計算機信息技術在檔案管理中的應用

周奇

【摘要】隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，計算機信息技術在各行各業(yè)得到了廣泛的應用，不僅能夠保證工作效率，而且也能夠減少人工成本。通過將計算機信息技術在檔案管理中進行應用，能夠保證檔案管理更加規(guī)范化與現(xiàn)代化，提升檔案資料的安全性。本文通過對于計算機信息技術在檔案管理中的重要性進行分析，明確當前檔案管理存在的主要問題，并且積極制定相關的解決對策。

【關鍵詞】計算機;信息技術;檔案管理;應用分析

隨著信息化時代的來臨，社會各項工作通過運用計算機信息技術，能夠有效減少工作流程，提高工作效率和工作質量，數(shù)字化管理已經(jīng)逐漸成為社會發(fā)展的必然趨勢。在檔案管理的過程中，由于各個環(huán)節(jié)都能夠直接通過計算機設備以及信息技術進行管理，有效代替人工操作，能夠提高檔案管理的質量與水平，減少人工管理帶來的失誤，提高檔案管理的質量和應用效率。

一、計算機信息技術在檔案管理中的重要性

（一）通過計算機信息技術能夠促進檔案管理、收集、存儲、檢索等功能更加完善。通過利用計算機信息技術可以實現(xiàn)自動掃描的方式，并且能夠直接將電子信號轉變?yōu)榭勺R別信號。通過自動處理信息的管理方式，可以將各種信息進行壓縮，并且儲存到檔案管理系統(tǒng)之中。在運用計算機信息技術進行檔案管理的過程中，也能夠直接針對圖像、文字、聲音、視頻等資料進行管理，利用計算機的自動檢測和編目功能，保證檔案管理更加完善。

（二）計算機信息技術能夠促進檔案管理實現(xiàn)系統(tǒng)化、數(shù)字化。由于檔案管理的數(shù)量和種類不斷增長，所以造成檔案管理的信息體系日益龐大，很難針對檔案管理的數(shù)量進行深入的研究，所以在計算機檔案管理的過程中，必須要加強對檔案管理信息的全面搜索，通過利用數(shù)據(jù)庫管理的方式，能夠快速實現(xiàn)檔案接收、登記、分類等操作，計算機信息技術能夠直接快速地處理文字表格以及聲像資料等。通過利用計算機信息技術實現(xiàn)檔案管理，可以通過多個角度針對數(shù)據(jù)資料進行分析，充分發(fā)揮入庫排架的功能，為科學管理和決策服務提供充分的系統(tǒng)化管理。

二、計算機信息技術在檔案管理應用中的不足

隨著計算機信息技術在檔案管理中的應用水平不斷提高，很多檔案館始終致力于現(xiàn)代化檔案管理平臺的建設，但是在實際投入和使用過程中還存在許多的問題。

（一）對計算機信息技術缺乏必要的了解。在開展檔案管理工作的過程中，由于大多數(shù)管理人員自身缺乏對計算機信息技術的了解，所以在實際管理的過程中并沒有能夠正確熟練運用計算機管理技術，這樣就很容易造成計算機信息技術管理水平受到影響，無法充分發(fā)揮出應有的功能。

（二）計算機信息技術應用效果不理想。從實際的檔案管理情況來看，大多數(shù)檔案館只是將計算機信息技術作為一種輔助工具，在實際應用的過程中主要依靠人工記錄的方式，這樣就很容易造成檔案的信息出現(xiàn)漏洞，這些紙質檔案如果不能夠得到恰當?shù)谋４?，很容易出現(xiàn)受潮變質的問題，甚至還可能引發(fā)蟲蛀，導致重要的文件資料失去應有的價值。由于沒有配套的數(shù)據(jù)檔案庫，導致整個檔案管理系統(tǒng)并沒有充分發(fā)揮作用，所以也就造成檔案管理效率大幅度縮水，無法滿足檔案信息管理的質量與水平。

三、信息技術在檔案管理中的應用策略

（一）積極加強計算機信息技術在檔案管理中的實際應用。必須要保證檔案管理人員能夠正確認識計算機信息技術的重要功能和意義，這樣才能夠在檔案管理的過程中，主動運用計算機信息技術。檔案館還應該積極投入大量的人力、物力、財力，加大計算機硬件設備和軟件設備的投入，建立完善的現(xiàn)代化檔案管理體系。對數(shù)字化信息的產(chǎn)生、發(fā)送、傳輸、識別和控制能夠實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息拓展，強化對復雜數(shù)據(jù)信息進行歸納與整合，從海量的數(shù)據(jù)信息中挖掘關鍵信息，能夠及時判斷可能存在的風險，并且主動制定相應預案。通過將數(shù)字化技術在檔案管理中的應用，也能夠對醫(yī)護人員的發(fā)展?jié)摿M行準確分析，為檔案管理工作提供必要的參考。

（二）積極加強人才培養(yǎng)。在人才培育方面，必須要招聘具有相關專業(yè)技能的檔案管理人才，同時也應該保證對于檔案管理人員進行培訓，讓他們熟練掌握計算機信息技術，形成綜合型人才。還應該提高計算機檔案管理人員的操作能力，通過熟練運用計算機來解決日常管理中遇到的問題。

（三）加強檔案管理的創(chuàng)新。對于檔案管理人員來說，除了需要掌握相應的基礎業(yè)務之外，最主要的是應該具備必要的思維策略，在計算機檔案管理過程中，制定規(guī)范系統(tǒng)的工作制度和工作管理標準，才能夠保證檔案管理一絲不茍，另外還應該建立健全科學的檔案管理模式，保證檔案管理有序進行。要想實現(xiàn)檔案信息化數(shù)字化管理，必須要通過數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)壓縮、高速掃描等技術手段，這樣才能夠避免由于人員缺乏電子檔案管理經(jīng)驗導致案卷質量和收集效率不足的情況，也能夠避免案卷無法反映個人工作能力和實際的動態(tài)信息資料，避免職務晉升、工資變動等連續(xù)性信息出現(xiàn)斷檔的情況。通過發(fā)揮檔案信息資源管理的作用，能夠為領導以及相關人員提供準確的人才信息，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

四、結論

本文通過對于計算機信息技術在檔案管理中的應用進行分析，總結當前檔案管理存在的不足，并且提出相應的解決對策，保證檔案管理實現(xiàn)智能化、自動化和信息化，促進檔案管理的效率全面升級。

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