臨沭縣重大活動數(shù)碼照片檔案建檔工作模式探析

文·李云 相順芳

檔案是社會記憶構(gòu)建的載體，照片檔案是檔案資源的重要組成部分。隨著數(shù)碼相機(jī)的普及，數(shù)碼照片以其成像快、處理快、傳輸快、查閱快的特點(diǎn)和易存貯、不沖洗的優(yōu)勢備受重視，數(shù)碼照片檔案已成為信息化時代檔案工作一項重要內(nèi)容。近年來，臨沭縣檔案館順利收（征）集全縣重要會議、重大事件、重大成果等重大活動數(shù)碼照片資料進(jìn)館，真實記錄留存發(fā)生在臨沭縣的大事要事。并從中積極實踐、創(chuàng)新和研究，希望能夠探索出一套適合縣級檔案館易于操作、方便掌握、規(guī)范科學(xué)的，從收集到開發(fā)應(yīng)用的縣域重大活動數(shù)碼照片檔案建檔模式。

一、縣域重大活動數(shù)碼照片檔案建檔的必要性

隨著經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展，政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化等各種重大活動日益增多，具有真實性、形象性、直觀性和實時性等特點(diǎn)的重大活動數(shù)碼照片成為了重大活動檔案的重要組成部分?？h域重大活動數(shù)碼照片對全縣各領(lǐng)域發(fā)生的重要會議、重大事件、重點(diǎn)項目、重大成果等重大活動進(jìn)行實時瞬間記錄，見證著全縣經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展歷程，具有寶貴的歷史收藏價值，是重大活動的真實寫照，是本區(qū)域歷史查考和社會利用的寶貴信息資源，更是增強(qiáng)社會記憶功能、傳承紅色基因、弘揚(yáng)愛國奮斗精神的生動教材。但是，數(shù)碼照片同時具有易被復(fù)制、易于傳播和因存儲介質(zhì)壽命不穩(wěn)定，保存風(fēng)險大、易消失的缺陷，個別單位對做好重大活動數(shù)碼照片檔案收（征）集工作主動性不高，檔案意識淡薄，忽視重大活動數(shù)碼照片收（征）集及建檔工作。因此，做好縣域重大活動數(shù)碼照片檔案管理工作具有十分重要的現(xiàn)實意義。

二、縣域重大活動數(shù)碼照片建檔過程中存在的問題

（一）人員緊缺。縣級檔案館業(yè)務(wù)量大、人員少，沒有配備專人從事全縣重大活動的拍攝，很難深入重大活動第一現(xiàn)場直接獲取第一手的數(shù)碼照片資料。

（二）歸檔意識薄弱。有些單位和部門對做好重大活動數(shù)碼照片檔案收集工作主動性不強(qiáng)，數(shù)碼照片留存不長久，照片作為新聞信息利用完后就束之高閣，且大部分保存在個人電腦中，易發(fā)生丟失。忽視重大活動數(shù)碼照片的收集、整理、歸檔以及向檔案館移交等工作，致使重大活動數(shù)碼照片收集、歸檔不齊全。

（三）重大活動數(shù)碼照片數(shù)量大，篩選困難。由于數(shù)碼相機(jī)成像快、易操作的特點(diǎn)，一個活動形成多張甚至上百張照片，形成數(shù)量非常巨大。有些部門會將同一個重大活動數(shù)碼照片重復(fù)報送，也增加了篩選的工作量。在重大活動數(shù)碼照片收歸于檔案館時，需要遴選具有代表性和典型性的數(shù)碼照片，照片篩選比較困難。

（四）部分重大活動數(shù)碼照片缺少文字說明。數(shù)碼照片檔案一般由數(shù)碼照片和該照片的文字說明兩部分組成。有的單位和部門往往在有活動時能跟蹤拍攝，但活動完畢未能及時整理，時間一長，積累了很多照片而沒有文字說明，致使歸檔時該照片的時間、地點(diǎn)、人物、背景、事由等信息填寫不齊全、不準(zhǔn)確。

