檔案利用服務(wù)工作的幾點(diǎn)思考

錢海峰 周淼

摘要：檔案信息資源利用是各級(jí)國(guó)家綜合檔案館為社會(huì)各方面更好地提供服務(wù)的一個(gè)重要途徑和形式。本文闡釋了檔案信息資源利用的現(xiàn)狀以及存在的三個(gè)方面的問(wèn)題，并提出要加強(qiáng)對(duì)檔案開(kāi)放工作的監(jiān)督指導(dǎo)，完善檔案利用制度，創(chuàng)新檔案信息共享方式來(lái)促進(jìn)檔案利用服務(wù)工作的開(kāi)展。

關(guān)鍵詞：檔案利用檔案館檔案開(kāi)放

習(xí)近平總書記在十九屆中央政治局第二次集體學(xué)習(xí)時(shí)強(qiáng)調(diào)，要推動(dòng)實(shí)施國(guó)家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略、推進(jìn)數(shù)據(jù)資源整合和開(kāi)放共享、建設(shè)數(shù)字中國(guó)。將館藏檔案信息資源更好地為社會(huì)公眾提供利用服務(wù)是各級(jí)家綜合檔案館的根本職責(zé)。按照黨的十九屆三中全會(huì)決定，我國(guó)自上而下進(jìn)行了黨和國(guó)家機(jī)構(gòu)改革。改革后，各地檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置有了很大變化，多數(shù)地方由“局館合一”改為“局館分設(shè)”。[1]在此背景下，進(jìn)一步做好檔案利用服務(wù)工作意義重大。國(guó)家檔案局局長(zhǎng)李明華在2018年全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議上指出：要進(jìn)一步做好檔案查閱利用服務(wù)，同時(shí)在確保安全的前提下不斷加大檔案開(kāi)放力度，并通過(guò)檔案資源共建共享、互聯(lián)網(wǎng)在線服務(wù)等方式，使檔案利用服務(wù)更加方便快捷、優(yōu)質(zhì)高效。[2]筆者嘗試結(jié)合自身工作實(shí)際，談?wù)剬?duì)如何做好檔案信息資源利用服務(wù)工作的幾點(diǎn)思考。

一、檔案信息資源利用的現(xiàn)狀

檔案信息資源利用是各級(jí)國(guó)家綜合檔案館為社會(huì)各方面更好地提供服務(wù)的一個(gè)重要途徑和形式，是公民相關(guān)權(quán)利得以實(shí)現(xiàn)的必要保證，是國(guó)家政治民主化的重要標(biāo)志。當(dāng)前，我國(guó)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館的檔案信息資源利用還存在著許多不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展步伐的現(xiàn)象，諸如檔案開(kāi)放的進(jìn)度、深度和廣度與社會(huì)期望還存在較大差距，造成檔案館應(yīng)開(kāi)放的檔案信息資源未能及時(shí)為社會(huì)公眾提供利用，檔案信息資源的利用手續(xù)還不統(tǒng)一、不規(guī)范，檔案信息資源的利用途徑還相對(duì)比較單一，這些問(wèn)題所產(chǎn)生的負(fù)面輻射效應(yīng)也正嚴(yán)重地阻礙著檔案事業(yè)緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐。眾所周知，檔案開(kāi)放是檔案信息資源提供利用的總閥門，同時(shí)規(guī)范、統(tǒng)一的利用制度也是社會(huì)各界更好地利用檔案信息資源的根本保障，拓展的利用途徑也深深影響著社會(huì)公眾對(duì)檔案信息資源的獲取，因此如何更好地做好檔案信息資源利用工作是各級(jí)國(guó)家綜合檔案館需要深刻思考的問(wèn)題。

