強(qiáng)化檔案“三化”管理 提升服務(wù)水平

楊靜

【摘要】近年來(lái)，我國(guó)各事業(yè)單位中檔案管理工作都開(kāi)始向著“三化”管理的方向發(fā)展，也即是實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化及法制化建設(shè)。本文針對(duì)單位檔案“三化”管理中的問(wèn)題進(jìn)行分析，提出強(qiáng)化檔案“三化”管理的對(duì)策，期望能夠由此促使事業(yè)單位面向社會(huì)服務(wù)水平的提升。

【關(guān)鍵詞】檔案;“三化”管理建設(shè);服務(wù)水平

我國(guó)事業(yè)單位在行使單位職能當(dāng)中，很容易由此產(chǎn)生相應(yīng)的文件、材料檔案等，此類檔案統(tǒng)一具備數(shù)量龐大且復(fù)雜的特點(diǎn)，本身具有極為重要的儲(chǔ)存價(jià)值與意義。這就必須針對(duì)此類檔案的管理加以改進(jìn)，目前檔案的“三化”管理是一項(xiàng)重要且有效的檔案管理方式。通過(guò)強(qiáng)化事業(yè)單位檔案“三化”管理，能夠促使檔案管理更為科學(xué)、規(guī)范。以下對(duì)此展開(kāi)討論：

一、當(dāng)前事業(yè)單位檔案“三化”管理存在的問(wèn)題

（一）定位不高，意識(shí)滯后。主要表現(xiàn)為某些事業(yè)單位對(duì)于內(nèi)部的檔案管理工作缺乏積極主動(dòng)性，存在敷衍行事的情況。這主要是因?yàn)閷?duì)于檔案管理定位不高所致，這種定位不高具體是指單位內(nèi)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的“三化”管理建設(shè)認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有從較高的定位來(lái)加以面對(duì)，比如從歷史角度、以人民的名義來(lái)開(kāi)展工作等。甚至有部分事業(yè)單位人員并不知道如何開(kāi)展檔案“三化”管理建設(shè)，并未充分意識(shí)到檔案“三化”管理在當(dāng)前所體現(xiàn)的價(jià)值。最終將由此導(dǎo)致單位內(nèi)檔案管理工作更多收集一些過(guò)時(shí)的檔案材料，投入了相應(yīng)的人物財(cái)力開(kāi)展工作，卻并未起到應(yīng)有的效果，最終得不償失。這種情況很容易致使單位內(nèi)工作模式趨向于形式化演變，人員工作上最終也將變得敷衍了事。

（二）人員不穩(wěn)，流動(dòng)性強(qiáng)。絕大多數(shù)事業(yè)單位檔案工作人力配備結(jié)構(gòu)不匹配，其主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1.檔案管理崗位人員不穩(wěn)定，人員流失的情況較為明顯。具體表現(xiàn)為檔案管理在崗人員更換頻繁，多數(shù)檔案管理者在崗沒(méi)多久，只學(xué)會(huì)了歸檔立卷處理的基本知識(shí)就被調(diào)離崗位。而其他繼續(xù)接任的兼任者則必須從頭開(kāi)始，因此檔案管理崗位本身不夠穩(wěn)定。2.檔案管理員素質(zhì)偏低，主要是其中部分檔案管理員本身工作熱情與積極性都明顯偏低，但因本身文化水平不足、檔案管理知識(shí)匱乏等，導(dǎo)致其檔案管理工作的質(zhì)量及專業(yè)化的程度都難以符合要求。3.工作經(jīng)歷難以兼顧，絕大多數(shù)基礎(chǔ)檔案管理人員不僅直接面對(duì)上級(jí)部門的多種不同工作業(yè)務(wù)，同時(shí)還需要抽出精力來(lái)處理其他類型的工作，其本身難以集中精力投入到檔案管理的“三化”建設(shè)當(dāng)中，因此嚴(yán)重影響到檔案工作本身的效能。4.有部分單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視，在工作人員的配比安排上，更多將檔案管理崗位變成一個(gè)“養(yǎng)老”的崗位，甚至采取濫竽充數(shù)的方式來(lái)應(yīng)對(duì)工作，最終導(dǎo)致檔案管理人才隊(duì)伍難以符合檔案管理“三化”建設(shè)要求。

