淺析高校檔案管理中信息資源共享模式的構(gòu)建

王瑩姝

摘 要：新時(shí)期，高校檔案的管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)，依托于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行檔案管理的信息化改革，既是提升檔案管理實(shí)效性與科學(xué)性的有效途徑，同時(shí)，也是深入開發(fā)高校數(shù)據(jù)資源、擴(kuò)大信息資源共享范圍的首要任務(wù)。在此基礎(chǔ)上，本文從網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理資源開發(fā)、共享面臨的實(shí)踐問題出發(fā)，對(duì)建設(shè)、完善高校信息平臺(tái)的具體路徑進(jìn)行探析。

關(guān)鍵詞：共享服務(wù)；頂層設(shè)計(jì)；專業(yè)隊(duì)伍

現(xiàn)階段，檔案信息系統(tǒng)控制與管理的根本目的在于建設(shè)覆蓋全面、運(yùn)行高效、服務(wù)健全、管理規(guī)范的資源開發(fā)、共享系統(tǒng)。在高校建立檔案資源的共享服務(wù)平臺(tái)應(yīng)該立足于高校檔案信息基礎(chǔ)，以信息化平臺(tái)建設(shè)的頂層設(shè)計(jì)為導(dǎo)向，健全檔案系統(tǒng)的服務(wù)功能，為高校現(xiàn)代教育轉(zhuǎn)型提供信息資源保障。

一、當(dāng)前階段在高校檔案系統(tǒng)中推進(jìn)信息共享建設(shè)面臨的實(shí)踐問題

（一）檔案隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)參差不齊

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，在高校內(nèi)部推行信息共享的檔案管理機(jī)制成為優(yōu)化檔案管理流程、提升信息處理效率的關(guān)鍵所在。然而，高校在建設(shè)信息共享平臺(tái)的過程中，缺乏專業(yè)人才基礎(chǔ)，檔案管理不同環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量存在差異。部分管理人員并沒有經(jīng)過專業(yè)的培養(yǎng)，在實(shí)際工作過程中，依照經(jīng)驗(yàn)原則，對(duì)信息技術(shù)的接受程度不高。與此同時(shí)，由于專業(yè)培訓(xùn)渠道受限，對(duì)信息中心的服務(wù)功能了解不全面，技術(shù)操作水平達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，降低了共享中心的管理質(zhì)量。

（二）對(duì)信息平臺(tái)的建設(shè)工作重視度不足

當(dāng)前階段，部分高校對(duì)檔案系統(tǒng)的作用認(rèn)識(shí)不全面，在信息共享建設(shè)方面的支持力度有所不足，將校內(nèi)建設(shè)工作的重點(diǎn)放在教學(xué)方面，教育產(chǎn)業(yè)信息化的水平相對(duì)滯后。由于建設(shè)經(jīng)濟(jì)投入達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理的硬件條件與軟件程序無法為實(shí)際工作提供有力的支持，高校檔案的信息價(jià)值被忽略。

（三）高校間教育信息共享的協(xié)調(diào)難度大

高校在檔案管理過程中，是以學(xué)校為單位的，校與校之間的連通性不強(qiáng)，信息交流渠道相對(duì)狹窄，形成自我保護(hù)機(jī)制，信息共享不同單位之間的壁壘很難被打破，降低了教育資源利用的實(shí)效性與系統(tǒng)性?，F(xiàn)階段，部分管理人員逐步意識(shí)到高校檔案資源對(duì)教育資源利用、學(xué)生管理、就業(yè)規(guī)劃等工作的重要意義，但在實(shí)際建設(shè)過程中，缺乏標(biāo)準(zhǔn)、有效的協(xié)調(diào)機(jī)制，使得高校間的信息共享建設(shè)仍舊形式大于實(shí)踐，得不到有效的發(fā)展。

二、在高校檔案系統(tǒng)中加快信息共享建設(shè)進(jìn)程的科學(xué)對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變信息資源開發(fā)理念，為信息共享中心的建設(shè)提供思想基礎(chǔ)