二、檔案信息資源利用工作存在的主要問(wèn)題

（一）可供公眾利用的檔案信息資源有限

當(dāng)前，部分檔案館檔案信息資源未能有力地給社會(huì)公眾提供利用，其根本原因是檔案開(kāi)放工作不及時(shí)?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定檔案館滿30年的檔案應(yīng)及時(shí)向社會(huì)開(kāi)放。檔案開(kāi)放是檔案信息資源利用的前提，是館藏檔案信息資源從封閉到為社會(huì)利用的總閥門，檔案開(kāi)放工作的進(jìn)展直接決定了檔案信息資源共享的數(shù)量和質(zhì)量。筆者認(rèn)為，部分檔案館檔案開(kāi)放不及時(shí)的一個(gè)重要原因是上級(jí)檔案行政管理部門對(duì)下級(jí)檔案館的檔案開(kāi)放工作監(jiān)督指導(dǎo)不力，不能嚴(yán)格要求檔案館依法及時(shí)開(kāi)展檔案開(kāi)放工作。筆者調(diào)研了北京、天津、上海、河北、江西、江蘇、山東、吉林、福建、黑龍江、浙江、山西、內(nèi)蒙古、安徽、湖北、廣東、湖南、遼寧、寧夏、陜西、新疆等21個(gè)省級(jí)檔案行政管理部門對(duì)下級(jí)檔案館檔案開(kāi)放工作監(jiān)督指導(dǎo)和對(duì)下級(jí)檔案館擬延期開(kāi)放檔案的行政審批情況，僅北京、天津、上海等8個(gè)省級(jí)檔案行政管理部門對(duì)下級(jí)檔案館檔案開(kāi)放工作進(jìn)行了監(jiān)督指導(dǎo)，占比38%；僅北京等5個(gè)省級(jí)檔案行政管理部門對(duì)下級(jí)檔案館擬延期開(kāi)放檔案進(jìn)行了行政審批，占比23.8%。從上述數(shù)據(jù)可以看出，我國(guó)大部分省級(jí)檔案行政部門都沒(méi)有很好地開(kāi)展對(duì)下級(jí)檔案館檔案開(kāi)放工作的監(jiān)督指導(dǎo)和對(duì)下級(jí)檔案館擬延期開(kāi)放檔案的行政審批工作。絕大部分檔案館的檔案開(kāi)放工作處于自我摸索、自我管理狀態(tài)，出現(xiàn)開(kāi)放工作不及時(shí)、不規(guī)范的現(xiàn)象，造成檔案館應(yīng)及時(shí)提供利用的檔案信息資源依然處于封閉狀態(tài)，不能最大量地給社會(huì)公眾提供利用。

（二）檔案利用制度不統(tǒng)一、不規(guī)范，影響檔案信息資源利用質(zhì)量

各級(jí)國(guó)家綜合檔案館的檔案利用制度是各館依法向社會(huì)各界提供利用服務(wù)的依據(jù)性文件，每一條款的制定直接關(guān)系到對(duì)社會(huì)各界提供檔案利用服務(wù)的質(zhì)量、標(biāo)準(zhǔn)和效果。筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，某些檔案館檔案利用制度存在諸多問(wèn)題，比如：檔案行政管理部門沒(méi)有制發(fā)同級(jí)檔案館的檔案利用制度；檔案利用制度修訂不及時(shí)；檔案利用制度沒(méi)有公示；檔案利用制度條款不規(guī)范，法律依據(jù)性不強(qiáng)，尤其是涉及群眾自身利益控制使用的檔案利用手續(xù)缺乏必要的法律依據(jù)。這些問(wèn)題的存在，嚴(yán)重影響檔案信息資源利用的質(zhì)量。

（三）檔案利用途徑單一，影響檔案信息資源利用效果

檔案館已開(kāi)放的檔案如不能夠及時(shí)地被社會(huì)公眾所知曉，將直接影響檔案的利用率。近年來(lái)，各級(jí)國(guó)家綜合檔案館在檔案利用服務(wù)工作方面的確下了不少功夫，不斷創(chuàng)新利用服務(wù)手段和服務(wù)形式來(lái)增加檔案利用服務(wù)效果，如舉辦檔案專題展覽、匯編各種檔案史料、在檔案網(wǎng)站上公布開(kāi)放檔案等，但是這些提供利用的方式方法與社會(huì)各界的需求還是有很大的差距，社會(huì)公眾利用檔案最主要的途徑還是到檔案館的利用部門進(jìn)行查詢，檔案信息資源利用的途徑相對(duì)單一，客觀上影響了檔案信息資源利用的效果。

