學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及對(duì)策

馬靜

【摘要】針對(duì)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，本文首先針對(duì)學(xué)校檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，其次提出了相應(yīng)的解決措施，希望能夠促進(jìn)學(xué)校檔案管理信息化的建設(shè)，提高檔案管理的工作效率，一定程度上減輕檔案管理工作人員的壓力，為促進(jìn)學(xué)校的科學(xué)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】檔案;信息化建設(shè);問(wèn)題;對(duì)策

檔案管理在學(xué)校發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著極其重要的地位，學(xué)校檔案的管理工作同全體師生的檔案具有十分重要的關(guān)聯(lián)。檔案管理信息化是學(xué)校檔案工作最主要的建設(shè)方向。因此，為了能夠促進(jìn)學(xué)校的快速發(fā)展，需要重視學(xué)校的檔案管理工作。近幾年來(lái)，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，各行各業(yè)的發(fā)展方向逐漸趨于信息化，因此，在對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，需要加快檔案信息化建設(shè)，從而促進(jìn)學(xué)校更好地發(fā)展。

一、學(xué)校檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度不夠。學(xué)校在實(shí)現(xiàn)檔案信息化過(guò)程時(shí)，需要注意其是由硬件以及軟件和相關(guān)人員共同完成的。在此過(guò)程中，部分學(xué)校由于所用的資金不足。在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，使用傳統(tǒng)的方法對(duì)其進(jìn)行管理。同時(shí)，缺乏對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視，導(dǎo)致在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，僅僅局限于人工的方式對(duì)檔案信息進(jìn)行歸納分類，缺乏先進(jìn)的信息技術(shù)，使得檔案信息沒(méi)有建設(shè)完整的數(shù)據(jù)信息庫(kù)，使得在檢索檔案數(shù)據(jù)或者信息過(guò)程中，缺乏準(zhǔn)確性，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)產(chǎn)生了一定的阻礙作用。

（二）檔案管理人員整體綜合素質(zhì)不高。目前，大部分學(xué)校在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，由于專業(yè)的技術(shù)人員相對(duì)缺乏，從而使得檔案在信息化建設(shè)過(guò)程中，受到一定的阻礙。同時(shí)，還由于部分管理人員專業(yè)綜合素質(zhì)較低，導(dǎo)致缺乏對(duì)信息化建設(shè)的了解，一定程度上阻礙了信息化建設(shè)的發(fā)展，同時(shí)不利于檔案管理工作的開展。

（三）專業(yè)的檔案管理信息化設(shè)備缺乏?，F(xiàn)階段，大多數(shù)學(xué)校缺乏信息化建設(shè)設(shè)備，因此，這些學(xué)校在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，仍然保持傳統(tǒng)的登記方式，并且在進(jìn)行檔案查詢的過(guò)程中，存在一定的不足與問(wèn)題。另外，在檔案管理過(guò)程中，工作量相對(duì)較大，同時(shí)現(xiàn)代的信息化設(shè)備也相對(duì)較少，使得檔案管理工作在開展的過(guò)程中，工作效率相對(duì)較低，同時(shí)也阻礙部分工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

二、學(xué)校檔案信息化建設(shè)對(duì)策

（一）提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度。首先，在檔案建設(shè)過(guò)程中，學(xué)校管理人員需要提高對(duì)其了解與認(rèn)識(shí)，并且對(duì)管理的目標(biāo)以及要求進(jìn)行合理的明確。其次，需要提升重視檔案管理的觀念，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，使得管理水平能夠合理提高。再次，還需要制定相關(guān)的信息化建設(shè)管理制度。由于檔案工作具有一定的復(fù)雜性以及長(zhǎng)期性，使得檔案在管理工作過(guò)程中，需要長(zhǎng)期堅(jiān)持，從而為檔案建設(shè)信息化形式奠定基礎(chǔ)。最后，檔案信息化的建設(shè)，還可以將檔案中各個(gè)信息進(jìn)行合理歸納，使得在查找信息的過(guò)程中，能夠準(zhǔn)確對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索，提高檔案管理工作人員的工作效率。除此之外，學(xué)校還要加強(qiáng)提高檔案管理人員對(duì)檔案的重視，使得學(xué)校檔案信息化建設(shè)能夠順利開展。

（二）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。為了能夠促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)發(fā)展，不僅需要提高對(duì)檔案信息化工作的重視程度，還需要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從而更好地促進(jìn)檔案管理工作的開展。因此，學(xué)校需要對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，從而使得檔案管理人員的技能得到有效提升。另外，還需要加強(qiáng)對(duì)信息化建設(shè)的監(jiān)督力度。由于檔案信息化建設(shè)具有一定的專業(yè)性，因此，就需要較為專業(yè)的技術(shù)人員，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，同時(shí)還需要注意對(duì)其工作進(jìn)行必要的督促檢查。

（三）配備檔案信息化設(shè)備。為了能夠有效加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，還需要配備現(xiàn)代化的檔案管理信息化設(shè)備。因此，需要學(xué)校加強(qiáng)資金的投入力度。根據(jù)實(shí)際的工作需求情況，購(gòu)買相應(yīng)的信息化設(shè)備以及設(shè)施。另外，還需要根據(jù)設(shè)備的專業(yè)化程度，配備相應(yīng)的技術(shù)人員，從而使得專業(yè)信息化設(shè)備的積極作用能夠得到合理開發(fā)，促進(jìn)學(xué)校檔案能夠加快檔案信息化建設(shè)，為保障學(xué)校檔案管理工作的順利開展奠定基礎(chǔ)，進(jìn)而促進(jìn)學(xué)校的穩(wěn)定發(fā)展。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，隨著教育事業(yè)的不斷改革，各個(gè)學(xué)校在各個(gè)方面都提高對(duì)自身的要求，從而提高自身在各個(gè)學(xué)校中的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。檔案管理在學(xué)校發(fā)展過(guò)程中，能夠發(fā)揮積極作用，促進(jìn)學(xué)校的穩(wěn)定高速發(fā)展。因此，需要學(xué)校加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，使得全校師生的檔案以及教學(xué)活動(dòng)等內(nèi)容得到良好的管理，為學(xué)校的未來(lái)穩(wěn)定發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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