三、縣域重大活動數(shù)碼照片檔案建檔模式的探索及應(yīng)用

《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》《山東省重大活動檔案管理辦法》的頒布和實施，為規(guī)范整理縣域重大活動數(shù)碼照片檔案提供了行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。

（一）做好縣域重大活動數(shù)碼照片建檔工作的條件保障

1.人員保障。臨沭縣檔案館專門成立重大活動數(shù)碼照片檔案建檔及應(yīng)用研究課題小組，配備政治覺悟高、業(yè)務(wù)水平強(qiáng)，既精通檔案業(yè)務(wù)知識又熟練掌握計算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備應(yīng)用的同志參與該項工作。

2.制度保障。建立重大活動數(shù)碼照片檔案管理制度，主要包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求、整理原則與方法、保管要求等，特別是在關(guān)鍵環(huán)節(jié)、難點(diǎn)工作上要做出明確、詳細(xì)的規(guī)定。嚴(yán)格按照制定的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和程序，進(jìn)行重大活動數(shù)碼照片的收集、篩選、鑒定、整理、著錄、存儲、安全保管和利用。

3.設(shè)備保障。數(shù)碼照片是用數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等設(shè)備獲得的，以數(shù)碼形式存儲于磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。因此，要配備高質(zhì)量的數(shù)碼相機(jī)、計算機(jī)、掃描儀、磁盤、光盤等設(shè)備。

（二）縣域重大活動數(shù)碼照片建檔方式

一是集中統(tǒng)一式建檔模式?？h級檔案館征集的重大活動數(shù)碼照片檔案適宜采用集中統(tǒng)一式建檔模式，建檔主體當(dāng)屬縣級檔案館。二是分散式建檔模式。主要針對縣級各部門單位產(chǎn)生的重大活動數(shù)碼照片檔案，隨有隨歸，建檔主體是重大活動的主辦、承辦單位。

（三）縣域重大活動數(shù)碼照片建檔步驟

根據(jù)《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，結(jié)合工作實踐，對縣域重大活動數(shù)碼照片建檔按照以下步驟實施（見圖1）。

在建檔過程中，還應(yīng)重點(diǎn)把握以下幾個環(huán)節(jié)：第一，要重視收（征）集環(huán)節(jié)。在日常工作中，對照歸檔范圍，采取集中與定期收集相結(jié)合、重點(diǎn)與專題收集相結(jié)合、跟蹤與零散收集相結(jié)合的“三結(jié)合”的方法。第二，歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)是用數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像文件，不能對數(shù)碼照片的內(nèi)容和EXIF信息進(jìn)行修改和處理。綜合運(yùn)用事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示出照片所反映的主要內(nèi)容。第三，經(jīng)仔細(xì)篩選、規(guī)范整理后，數(shù)碼照片檔案采用建立層級文件夾的形式進(jìn)行存儲，并建立全縣重大活動數(shù)碼照片檔案數(shù)據(jù)庫。在實踐過程中，臨沭縣檔案館將數(shù)據(jù)庫分為三類：一是從各單位、多渠道收集來的數(shù)碼照片數(shù)據(jù)庫，也可稱之為重大活動數(shù)碼照片原始資料庫；二是按照《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》整理后的全縣重大活動數(shù)碼照片檔案數(shù)據(jù)庫；三是通過編研后形成的重大活動數(shù)碼照片專題數(shù)據(jù)庫。本著便于管理、方便利用、防止丟失的要求，對歸檔的數(shù)碼照片及時刻盤，并分封存保管、查閱利用、異地備份三套保存。

