檔案信息管理系統(tǒng)在檔案管理中的應(yīng)用

李冰馨一

【摘要】隨著近年來我國科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，基于計算機技術(shù)形成的檔案信息管理系統(tǒng)在檔案管理中得到了廣泛應(yīng)用。在信息技術(shù)的推動下，檔案管理向網(wǎng)絡(luò)化、集成化方向發(fā)展，檔案信息管理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用也給檔案管理帶來了新的機遇與挑戰(zhàn)。

【關(guān)鍵詞】檔案信息管理系統(tǒng);檔案管理;應(yīng)用

隨著近年來我國社會的快速發(fā)展，人們越來越重視檔案信息資源的使用，檔案信息資源在社會管理中的價值也越來越高。檔案信息管理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用更新了檔案管理模式，使得人們能夠更加快速準確地查閱各類檔案信息，檔案管理工作效率也越來越高，給人們高效利用檔案資源提供了便利。

一、檔案信息管理系統(tǒng)在檔案管理中應(yīng)用的意義

檔案信息是對社會發(fā)展的有效記錄，是人類社會發(fā)展的寶貴記憶遺產(chǎn)，是重要的信息資源，在整個社會管理系統(tǒng)中具有獨特的作用與價值。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息管理系統(tǒng)被廣泛應(yīng)用到檔案管理中，檔案管理信息化建設(shè)成為檔案事業(yè)發(fā)展的新趨勢。在檔案管理中應(yīng)用檔案信息管理系統(tǒng)具有巨大的功能優(yōu)勢，是傳統(tǒng)檔案管理方式無法相比的。檔案信息管理系統(tǒng)具有檢索速度快、可靠性強、查詢方便、保密性好、信息保存時間長等優(yōu)勢，在很大程度上提高了現(xiàn)代檔案管理水平，使檔案管理由傳統(tǒng)的人工模式向科學(xué)化、專業(yè)化方向邁進。但從目前檔案管理現(xiàn)狀來看，我國檔案管理正處在數(shù)字化與人工化并行交替階段，檔案信息管理系統(tǒng)的功能優(yōu)勢沒有全面發(fā)揮出來。自從檔案信息管理系統(tǒng)作為一種新的技術(shù)手段應(yīng)用到檔案管理中，使傳統(tǒng)的檔案管理方式向信息化、智能化方向邁進，檔案管理效能大幅度提升。

二、檔案信息管理系統(tǒng)在檔案管理中的應(yīng)用方式

（一）自動編目。自上世紀90年代以來，隨著計算機的普及，檔案信息管理系統(tǒng)被廣泛應(yīng)用到檔案編目領(lǐng)域，這是目前檔案信息管理系統(tǒng)使用最廣泛的一種方式。自動編目方式的形成改變了傳統(tǒng)的人工檢索方式，極大提高了檔案信息資源的利用效率，在推動檔案信息全面利用的基礎(chǔ)上，使檔案信息管理系統(tǒng)能準確地為社會各領(lǐng)域用戶提供服務(wù)。

（二）檔案自動檢索服務(wù)。檔案信息管理系統(tǒng)被應(yīng)用到檔案管理中的另一個主要方式是檔案自動檢索服務(wù)，但自動檢索服務(wù)比自動編目更為先進，檔案管理者可隨時利用檔案管理系統(tǒng)查詢檔案信息，也可以通過接入檔案管理網(wǎng)絡(luò)精確搜索檔案信息。從檔案使用范圍的大小，可以將檔案這種檢索服務(wù)劃分為通報式、追溯式兩種;從檔案信息管理系統(tǒng)的使用方式來看，這種檢索服務(wù)可以分為問答式檢索服務(wù)和批處理式檢索服務(wù)，使檔案檢索效率大幅度提升。

