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      社會保障檔案管理問題與解決對策

      2019-07-15 07:02:59呂艷
      卷宗 2019年16期
      關(guān)鍵詞:社會保障檔案管理問題

      呂艷

      摘 要:和諧社會主義的構(gòu)建離不開社會保障體系,科學(xué)完善的社會保障體系能夠在一定程度上推動(dòng)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展,同時(shí)確保社會穩(wěn)定和諧?,F(xiàn)階段,我國社會保障體系發(fā)展已經(jīng)逐漸區(qū)域科學(xué)化、規(guī)范化、法治化,在其發(fā)展過程中,加強(qiáng)社會保障檔案管理工作至關(guān)重要,而由于社會保障檔案涉及面較多,再加上受到其他各方面因素影響,在進(jìn)行社會保障檔案管理中還存在一些亟待解決的問題,對此應(yīng)積極探索相應(yīng)措施,進(jìn)一步提升社會保障檔案管理水平。

      關(guān)鍵詞:社會保障;檔案管理;問題;對策

      社會保障檔案是整個(gè)社保工作的直觀數(shù)據(jù)體現(xiàn),在社保工作中起到十分重要的作用,不僅是實(shí)現(xiàn)社會保障信息交流及信息共享的主要保障,同時(shí)還是民眾維護(hù)自身權(quán)益的關(guān)鍵憑證,另外也是社保部門工作效率確保的重要條件。就當(dāng)前我國社會保障局檔案管理現(xiàn)狀來看,其在實(shí)踐工作中還存在很多問題,并對社保事業(yè)發(fā)展造成一定影響,因而加強(qiáng)社會保障檔案管理研究具有重要意義。

      1 社會保障檔案管理存在問題

      1.1 檔案管理意識相對淡薄

      要想提高社保局檔案管理工作的水平,就需要社保局領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員高度重視此項(xiàng)工作,將過去將檔案管理工作當(dāng)作沒有用處的輔助性工作的認(rèn)識改變。就當(dāng)前現(xiàn)狀來看,由于一些社保局領(lǐng)導(dǎo)者缺乏對檔案工作的認(rèn)識,不重視檔案管理,忽視檔案工作,對于他們而言,社保檔案管理規(guī)范化可有可無。加之,缺乏科學(xué)且有效地考核評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)以及相應(yīng)的工作培訓(xùn)技術(shù),因此導(dǎo)致社保局檔案管理工作效率和效率差強(qiáng)人意。

      1.2 管理資金投入嚴(yán)重不足

      檔案事業(yè)的發(fā)展與資金投入之間的聯(lián)系十分密切,倘若缺乏資金投入,社保局檔案管理中電子信息技術(shù)就難以得到充分應(yīng)用[1]。由于部分社保局針對檔案管理缺乏重視程度,在檔案現(xiàn)代化管理所需設(shè)備、人員方面并未投入足夠的資金,過于簡陋的檔案管理設(shè)備條件極易出現(xiàn)檔案資料老化、霉化的問題,如此一來檔案信息也就難以得到妥善保存、有效利用。另外,即便部分社保局添置了現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備,然而因缺乏能對設(shè)備熟練操作的專業(yè)人員,以致于設(shè)備長期處于閑置狀態(tài),利用率降低。

      1.3 社保管理體系有待完善

      社保檔案的涉及面相對較廣,目前國內(nèi)各個(gè)類型的社保檔案分別歸屬不同的部門進(jìn)行管理,可能存在較為突出的多頭管理問題,不同部門之間溝通起來相對困難,個(gè)人的保險(xiǎn)資料往往保存在不同部門,且各自管理制度規(guī)定存在差異[2]。同時(shí)并未構(gòu)建較為系統(tǒng)化的社保檔案借閱和管理體系,讓人們在社保檔案借閱的過程中存在檔案丟失、借閱期限到期未歸或者檔案損失嚴(yán)重的問題,同時(shí)上述問題產(chǎn)生后,社保檔案管理人員尚未予以重視,沒有及時(shí)進(jìn)行解決,也沒有采取有效的處理對策,在很大程度上影響到社保檔案價(jià)值的開發(fā)利用。

