強(qiáng)化城市園林綠化工程檔案管理工作的對(duì)策

黃昊 梁艷

【摘要】隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，城市化建設(shè)進(jìn)程日益推進(jìn)，對(duì)于園林綠化工程的需求量不斷增加，園林綠化工程檔案在城市化建設(shè)中的重要性日益突顯，為工程項(xiàng)目的實(shí)施提供了重要依據(jù)，從而推進(jìn)城市健康、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。本文分析了園林綠化工程檔案的重要作用，探討了強(qiáng)化城市園林綠化工程檔案管理工作的對(duì)策，希望為有關(guān)人士帶來(lái)一定的參考與借鑒。

【關(guān)鍵詞】城市園林;綠化工程;檔案管理;工作;對(duì)策

園林綠化建設(shè)過(guò)程中會(huì)形成照片、文字以及圖紙等多種載體的文件材料，這些具有保存價(jià)值的文件材料屬于園林綠化工程檔案。無(wú)論在園林綠化工程的竣工核定階段，還是竣工驗(yàn)收階段，園林綠化工程檔案都發(fā)揮著重要作用，為工程管理、擴(kuò)建、維護(hù)等提供重要參考依據(jù)。因此，做好園林綠化工程檔案的管理工作，切實(shí)保證園林綠化工程的質(zhì)量，有利于推進(jìn)城市健康快速可持續(xù)發(fā)展。近些年，園林綠化工程檔案管理工作雖進(jìn)步顯著，但依舊存在許多方面的問(wèn)題，這要求相關(guān)工作人員及時(shí)采取解決措施。

一、園林綠化檔案的重要作用分析

（一）檔案的社會(huì)效益。隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)的加劇，園林單位要不斷地進(jìn)行創(chuàng)新，從而立足于激烈的競(jìng)爭(zhēng)大潮中。收集與研究各類(lèi)數(shù)據(jù)資料是園林單位進(jìn)行改革與創(chuàng)新的前提，做好數(shù)據(jù)搜集工作既為園林單位提供改革與創(chuàng)新的材料支撐，又有利于推動(dòng)社會(huì)的技術(shù)進(jìn)步。

（二）檔案的經(jīng)濟(jì)效益。開(kāi)展高效的檔案管理工作，可以真實(shí)地反映出園林單位中一系列生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，包括經(jīng)營(yíng)決策、勞動(dòng)競(jìng)賽、項(xiàng)目建設(shè)以及勞動(dòng)用工分配等。為此，作為檔案工作人員要整理、收集以及分析本單位的檔案信息，并將這些信息應(yīng)用于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中。這樣既推進(jìn)建設(shè)項(xiàng)目中各個(gè)指標(biāo)的完成，又可以提升園林單位的經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，從而實(shí)現(xiàn)園林單位經(jīng)濟(jì)效益最大化的目標(biāo)。

二、園林綠化工程檔案存在的問(wèn)題

（一）檔案資料信息化程度較低。目前很多單位對(duì)檔案信息化缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，檔案管理工作僅僅停留于收集、保管與整理等層面，導(dǎo)致無(wú)法推進(jìn)檔案資料的信息化。當(dāng)前，從園林工程來(lái)看，并未對(duì)施工前期的建筑舊貌、施工過(guò)程、開(kāi)工儀式以及隱蔽工程等聲像資料進(jìn)行整理建檔，未建立起規(guī)范的數(shù)據(jù)庫(kù)，查找過(guò)程相對(duì)繁瑣、錄入任務(wù)重。

（二）檔案資料缺乏準(zhǔn)確性。園林綠化工程檔案要真實(shí)準(zhǔn)確地進(jìn)行記錄，為日后的研究與運(yùn)用提供必要的憑據(jù)與參考。對(duì)于檔案資料要采用科學(xué)化與系統(tǒng)化的方式，然而，園林綠化工程檔案中各自為政的問(wèn)題時(shí)有發(fā)生，檔案工作人員不能全面地管理檔案，導(dǎo)致無(wú)法保證園林綠化工程檔案的安全性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性。

