探析事業(yè)單位檔案信息化管理的有效途徑

邊曉紅

【摘要】現(xiàn)階段，我國經(jīng)濟(jì)得到了顯著發(fā)展，信息化變成經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的大勢(shì)所趨，同時(shí)越來越多的人開始高度重視檔案管理，怎樣充分融合信息化和檔案管理，成為事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的重要課題。對(duì)此，筆者和自身工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)相結(jié)合，對(duì)事業(yè)單位檔案信息化管理的有效途徑進(jìn)行了探討，以供參考。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;信息化

事業(yè)人力資源是檔案管理中的重要組成部分，為了提高企業(yè)的市場競爭力，現(xiàn)代企業(yè)對(duì)人力資源管理引起了高度重視，因此必須將檔案管理工作做好。檔案主要體現(xiàn)了事業(yè)單位員工的成長歷程，也為員工薪資調(diào)整、職位晉升提供了重要參考。在信息技術(shù)的大力發(fā)展下，檔案管理方式得以有效革新，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中的問題較多，管理效率十分不理想。作為一種新型的管理方式，檔案信息化管理成為必然趨勢(shì)。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化的意義

在事業(yè)單位工作中采用信息化管理手段管理檔案優(yōu)勢(shì)極為明顯：第一，科學(xué)技術(shù)的顯著進(jìn)步?jīng)Q定了要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，在現(xiàn)代化進(jìn)程的發(fā)展下，信息化技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用，信息化技術(shù)極大影響了人們的工作和生活方式，人們更喜歡也習(xí)慣于在生活和工作中運(yùn)用信息技術(shù)。檔案精確記載了單位的相關(guān)人員活動(dòng)，這便要求檔案具有有效性和安全性，同時(shí)，其也是人力資源管理的重要組成部分，和員工以往的經(jīng)歷有著十分密切的聯(lián)系。第二，信息化的檔案管理方式，將過去檔案存儲(chǔ)的復(fù)雜性改變了，計(jì)算機(jī)軟件的功能十分強(qiáng)大，借助計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)，可以快速保存和分類檔案信息，促使員工工作效率提升，也能實(shí)現(xiàn)檔案管理者工作效益的提高。

二、事業(yè)單位檔案信息化管理的有效途徑

（一）提高事業(yè)單位檔案信息化人員的素質(zhì)。企業(yè)工作人員素質(zhì)的高低和企業(yè)的發(fā)展速度息息相關(guān)，由此可以看到工作人員的素質(zhì)發(fā)揮著十分重要的作用。因此，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者要積極提升工作人員的工作素質(zhì)，要積極開展培訓(xùn)活動(dòng)，以實(shí)現(xiàn)工作人員專業(yè)水平的提升，除此之外，還要定期開展講座，提升他們的思想意識(shí)，促進(jìn)工作人員責(zé)任感增強(qiáng)，以使他們的工作態(tài)度更加認(rèn)真負(fù)責(zé)，使其可以全身心投入到信息化檔案管理工作中。同時(shí)單位還要利用獎(jiǎng)懲方式讓工作人員積極主動(dòng)參與學(xué)習(xí)，進(jìn)而將工作積極性顯著提升。同時(shí)，還可以在某一固定時(shí)間進(jìn)行考核訓(xùn)練，選拔優(yōu)秀人員完成相關(guān)工作，要給予工作人員更大的競爭壓力，這樣可以使其工作效率有效提高。