在高校推行信息共享建設(shè)工作的工程中，領(lǐng)導(dǎo)、管理階層信息資源的開發(fā)理念是決定信息服務(wù)水平的重要前提。為此，檔案管理部門應(yīng)該注重信息建設(shè)的宣傳工作，轉(zhuǎn)變管理人員對(duì)資源共享平臺(tái)的認(rèn)識(shí)，加大平臺(tái)建設(shè)的投入，在改善檔案工作環(huán)境的同時(shí)，適當(dāng)引進(jìn)新的信息技術(shù)，及時(shí)更新軟件程序。與此同時(shí)，信息化資源平臺(tái)還需要進(jìn)行持續(xù)性的后期維護(hù)工作，注重信息平臺(tái)建設(shè)規(guī)劃的執(zhí)行管理，通過合理的宣傳指導(dǎo)，轉(zhuǎn)變基層員工的信息管理與服務(wù)理念，確保平臺(tái)建設(shè)的有序推進(jìn)，深入開發(fā)檔案資源的潛在價(jià)值。

（二）規(guī)范檔案共享服務(wù)信息化建設(shè)流程

高校在積極開展檔案信息共享模式構(gòu)建工作的過程中，需要制定相應(yīng)的故障制度和運(yùn)行細(xì)則，針對(duì)檔案信息的形成、收集、記錄、整理和利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行綜合控制，切實(shí)提升每個(gè)環(huán)節(jié)的總體檔案管理水平。高校檔案信息管理工作需要能夠?yàn)榻處熀蛯W(xué)生提供較為豐富的知識(shí)利用機(jī)會(huì)，增強(qiáng)開放性和利用性，同時(shí)還需要向社會(huì)公眾開放，切實(shí)提升總體服務(wù)效果。檔案信息的保管、查詢和整理工作，都是信息資源共享體系的重要組成部分，需要有更為流暢合理的工作流程作為支撐，才能推進(jìn)高校檔案管理工作順利開展。

（三）優(yōu)化信息共享服務(wù)系統(tǒng)的頂層設(shè)計(jì)

信息技術(shù)更新迭代的速率較快，因此，在高校進(jìn)行檔案管理技術(shù)改革的過程中，應(yīng)該建立起資源服務(wù)的總體框架，然后不斷填充技術(shù)管理細(xì)節(jié)，實(shí)現(xiàn)資源共享平臺(tái)的頂層設(shè)計(jì)目標(biāo)。如，引進(jìn)信息化基礎(chǔ)設(shè)備、安裝管理程序、加強(qiáng)校際聯(lián)系等。同一區(qū)域的院校通常在信息管理方面具備一定的獨(dú)立性，存在系統(tǒng)歸屬問題，需要實(shí)現(xiàn)進(jìn)行協(xié)調(diào)，制定高校共同認(rèn)可的統(tǒng)籌管理機(jī)制，不斷完善信息共享平臺(tái)的頂層設(shè)計(jì)，為檔案資源深度開發(fā)的整體性和高效性奠定基礎(chǔ)。首先，從國(guó)家層面來說，政府和教育部門需要意識(shí)到高校信息資源共享模式的重要性，意識(shí)到其擁有資源調(diào)控和節(jié)約作用，因此可以為高校信息資源共享模式構(gòu)建工作制訂較為科學(xué)的方案，便于高校更好地協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作內(nèi)容，及時(shí)解決構(gòu)建工作過程中的難題。其次，高校需要主動(dòng)開展信息資源共享模式的構(gòu)建工作，全面建立信息檔案的分級(jí)保管制度，從檔案信息的實(shí)際情況出發(fā)，按照檔案保管和利用的情況，設(shè)置科學(xué)合理的分級(jí)權(quán)限，為不同的人群提供不同程度的開放權(quán)限。

