淺談技術(shù)文件規(guī)范化管理

李萌

陜西華經(jīng)微電子股份有限公司 陜西西安 710065

1 目的

（1）明確所有定型產(chǎn)品應(yīng)具備的技術(shù)文件，包括新設(shè)計開發(fā)定型產(chǎn)品和正常生產(chǎn)的定型產(chǎn)品以及各類新品；

（2）明確各技術(shù)文件的編制、審核、審批的職責(zé)和權(quán)限劃分；

（3）明確各技術(shù)文件的發(fā)放范圍；

（4）明確各技術(shù)文件應(yīng)用的格式。

2 范圍

對各類技術(shù)文件的標(biāo)準(zhǔn)化審查、技術(shù)文件的擬制、審批、分類、編號、登記、收發(fā)、存放及更改做出規(guī)定。

3 職責(zé)

（1）公司技術(shù)主管批準(zhǔn)產(chǎn)品的詳細規(guī)范及新品的研制總結(jié)報告。

（2）公司技術(shù)質(zhì)量部門負責(zé)對產(chǎn)品的詳細規(guī)范會簽,審核新品的研制報告并審批新品的質(zhì)量報告、工藝報告、標(biāo)準(zhǔn)化報告以及各類技術(shù)文件的標(biāo)準(zhǔn)化審查工作。

（3）公司財務(wù)部門負責(zé)審核新品的財務(wù)報告，財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)新品的財務(wù)報告。

（4）公司技術(shù)質(zhì)量主管批準(zhǔn)產(chǎn)品工藝文件、設(shè)計文件、產(chǎn)品技術(shù)說明以及安全、環(huán)境、衛(wèi)生報告，審核產(chǎn)品詳細規(guī)范，審核新品的研制總結(jié)報告、質(zhì)量報告、工藝報告、標(biāo)準(zhǔn)化報告。

（5）凡用于指導(dǎo)生產(chǎn)作業(yè)的技術(shù)文件均應(yīng)履行審批、簽署手續(xù)，原則上使用簽字筆簽批，責(zé)任簽署手續(xù)完備的技術(shù)文件為指導(dǎo)生產(chǎn)及其管理的有效文件。

（6）檔案管理員負責(zé)對技術(shù)文件的識別、歸檔、發(fā)放和借閱的管理。

（7）各部門負責(zé)人負責(zé)對技術(shù)文件的接收、使用和保管，生產(chǎn)作業(yè)時將技術(shù)文件放置在現(xiàn)場指定位置，保證技術(shù)文件不丟失、不損壞、干凈整潔。

4 管理要求

4.1 技術(shù)文件的分類

歸檔的技術(shù)文件包含二類：

（1）設(shè)計定型產(chǎn)品成套技術(shù)文件（產(chǎn)品研制報告、產(chǎn)品詳細規(guī)范、產(chǎn)品圖紙、產(chǎn)品工藝文件、產(chǎn)品技術(shù)說明書、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化報告、產(chǎn)品工藝報告、產(chǎn)品質(zhì)量報告、產(chǎn)品財務(wù)報告以及安全、環(huán)境、衛(wèi)生報告等）。

（2）非定型產(chǎn)品的技術(shù)文件。

4.2 技術(shù)文件總要求

所有需下發(fā)的技術(shù)文件歸檔時應(yīng)至少保持一份原件，以確保時效性。

（1）格式。

①除平面版圖外，文件一般均采用A4圖幅。

②標(biāo)題與正文間下空一行（四號字體），標(biāo)題處在居中位置，正文采取兩端對齊的方式，每段首行縮進2個字符，段落行距調(diào)整控制在22-24磅之間。

（2）字體：除非另有規(guī)定，標(biāo)題統(tǒng)一采用三號黑體，其他采用小四宋體。

（3）簽署：一般臨時文件為擬制、審核、會簽、批準(zhǔn)四項；配套表和平面版圖為產(chǎn)品設(shè)計師擬制、技術(shù)部門負責(zé)人審核、工藝和質(zhì)量負責(zé)人會簽、標(biāo)準(zhǔn)化審查、批準(zhǔn)六項；結(jié)構(gòu)件為結(jié)構(gòu)設(shè)計人員擬制、工藝和質(zhì)量負責(zé)人會簽、技術(shù)部門負責(zé)人審核、標(biāo)準(zhǔn)化審查、批準(zhǔn)六項[1]。

（4）文件屬性標(biāo)識：因產(chǎn)品特性標(biāo)注代碼，如：關(guān)鍵特性“G”（G1-G99）、重要特性“Z”（Z101-Z199）等。