（三）檔案信息自動管理。根據(jù)檔案資源的類型以及使用方式的不同，不同用戶使用檔案信息資源具有不同的目的，當(dāng)涉及檔案信息利用者的情況、使用方式的時候，根據(jù)檔案管理手續(xù)以及檔案的密級權(quán)限，檔案的使用方式被稱為利用登記，檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用可實現(xiàn)計算機系統(tǒng)對檔案使用進行自動管理，檔案信息管理者可隨時借助系統(tǒng)查詢檔案的使用情況，對檔案資源的損耗情況也可以詳細排查，能有效把握檔案的使用動態(tài)，使檔案資源利用效率提升。

（四）在檔案編制中實現(xiàn)信息自動管理。在檔案編制中，檔案管理者可以利用檔案信息管理系統(tǒng)輔助完成檔案編制工作，可以針對檔案主題進行篩選，根據(jù)不同的主題對檔案資源進行集成，使不同種類的檔案資源按照專題聚類到一起，使檔案資源的價值最大程度發(fā)揮出來。

三、加強檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)用的保障措施

在檔案信息管理系統(tǒng)全面應(yīng)用到檔案管理中后，檔案管理者的工作壓力以及工作負擔(dān)有效減輕，為了提高檔案使用效率，使檔案信息管理系統(tǒng)的效能最大程度發(fā)揮出來，要加強檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用保障，使檔案信息管理系統(tǒng)處在最佳工作狀態(tài)，滿足人們高效使用檔案信息資源的需求。

（一）加強檔案信息管理系統(tǒng)的內(nèi)部管理。檔案信息管理系統(tǒng)的全面應(yīng)用，使珍貴的檔案資源暴露在開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，這將會給檔案信息資源的安全帶來隱患。事實上，網(wǎng)絡(luò)中的惡意攻擊無處不在，為了有效應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)的惡意攻擊，檔案管理專家要加強檔案信息管理系統(tǒng)的內(nèi)部管理，要針對檔案信息管理系統(tǒng)定期維護、定期查詢漏洞，針對發(fā)現(xiàn)的漏洞要及時修復(fù)，要利用加密技術(shù)對重要的檔案信息資源進行高度加密，在保障檔案信息資源高效使用的同時，提高檔案信息資源的安全性，使檔案信息管理系統(tǒng)穩(wěn)定運行。

（二）加強檔案信息資源的安全管理。對于檔案信息管理系統(tǒng)的使用來說，最重要的部分在于數(shù)據(jù)庫存儲的重要檔案資源，防止檔案資源流失與信息泄密應(yīng)是檔案管理者高度重視的問題。這也需要技術(shù)人員加強檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護，有效避免病毒侵襲。通常情況下，網(wǎng)絡(luò)病毒的傳播是依靠信息網(wǎng)絡(luò)進行的，當(dāng)檔案信息管理系統(tǒng)感染網(wǎng)絡(luò)病毒后，是無法通過物理手段化解的。為了保障重要檔案信息資源的安全，在每部計算機中要設(shè)置防火墻，要使檔案信息資源數(shù)據(jù)庫與檔案信息管理系統(tǒng)獨立分開，當(dāng)用戶查詢時必須具備一定權(quán)限才可獲取檔案資源，這樣能全面保障檔案信息資源的安全，提高檔案信息管理系統(tǒng)的有效性。檔案信息管理系統(tǒng)是滿足檔案高效管理以及便捷使用需求的計算機系統(tǒng)，對提高我國檔案管理信息化水平有著重要意義。這也需要檔案管理人員加強檔案資源的防護意識，在檔案使用每個環(huán)節(jié)、流程中做好檔案的安全保護工作，防止重要檔案信息資源泄露，使檔案信息管理系統(tǒng)高效穩(wěn)健運行。

四、結(jié)語

信息技術(shù)快速發(fā)展使利用計算機進行檔案信息管理成為了可能，檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用建設(shè)減輕了檔案管理人員的工作負擔(dān)，使檔案資源利用效率得以提升，不僅提升了我國檔案管理信息化建設(shè)水平，也使用戶獲取查詢檔案更為便捷，使檔案資源得到科學(xué)利用。

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