（四）提升資源共享服務(wù)平臺(tái)的便捷性與高效性

高校檔案系統(tǒng)涵蓋的工作范圍較為廣泛，管理內(nèi)容不僅包括學(xué)生的在校情況、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、基本信息等，還涉及教職工的工作信息、崗位變動(dòng)、福利待遇以及高校的科研項(xiàng)目、教育規(guī)劃等方面，信息管理的實(shí)際工作量大，數(shù)據(jù)處理難度高。因此，建設(shè)以信息技術(shù)為支持的檔案資源共享平臺(tái)時(shí)，應(yīng)合理對(duì)平臺(tái)服務(wù)功能進(jìn)行規(guī)劃，劃分不同的用戶群體，進(jìn)行訪問權(quán)限設(shè)置，為用戶提供更具針對(duì)性的專業(yè)信息服務(wù)。學(xué)生、教師與教研、教務(wù)人員的信息服務(wù)需求存在差異，資源共享平臺(tái)結(jié)合用戶需求，進(jìn)行權(quán)限劃分，可以在緩解服務(wù)平臺(tái)壓力的同時(shí)，縮短信息檢索、數(shù)據(jù)修改、信息編輯與存儲(chǔ)的工作時(shí)間，提高共享中心信息服務(wù)的安全性與便捷性。

（五）打造信息管理綜合素質(zhì)強(qiáng)的檔案隊(duì)伍

檔案管理系統(tǒng)需要專業(yè)人才的支撐，只有具備一定的信息專業(yè)管理能力的檔案隊(duì)伍，才能更好地推進(jìn)高校資源共享信息平臺(tái)的建設(shè)進(jìn)程，滿足專業(yè)人才的培養(yǎng)需求。現(xiàn)階段，部分檔案管理崗位由教師兼任，缺乏管理經(jīng)驗(yàn)，在檔案的存儲(chǔ)、歸檔、調(diào)用過程中，管理流程不規(guī)范，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案丟失、損毀等情況，不僅影響了高校檔案利用的整體效率，對(duì)信息平臺(tái)的建設(shè)也有著一定的影響。目前，高校在進(jìn)行檔案信息化管理的過程中，會(huì)選擇外聘人才來提升管理質(zhì)量。在實(shí)際的聘用過程中，高校應(yīng)立足于本校檔案資源的開發(fā)需求，設(shè)置合理的選拔標(biāo)準(zhǔn)，在保證職員專業(yè)水平的同時(shí)，還需要對(duì)聘用人員的道德素質(zhì)進(jìn)行考察。

與此同時(shí)，高校應(yīng)該構(gòu)建系統(tǒng)的檔案專業(yè)培訓(xùn)機(jī)制，邀請(qǐng)信息化檔案管理經(jīng)驗(yàn)豐富的專家組織開展專題講座活動(dòng)，對(duì)信息共享平臺(tái)的建設(shè)問題與有效推廣路徑進(jìn)行探討，針對(duì)檔案人員的管理難點(diǎn)進(jìn)行交流，增強(qiáng)管理隊(duì)伍的實(shí)踐水平。此外，高校還應(yīng)設(shè)置獎(jiǎng)懲合理的績(jī)效制度，對(duì)盡職盡責(zé)、管理高效的檔案隊(duì)伍進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，為管理隊(duì)伍的自主學(xué)習(xí)、自我發(fā)展提供便利，全面推行信息資源服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)進(jìn)程。

三、結(jié)語

檔案管理作為信息平臺(tái)資源共享的重要基礎(chǔ)，是提升高校信息開發(fā)效率、推進(jìn)檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵內(nèi)容。為更好的發(fā)揮信息平臺(tái)在資源管理、共享、開發(fā)方面的優(yōu)勢(shì)，提升信息技術(shù)在高校的綜合應(yīng)用水平，高校應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)變管理團(tuán)隊(duì)的技術(shù)應(yīng)用理念，為信息平臺(tái)的建設(shè)提供經(jīng)濟(jì)支持，提升共享服務(wù)的便捷性與安全性，逐步完善信息共享系統(tǒng)的頂層設(shè)計(jì)，打造專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，為教育產(chǎn)業(yè)與現(xiàn)代技術(shù)的融合發(fā)展提供保障。

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