我國(guó)政務(wù)社交媒體文件歸檔主體界定研究

文/國(guó)家海洋信息中心（中國(guó)海洋檔案館） 于釗 門(mén)翔

《2018年上半年人民日?qǐng)?bào)·政務(wù)指數(shù)微博影響力報(bào)告》指出，截至2018年6月，經(jīng)過(guò)微博平臺(tái)認(rèn)證的政務(wù)微博已突破17.58萬(wàn)，2018年上半年政務(wù)微博的總粉絲已經(jīng)達(dá)到29億，總閱讀量達(dá)到1523億次，政務(wù)微博的規(guī)模繼續(xù)穩(wěn)定增長(zhǎng)，并朝矩陣化、專業(yè)化、垂直化的方向發(fā)展。根據(jù)微信數(shù)據(jù)，目前中國(guó)政務(wù)微信公眾號(hào)已逾10萬(wàn)。由此可見(jiàn)，隨著政務(wù)社交媒體體系與政府行政職能體系的全面對(duì)接，微博、微信等社交媒體平臺(tái)已經(jīng)逐漸成為發(fā)布信息的窗口，逐步形成全面覆蓋、各級(jí)聯(lián)動(dòng)的新局面。政務(wù)社交媒體實(shí)現(xiàn)了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，“兩微一端”（微博、微信和移動(dòng)客戶端）在很多政務(wù)民生領(lǐng)域已成為常態(tài)，社交媒體文件歸檔問(wèn)題逐漸被重視起來(lái)。然而社交媒體文件的所有權(quán)一直存在爭(zhēng)議，到底由誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)歸檔管理工作也一直未有統(tǒng)一定論。將社交媒體文件進(jìn)行安全、高效的歸檔保存和管理具有迫切性，因此，應(yīng)盡快確定社交媒體文件歸檔策略，界定社交媒體文件歸檔主體和歸檔工作模式，為后續(xù)歸檔工作的開(kāi)展提供借鑒和參考。

一、國(guó)外政務(wù)社交媒體文件歸檔主體概述

英國(guó)國(guó)家檔案館承擔(dān)制定歸檔管理政策與歸檔文件保存的雙重職責(zé)，即英國(guó)國(guó)家檔案館直接參與社交媒體文件的捕獲，是具體歸檔工作的執(zhí)行者。這種歸檔模式與其歸檔范圍有關(guān)，英國(guó)國(guó)家檔案館的政務(wù)社交媒體文件歸檔范圍只包括Twitter和Youtube兩個(gè)平臺(tái)。其中Twitter歸檔內(nèi)容主要包括英國(guó)中央政府及直屬機(jī)構(gòu)發(fā)布的信息，政府機(jī)構(gòu)的視頻庫(kù)，2012年倫敦奧運(yùn)會(huì)及殘奧會(huì)官方平臺(tái)發(fā)布的推文及視頻庫(kù)；Youtube上歸檔與政府職能相關(guān)的視頻信息。

美國(guó)國(guó)家文件與檔案局（署）（NARA）制定綱領(lǐng)性政策，美國(guó)政府機(jī)構(gòu)結(jié)合本部門(mén)業(yè)務(wù)職能劃定社交媒體文件歸檔范圍并實(shí)施捕獲，把其中具有永久保存價(jià)值的文件向NARA移交。由此可見(jiàn)NARA并不是歸檔工作的執(zhí)行者，政府部門(mén)以NARA政策為指導(dǎo)，承擔(dān)捕獲社交媒體文件的具體工作，NARA接收政府部門(mén)移交的具有永久保存價(jià)值的社交媒體文件。

澳大利亞的歸檔模式與美國(guó)相似，澳大利亞國(guó)家檔案館在政策制定和業(yè)務(wù)指導(dǎo)方面為政府機(jī)構(gòu)提供幫助，不具體負(fù)責(zé)社交媒體文件的捕獲，政府機(jī)構(gòu)根據(jù)相關(guān)政策完成文件捕獲后并不是定期向國(guó)家檔案館移交，而是由國(guó)家圖書(shū)館負(fù)責(zé)保存并提供利用，國(guó)家圖書(shū)館在全國(guó)性的網(wǎng)絡(luò)信息資源組織中起主導(dǎo)作用。

由上可見(jiàn)，英國(guó)、美國(guó)、澳大利亞三國(guó)的社交媒體文件歸檔主體不盡相同，但都已經(jīng)對(duì)歸檔主體作出了明確的界定，并已在國(guó)家層面出臺(tái)相應(yīng)政策支持歸檔工作。我國(guó)應(yīng)該根據(jù)自身情況，界定歸檔主體和歸檔工作模式，盡快出臺(tái)規(guī)范、政策，指導(dǎo)和監(jiān)督歸檔工作的開(kāi)展。

二、我國(guó)政務(wù)社交媒體文件歸檔主體界定

（一）歸檔參與者。傳統(tǒng)電子文件形成于辦公系統(tǒng)、辦公網(wǎng)站，文件歸屬明晰，文件形成者即文件所有者，政務(wù)社交媒體文件形成者一般為政府機(jī)構(gòu)，也是社交媒體賬號(hào)的實(shí)際管理者，擁有文件的管理權(quán)。誰(shuí)形成，誰(shuí)歸檔，文件形成者自然承擔(dān)歸檔工作，是歸檔主體。而在社交網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，社交媒體文件區(qū)別于傳統(tǒng)電子文件，文件發(fā)布、存儲(chǔ)于社交媒體平臺(tái)，文件實(shí)際所有權(quán)并不在文件形成方，文件的直接管理者是社交媒體平臺(tái)，他們擁有這些社交媒體文件和元數(shù)據(jù)信息。而檔案管理機(jī)構(gòu)是保存和利用檔案信息資源的中心，是我國(guó)檔案事業(yè)的主體，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)社交媒體文件進(jìn)行保存和管理。由此可見(jiàn)，社交媒體文件歸檔參與者主要有三方：文件形成者、社交媒體平臺(tái)和檔案管理機(jī)構(gòu)。

