關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考

張紅霞

【摘要】隨著我國經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的迅速崛起和發(fā)展，檔案信息化建設(shè)成為現(xiàn)代化建設(shè)的重要目標(biāo)，同時也影響著我國檔案管理的發(fā)展趨勢。檔案管理部門通過應(yīng)用先進(jìn)的管理技術(shù)，提高了檔案管理工作的效率和水平，是促進(jìn)檔案工作持續(xù)發(fā)展的必經(jīng)之路。本文針對檔案信息化建設(shè)與檔案管理展開一系列的分析，僅供參考。

【關(guān)鍵詞】檔案;信息化建設(shè);檔案管理

檔案信息化是現(xiàn)代檔案管理的主要形式之一，代表了未來檔案管理的發(fā)展趨勢，也是檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的必然結(jié)果。為了實現(xiàn)這一目標(biāo)，我國不斷推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的步伐，使檔案管理體現(xiàn)出它的價值。自改革開放以來，我國引入先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，不斷更新檔案管理理念，因此我國檔案管理人員的檔案管理能力、技術(shù)以及工作效率都在不斷進(jìn)步，使我國檔案管理適應(yīng)了社會的發(fā)展。

一、檔案信息化建設(shè)的概念和特征

（一）概念。檔案信息化可以從廣義或狹義上來講。檔案信息化從廣義上講是對經(jīng)濟(jì)、政治、社會等方面的信息進(jìn)行各領(lǐng)域信息的融合，實現(xiàn)信息共享和融合。從狹義上來講，檔案信息化是對檔案內(nèi)部資料的信息化，伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案資料的全面性和豐富性更為突出。檔案信息化建設(shè)其實就是將檔案的保存方式進(jìn)行改變，由電子數(shù)字化載體替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)實體進(jìn)行保存，從而實現(xiàn)檔案的長期保存，通過信息化平臺實現(xiàn)檔案資源的共享，并且使檔案信息查找更加方便。檔案信息化建設(shè)能夠有效提高檔案建設(shè)的效率，還能夠提高服務(wù)群眾的質(zhì)量。

（二）特征。檔案信息化建設(shè)在不同階段具有不同的特征：在實驗階段，檔案信息化建設(shè)是對以往檔案管理手段的一種突破和改良，體現(xiàn)了多元化的特點;在普及階段，通過檢索手段的開發(fā)和應(yīng)用，使得檔案管理信息技術(shù)在計算機(jī)相關(guān)領(lǐng)域的應(yīng)用開始被承認(rèn)，其中包括一些編目的普及和計算機(jī)輔助立卷;在網(wǎng)絡(luò)階段，通過多媒體技術(shù)的應(yīng)用和光盤儲存能力的使用，讓計算機(jī)的主體地位逐漸被承認(rèn)，在檔案管理中的位置也逐漸靠前;在數(shù)字檔案時代，隨著數(shù)據(jù)庫的建立和使用電子文件管理網(wǎng)站的建立，意味著數(shù)字檔案的發(fā)展成為了檔案管理的主要代表。使得數(shù)據(jù)庫向數(shù)字檔案管理的發(fā)展趨勢也逐漸顯露。

二、檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容

（一）應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。要確保軟件系統(tǒng)能夠適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)和政務(wù)網(wǎng)的檔案網(wǎng)站建設(shè)需求，應(yīng)加大檔案信息管理軟件系統(tǒng)的開發(fā)力度，推廣應(yīng)用具備通用性、兼容性的軟件系統(tǒng)，滿足政府、企業(yè)、組織以及社會個人群體對檔案的使用需求。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，最為關(guān)鍵的基本條件是軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，這兩者是檔案信息資源開發(fā)利用的技術(shù)支撐。檔案信息網(wǎng)絡(luò)是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的關(guān)鍵，主要功能是實現(xiàn)檔案的信息傳輸、交換和資源共享。因此基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的主要任務(wù)是提高計算機(jī)的使用率和加快檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。

（三）檔案信息資源建設(shè)。建立綜合的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，該數(shù)據(jù)庫應(yīng)包含館藏案卷級目錄和重要全宗文件及目錄。同時也相應(yīng)地建立兩種類型的數(shù)據(jù)庫：檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫。要規(guī)范電子文件歸檔管理，對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的處理，進(jìn)一步豐富檔案信息的類型，提高檔案信息資源的利用效率，同時滿足各類用戶的使用要求。

（四）安全保障體系建設(shè)。因為一些檔案信息涉及重要內(nèi)容，一旦遭泄露就會造成難以想象的嚴(yán)重后果，所以在檔案信息化建設(shè)中不可或缺的一部分就是安全保障體系的建設(shè)。安全保障體系主要包括：安全管理機(jī)制的完善;檔案信息安全保障體系框架的構(gòu)建以及檔案信息安全意識的提高等。

（五）人才隊伍建設(shè)。人員是檔案管理工作的具體實施者，對檔案管理信息化的實施水平有著重要的影響。因此，目前檔案信息化建設(shè)工作中的重要內(nèi)容就是要重視和正視檔案管理工作人員的作用，推進(jìn)人才隊伍的建設(shè)，打造專業(yè)的檔案信息化人才隊伍，更要注重對檔案業(yè)務(wù)人員新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn);信息技術(shù)知識的普及;領(lǐng)導(dǎo)干部進(jìn)修等，為信息化檔案管理工作奠定良好基礎(chǔ)。