（四）縣域重大活動數(shù)碼照片檔案的開發(fā)應(yīng)用

利用館藏的重大活動數(shù)碼照片檔案數(shù)據(jù)庫，通過對檔案內(nèi)容的深度挖掘，可編輯圖書、舉辦展覽等，形成系統(tǒng)的檔案信息加工精品，發(fā)揮檔案館社會教育功能，主動、直接為社會各方面工作服務(wù)。為真實記錄發(fā)生在臨沭大地上的大事要事，彰顯全縣人民奮力決勝全面建成小康社會的精神風(fēng)貌，臨沭縣檔案館對2017年全縣重要會議、重要活動、重大事件、重大成果等數(shù)碼照片進(jìn)行收（征）集，累計收集數(shù)碼照片2萬多張。經(jīng)過認(rèn)真篩選，選擇主題鮮明、影像清晰、畫面完整，具有代表性、典型性，能全面反映重大事件全貌及其特點(diǎn)的數(shù)碼照片進(jìn)行了歸檔整理。在此基礎(chǔ)上，選取一年來全縣重大活動有代表性的數(shù)碼照片，按照政治思想宣傳、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、城鄉(xiāng)建設(shè)管理、社會事業(yè)發(fā)展等進(jìn)行分類編輯，編纂出版了《圖說臨沭·2017》一書。全書約2.3萬字，照片565張，榮獲2017-2018年度山東省檔案學(xué)優(yōu)秀成果二等獎，受到社會各界的一致好評?！秷D說臨沭》的編纂出版工作也將長期堅持下去。

四、規(guī)范重大活動數(shù)碼照片檔案管理的對策

（一）加強(qiáng)宣傳和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高對重大活動數(shù)碼照片檔案重要性的認(rèn)識

針對檔案人員更換頻繁、業(yè)務(wù)不熟練的特點(diǎn)，定期對基層檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，精準(zhǔn)培訓(xùn)《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》《山東省重大活動檔案管理辦法》等內(nèi)容，檔案管理人員合理有效地前期介入，能夠改善數(shù)碼照片歸檔不齊全、缺少文字說明、照片質(zhì)量不高、整理不規(guī)范、移交不及時等問題，可以從源頭上提升重大活動數(shù)碼照片檔案的管理水平。

（二）完善重大活動數(shù)碼照片檔案收集制度，實施前端控制

嚴(yán)格收集、移交重大活動數(shù)碼照片規(guī)章制度，明確收集范圍、收集時間和要求，及時收集、定期收集、集中收集、專題收集和零散收集相結(jié)合，確保重大活動數(shù)碼照片及文字說明收集齊全完整。

（三）協(xié)同合作，掌握重大活動線索，理順收集渠道

按照重大活動收集范圍要求，檔案館應(yīng)采取各種措施，及時得到重大活動線索。一是每年年初及時掌握當(dāng)?shù)攸h委、政府全年的主要工作要點(diǎn)，依此列出本年度重大活動線索，制定相應(yīng)拍攝、收集計劃；二是同參與拍攝重大活動的主要新聞媒體單位建立長期協(xié)作關(guān)系，方便快捷地接收重大活動數(shù)碼照片；三是隨時與重大活動主辦、承辦單位取得聯(lián)系，督促其按時向檔案館移交重大活動檔案資料；四是經(jīng)常與社會上攝影愛好者溝通聯(lián)系，廣泛征集反映本地區(qū)具有重大影響、較大規(guī)?；顒踊蛘吣軌蛄舸娉鞘杏洃浀葦?shù)碼照片。

（四）科學(xué)鑒定，區(qū)分重大活動數(shù)碼照片的信息價值

整理前首先需要進(jìn)行鑒定，嚴(yán)格篩選，擇優(yōu)選片。對反映同一內(nèi)容的若干張數(shù)碼照片，應(yīng)選擇其中具有代表性和典型性的數(shù)碼照片歸檔，所選數(shù)碼照片應(yīng)能反映該項活動的全貌，且主題鮮明，影像清晰、完整。反映同一場景的數(shù)碼照片一般只歸檔一張。工作需要時可邀請攝影者、承辦部門和照片中的人物協(xié)助鑒定照片價值。