大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校人事檔案的管理與利用

陳荔

【摘要】在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校檔案管理人員應(yīng)當(dāng)重視人事檔案管理與應(yīng)用，不僅要傳承以往的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，還應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新檔案管理方式，重視對數(shù)字檔案管理工作的研究，逐步制定新的檔案管理模式。進(jìn)而將以往的信息共享逐步轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔r值，大大提高高校人事檔案管理效率。本文主要針對大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校人事檔案的管理與應(yīng)用上的問題進(jìn)行分析。首先探討了高校人事檔案管理過程中的常見問題與挑戰(zhàn)，最后提出了相應(yīng)的解決辦法，以期為有關(guān)研究人士提供參考和借鑒。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)環(huán)境;高校;人事檔案管理

近幾年來，人們的生產(chǎn)生活中增加了對于大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用需求，推進(jìn)了大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，特別是近幾年，人們已處于大數(shù)據(jù)迅猛發(fā)展的時代背景下，這一發(fā)展形勢下，高校人事檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)發(fā)揮自身的專業(yè)優(yōu)勢，總結(jié)工作任務(wù)，做好人事檔案的管理以及應(yīng)用，有效搜集海量的大數(shù)據(jù)信息，使得檔案信息的應(yīng)用更加合理、高效。針對這樣的發(fā)展形勢，檔案管理人員還應(yīng)優(yōu)化大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)點(diǎn)。調(diào)整人事檔案管理模式，加強(qiáng)科研力度，進(jìn)而為教研工作的開展提供有效的技術(shù)支持，大大提高教研能力。

一、大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校人事檔案管理現(xiàn)狀

在大數(shù)據(jù)背景下，高校人事檔案管理過程中應(yīng)當(dāng)結(jié)合現(xiàn)階段的發(fā)展形勢，然后堅(jiān)持走持續(xù)發(fā)展之路，有效利用先進(jìn)的技術(shù)手段，積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念，制定完善的檔案管理制度，從而實(shí)現(xiàn)制度改革這一目標(biāo)。經(jīng)筆者分析，建議可樹立先進(jìn)的、現(xiàn)代化的人事檔案管理意識，而后逐步形成系統(tǒng)化的檔案管理機(jī)制，要求檔案管理人員始終秉承著檔案管理隱私性與機(jī)密性的原則，不僅要考慮檔案管理過程中的特點(diǎn)，還要制定針對性的檔案管理方案，明確檔案發(fā)展規(guī)律，捋順管理體制，使得服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)更加秩序化、規(guī)范化;切實(shí)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使之更具業(yè)務(wù)能力。除此之外，業(yè)務(wù)操作程序的執(zhí)行過程也應(yīng)把控方向，嚴(yán)謹(jǐn)落實(shí)、高效落實(shí)，提高檔案管理效率，進(jìn)而為高校內(nèi)部科研工作的開展提供高質(zhì)量的服務(wù)。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校人事檔案管理過程中的問題

部分高校在人事檔案管理過程中未能保證信息數(shù)據(jù)的安全性與隱秘性，伴隨著諸多的安全問題，制約了人事檔案管理工作的發(fā)展，使得管理水平遲遲無法提高。在此新的發(fā)展形勢下，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用范圍不斷拓展，提高了檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)要求，必須有效利用信息技術(shù)手段，適應(yīng)新的發(fā)展形勢。這一過程中，高校人事檔案管理工作的落實(shí)必然會面臨諸多挑戰(zhàn)，同時也會增加工作難度。經(jīng)筆者分析發(fā)現(xiàn)，高校人事檔案管理過程中的常見挑戰(zhàn)可總結(jié)為以下幾點(diǎn)：

（一）大數(shù)據(jù)時代人事檔案管理工作呈現(xiàn)效果弱化的形勢。大部分人事檔案管理過程中無法進(jìn)行科學(xué)管理，過程中易出現(xiàn)個人隱私侵犯以及信息數(shù)據(jù)泄露等諸多問題，導(dǎo)致安全服務(wù)管理力度不足，缺乏安全制度保障，對于人事檔案信息數(shù)據(jù)的管理，會造成巨大威脅。

（二）大數(shù)據(jù)環(huán)境下人事檔案管理工作的開展過程中，部分管理人員工作理念受到?jīng)_擊。傳統(tǒng)管理模式以及管理理念已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段人事檔案管理的基本需求，要求檔案管理人員對檔案資料有效利用，提高利用率。這一過程中，要求檔案管理人員引入先進(jìn)的管理理念，運(yùn)用結(jié)合實(shí)際的管理方式，真正實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)與信息資源的優(yōu)勢共享。但是，部分管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低下，不能滿足現(xiàn)階段大數(shù)據(jù)環(huán)境對于人事檔案管理的要求，大大降低了管理效率，無法熟練應(yīng)用信息技術(shù)手段，導(dǎo)致檔案管理面臨巨大威脅。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校人事檔案管理方案分析

