基于Word的畢業(yè)論文排版技巧

李榮錦

摘要：由于word能把排版的結(jié)果即刻反饋給用戶，便于用戶查看和修改，因此在畢業(yè)論文的編排中，學(xué)生通常都會選擇使用word。但是，簡單的操作如果沒有一個正確的操作流程，那么在論文編排和修改過程中也會給學(xué)生造成很大的負(fù)擔(dān)，并且使版面混亂，因此，本文基于畢業(yè)論文的常用操作進(jìn)行系統(tǒng)的闡述，以期對寫畢業(yè)論文的朋友有所幫助。

關(guān)鍵詞：word;畢業(yè)論文;排版

中圖分類號：TP311 ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1009-3044（2019）15-0240-02

Abstract： Because word can feedback the results of typesetting to users immediately， which is convenient for users to view and modify， in the typesetting of graduation theses， students generally choose to use word .However， if the simple operation does not have a correct operation process， it will also cause a great burden to students in the process of thesis typesetting and revision，and make the layout confusing.Therefore， this paper systematically elaborates on the common operation of graduation thesis in order to help the friends who write graduation theses.

Key words： word; Graduation thesis; typesetting

在撰寫畢業(yè)論文時，頂層設(shè)計非常重要，這猶如在建房過程中先設(shè)計圖紙作為建房參照一樣。頂層設(shè)計包括論文框架的設(shè)計和排版的設(shè)計。頂層的設(shè)計可以按以下順序進(jìn)行：頁面設(shè)置-->論文框架-->樣式-->多級列表-->參考文獻(xiàn)尾注及交叉引用的設(shè)置-->表圖的題注設(shè)置[1]-->頁眉頁腳中的分節(jié)設(shè)置-->更新域及全文檢查-->目錄生成。

1 頁面設(shè)置

頁面設(shè)置是對文檔的整體布局，頁面設(shè)置包括紙張大小、頁邊距、頁眉頁腳的邊距設(shè)置，并將所有設(shè)置應(yīng)用于整個文檔[2]，紙張大小一般為A4紙，頁面的相關(guān)設(shè)置在頁面布局功能選項中，操作較為簡單。

2 論文框架及排版

在一些關(guān)于word排版的文章中提到，寫論文與排版分開，先寫好后排版，如果按照這種思路的話隨著圖文的不斷增加，在后續(xù)排版中會增加很多麻煩，本文的排版思路是先將論文框架寫好、排版好，再寫正文和排版。論文的框架根據(jù)學(xué)校的要求有一些不同，但是主要包括目錄、摘要、章節(jié)、致謝和參考文獻(xiàn)，章節(jié)按級別呈現(xiàn)章、章之下是節(jié)、節(jié)之下可能還有要點(diǎn)，一般使用三級即可。論文框架寫好之后便可以對其進(jìn)行格式化，使其以第幾章第幾節(jié)的方式進(jìn)行顯示并實現(xiàn)自動編號，這就需要設(shè)置樣式和多級列表。

2.1 樣式

為了有益于目錄的生成，將目錄、摘要、每一章標(biāo)題、致謝和參考文獻(xiàn)的樣式設(shè)置為標(biāo)題1，每一節(jié)的樣式設(shè)為標(biāo)題2，節(jié)之下的要點(diǎn)樣式設(shè)為標(biāo)題3，因此按照學(xué)校對論文格式的要求將word的內(nèi)置樣式標(biāo)題1、標(biāo)題2、標(biāo)題3、正文和題注進(jìn)行字體和段落等的設(shè)置，標(biāo)題1的段落對齊方式為居中、段前段后間距為2行或其他;標(biāo)題2、標(biāo)題3的段落對齊方式設(shè)為左對齊，行距設(shè)為1.5倍距;正文的段落對齊方式設(shè)為兩端對齊，特殊格式為首行縮進(jìn)2字符，行距為1.5倍距;題注的段落對齊方式為居中對齊，行距為1.5倍距。樣式設(shè)置的方法為開始選項-->樣式-->右擊對應(yīng)的樣式-->修改-->格式-->確定，主要設(shè)置界面如圖 1所示：

2.2 多級列表

為了實現(xiàn)章節(jié)的自動編號，采用多級列表關(guān)聯(lián)樣式的方式，當(dāng)標(biāo)題使用該樣式時，會自動在標(biāo)題前自動加上編號。其方法為開始選項-->段落-->多級列表（注意不是項目編號）-->定義新的多級列表：分別將級別1、2、3連接到樣式標(biāo)題1、標(biāo)題2和標(biāo)題3，要注意的是級別1、級別2和級別3的起始編號均為1，并對其他項進(jìn)行設(shè)置，下面以級別2的設(shè)置為例，操作如圖 2所示：

