淺談企事業(yè)單位數(shù)字檔案室建設(shè)的要求與內(nèi)容

代小娟

【摘要】企事業(yè)單位數(shù)字檔案室建設(shè)有利于檔案信息管理的規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化，對(duì)我國的檔案信息管理具有重大的推動(dòng)作用。

【關(guān)鍵詞】企事業(yè)單位;數(shù)字檔案室;建設(shè)要求;建設(shè)內(nèi)容

一、數(shù)字檔案室的含義

是一個(gè)集采集、加工、儲(chǔ)存、管理為一體的電子化信息倉庫，用戶可以充分利用方便快捷的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行信息的獲取，而且，訪問時(shí)空和信息儲(chǔ)存的方式都不受限制。它能夠?qū)⒏鞣N信息的數(shù)字化形式、儲(chǔ)存管理方式以及查詢公布時(shí)空界限整合在一起，實(shí)現(xiàn)檔案工作的科學(xué)、有序管理，并實(shí)現(xiàn)檔案信息社會(huì)共享。數(shù)字檔案室是在適應(yīng)信息化發(fā)展需要的前提下，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對(duì)電子文件和數(shù)字檔案進(jìn)行科學(xué)管理和有效控制的檔案館。

二、數(shù)字檔案室的總體建設(shè)內(nèi)容

（一）網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)。主要依托于企事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，方便企事業(yè)單位與其他網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的信息交互。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)、主機(jī)、存儲(chǔ)等基礎(chǔ)設(shè)施以及相應(yīng)的應(yīng)用軟件系統(tǒng)搭建，科學(xué)利用海量數(shù)據(jù)庫非結(jié)構(gòu)化儲(chǔ)存技術(shù)以及智能檢索等完善數(shù)字檔案建設(shè)的技術(shù)手段，保障整個(gè)數(shù)字檔案管理和控制系統(tǒng)的設(shè)計(jì)先進(jìn)、運(yùn)行可靠和操作規(guī)范。

（三）綜合管理檔案信息平臺(tái)建設(shè)。綜合管理檔案信息平臺(tái)包括業(yè)務(wù)指導(dǎo)平臺(tái)、現(xiàn)行文件查閱服務(wù)中心、數(shù)字檔案室、檔案信息接收管理中心、檔案資源采集系統(tǒng)、公開信息發(fā)布中心、管理利用系統(tǒng)、檔案登記備份平臺(tái)等，將這些信息平臺(tái)綜合起來，發(fā)揮各平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，整合管理控制，將檔案信息管理實(shí)現(xiàn)最大化的管理控制效果。

（四）企事業(yè)單位公開檔案信息查詢點(diǎn)。是企業(yè)的檔案信息查詢公開機(jī)制，是解決各個(gè)企事業(yè)單位檔案信息分散管理儲(chǔ)存而導(dǎo)致信息孤島，不能被有效利用現(xiàn)象的有效方法和手段，且作為利民的中心，能夠?yàn)楣?、法人以及其他相?yīng)的組織提供便捷的查詢服務(wù)。企事業(yè)單位公開檔案信息查詢點(diǎn)包括：企事業(yè)單位檔案信息公開指南、檔案信息的編制、管理、審批、發(fā)布、更新等服務(wù)功能的全面實(shí)現(xiàn)。

（五）數(shù)字檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)建設(shè)。是企事業(yè)單位建立統(tǒng)一的數(shù)字檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)，給管理工作人員提供一個(gè)自動(dòng)化辦公平臺(tái)，從而有效提高檔案信息管理工作的效率和服務(wù)能力。

（六）企事業(yè)單位數(shù)字檔案室系統(tǒng)化、循序漸進(jìn)加工。企事業(yè)單位數(shù)字檔案室建設(shè)循序漸進(jìn)完成，并且加工建設(shè)的過程中，發(fā)現(xiàn)其中的不足或漏洞，對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)化的修補(bǔ)加工，使得數(shù)字檔案室的建設(shè)科學(xué)順利進(jìn)行。