（5）“三化”（標(biāo)準(zhǔn)化、通用化、系列化）簡明要求。

（6）“兩性”（統(tǒng)一性和協(xié)調(diào)性）簡明要求。

（7）平面版圖：為保證生產(chǎn)作業(yè)時圖紙清晰，歸檔及下發(fā)的平面版圖均應(yīng)以原件形式簽署歸檔。

（8）檢驗標(biāo)準(zhǔn)．電特性：電特性表參照同類產(chǎn)品詳細規(guī)范給出；嚴(yán)格度應(yīng)不低于詳細規(guī)范（或用戶協(xié)議）的要求。

檢查要求：檢查要求按用戶要求參照同類產(chǎn)品詳細規(guī)范要求給出，如需內(nèi)控應(yīng)給出加嚴(yán)抽樣方案。

其他：適用時可給出測試儀器儀表型號、參數(shù)和測試方法等內(nèi)容。

5 技術(shù)文件的編號、歸檔、發(fā)放

5.1 設(shè)計定型產(chǎn)品成套技術(shù)文件

注意：設(shè)計文件、工藝文件、詳細規(guī)范中出現(xiàn)的所有編號必須由標(biāo)準(zhǔn)化職能部門給出唯一號。

5.2 技術(shù)文件的歸檔與發(fā)放

（1）設(shè)計人員按歸檔份數(shù)歸檔文件，紙質(zhì)版與電子版本要求同時歸檔，文件形成部門應(yīng)確保電子文檔的真實性、可靠性、完整性和可用性，符合歸檔要求方可發(fā)放。

（2）檔案管理部門按工作部門所需份數(shù)，將歸檔文件發(fā)放到有關(guān)單位（部門）。發(fā)放的所有文件均應(yīng)加蓋“受控”專用章，并因產(chǎn)品特性加蓋關(guān)鍵特性“G”、重要特性“Z”等專用章。凡文件上沒有“受控”專用章的文件或“受控”章為復(fù)印件的文件均為非生產(chǎn)性技術(shù)文件，不得用于生產(chǎn)、檢驗等各個過程。

發(fā)放時，須讓接收人在相應(yīng)發(fā)放表上簽收，并妥善管理使用。

注：因控制管理要求，歸檔的電子文檔只做存檔用途，文件接收部門不予拷貝。

6 技術(shù)文件的保存

（1）所有歸檔技術(shù)文件應(yīng)放置鐵皮文件柜內(nèi)保存。

（2）設(shè)計定型產(chǎn)品成套技術(shù)文件按產(chǎn)品類型保存，涉密文件按保密要求存放。

（3）非定型產(chǎn)品的技術(shù)文件按類別、序號保存。

7 技術(shù)文件的更改及補發(fā)

（1）產(chǎn)品設(shè)計師應(yīng)對在線文件的正確性和有效性負責(zé)，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得私自更改，或在有效文件上手寫標(biāo)注[2]。

所有技術(shù)文件的更改，由原審核部門和人員負責(zé)審核、批準(zhǔn)，同時歸檔電子版更改記錄。審批后的技術(shù)文件由檔案管理人員實施，并收回更改前文件，確保現(xiàn)場文件現(xiàn)行有效。

（2）對無法收回的舊文件，追究舊文件簽收人、保管人的責(zé)任。如需補發(fā)，須填寫補發(fā)申請，并由部門主管同意后方可補發(fā)。

（3）收回的文件應(yīng)加蓋“作廢”章分類存放，檔案管理員應(yīng)對技術(shù)文件的安全受控、合理使用和保密負責(zé)，不得擅自處置、銷毀，任何人不得據(jù)為己有。

8 技術(shù)文件的查閱、借閱

（1）凡單位人員查閱職能范圍內(nèi)的文件時，須經(jīng)部門、單位領(lǐng)導(dǎo)審核，檔案管理職能部門批準(zhǔn)后方可查閱、借閱[3]。

（2）凡利用者必須愛護文件資料，遵守保密規(guī)定，不準(zhǔn)涂改、勾畫、圈劃、折疊污損，未經(jīng)允許不得摘抄、復(fù)制、拍照、撤換文件內(nèi)容。

9 技術(shù)文件的實施

受控技術(shù)文件使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照所下發(fā)的各技術(shù)文件進行操作，不得遺失、污損或擅自復(fù)印、對外擴散、隨意修改，如對技術(shù)文件內(nèi)容存在疑問應(yīng)及時向工藝人員或設(shè)計人員詢問。