電子辦公系統(tǒng)的文件歸檔問題與建議

焦丹瓊

【摘要】在電子信息時(shí)代背景下，充分應(yīng)用電子技術(shù)做好電子辦公系統(tǒng)的文件歸檔，能夠提高辦公效率和管理水平，推進(jìn)單位發(fā)展。本文分析了電子辦公系統(tǒng)的文件歸檔問題，提出電子辦公系統(tǒng)文件歸檔的建議。

【關(guān)鍵詞】問題;建議;電子文件歸檔;電子辦公系統(tǒng)

近年來，隨著社會(huì)的進(jìn)步與科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，電子辦公系統(tǒng)被廣泛應(yīng)用到我國(guó)政府機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位以及社會(huì)組織等，逐漸取代了書寫行文，降低了辦公成本，提升了辦公效率。電子辦公系統(tǒng)中的電子文件歸檔是一個(gè)重要的環(huán)節(jié)，工作人員只有重視并做好電子文件歸檔工作，才能保障電子文件的真實(shí)性與有效性，促進(jìn)電子檔案價(jià)值的充分發(fā)揮。

一、電子辦公系統(tǒng)的文件歸檔問題分析

（一）歸檔電子文件有效性與真實(shí)性難以保證。在過去的文件歸檔工作中，由于工作人員普遍使用的是紙質(zhì)文件，導(dǎo)致工作人員在電子文件與紙質(zhì)文件一起使用的體制下，通常會(huì)使用自己習(xí)慣的紙質(zhì)文件，往往忽視電子文件的使用。長(zhǎng)期以往，容易造成一些電子文件不及時(shí)歸檔，一直滯留在單位公文系統(tǒng)中，導(dǎo)致電子文件的形式和內(nèi)容與紙質(zhì)文件不一致，給歸檔鑒定工作造成了一定困難，難以保證電子文件的有效性與真實(shí)性。

（二）電子辦公系統(tǒng)建設(shè)不統(tǒng)一。目前我國(guó)沒還有統(tǒng)一使用的電子辦公系統(tǒng)，單位在實(shí)際工作中普遍存在公文管理系統(tǒng)與電子辦公系統(tǒng)脫節(jié)問題，電子辦公系統(tǒng)電子文件歸檔自動(dòng)化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化水平較低。單位的電子文件組卷、分類以及鑒定等難點(diǎn)工作仍舊沿用人工解決的方式。很多單位電子辦公系統(tǒng)中的文件程序設(shè)計(jì)和工作流程都是簡(jiǎn)單模仿手工操作，沒有充分發(fā)揮出電子辦公系統(tǒng)優(yōu)化文件歸檔工作流程、簡(jiǎn)化工作內(nèi)容的作用。

（三）工作人員專業(yè)水平有待提升。大部分工作人員對(duì)電子文件歸檔的認(rèn)識(shí)不夠全面，沒有正確認(rèn)識(shí)到做好電子文檔工作的重要性和必要性。同時(shí)受計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)缺乏、信息技術(shù)水平有限的影響，在開展電子文件歸檔工作過程中，無法熟練應(yīng)用相關(guān)知識(shí)和技術(shù)解決問題，阻礙了電子文件歸檔工作的順利進(jìn)行。

二、電子辦公系統(tǒng)文件歸檔的建議

（一）保證電子文件歸檔的完整與真實(shí)有效。工作人員在歸檔電子文件過程中，必須要保證電子文件齊全完成，確保電子文件的有效性與真實(shí)性，從而有效保障歸檔后的電子件所具備的價(jià)值不會(huì)減少。在這一問題上可以從以下幾方面入手優(yōu)化工作流程：第一，及時(shí)接收、登記辦公系統(tǒng)中的電子文件，并且嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定完成電子文件的簽署審批。第二，積極承辦電子文件，杜絕電子文件滯留在辦公系統(tǒng)中無法歸檔的現(xiàn)象。第三，加強(qiáng)對(duì)電子文件的收集力度，促進(jìn)單位電子文件的積累。第四，整合歸檔的電子文件，將文件按照規(guī)定編目和保存。第五，重視對(duì)歸檔后電子文件的鑒定工作，明確電子文件自身的檔案屬性。第六，及時(shí)檢測(cè)已經(jīng)歸檔的電子文件，結(jié)合單位檔案編制規(guī)定編制電子檔案的歸檔說明。第七，做好歸檔電子檔案的備份工作。第八，明確歸檔后電子檔案的載體標(biāo)識(shí)。

（二）完善電子辦公系統(tǒng)。單位要明確目前使用的電子辦公系統(tǒng)中存在的問題，為了提高電子文件歸檔的效率和質(zhì)量，積極完善電子辦公系統(tǒng)。樹立起文檔一體化的文件管理理念，優(yōu)化辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，從根本上解決電子文件管理與文件管理脫節(jié)的問題。在管理電子文件過程中，結(jié)合單位實(shí)際情況，在電子辦公系統(tǒng)中搭建一條電子文件可以直接轉(zhuǎn)化成電子檔案的“高速通道”，更新電子辦公系統(tǒng)電子文件整理、分類、價(jià)值鑒定功能，確保不會(huì)出現(xiàn)重復(fù)勞動(dòng)的現(xiàn)象，從而提高電子文件歸檔效率。同時(shí)單位要更新電子文件管理觀念，完善電子文件歸檔系統(tǒng)流程，科學(xué)管理電子文件歸檔工作，不斷提高電子文件歸檔質(zhì)量，進(jìn)而提升單位辦公水平。

（三）加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)。有關(guān)工作人員是開展電子文件歸檔工作的直接執(zhí)行者，其專業(yè)水平和工作理念直接關(guān)系著電子文件歸檔的效果。因此，單位要加強(qiáng)對(duì)工作人員的全方位培訓(xùn)：一方面，通過思想教育培訓(xùn)，向工作人員傳達(dá)先進(jìn)的電子文件管理工作理念和電子文件歸檔相關(guān)規(guī)章、要求，讓工作人員能夠在科學(xué)理念下正確認(rèn)識(shí)電子文件歸檔工作，從而更加積極推進(jìn)電子文件的歸檔和應(yīng)用。另一方面，通過專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和信息技術(shù)培訓(xùn)，豐富工作人員電子電子文件管理專業(yè)知識(shí)，讓工作人員掌握利用信息技術(shù)歸檔、運(yùn)用、管理電子文件，提升工作人員業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)，從而提高工作質(zhì)量和效果。

三、結(jié)束語

綜上所述，目前我國(guó)電子辦公系統(tǒng)的文件歸檔工作中還存在一些問題，阻礙了電子文件歸檔工作的推進(jìn)，影響了電子檔案的真實(shí)有效性，沒有充分保障電子文件的檔案價(jià)值，不利于單位的發(fā)展。在新時(shí)代背景下，單位要更新電子文件歸檔工作的理念，充分應(yīng)用先進(jìn)信息技術(shù)，積極完善、優(yōu)化電子文件的歸檔工作，保證電子檔案的完整與真實(shí)有效，提升辦公質(zhì)量和效率，推進(jìn)我國(guó)電子文件管理的發(fā)展。

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