（三）保障不足，配套設(shè)施不全面。單位工作模式不斷深化改革，致使內(nèi)部檔案管理也隨之產(chǎn)生一系列新的情況、問(wèn)題及要求等。比如檔案本身形成的范圍和領(lǐng)域變得越來(lái)越廣闊，檔案的數(shù)量、形式、種類及內(nèi)容等開(kāi)始不斷增多，最終致使所需歸檔分類的數(shù)量與類目不斷激增，從而給現(xiàn)有庫(kù)房及設(shè)施增加了巨大的負(fù)擔(dān)。近幾年，我國(guó)各級(jí)部門盡管不斷加大相關(guān)檔案經(jīng)費(fèi)投入，持續(xù)優(yōu)化、改善檔案管理?xiàng)l件，但整個(gè)過(guò)程當(dāng)中仍然存在諸多問(wèn)題。此類問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1.檔案管理硬件配套設(shè)施不全面，所配置的設(shè)備比較陳舊、落后，檔案管理在軟件、空調(diào)、去濕等方面設(shè)備明細(xì)不足，對(duì)單位檔案管理“三化”建設(shè)造成一定阻礙。2.檔案庫(kù)房的面積不足，甚至存儲(chǔ)檔案的同時(shí)還堆放其他不同類型雜物，甚至有的庫(kù)房已經(jīng)難以繼續(xù)增設(shè)箱柜，難以充分滿足檔案持續(xù)接收的需要。

（四）檔案利用率偏低，作用難以發(fā)揮。有部分事業(yè)單位對(duì)檔案工作注重保管而忽視利用的重要性，其具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1.信息資源內(nèi)容不足，檔案結(jié)構(gòu)單一化，尤其在運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)過(guò)程中所產(chǎn)生的各種視聽(tīng)類檔案及電子類檔案等，這些都難以實(shí)現(xiàn)良好的收集歸檔，更難以充分滿足單位工作日益增多而對(duì)電子檔案隨之增長(zhǎng)的需求。2.檔案管理手段落后，主要是檔案開(kāi)發(fā)利用的現(xiàn)代化水平偏低，由于單位工作的水平要求不斷攀升，以往所采用的檔案管理模式難以真正符合“三化”檔案管理的要求。3.檔案利用渠道單一化，缺乏主動(dòng)、超前服務(wù)意識(shí)，具體表現(xiàn)在給領(lǐng)導(dǎo)決策提供切實(shí)可行的依據(jù)、為群眾需求提供服務(wù)的情況較少，導(dǎo)致檔案信息內(nèi)容閑置。

二、強(qiáng)化檔案“三化”管理提升服務(wù)水平的對(duì)策

（一）明確檔案歸檔責(zé)任定位，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。對(duì)檔案歸檔的責(zé)任和范圍進(jìn)行明確，并促使檔案管理規(guī)范化轉(zhuǎn)化，是檔案管理“三化”建設(shè)的重要內(nèi)容和目標(biāo)，同時(shí)也是最為基礎(chǔ)的工作內(nèi)容。在實(shí)際的檔案管理工作當(dāng)中，要求在此基礎(chǔ)上制定出明確的檔案管理范圍，同時(shí)需要在此基礎(chǔ)上，結(jié)合實(shí)際情況針對(duì)檔案歸檔的責(zé)任和范圍進(jìn)行重新界定與完善。一般檔案分電子和紙質(zhì)兩種，這就要求應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格依照檔案保管的時(shí)間和期限來(lái)開(kāi)展歸檔工作。最后需要在此基礎(chǔ)上明確檔案歸檔部門對(duì)工作進(jìn)步和強(qiáng)化所作出的貢獻(xiàn)等。同時(shí)還需要在此基礎(chǔ)上做好檔案分級(jí)轉(zhuǎn)送移交工作，分級(jí)工作主要針對(duì)紙質(zhì)檔案，而電子檔案則需要對(duì)其實(shí)施移交操作，通常需要部門之間將一年前工作所產(chǎn)生的檔案進(jìn)行一次性移交，由此來(lái)逐漸形成并建立電子檔案移交工作機(jī)制。