（六）標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。建設(shè)檔案信息化法治體系和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系能對檔案信息資源描述、存儲、查詢、使用、管理等工作進(jìn)行明確規(guī)定和約束，對電子文件歸檔和電子檔案進(jìn)一步得到規(guī)范管理，實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

三、檔案管理中存在的問題

（一）缺乏信息化建設(shè)意識。檔案信息化建設(shè)改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，是對檔案管理服務(wù)理念的變革。信息技術(shù)對檔案管理的影響主要體現(xiàn)在三個方面：一是利用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的信息化能夠提高單個部門的職能效率。二是檔案信息化建設(shè)的實現(xiàn)能夠方便民眾對檔案的查閱，有效提高管理人員對檔案的管理效率。三是實現(xiàn)檔案資源的共享，提高組織效率。但部分管理人員對此缺乏正確的認(rèn)識，未認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢，從而阻礙了檔案管理的變革，降低了檔案管理的能力，進(jìn)而影響檔案管理的效率。

（二）檔案管理方法落后。當(dāng)前狀況下，我國的檔案管理體系不完善，所應(yīng)用的管理方法也相對落后，同時檔案管理人員的素質(zhì)存在參差不齊的狀況，專業(yè)水平過低，無法科學(xué)合理地對檔案進(jìn)行管理，甚至有可能會耽誤整個檔案管理的工作進(jìn)度。如：傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法是利用手工式檔案管理模式進(jìn)行檔案的收集與整理，沒有與現(xiàn)代化的信息技術(shù)相結(jié)合，使檔案管理方法落后，檔案的安全性得不到保障，不利于檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（三）對運用信息資源存在錯誤觀念。影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率的因素是對信息資源的利用存在錯誤的觀念，極大地阻礙了檔案管理水平的提高。傳統(tǒng)的檔案管理理念認(rèn)為檔案管理就是將檔案放在檔案管理處進(jìn)行保存，方便以后的查閱。信息化檔案管理的核心就是實現(xiàn)資源的共享，將傳統(tǒng)的存放檔案轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案資源的利用與分享，以更好地利用檔案資源、服務(wù)大眾。但部分管理人員的觀念依舊傳統(tǒng)，只注重檔案的存放，不能夠合理地使用檔案資源，導(dǎo)致檔案管理的效率低下，檔案管理水平較低。

（四）各檔案部門信息化水平存在差異。各地的經(jīng)濟(jì)水平不同，發(fā)展速度也不同，使得檔案部門的信息化實施以及檔案管理人員的專業(yè)能力存在一定的差距，從而致使檔案部門新信息化水平也存在較大的差距，嚴(yán)重影響檔案管理的效率。有些檔案部門已經(jīng)使用計算機(jī)對檔案進(jìn)行管理，提高了檔案管理工作的效率，但有些部門依舊使用單機(jī)進(jìn)行檔案管理，檔案管理的信息化水平較低下，無法實現(xiàn)資源共享，不利于提高檔案信息化建設(shè)與檔案管理的效率，致使檔案管理的能力較低，無法合理有效地利用檔案資源。

四、檔案信息化建設(shè)和檔案管理的措施

（一）建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)。檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建立使檔案管理的效率得到了提升，建立網(wǎng)絡(luò)檔案要做到兩點要求：一是要發(fā)揮檔案網(wǎng)站的優(yōu)勢，建立一個內(nèi)部的網(wǎng)站和面向公眾的網(wǎng)站，提高檔案管理的服務(wù)功能，使網(wǎng)絡(luò)檔案成為檔案信息服務(wù)的平臺，對網(wǎng)絡(luò)檔案管理方式進(jìn)行大力宣傳，實現(xiàn)檔案信息的合理利用。二是采購必要的硬件設(shè)備，信息化的檔案管理離不開計算機(jī)設(shè)備的支持，高質(zhì)量的硬件設(shè)備使檔案管理能力得到提升，有利于檔案信息的交換與共享。

（二）完善檔案管理制度。根據(jù)《檔案法》及檔案局新頒布檔案的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)，結(jié)合實際情況制定科學(xué)、合理的檔案管理制度，并進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，確保檔案工作有章可循。只有完善檔案管理制度，才能對負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員實施統(tǒng)一調(diào)度，才能使檔案管理人員的操作更加規(guī)范。

（三）提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)。檔案管理工作涉及的事項眾多，工作任務(wù)重、專業(yè)性強(qiáng)，檔案工作人員的工作態(tài)度、素質(zhì)等在很大程度上決定了檔案管理水平的高低。提高檔案工作人員的素質(zhì)需要做到以下兩點：一是要選擇具備專業(yè)能力的檔案管理人員，需要管理人員具備計算機(jī)知識與能力。二是需要對檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，提高管理人員的能力。

五、總結(jié)

在信息化的時代背景下，檔案信息化建設(shè)是檔案工作改革與發(fā)展的必然選擇，有助于轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，有利于提高檔案資源的合理運用，提高檔案的管理能力。在未來的發(fā)展中，檔案管理部門應(yīng)用先進(jìn)的管理技術(shù)引入創(chuàng)新性的思路，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的全面發(fā)展，從而全面提升檔案管理水平。

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