。受傳統(tǒng)觀念的影響，檔案更多的是被理解為信息的一種儲(chǔ)存，而未將檔案視為可供利用的信息。在此觀念的驅(qū)動(dòng)下，檔案管理工作中的考核機(jī)制僅包括對(duì)檔案存儲(chǔ)的考核，而缺乏關(guān)于對(duì)檔案利用率的考核。因此，由于傳統(tǒng)觀念的誘導(dǎo)使得絕大部分管理者將工作的重心放在對(duì)檔案的存儲(chǔ)上，而使得檔案館中的大量電子版或者紙質(zhì)版的檔案未能被充分利用。

（三）檔案管理工作處于相對(duì)被動(dòng)的狀態(tài)。同樣，受傳統(tǒng)檔案工作理念的影響，絕大部分檔案管理工作者工作方式比較被動(dòng)。具體表現(xiàn)為：檔案管理工作者坐等客戶，提供需要查詢的內(nèi)容，為客戶提供單一的、片面的檔案信息。上述被動(dòng)的工作方法很大程度上制約了檔案信息發(fā)揮其指導(dǎo)和為客戶提供借鑒的作用。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代提升高校檔案管理工作價(jià)值的策略

基于上述對(duì)高校檔案管理現(xiàn)狀及大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用分析的基礎(chǔ)上，提出了當(dāng)前新形勢(shì)下提升高校檔案管理工作價(jià)值的有效策略。具體歸納如下：

（一）全面提升檔案工作者的素質(zhì)。若想確保大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠有效推動(dòng)高校檔案工作的發(fā)展，確保其發(fā)揮應(yīng)有作用，首先應(yīng)確保檔案管理工作者具有應(yīng)有素質(zhì)。只有在高校檔案管理工作者具備一定的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和全新的管理思維和理念的基礎(chǔ)上，才能將高校為其配置的計(jì)算機(jī)和檔案管理系統(tǒng)與大數(shù)據(jù)技術(shù)有效結(jié)合起來(lái)，進(jìn)而充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的作用。也就是說(shuō)，即便高校在檔案管理工作中已經(jīng)引入了大數(shù)據(jù)技術(shù)及其相應(yīng)的硬件配置。但是，由于管理者缺乏與之匹配的管理理念和技術(shù)做支撐，使得相應(yīng)的硬件設(shè)施一直處于閑置狀態(tài)。因此，高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)從事檔案管理工作人員管理理念和技術(shù)的培訓(xùn)。

（二）變“被動(dòng)”為“主動(dòng)”。高校檔案管理工作人員應(yīng)將其工作方式變“被動(dòng)”為“主動(dòng)”。也就說(shuō)，相關(guān)檔案管理工作人員不能坐等師生提需求，再為其提供、查詢相應(yīng)的信息。在新形勢(shì)下，高校檔案管理工作人員應(yīng)充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，分析全校師生在科研、教學(xué)、后勤保障等方面的需求，并主動(dòng)將師生在不同層面的需求內(nèi)容推送至網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，供師生選擇。比如，就某?；I劃校慶活動(dòng)而言，校檔案館可以將以往校慶活動(dòng)中的資金開(kāi)支、人員分配以及活動(dòng)程序等內(nèi)容提前搜索出來(lái)供活動(dòng)策劃者參考，為確保校慶活動(dòng)的策劃提供強(qiáng)有力的支持;某校需開(kāi)展基建工程，檔案館相關(guān)工作人員將該校以往基建工程的資料搜索出來(lái)供領(lǐng)導(dǎo)層作決策。

（三）高校應(yīng)出臺(tái)相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，促進(jìn)檔案管理工作轉(zhuǎn)型。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校檔案管理工作中的應(yīng)用，高校檔案管理工作從傳統(tǒng)的工作模式發(fā)生了徹底的變革。具體表現(xiàn)為：由“被動(dòng)”變“主動(dòng)”，由傳統(tǒng)的“重存儲(chǔ)”的工作模式發(fā)展為如今“重應(yīng)用”的工作模式，由傳統(tǒng)的邊緣化工作特點(diǎn)發(fā)展為如今的重要工作。鑒于上述轉(zhuǎn)變，高校應(yīng)出臺(tái)相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，將大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作的應(yīng)用納入考核標(biāo)準(zhǔn)中，將檔案管理工作人員的管理理念和技術(shù)水平作為年終的考核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)在工作崗位有突出推動(dòng)工作模式轉(zhuǎn)變的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)。通過(guò)一系列的激勵(lì)措施，推動(dòng)大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校檔案管理工作的發(fā)展。

（四）全面融合教學(xué)科研、高校管理、檔案管理工作。將高校的教學(xué)科研、管理以及檔案管理工作三者有機(jī)融合起來(lái)，確保檔案管理工作能夠有效地為高校教學(xué)科研和高校管理工作服務(wù)，全面提升高校檔案管理工作的價(jià)值。具體操作如下：聯(lián)合教研主管部門、教務(wù)系統(tǒng)，為高校老師每人配置一臺(tái)終端，并要求每位擁有終端的教師主動(dòng)上傳教學(xué)、科研數(shù)據(jù)，以確保檔案館所接收到數(shù)據(jù)的全面性和完整性。基于大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)老師上傳的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，并實(shí)時(shí)掌握老師的教學(xué)進(jìn)度。此外，基于對(duì)科研人員上傳數(shù)據(jù)的分析，檔案館為每位科研人員主動(dòng)推送與其課題相關(guān)的實(shí)時(shí)資料，進(jìn)而推動(dòng)老師的科研速度，提升最終的科研質(zhì)量。

（五）將圖書館工作與檔案管理工作有機(jī)結(jié)合。嚴(yán)格地說(shuō)，圖書館與檔案館的工作具有極大的相通性。因此，在高校中可以將圖書館的管理工作與檔案館有機(jī)結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)圖書館數(shù)據(jù)與檔案館數(shù)據(jù)的及時(shí)共享，進(jìn)而能夠更加準(zhǔn)確地分析出師生的需求和意圖，最終為師生提供更加全面、個(gè)性化的服務(wù)。比如，在我國(guó)某高等學(xué)府中，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)將圖書館和檔案館共同體現(xiàn)在一個(gè)平臺(tái)上，通過(guò)該平臺(tái)，師生可以同時(shí)對(duì)圖書館和檔案館資料進(jìn)行查詢，為師生查閱資料提供了極大的便利。

四、總結(jié)

綜上所述，高校檔案管理工作的開(kāi)展情況很大程度上決定著高校的教學(xué)科研、管理以及后勤保障等層面的工作效率。經(jīng)研究，我國(guó)部分高校檔案管理工作人員的思維及管理理念相對(duì)落后，嚴(yán)重制約著大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校檔案管理工作中的應(yīng)用。故，為提升大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)高校檔案管理工作的推動(dòng)效率，我們從加強(qiáng)對(duì)從事高校檔案管理工作人員的素質(zhì)、將其工作方式變“被動(dòng)”為主動(dòng)、增強(qiáng)對(duì)其的考核激勵(lì)機(jī)制以及將檔案管理工作與圖書館工作有機(jī)結(jié)合起來(lái)等幾個(gè)方面提升高校檔案管理工作的價(jià)值，使其真正意義上為高校各層面工作服務(wù)。

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