（三）檔案資料利用率不高?，F(xiàn)階段，園林綠化工程檔案的利用率較低，具體表現(xiàn)為綠化管理科學(xué)研究中未發(fā)揮出園林綠化工程檔案的價(jià)值，除此之外，在查找相關(guān)的技術(shù)資料過(guò)程中主要是通過(guò)詢(xún)問(wèn)當(dāng)時(shí)的參建人員，依賴(lài)于個(gè)人的回憶，忽視對(duì)綠化工程檔案的使用，與此同時(shí)，一直以來(lái)對(duì)于園林綠化工程檔案采用封閉或者半封閉的管理方式，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)其充分利用，過(guò)度重視檔案的保護(hù)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案的對(duì)外開(kāi)放。

三、強(qiáng)化城市園林綠化工程檔案管理工作的對(duì)策

（一）檔案的全面收集。第一，及時(shí)地收集各個(gè)施工環(huán)節(jié)的作業(yè)信息，并采取科學(xué)的方式篩選與整理材料，而后由檔案部門(mén)全面審查，確定材料無(wú)誤后方可辦理相關(guān)手續(xù)，從而滿(mǎn)足實(shí)際應(yīng)用的需求。第二，根據(jù)工程生產(chǎn)部門(mén)考核需要，收集相關(guān)資料內(nèi)容，確保各類(lèi)工作的落實(shí)。此外，針對(duì)各個(gè)園林項(xiàng)目的差異性，安排不同的檔案管理人員分類(lèi)管理，全面落實(shí)收集與整理信息資料的工作，并完整地制定工程方案。為保證質(zhì)量，檔案管理人員要堅(jiān)定正確的立場(chǎng)，對(duì)各類(lèi)檔案及時(shí)進(jìn)行審核、處理、檢查與調(diào)整等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決檔案管理中的問(wèn)題，從而滿(mǎn)足新時(shí)期檔案管理工作的要求。

（二）檔案的規(guī)范化管理。園林工程的信息資料通常較為零散，為此，對(duì)于這些最為原始的資料，要求管理人員進(jìn)行更為系統(tǒng)化的整理。具體而言，可從以下三個(gè)方面進(jìn)行：第一，檔案歸檔之前要對(duì)文件資料進(jìn)行編排處理。第二，在檔案歸檔之后，要采用科學(xué)方式對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、排列與編號(hào)處理。第三，鑒別檔案，通過(guò)鑒定檔案資料以明確檔案價(jià)值，及時(shí)保存檔案資料，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資料的優(yōu)化整合。

（三）注重檔案的開(kāi)發(fā)利用。檔案管理的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的充分利用。園林綠化工程檔案的目標(biāo)主要有兩點(diǎn)：一是做好施工信息的記錄，為園林綠化工程提供重要的參考與經(jīng)驗(yàn)。二是滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)優(yōu)質(zhì)服務(wù)的需要，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源價(jià)值的充分利用。為了保證檔案管理工作的質(zhì)量與效率，務(wù)必要采用先進(jìn)的管理方式，創(chuàng)造各項(xiàng)有利條件，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的充分開(kāi)發(fā)。

（四）加大對(duì)檔案的監(jiān)管力度。園林綠化主管部門(mén)要協(xié)同城建檔案負(fù)責(zé)部門(mén)共同加大對(duì)園林綠化工程檔案的監(jiān)管。在預(yù)驗(yàn)收?qǐng)@林綠化工程之前，建設(shè)單位要先向有關(guān)部門(mén)提出申請(qǐng)，便于及時(shí)地對(duì)檔案進(jìn)行核查與鑒定。只有獲得園林綠化主管部門(mén)與城建檔案負(fù)責(zé)部門(mén)所核發(fā)的工程檔案預(yù)驗(yàn)收認(rèn)可文件，方可實(shí)施對(duì)園林工程的驗(yàn)收。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，園林單位要提高對(duì)園林綠化工程檔案管理的重視，實(shí)時(shí)做好工程資料的收集工作，并及時(shí)歸檔，積極引進(jìn)信息化技術(shù)，保持與有關(guān)部門(mén)密切溝通與交流，全面提升檔案管理工作水平，從而發(fā)揮園林綠化工程檔案的重要價(jià)值。

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