注意用線框標(biāo)出來的這些項的設(shè)置，特別注意輸入編號的格式，此處操作不當(dāng)將會導(dǎo)致自動編號的錯誤。當(dāng)設(shè)置此處時，先將所有數(shù)字刪除并將光標(biāo)置于此處，在包含的級別編號來自中選擇級別1，此時會在光標(biāo)處自動錄入1，然后在1之后手動輸入點(diǎn)（.），最后在此級別的編號樣式中選擇”1，2，3...”，此時輸入編號的格式自動變?yōu)?.1即可。設(shè)置級別3時，將輸入編號的格式中所有字符清空，然后在包含的級別編號來自中選擇級別1，然后在1之后輸入點(diǎn)，再次在包含的級別編號來自中選擇級別2，然后在1.1之后輸入點(diǎn)，最后在此級別的編號樣式中選擇”1，2，3...”，此時輸入編號的格式自動變?yōu)?.1.1即可。

設(shè)置好多級列表之后，將樣式分別應(yīng)用到論文框架上，它們之間的對應(yīng)關(guān)系如圖 3所示：

3 ?參考文獻(xiàn)尾注及交叉引用的設(shè)置

參考文獻(xiàn)是畢業(yè)論文中不可缺少的一部分，一般將其置于論文末尾。為了使參考文獻(xiàn)引用處與參考文獻(xiàn)之間有更好的鏈接并且實現(xiàn)文獻(xiàn)的自動編號，則使用尾注，如果出現(xiàn)一篇參考文獻(xiàn)在多處引用時，在引用處使用交叉引用。

3.1 尾注

插入尾注的步驟為：在引用位置執(zhí)行引用-->插入尾注，此時會在引用處自動加上編號并將光標(biāo)定位到文檔末尾，在光標(biāo)處輸入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)即可。默認(rèn)的編號格式是“i，ii，iii...”，因此，需要對尾注進(jìn)行設(shè)置，將編號格式改為“1，2，3...”，這樣仍然會出現(xiàn)兩個問題，一是參考文獻(xiàn)處的編號是上標(biāo)顯示，這可以等到最后所有參考文獻(xiàn)寫完了一起設(shè)置其字體，取消上標(biāo)顯示[3]。二是編號顯示是1這樣的格式，并不是[1]，可以按Ctrl+F進(jìn)行格式替換，在查找處輸入“^e”，在替換處輸入“[^&]”，然后全部替換。此外，參考文獻(xiàn)處有一條分隔線，刪除的方法為：引用-->顯示備注-->視圖-->普通視圖-->尾注處選擇尾注分隔符-->刪除橫線-->尾注處選擇尾注延續(xù)分隔符-->刪除橫線即可。

那么在一處引用到多篇文獻(xiàn)時，如在某處引用參考文獻(xiàn)[1][2][3][4]，將其改為[1-4]的方法為：選中“][2][3][4”-->字體設(shè)置-->效果-->隱藏文字，然后在隱藏文字處輸入“-”即可。

3.2 交叉引用

一般對參考文獻(xiàn)的尾注、圖、表等對象的題注的部分引用或重復(fù)部分引用時，使用交叉引用。其方法是：引用-->交叉引用-->選擇引用類型-->引用內(nèi)容-->確定，例如在某處引用已經(jīng)被引用的參考文獻(xiàn)，那么在引用類型選擇尾注，引用內(nèi)容為編號即可。在某處引用圖的標(biāo)簽和編號時，引用類型選擇圖，引用內(nèi)容為只有標(biāo)簽和編號即可，這樣引用的好處就是當(dāng)被引用的編號或內(nèi)容變化時，可以使用CTRL+A選中全文，右擊-->更新域，這樣便可以使交叉引用處的編號或內(nèi)容也會隨之變化。