三、做好檔案信息資源利用的建議

（一）加大監(jiān)督指導(dǎo)力度，確保檔案信息資源能夠及時(shí)提供利用

上級(jí)檔案行政管理部門應(yīng)切實(shí)履行監(jiān)督指導(dǎo)職能，通過(guò)日常指導(dǎo)、檔案執(zhí)法檢查等多種形式嚴(yán)格監(jiān)督指導(dǎo)下級(jí)檔案館做好檔案開(kāi)放工作，同時(shí)認(rèn)真做好下級(jí)檔案館擬延期開(kāi)放檔案行政審批，確保檔案館能夠依法做好開(kāi)放工作，促使館藏檔案信息資源能夠及時(shí)提供利用。例如，筆者所在的檔案局不斷加強(qiáng)所轄各區(qū)檔案館檔案開(kāi)放工作的監(jiān)督指導(dǎo)，嚴(yán)格規(guī)范各館擬延期開(kāi)放檔案的審批，從2014年起要求各館報(bào)送延期開(kāi)放檔案目錄由案卷級(jí)改為文件級(jí)，為落實(shí)新要求，堅(jiān)持對(duì)各館進(jìn)行一對(duì)一工作指導(dǎo)，對(duì)于文件題名不符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的，一律要求修改重報(bào)；對(duì)延期開(kāi)放原因標(biāo)注不清的，依據(jù)國(guó)家和市檔案局相關(guān)要求進(jìn)行具體指導(dǎo)，確保館藏到期檔案依法應(yīng)開(kāi)盡開(kāi)且開(kāi)放檔案標(biāo)準(zhǔn)得以嚴(yán)格執(zhí)行，大大提高了檔案開(kāi)放工作的力度和質(zhì)量，為館藏到期檔案能夠及時(shí)最大量為社會(huì)公眾利用提供有力保障。

（二）完善檔案利用制度

檔案利用制度的規(guī)范和統(tǒng)一，也是直接影響檔案信息資源利用的關(guān)鍵所在。筆者認(rèn)為各級(jí)檔案行政管理部門應(yīng)認(rèn)真研究制定同級(jí)檔案館的檔案利用制度，尤其是未開(kāi)放專門檔案（如婚姻、招工、知青等檔案）的利用手續(xù)應(yīng)該成為制度的重點(diǎn)內(nèi)容，因?yàn)檫@部分檔案與社會(huì)公眾的生活息息相關(guān)，其內(nèi)容制定得是否合法、科學(xué)和合理，直接關(guān)系到社會(huì)公眾的知情權(quán)利是否能真正得到保障。此外，制度和標(biāo)準(zhǔn)的制定，一定要經(jīng)過(guò)充分調(diào)研，結(jié)合實(shí)際，依法合理，并以行政性文件及時(shí)通過(guò)網(wǎng)站、新媒體等途徑向社會(huì)公布。在此筆者介紹一下所在檔案局的做法。北京市檔案局針對(duì)本市各區(qū)檔案館同類檔案的利用手續(xù)不統(tǒng)一問(wèn)題，于2017年研究制發(fā)了《北京市區(qū)檔案館檔案利用工作管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》），對(duì)包括婚姻、招工、知青等相關(guān)種類檔案的利用手續(xù)進(jìn)行了統(tǒng)一和規(guī)范，并要求各區(qū)檔案局據(jù)此《辦法》制定本區(qū)檔案館的利用制度，報(bào)市檔案局備案。這項(xiàng)工作的開(kāi)展為2018年北京市推進(jìn)市、區(qū)兩級(jí)民生檔案共享掃清了障礙，為民生檔案服務(wù)社會(huì)公眾跨館利用提供了很好的制度保障。