（二）歸檔主體界定和角色定位。文件形成者熟知自身業(yè)務(wù)工作和發(fā)展發(fā)向，對(duì)文件內(nèi)容及背景信息更為了解，對(duì)文件有處置權(quán)和管理權(quán)，能夠根據(jù)自身情況確定哪些文件應(yīng)列入歸檔范圍，哪些文件不納入歸檔范圍，能夠根據(jù)文件的價(jià)值劃分相應(yīng)的保管期限，制定具體的歸檔時(shí)間，便于對(duì)社交媒體文件整個(gè)生命周期的管理與控制，是社交媒體文件歸檔的責(zé)任主體，因此，文件形成者應(yīng)該直接負(fù)責(zé)文件歸檔工作。

社交媒體平臺(tái)是實(shí)際擁有文件信息和背景元數(shù)據(jù)的一方，現(xiàn)常用于發(fā)布信息的社交媒體平臺(tái)包括微信、微博、客戶端以及直播平臺(tái)。發(fā)布在社交媒體平臺(tái)上的信息被存儲(chǔ)于服務(wù)器上，但迄今為止，還未有任何一家社交媒體平臺(tái)承諾過(guò)永久保存這些信息。社交媒體平臺(tái)直接保管著這些文件，對(duì)發(fā)布于平臺(tái)上的信息實(shí)施全過(guò)程跟蹤，記錄保存著轉(zhuǎn)發(fā)、評(píng)論、留言、點(diǎn)贊等相關(guān)信息，這些屬性也是社交媒體文件顯著區(qū)別于其他傳統(tǒng)電子文件的關(guān)鍵特點(diǎn)，是要全程記錄并留存的。因此社交媒體平臺(tái)是文件歸檔工作的重要參與者，能夠?yàn)闅w檔工作提供必要的技術(shù)支撐。

檔案管理機(jī)構(gòu)包括國(guó)家檔案局和各級(jí)各類檔案管理機(jī)構(gòu)，國(guó)家檔案局做好頂層設(shè)計(jì)，各級(jí)各類檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)文件形成者和社交媒體平臺(tái)進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。社交媒體文件歸檔的目的是將這些有利用價(jià)值的信息進(jìn)行有效保存和管理，為后續(xù)各項(xiàng)工作提供利用。而檔案機(jī)構(gòu)正是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，指導(dǎo)、監(jiān)督社交媒體文件歸檔工作的開(kāi)展，檔案管理機(jī)構(gòu)也是社交媒體文件歸檔工作不可或缺的重要一方，在社交媒體文件歸檔制度建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)上起主導(dǎo)作用。

三、歸檔合作模式

文件形成者、社交媒體平臺(tái)和檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該明確各自在歸檔工作中所承擔(dān)的責(zé)任，互相合作，形成有效的歸檔工作模式，推進(jìn)社交媒體文件有效保存和管理，三方歸檔合作模式見(jiàn)“圖1”。

圖1 文件形成者、社交媒體平臺(tái)和檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔合作模式

國(guó)家檔案局應(yīng)出臺(tái)相應(yīng)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、管理辦法，構(gòu)建完善的體系框架，明確三方權(quán)責(zé)，協(xié)調(diào)各方關(guān)系，使社交媒體文件歸檔工作在政策支撐下有效開(kāi)展；各級(jí)各類檔案管理機(jī)構(gòu)依據(jù)相關(guān)政策對(duì)文件形成機(jī)構(gòu)進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督，檔案機(jī)構(gòu)也要對(duì)社交媒體平臺(tái)所保存和管理的社交媒體文件進(jìn)行監(jiān)督；文件形成者應(yīng)按自身職責(zé)確定歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限等關(guān)鍵問(wèn)題，與社交媒體平臺(tái)簽訂合作協(xié)議，建立長(zhǎng)期合作機(jī)制，確保社交媒體文件能夠被長(zhǎng)期獲取和利用，此外，文件形成機(jī)構(gòu)還應(yīng)定期向各級(jí)各類檔案機(jī)構(gòu)移交社交媒體文件；社交媒體平臺(tái)根據(jù)協(xié)議提供服務(wù)，提供社交媒體文件和元數(shù)據(jù)信息，對(duì)各級(jí)各類檔案管理機(jī)構(gòu)提供技術(shù)支持。

國(guó)外關(guān)于社交媒體捕獲歸檔已出臺(tái)相關(guān)政策，并已有成熟的實(shí)踐，而我國(guó)雖然在相關(guān)規(guī)定中明確了應(yīng)將社交媒體文件納入歸檔范圍，但至今還未在國(guó)家層面上制定歸檔策略，未明確歸檔責(zé)任主體。近幾年，社交媒體文件歸檔問(wèn)題逐漸受到國(guó)家層面和研究學(xué)者的關(guān)注和重視。應(yīng)盡快確定歸檔責(zé)任主體和歸檔工作模式，建立合作關(guān)系，減少社交媒體文件流失的隱患。