4 ?表圖等對象的題注設(shè)置

在畢業(yè)論文中，為了使內(nèi)容的邏輯結(jié)構(gòu)更加清晰，或者將結(jié)果進(jìn)行展示和分析，往往會使用很多的表、圖等對象，使用題注能更好地對這些對象進(jìn)行管理，由于這些對象必須有對應(yīng)的編號，那么如果對中間某些對象進(jìn)行刪除或增加某些對象時，使用題注就能使后續(xù)相應(yīng)對象的編號通過更新域的方式自動發(fā)生變化，從而給編排帶來很大的方便。設(shè)置題注的方法為：選中對象-->引用-->插入題注-->選擇標(biāo)簽（即對象類型，如果沒有，可以新建標(biāo)簽）-->位置（圖對象的題注在其下方，表格對象的題注在其上方）-->單擊編號-->格式“1，2，3，...”-->勾上“包含章節(jié)號”，這樣可以使題注的編號顯示為示例“1-1”的效果。設(shè)置好題注后，就可以在相應(yīng)的地方進(jìn)行交叉引用，其方法見交叉引用的介紹。

5 ?頁眉頁腳中的分節(jié)設(shè)置

學(xué)位論文通常會要求目錄頁、摘要頁、各章之間、致謝頁和參考文獻(xiàn)頁的頁眉為對應(yīng)的標(biāo)題，那么需要在頁眉或頁腳顯示方式不同的頁之間插入分節(jié)符[4]，例如要在封面與目錄頁、目錄頁與摘要頁、摘要與第一章、各章之間、最后一章與致謝頁、致謝頁與參考文獻(xiàn)頁之間插入分節(jié)符。其方法為：將光標(biāo)定位到分節(jié)的位置-->頁面布局-->頁面設(shè)置-->分隔符-->分節(jié)-->下一頁，這樣即可以將光標(biāo)前后的內(nèi)容分為不同的節(jié)。分節(jié)后，添加頁眉頁腳的方法是：插入-->頁眉或頁腳-->選擇頁眉或頁腳的格式。要使節(jié)的頁面或頁腳的格式或內(nèi)容不同，那么在需要修改的頁眉或頁腳編輯狀態(tài)下，在頁眉與頁腳工具設(shè)計選項之下，取消鏈接到前一條頁眉的選取，即可更改當(dāng)前的頁眉或頁腳而不影響以上的頁眉或頁腳，后續(xù)需要更改頁眉頁腳的地方按這個方法繼續(xù)更改。此外，對于封面，是不需要頁眉和頁腳的，頁腳直接刪除即可，但是頁眉有一條線，所以要選中頁眉上的所有內(nèi)容包括回車符，按delete鍵之后雙擊其他地方即可，記住一定要連回車符一起選中。

6 更新域及全文檢查

論文寫完并更改后，如果對表和圖有順序或增刪的修改，那么就CTRL+A選中全文檔-->右擊-->更新域，對題注編號和引用處的編號進(jìn)行更新。并對有特殊要求的地方進(jìn)行格式化，例如參考文獻(xiàn)全部統(tǒng)一格式并取消上標(biāo)顯示，取消目錄、摘要、致謝和參考文獻(xiàn)之前的編號并設(shè)置居中對齊。

7 目錄生成

論文寫好之后，就是生成目錄。如果按本文的樣式及多級列表對論文框架進(jìn)行排版后，生成目錄就非常方便了，其方法為：將光標(biāo)定位到目錄所在位置-->引用-->目錄-->選擇目錄樣式即可。

8 小結(jié)

本文只對word畢業(yè)論文排版的技巧進(jìn)行闡述，在對畢業(yè)論文具體格式規(guī)范方面沒有做太多的提及。關(guān)于論文的寫作格式要求可以參考貴州大學(xué)計算機(jī)科學(xué)與技術(shù)學(xué)院的許道云教授等編著的《本科畢業(yè)論文撰寫方法與寫作規(guī)范》一書，其中對畢業(yè)論文的寫作方法和對應(yīng)的格式排版有詳細(xì)的闡述[5]。

參考文獻(xiàn)：

[1] 鄒煥，汪海洋.《Office辦公軟件應(yīng)用》教學(xué)中的畢業(yè)論文排版應(yīng)用[J].教育教學(xué)論壇，2019，（7）：80-81.

[2] 陳曉紅，馬志新.基于Word 2010的畢業(yè)論文排版應(yīng)用研究[J].無線互聯(lián)科技，2017，（22）：54-55.

[3] 喻梅.用Word撰寫畢業(yè)論文的排版技巧[J].商情，2014，（40）：248.

[4] 楊杏華.應(yīng)用Word排版學(xué)位論文的技巧及常見問題處理[J].電子世界，2014，（12）：302.

[5] 許道云，李智，張麗.本科畢業(yè)論文撰寫方法與寫作規(guī)范[M].貴州大學(xué)出版社，2016.6.

【通聯(lián)編輯：梁書】