（二）建設(shè)專業(yè)化檔案隊(duì)伍，大力提升（下轉(zhuǎn)第117頁(yè)）

（上接第101頁(yè)）人員素質(zhì)。具體要求事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)將檔案管理人員的素質(zhì)水平置于工作首要位置。因此，為了能夠在此基礎(chǔ)上，切實(shí)提升檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化的管理水平，必須精心打造建設(shè)一支政治素質(zhì)高、專業(yè)技能過(guò)硬及服務(wù)意識(shí)好的檔案管理隊(duì)伍。這就要求單位內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)積極給檔案管理人員降壓減負(fù)，以全面提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平為主要目標(biāo)，堅(jiān)持定期給檔案人員開(kāi)展相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，并且借助舉辦各種檔案業(yè)務(wù)知識(shí)大賽活動(dòng)的形式，有效激發(fā)出檔案管理人員本身工作熱情，進(jìn)而由此提升檔案人員的業(yè)務(wù)知識(shí)水平。此外，單位檔案室還應(yīng)當(dāng)實(shí)施專人專管制度，促使內(nèi)部檔案集中歸檔管理，實(shí)施專人保管、專人查閱，由專人定期對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管情況及設(shè)備設(shè)施等進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題實(shí)時(shí)溝通解決，以此來(lái)最終保障檔案信息系統(tǒng)的安全性。

（三）完善配套設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。在配套設(shè)施上，要求單位檔案室應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格依據(jù)“十防”和“八不準(zhǔn)”制度來(lái)開(kāi)展工作，具體是在檔案室配置相應(yīng)的防蟲劑、空調(diào)、去濕機(jī)、防光窗簾、溫濕度計(jì)、防盜防火裝置等。同時(shí)需要在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化，而為了切實(shí)保障檔案信息系統(tǒng)的安全性，要求在此基礎(chǔ)上設(shè)定檔案信息系統(tǒng)防火墻，控制其中密碼訪問(wèn)設(shè)置。同時(shí)需要在此基礎(chǔ)上安裝購(gòu)買相應(yīng)的保密隔離卡，并建立相應(yīng)的恢復(fù)與備份系統(tǒng)。同時(shí)需要在此基礎(chǔ)上設(shè)立電子檔案管理制度及記錄系統(tǒng)，以此來(lái)保障檔案的完整、齊全、安全性。可以預(yù)見(jiàn)，往后的檔案管理當(dāng)中，信息化將直接成為多項(xiàng)檔案工作開(kāi)展的重要平臺(tái)與技術(shù)支撐，其同時(shí)也是新時(shí)期現(xiàn)代化檔案管理工作的核心所在，借助信息技術(shù)最終實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化及信息資源的共享化轉(zhuǎn)變。

（四）強(qiáng)化檔案利用，充分發(fā)揮檔案作用。要想加強(qiáng)檔案的利用效果，具體需要從以下幾個(gè)方面展開(kāi)：1.做好檔案編研工作，由于檔案利用是檔案本身價(jià)值體現(xiàn)的全部過(guò)程，而編研工作的開(kāi)展是發(fā)掘檔案本身潛在價(jià)值的一項(xiàng)創(chuàng)造性活動(dòng)內(nèi)容。檔案的編研工作，主要是針對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行深入研究，并采取一系列加工手段，促使檔案信息得以優(yōu)質(zhì)化，最終便于檔案的系統(tǒng)運(yùn)用和廣泛傳播。2.加大宣傳力度，檔案宣傳是保障檔案信息利用率提升的重要前提，當(dāng)前可采用的宣傳方式有很多，如微信、微博等自媒體、組織各類有獎(jiǎng)競(jìng)答等提升員工對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)度等。3.充分利用信息化新技術(shù)，多數(shù)單位檔案管理已實(shí)現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)變，但信息化的程度明顯不足，具體可將信息化管理滲透到檔案管理的方方面面，比如增加電子檔案全文檢索功能，提高圖像轉(zhuǎn)化文字準(zhǔn)確率，以實(shí)現(xiàn)全文轉(zhuǎn)化為目標(biāo)，可通過(guò)掃描識(shí)別有用信息來(lái)找出用戶可能用到的檔案文件。

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