（一）引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，運(yùn)用正確的管理方法。現(xiàn)階段高校人事檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)引入信息化管理理念，并加大研究力度，從理論上構(gòu)建管理體系，進(jìn)而為管理工作的開展提供方向指引。要求高校人事檔案管理工作人員進(jìn)行理念創(chuàng)新，特別是在人事檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)加快改革進(jìn)程，對管理方法進(jìn)行更新，意識到傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段人事檔案管理的基本要求，盡可能體現(xiàn)檔案管理的科學(xué)性與合理性，優(yōu)化檔案管理工作模式。建議檔案管理人員在實(shí)踐工作中始終保持著較強(qiáng)的數(shù)據(jù)敏感度，不僅要對傳統(tǒng)的管理理念進(jìn)行創(chuàng)新，還應(yīng)把握正確的管理方向，為檔案管理工作提供有利的發(fā)展契機(jī)，營造良好的發(fā)展環(huán)境，實(shí)現(xiàn)管理技術(shù)方面的創(chuàng)新，還應(yīng)達(dá)到服務(wù)模式的創(chuàng)新，逐步構(gòu)建完善的、個性化的檔案管理體系，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，大大提高檔案管理效率，進(jìn)而為檔案資源的應(yīng)用提供有利條件，還將保證檔案管理工作高效開展，發(fā)掘檔案資料的應(yīng)用優(yōu)勢，大大提高數(shù)據(jù)資料的利用率。

（二）構(gòu)建信息共享模式與信息價值體系。在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的時代形勢下，高校人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)展現(xiàn)大資源的應(yīng)用優(yōu)勢，而后為檔案信息資料的利用創(chuàng)造有利條件。在此發(fā)展模式下，展現(xiàn)檔案管理的價值屬性，熟練運(yùn)用信息技術(shù)手段，發(fā)掘信息技術(shù)的內(nèi)在功能，對零散的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行收集、歸納與整合，使之更加結(jié)構(gòu)化、科學(xué)化，還應(yīng)對信息資源進(jìn)行歸類，從中提煉極具應(yīng)用價值的數(shù)據(jù)與信息，體現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)與信息的作用，以供更多教研人員運(yùn)用，達(dá)到更佳的檔案管理效果。高校人事檔案管理工作人員在實(shí)踐工作中，需要有效利用檔案信息資源，從中搜集極具應(yīng)用價值的信息，創(chuàng)新工作形式，優(yōu)化管理方法，從以往的單位信息資源共享逐步轉(zhuǎn)化為現(xiàn)階段的檔案信息價值共享，大大提高檔案資源的應(yīng)用效率，進(jìn)而產(chǎn)生積極影響，促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，為校內(nèi)教研人員提供高質(zhì)量的服務(wù)，同時推進(jìn)檔案管理事業(yè)長遠(yuǎn)化發(fā)展。

（三）做好客戶需求的準(zhǔn)確定位，逐步建立主動服務(wù)模式。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用范圍越來越廣泛，這樣的發(fā)展形式為檔案資源的優(yōu)化與利用提供了相應(yīng)的保障，基于此，高校人事檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)發(fā)揮自身的專業(yè)優(yōu)勢，主動參與到各類培訓(xùn)活動中，提高自身專業(yè)能力與綜合素質(zhì)，加快檔案管理模式的改革與創(chuàng)新，并對檔案管理工作的實(shí)際情況進(jìn)行系統(tǒng)化分析，調(diào)整服務(wù)框架，緊抓機(jī)遇、迎接挑戰(zhàn)，與校內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)人員主動溝通，經(jīng)過協(xié)商后建立檔案管理組織部門以及管理機(jī)構(gòu)，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)以及信息技術(shù)理念，真正實(shí)現(xiàn)智能化管理與智能化管理，使得管理方案更具針對性、個性化的特點(diǎn)，逐步提高檔案管理水平，滿足不同客戶的檔案應(yīng)用需求。

（四）構(gòu)建健全的管理體系系統(tǒng)，使之更加安全、可靠。高校人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為日后的主要發(fā)展方向，要求順應(yīng)時代的發(fā)展形勢，并總結(jié)大數(shù)據(jù)時代背景下的發(fā)展需求，保證人事檔案管理的實(shí)效性與實(shí)時性。建議利用信息技術(shù)手段，真正實(shí)現(xiàn)信息資源的共享與利用，使得數(shù)據(jù)信息的應(yīng)用更加安全、可靠，保證信息的完整性。需建立系統(tǒng)化的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，在系統(tǒng)構(gòu)建的過程中需要規(guī)范構(gòu)建行為，其中包括參考資料名稱都應(yīng)更加嚴(yán)謹(jǐn)。此外，在應(yīng)用紙質(zhì)檔案信息系統(tǒng)軟件的過程中，應(yīng)引入先進(jìn)的軟件，做好軟件升級，保證其兼容性，避免出現(xiàn)信息收入差距過大的問題。

四、結(jié)束語

綜上所述，本文主要針對大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校人事檔案的管理與應(yīng)用相關(guān)問題進(jìn)行分析，首先總結(jié)了現(xiàn)階段大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校人事檔案管理現(xiàn)狀，而后探討了檔案管理過程中的常見問題，最后提出了檔案管理方案與建議，以期為有關(guān)研究人士帶來借鑒與參考。

【參考文獻(xiàn)】

[1]張麗娜，夏慶利.高校人力資源管理的現(xiàn)實(shí)困境與對策——基于大數(shù)據(jù)思維下高校人事檔案信息化建設(shè)的探討[J].學(xué)術(shù)論壇，2016，39（4）：157-161.

[2]張麗娜.大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案信息化建設(shè)中的個人信息隱私權(quán)保護(hù)[J].山西檔案，2018，16（2）：70-72.

[3]張麗娜.大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案信息化建設(shè)的問題與對策[J].山西檔案，2017，25（2）：71-73.

[4]王莉娜，程鵬.大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校人事檔案的管理與利用[J].蘭臺世界，2017，10（3）：40-42.

[5]楊箐.大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)及對策研究[J].赤子，2018，19（31）：168.

[6]趙子葉.高校人事檔案管理系統(tǒng)在"大數(shù)據(jù)"時代下的建設(shè)探究——以西安醫(yī)學(xué)院為例[J].人才資源開發(fā)，2017，26（10）：91-92.