建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理信息化建設(shè)研究

鄒秀瓊

【摘要】對于建筑設(shè)計(jì)單位來說，檔案信息的管理是非常重要的，并且，設(shè)計(jì)單位的檔案往往種類繁多，并且檔案總量大，檔案管理歸根結(jié)底還是信息資源的管理?；诖?，本文對建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行了研究以及探討，希望對行業(yè)內(nèi)的工作展開起到一定幫助。

【關(guān)鍵詞】建筑設(shè)計(jì)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

隨著時代的不斷發(fā)展，我國已經(jīng)迎來了全面信息化時代，很多行業(yè)都開始積極與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)進(jìn)行合作，并且取得了較為理想的效果。對于建筑設(shè)計(jì)單位的檔案管理工作來說，傳統(tǒng)檔案管理工作展開的時候往往較為復(fù)雜，所涉及到的環(huán)節(jié)步驟相對較多，很難保證整體檔案管理工作的質(zhì)量。信息化管理技術(shù)的應(yīng)用使檔案的管理工作變得更加系統(tǒng)化，但是在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中，往往會遇到一些問題，從而使整體的檔案管理工作質(zhì)量受到了一定的影響，現(xiàn)階段，如何解決這些問題已經(jīng)成為行業(yè)工作展開的一大難題。

一、檔案信息化建設(shè)的意義

（一）對于管理人員的意義。對于傳統(tǒng)的檔案管理工作而言，在實(shí)際工作展開的過程中，往往會存在一定的問題，主要是由于檔案管理工作所涉及的環(huán)節(jié)步驟較多，工作本身也較為瑣碎，人工管理需要較多的工作人員來進(jìn)行操作，并且工作較為繁重，往往是費(fèi)時費(fèi)力，最終的工作效果不理想。當(dāng)對檔案管理進(jìn)行信息化之后，在很大程度上降低了相關(guān)工作人員的工作量，在對檔案進(jìn)行操作的時候，更多的是借助網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來完成，也在一定程度上增加了檔案管理工作的精準(zhǔn)性，從而提升了整體檔案管理工作的效率。此外，利用信息化系統(tǒng)對檔案進(jìn)行管理，在進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入時，無論是檔案錄入還是其他文件錄入，只需要錄入一次，就可以完成今后對此檔案的一系列操作，這樣一來，便在很大程度上提升了工作效率。在進(jìn)行信息化檔案管理的時候，還可以自動進(jìn)行檔案信息的統(tǒng)計(jì)，通常情況下，檔案信息庫中的信息需要定期對其進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，這樣才能夠保證設(shè)計(jì)單位的檔案使用情況會更加明確，當(dāng)這項(xiàng)工作由計(jì)算機(jī)來完成的時候，可以在很大程度上提高相關(guān)管理人員自身工作效率，并且保證了各個環(huán)節(jié)步驟操作的整體質(zhì)量。最后，這種信息化的管理方式還使得檔案信息的查閱工作變得更加可控，對于傳統(tǒng)的信息檔案管理工作來說，要想進(jìn)行檔案的查閱，往往費(fèi)時費(fèi)力，并且在查閱的過程中很容易出錯，采用計(jì)算機(jī)的方式對其進(jìn)行管理，操作起來會變得更加方便，同時還會在規(guī)定的時間當(dāng)中生成自動催還消息，方便檔案管理人員對其進(jìn)行統(tǒng)一管理。

（二）對于職能部門的意義。對于傳統(tǒng)的檔案管理工作來說，在展開工作的時候往往需要大量的時間，檔案管理工作也主要是借助人工來完成，對于一些規(guī)模較大的單位可能會采用人機(jī)結(jié)合的方式，但無論是哪一種管理模式，其整體管理效率較為低下，并且會消耗大量的時間。檔案的信息化管理工作實(shí)際展開的環(huán)節(jié)并不復(fù)雜，首先要建立單位檔案信息的網(wǎng)絡(luò)管理平臺，然后對現(xiàn)階段的檔案信息進(jìn)行整理，將其統(tǒng)一上傳到單位平臺上，今后單位在運(yùn)行的過程中所產(chǎn)生的所有檔案直接以電子形式進(jìn)行保存，既不容易丟失也不會受到損壞，同時也避免了紙質(zhì)檔案的凌亂、難以梳理。當(dāng)檔案管理實(shí)現(xiàn)全面信息化之后，對于各部門而言也有很大的好處，對于傳統(tǒng)的檔案管理工作來說，往往需要工作人員進(jìn)行檔案的錄入以及保管，當(dāng)檔案管理全面信息化之后，很多操作可以一鍵進(jìn)行，從而為部門的運(yùn)轉(zhuǎn)提供了很多的空閑時間，工作人員可以更好地進(jìn)行檔案收集以及檔案的采編工作，從而保證了檔案管理工作的整體質(zhì)量。

二、提高檔案管理信息化建設(shè)的想法

從現(xiàn)階段我國眾多建筑設(shè)計(jì)單位的檔案信息化管理工作展開的實(shí)際情況來看，檔案信息的來源還是以紙質(zhì)檔案為主，檔案的種類主要包括文書、生產(chǎn)部門產(chǎn)生的各種資料以及成果等等，同時也有一些獲獎證書以及榮譽(yù)證明，很多檔案管理部門僅僅是采用手工抄錄的方法將信息錄入系統(tǒng)，這樣做費(fèi)時費(fèi)力，在需要檔案的時候，對其進(jìn)行查找存在一定的困難。當(dāng)檔案管理工作完全信息化之后，在需要檔案的時候，進(jìn)行查閱就變得非常方便了。并且在進(jìn)行完全信息化建設(shè)之前，應(yīng)該先對紙質(zhì)檔案進(jìn)行妥善的處理，當(dāng)保證紙質(zhì)檔案錄入完畢之后，還要對其進(jìn)行分類處理，這是非常關(guān)鍵的。想要有效提升檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量，不能僅僅從員工的專業(yè)素質(zhì)角度進(jìn)行提升，還應(yīng)該使此項(xiàng)工作引起管理層人員的重視，現(xiàn)階段，我國一些建筑企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員并沒有將檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)作重點(diǎn)工作，主要是由于其在思想意識上對于此項(xiàng)工作的重要意義理解還較為模糊，對領(lǐng)導(dǎo)層思想進(jìn)行轉(zhuǎn)變是非常關(guān)鍵的。最后，要將電子檔案與紙質(zhì)檔案結(jié)合管理，在今后檔案管理的過程中，要將所有檔案以電子檔的形式進(jìn)行儲存，從而保證信息化體系不斷完善。

三、結(jié)束語

總而言之，檔案的信息化管理工作對于建筑設(shè)計(jì)單位來說是非常重要的，涉及到很多機(jī)密文件的保存情況，如果文件出現(xiàn)丟失或者是損壞的情況，會對設(shè)計(jì)單位造成嚴(yán)重的影響。隨著時代的不斷發(fā)展，檔案管理的信息化已經(jīng)成為了大勢所趨，單位方面應(yīng)該提高對檔案管理工作的重視，并且不斷對管理方式進(jìn)行優(yōu)化。

【參考文獻(xiàn)】

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