三、數(shù)字檔案室的總體建設(shè)要求

（一）企事業(yè)單位數(shù)字檔案室建設(shè)的設(shè)計(jì)原則。企事業(yè)單位數(shù)字檔案室建設(shè)的設(shè)計(jì)原則主要體現(xiàn)在：1.必須適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，且要高度協(xié)調(diào)當(dāng)?shù)貦n案信息化的建設(shè)發(fā)展。2.以全國檔案信息化建設(shè)為基本出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，在全國范圍內(nèi)統(tǒng)一制定、規(guī)劃、標(biāo)準(zhǔn)企事業(yè)單位數(shù)字檔案室的建設(shè)方案以及建設(shè)措施，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會(huì)共享。3.必須選用先進(jìn)的、科學(xué)的、系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，為企事業(yè)單位數(shù)字檔案室建設(shè)搭建一個(gè)可靠性強(qiáng)、延伸性和兼容性都巨大的管理控制平臺(tái)。4.明確建設(shè)目標(biāo)，循序漸進(jìn)實(shí)施，協(xié)調(diào)好目標(biāo)與現(xiàn)實(shí)、能力和需要的既矛盾又共處的關(guān)系，保證順利實(shí)施。5.高效利用現(xiàn)有的建設(shè)資源，做到開源節(jié)流，節(jié)省投資，保障數(shù)字檔案室建設(shè)的資源、資金供給。6.嚴(yán)格做好企事業(yè)單位數(shù)字檔案室建設(shè)安全保密工作。

（二）企事業(yè)單位數(shù)字檔案室建設(shè)的規(guī)劃設(shè)計(jì)與一般定位。企事業(yè)單位數(shù)字檔案室建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性很強(qiáng)的工作，其中有很多制約因素，主要涉及經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、人才、環(huán)境、制度、管理?xiàng)l件、人文建設(shè)等等。企事業(yè)單位數(shù)字檔案室在建設(shè)過程中，必須要適應(yīng)當(dāng)?shù)貦n案信息部門建設(shè)發(fā)展的需要，且必須要與其協(xié)同一致發(fā)展。在硬件配置建設(shè)上，必須根據(jù)實(shí)際的建設(shè)需要采用分期購置的方式進(jìn)行。原因在于建設(shè)設(shè)備的更新速度快，如果一次性將所有設(shè)備購置齊全，建設(shè)進(jìn)度卻趕不上設(shè)備更新速度，這樣會(huì)造成嚴(yán)重的資源、資金浪費(fèi)，不利于企事業(yè)單位數(shù)字檔案室建設(shè)的后續(xù)發(fā)展。一般的硬件配置大概有：網(wǎng)絡(luò)設(shè)備（路由器、交換機(jī)、網(wǎng)線、網(wǎng)卡等）、終端設(shè)備（微機(jī)）、存儲(chǔ)設(shè)備（光盤、磁盤陣列、存儲(chǔ)柜等）、處理設(shè)備（服務(wù)器）、數(shù)字化設(shè)備（掃描儀、數(shù)碼攝像機(jī)等）。另外，還有一些其他設(shè)備，如：打印機(jī)、刻錄機(jī)、信息采集編輯器等。

（三）企事業(yè)單位數(shù)字檔案室建設(shè)系統(tǒng)管理要求。企事業(yè)單位數(shù)字檔案室建設(shè)必須依賴于當(dāng)?shù)卣臋n案信息建設(shè)發(fā)展總需求，并且政府要真正落實(shí)到監(jiān)督、指導(dǎo)工作。在業(yè)務(wù)指導(dǎo)方面，各個(gè)企事業(yè)單位要將真實(shí)有效的檔案信息資料上報(bào)給當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)政府機(jī)關(guān)，規(guī)范自身的管理系統(tǒng)，也實(shí)時(shí)監(jiān)督其他企事業(yè)單位的數(shù)字檔案，實(shí)現(xiàn)資源共享、工作互濟(jì)。另外，檔案信息管理系統(tǒng)要及時(shí)更新和完善，跟上社會(huì)發(fā)展的步伐，滿足社會(huì)發(fā)展需求。相關(guān)企事業(yè)單位數(shù)字檔案管理工作人員在完善自身的專業(yè)技能以外，還要提升自身的職業(yè)道德素養(yǎng)，為企事業(yè)單位數(shù)字檔案室的持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。

四、結(jié)語

通過本文的分析，可以掌握制約企事業(yè)單位數(shù)字檔案室建設(shè)發(fā)展的因素、建設(shè)發(fā)展內(nèi)容以及相應(yīng)的建設(shè)發(fā)展要求，從而對(duì)建設(shè)過程中不完善的地方進(jìn)行改正和完善，推動(dòng)我國企事業(yè)單位數(shù)字檔案室建設(shè)的順利進(jìn)行。期望本文能夠產(chǎn)生一定的借鑒價(jià)值。

【參考文獻(xiàn)】

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