（三）創(chuàng)新檔案信息利用方式

各級(jí)國(guó)家綜合檔案館應(yīng)把開(kāi)放檔案信息的利用作為檔案工作改善民生、服務(wù)社會(huì)的最終目標(biāo)。各級(jí)檔案館如何有效地提高開(kāi)放檔案信息的利用效率，更好地為社會(huì)公眾提供服務(wù)？筆者認(rèn)為，可以通過(guò)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的模式。據(jù)中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心（CNNIC）發(fā)布的第42次全國(guó)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展統(tǒng)計(jì)報(bào)告顯示，截至2018年6月我國(guó)網(wǎng)民規(guī)模達(dá)8.02億、手機(jī)網(wǎng)民規(guī)模達(dá)7.88億。我國(guó)在線政務(wù)服務(wù)用戶規(guī)模達(dá)到4.70億，占總體網(wǎng)民的58.6%。其中，通過(guò)支付寶或微信城市服務(wù)平臺(tái)獲得政務(wù)服務(wù)的使用率為42.1%，為網(wǎng)民使用最多的在線政務(wù)服務(wù)方式；其次為政府微信公眾號(hào)，使用率為23.6%，政府網(wǎng)站、政府手機(jī)端應(yīng)用及政府微博的使用率分別為19.0%、11.6%及9.4%。[3]筆者建議，一是各館可以通過(guò)在支付寶或微信城市服務(wù)平臺(tái)建立開(kāi)放檔案查詢?nèi)肟?，?shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，方便公眾查詢，開(kāi)通檔案館微信公眾號(hào)和微博，公布查詢辦法和開(kāi)放信息，利用網(wǎng)站、手機(jī)端應(yīng)用，自主開(kāi)發(fā)開(kāi)放檔案信息查詢平臺(tái)，及時(shí)、準(zhǔn)確發(fā)布權(quán)威信息，保障社會(huì)公眾的知情權(quán)。二是各館可以加大數(shù)字檔案館建設(shè)力度，借助數(shù)字檔案館大容量的存儲(chǔ)空間和強(qiáng)大的信息發(fā)布與利用服務(wù)功能，將館藏開(kāi)放檔案的信息及時(shí)向社會(huì)公眾公布，從而更好地實(shí)現(xiàn)信息的共享與利用。三是深入打造全國(guó)開(kāi)放檔案信息資源共享平臺(tái)，借助大數(shù)據(jù)和云技術(shù)，推動(dòng)和解決開(kāi)放檔案的發(fā)布和共享利用問(wèn)題。國(guó)家檔案局局長(zhǎng)李明華2017年在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議上指出：要更加重視檔案公共服務(wù)機(jī)制建設(shè)，打造檔案信息資源共享平臺(tái)，整合民生檔案信息資源，方便人民群眾集約利用，使檔案事業(yè)發(fā)展的成果更多更公平地惠及全體人民。[4]國(guó)家檔案局建設(shè)的全國(guó)開(kāi)放檔案信息資源共享平臺(tái)向社會(huì)開(kāi)通運(yùn)行以來(lái)，40多家檔案館上傳數(shù)據(jù)102萬(wàn)條，制作發(fā)布專題170多個(gè)。深入打造全國(guó)開(kāi)放檔案信息資源共享平臺(tái)，為全國(guó)各級(jí)綜合檔案館開(kāi)放檔案信息提供加載、發(fā)布、查閱、檢索、管理功能，能夠有效降低開(kāi)放檔案信息管理成本，切實(shí)提高開(kāi)放檔案利用率，真正做到集約利用、充分利用、一網(wǎng)共享、全面共享。

檔案在社會(huì)各行各業(yè)中發(fā)揮的重要作用已經(jīng)越來(lái)越得到公認(rèn)。隨著社會(huì)不斷發(fā)展，社會(huì)公眾對(duì)檔案信息資源的利用提出越來(lái)越高的要求。各級(jí)國(guó)家綜合檔案館在全國(guó)檔案機(jī)構(gòu)改革的大背景下，應(yīng)轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，提升服務(wù)意識(shí)，不斷提升檔案信息資源在不同層次、不同規(guī)模上的開(kāi)發(fā)力度和對(duì)于不同利用人群的服務(wù)廣度，將服務(wù)領(lǐng)域由單純地提供檔案查閱擴(kuò)展到提供綜合性的、一站式的民生服務(wù)上來(lái)，使開(kāi)放的檔案資源為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展做出更大更多的貢獻(xiàn)，從而增強(qiáng)社會(huì)各界對(duì)檔案事業(yè)的認(rèn)可度和支持度，進(jìn)一步促進(jìn)檔案事業(yè)的繁榮和發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1][2]李明華.在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議上的工作報(bào)告[EB/OL].http：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/201904/ 2d342fff80f845709782fd023b925536.shtml#！/xh.

[3]中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心.第42次中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計(jì)報(bào)告[EB/OL].http：//www.cac.gov.cn/2018-08/20/c_1123296882.htm.

[4]李明華.在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議上的工作報(bào)告[EB/OL].http：//www.sxmu.edu.cn/dag/info/1984/4504.htm.

作者單位：1.北京市檔案局2.昌平區(qū)檔案館