淺析如何提升國土資源行業(yè)檔案管理效率

甘文彬

【摘要】國土資源行業(yè)檔案管理，主要是在土地規(guī)劃、開發(fā)和利用過程中，通過地籍管理、土地測繪形成的文字、圖片等資料的有效性管理。提升國土資源行業(yè)檔案管理效率和檔案利用價(jià)值，可以確保國土資源安全，并且為國土資源管理工作開展提供經(jīng)驗(yàn)參考。本文首先指出了現(xiàn)階段國土部門檔案管理工作中存在的一些問題，隨后結(jié)合個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)，就如何進(jìn)一步提升國土資源檔案管理效率展開了簡要分析。

【關(guān)鍵詞】國土資源;檔案管理;效率;信息化

一、 制約國土資源行業(yè)檔案管理效率的因素分析

（一）檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施陳舊落后。國土資源部門檔案種類和數(shù)量較多，管理壓力較大。由于對檔案管理工作重視不足，導(dǎo)致檔案管理相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施長期得不到更新和維護(hù)，也會在一定程度上制約檔案管理工作的高效化開展。例如，檔案室面積狹小，且通風(fēng)條件、光照條件不好，許多紙質(zhì)檔案因?yàn)榭諝獬睗穸霈F(xiàn)發(fā)霉問題，使用價(jià)值受到嚴(yán)重影響。此外，檔案管理部門沒有及時(shí)引進(jìn)配套的信息管理系統(tǒng)，還是沿用人工管理模式，一方面會影響工作效率，另一方面也不利于深層次挖掘國土資源檔案的利用價(jià)值。

（二）檔案管理的制度規(guī)范不夠完善。國土資源檔案管理的重要性和復(fù)雜性，決定了必須要依托一套完善的檔案管理工作制度，以確保管理工作能夠規(guī)范化、高效化開展。目前普遍存在的問題是部分檔案管理人員對檔案的重要性、檔案材料整理、歸檔、收集等內(nèi)容不夠了解，在工作中不注意對資料加以收集和保管，致使檔案資料出現(xiàn)不齊全的情況，從而對檔案管理水平的提升，以及檔案系統(tǒng)性、規(guī)范性和完整性的保證造成了嚴(yán)重的影響。

（三）檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊。在國土資源檔案管理工作中，檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，在很大程度上決定了管理效率和利用價(jià)值。導(dǎo)致檔案管理隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)參差不齊的原因是多方面的：首先，國土部門對檔案管理缺乏重視，在人員的任用和配置上，也存在較大的隨意性。很多檔案管理人員都是從其他崗位上調(diào)任的，并沒有接受專業(yè)的學(xué)習(xí)，在檔案管理中容易頻繁出錯(cuò)。其次，在職的檔案管理人員，很少有機(jī)會繼續(xù)接受培訓(xùn)，加上薪資待遇、個(gè)人發(fā)展等方面的限制，造成優(yōu)秀檔案管理人員的流失。由于檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)下降，檔案管理效率也相應(yīng)受到了限制。

二、提升國土資源行業(yè)檔案管理效率的具體對策

（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，推動檔案管理信息化。完善的基礎(chǔ)設(shè)施是保障檔案管理工作高效化開展的關(guān)鍵要素之一，特別是對于一些基層的檔案管理部門，更加需要投入專項(xiàng)的資金，建立起與檔案管理相配套的基礎(chǔ)設(shè)施。例如，紙質(zhì)檔案室需要安裝必要的排風(fēng)系統(tǒng)、除濕設(shè)備、消防系統(tǒng)等，切實(shí)保障檔案資料的保存和管理安全;另外，還要盡快引進(jìn)一套信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對電子檔案的收集、管理和利用，充分發(fā)揮國土資源檔案的價(jià)值。信息化已經(jīng)成為現(xiàn)階段檔案管理的主流趨勢，國土資源的檔案管理部門，也要在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上增加投入力度，借助于信息技術(shù)提高管理效率。

（二）完善檔案管理制度，推動檔案管理規(guī)范化。以往的檔案管理工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)部分管理人員因?yàn)椴蛔袷匦袠I(yè)標(biāo)準(zhǔn)，或是粗心大意，導(dǎo)致國土資源檔案丟失、損壞的問題。不僅嚴(yán)重影響了檔案管理工作效率，也會造成巨大的檔案資源損失。通過建立一套完善的檔案管理制度，能夠起到一種規(guī)范和指導(dǎo)的作用。在檔案管理部門，要定期組織職工學(xué)習(xí)制度規(guī)范，避免在今后的工作中出現(xiàn)失誤，這也間接提高了工作效率。對于檔案部門的管理者來說，也要樹立動態(tài)發(fā)展的觀念，對現(xiàn)行的檔案管理制度，不斷進(jìn)行補(bǔ)充和完善，這樣才能始終發(fā)揮制度優(yōu)勢，在保證檔案管理規(guī)范化的基礎(chǔ)上，推動工作效率與質(zhì)量的同步提升。

（三）重視檔案管理人員培訓(xùn)，推動檔案管理高效化。近年來，國土部門的檔案資料呈現(xiàn)出復(fù)雜化、海量化的發(fā)展趨勢，其中既包括紙質(zhì)檔案，也包括電子檔案，既有圖片、表格，也有視頻資料。要想高標(biāo)準(zhǔn)、高效率地完成這些國土資源檔案的收集、分類、保存和利用工作，一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍是必不可少的。針對現(xiàn)階段基層國土資源管理部門高素質(zhì)檔案管理人員匱乏的現(xiàn)狀，應(yīng)重點(diǎn)從以下幾方面加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)：首先，要同時(shí)提高福利待遇和招聘門檻，引進(jìn)一批學(xué)歷高、工作經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人才，為檔案管理隊(duì)伍注入新鮮血液。對于應(yīng)聘人員，除了要考察其學(xué)歷外，還要注意是否有工作經(jīng)驗(yàn)，以保證入職后盡快適應(yīng)檔案管理工作要求。其次，對于在職的檔案管理人員，要結(jié)合具體的崗位、職務(wù)，為其提供差異化的培訓(xùn)機(jī)會。例如，檔案管理部門在引進(jìn)信息管理系統(tǒng)后，要安排具有一定信息基礎(chǔ)的員工，繼續(xù)接受培訓(xùn)教育，從而勝任檔案的信息化管理要求。最后，還要實(shí)施一套公平、客觀的激勵(lì)機(jī)制，調(diào)動檔案管理人員工作積極性，這樣也有利于實(shí)現(xiàn)管理效率的提升。

三、結(jié)語

國土資源行業(yè)的特殊性，決定了必須要重視檔案資料的利用價(jià)值，并做好檔案的收集、保管和分析利用，為當(dāng)前國土資源管理工作的開展提供一定的參考。檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)人員，要客觀看待當(dāng)前工作中存在的問題，找出制約管理效率的因素，這樣才能有的放矢，作出針對性調(diào)整。通過加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)、完善制度規(guī)范，實(shí)現(xiàn)新形勢下檔案管理效率和質(zhì)量的提升。

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