（二）不斷提高檔案管理資源的網(wǎng)絡(luò)開發(fā)水平。事業(yè)單位的檔案信息是一種不可或缺的重要資源，在加大檔案信息化管理的過程中必須開發(fā)檔案資源。如果檔案信息資源未得到有效開發(fā)，就難以保障檔案信息化管理的準(zhǔn)確性和安全性。第一，應(yīng)加大檔案目錄信息資源建設(shè)管理力度，必要的時(shí)候應(yīng)匯總事業(yè)單位各部門中的分散信息。第二，事業(yè)單位的檔案信息在運(yùn)用數(shù)字化手段展開處理后，可以把各種存儲(chǔ)檔案實(shí)體慢慢變成信息源，全部數(shù)據(jù)對(duì)象均需要和技術(shù)措施相結(jié)合，促使數(shù)據(jù)對(duì)象完整性和準(zhǔn)確性的提高。第三，在信息化管理平臺(tái)中存儲(chǔ)的檔案信息，需要根據(jù)平臺(tái)設(shè)置規(guī)則展開再處理，竭盡全力向檔案信息使用者呈現(xiàn)最簡版本，促進(jìn)工作效率的提升。

（三）更新事業(yè)單位檔案信息化管理設(shè)備，創(chuàng)新技術(shù)。如果要真正提高事業(yè)單位檔案管理信息化水平，就一定要充分認(rèn)識(shí)其重要性，必須確保充足的物質(zhì)保障。事業(yè)單位應(yīng)將傳統(tǒng)的檔案管理觀念摒棄，在處理問題上對(duì)先進(jìn)的信息化管理觀念予以采用，而不是一味借助人工水平。在資金投入方面，事業(yè)單位應(yīng)加大投入，以增強(qiáng)檔案管理部門信息化水平。在引入新技術(shù)與新設(shè)備方面，必須立足于具體工作環(huán)境，將單位自身的運(yùn)營情況結(jié)合起來，進(jìn)行一定的升級(jí)改造，從而讓事業(yè)單位自身的特點(diǎn)得到滿足。將高科技技術(shù)引入檔案管理工作中，借以充分發(fā)揮出整個(gè)事業(yè)單位進(jìn)步的作用。同時(shí)通過先進(jìn)、安全性能良好的軟件與設(shè)備來儲(chǔ)存重點(diǎn)文件。隨著時(shí)代的變化，這些信息化設(shè)備也應(yīng)進(jìn)行升級(jí)，從而適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的要求。

（四）提高事業(yè)單位檔案信息化管理的安全性。首先，從網(wǎng)絡(luò)共享性出發(fā)，由于共享過程中對(duì)數(shù)據(jù)予以了廣泛利用，因而其被篡改的危險(xiǎn)比較大，為提高其相關(guān)安全性，必須在設(shè)置訪問權(quán)限上多加留心，且做好身份識(shí)別，高度重視加密設(shè)置。其次，檔案管理人員在把控相關(guān)內(nèi)容上必須要做到仔細(xì)、嚴(yán)格，尤其是在維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全時(shí)，一定要將檔案的管理安全考慮到，保證安全升級(jí)與維護(hù)管理隨時(shí)都可進(jìn)行。再次，在提高安全性時(shí)，應(yīng)對(duì)防火墻的設(shè)置予以高度重視，以高質(zhì)量的殺毒軟件為基礎(chǔ)，要對(duì)升級(jí)引起重視，第一時(shí)間更新系統(tǒng)，對(duì)相關(guān)漏洞進(jìn)行修復(fù)等。最后，以設(shè)備的管理為切入點(diǎn)，先做好相關(guān)設(shè)備的清潔工作，再對(duì)其進(jìn)行管理與維護(hù)，具體來說，就是在固定時(shí)間將灰塵去除，科學(xué)防濕，這些均將對(duì)預(yù)防生硬件損壞現(xiàn)象起到重要作用，同時(shí)也能夠有效保護(hù)重要的數(shù)據(jù)。

三、結(jié)語

總而言之，事業(yè)單位檔案信息化管理可以促進(jìn)管理工作效率和質(zhì)量的有效提高。所以，事業(yè)單位要進(jìn)一步強(qiáng)化單位信息化管理設(shè)備的相關(guān)建設(shè)，促進(jìn)硬件設(shè)施的不斷提升，確保檔案信息化管理的順利開展。同時(shí)，還要充分借助網(wǎng)絡(luò)資源，使單位信息資料得到豐富，使資源共享和長久保存的目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)。

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