      1.4 信息化落后利用率不高

      現(xiàn)階段,社保檔案利用主體通常來說有參保公民、社保系統(tǒng)工作人員以及第三方職能機(jī)構(gòu)等。因此能夠了解到當(dāng)前數(shù)量較少的檔案管理人員、較小的服務(wù)對象卻涉及到大量社保檔案信息存儲。我們知道二十一世紀(jì)已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代,大部分社保檔案信息都存儲于計(jì)算機(jī)中,但真正能夠得以利用的人員相對較少,從而造成出現(xiàn)了檔案利用價(jià)值難以發(fā)揮的問題,而這也可能影響到相關(guān)社保信息的交流頻率,隨后會存在社保檔案管理服務(wù)功能缺失、不具有針對性和服務(wù)水平不高的問題,上述問題都會影響到社保檔案管理工作的科學(xué)開展。

      2 社會保障檔案管理問題解決對策

      2.1 提高檔案管理重視程度

      為更好地做好社保局檔案管理工作,首先要做的便是從根本上轉(zhuǎn)變態(tài)度,提升檔案管理人員對社保局檔案管理工作的重視力度[3]。第一,社保局檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)者必須要高度重視檔案管理工作,深入研究社保局檔案管理工作,親自做好表率,科學(xué)且有效地完成社保局檔案管理指標(biāo)任務(wù),重點(diǎn)加強(qiáng)對社保局檔案管理工作的督促,落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度,以便從整體上提升檔案管理工作效。另一方面,社保局還必須要加強(qiáng)管理人員的思想教育,從本質(zhì)上提升檔案管理人員思想重視程度,全面且有效地做好宣傳和宣講工作,加強(qiáng)同各個(gè)部門的聯(lián)系,通力合作,齊頭并進(jìn)。

      2.2 加大檔案管理資金投入

      對于檔案管理工作而言,良好的檔案管理硬件設(shè)施是其順利開展的前提條件及物質(zhì)保障。社保局要想將檔案管理工作落實(shí),領(lǐng)導(dǎo)的高度重視、大力支持是必不可少的,社保局檔案管理的資金投入也同樣十分重要。首先,需要加大檔案管理硬件投入。針對檔案管理工作配備必需的計(jì)算機(jī)、硬盤、光盤等硬件與系統(tǒng)管理軟件,以便檔案管理、檔案的開發(fā)利用工作得以順利開展;其次,需要加大檔案管理人員投入。信息數(shù)據(jù)時(shí)代下,檔案管理人員不但需要具備傳統(tǒng)檔案管理專業(yè)意識,同時(shí)也需要對電子信息基礎(chǔ)知識、網(wǎng)絡(luò)知識與信息系統(tǒng)知識、計(jì)算機(jī)軟硬件基礎(chǔ)知識等各類有關(guān)于計(jì)算機(jī)操作技能知識有所了解。鑒于此,社保局可挑選畢業(yè)于高校、具備較高綜合能力的人才進(jìn)行檔案隊(duì)伍的建設(shè)。另外,定期開展檔案人員培訓(xùn)工作,將新知識、新技術(shù)培訓(xùn)計(jì)劃提供給檔案人員,推動(dòng)檔案管理人員管理、服務(wù)、信息化能力及業(yè)務(wù)素質(zhì)與綜合素質(zhì)的全面提升。

      2.3 完善社保檔案管理體系

      和西方發(fā)達(dá)國家比起來,我國正式實(shí)施社會保障的時(shí)間相對較短,最早應(yīng)當(dāng)是上世紀(jì)九十年代,同時(shí)我國的國情較為特殊,不能盲目借鑒西方國家經(jīng)驗(yàn),因此到目前來說國內(nèi)依舊沒有建立一個(gè)統(tǒng)一的社會保障管理體系。由于不同地區(qū)之間的社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況存在差異性,導(dǎo)致不同地區(qū)的社保檔案管理工作開展情況也各不相同[4]。

      在這一情況下,必須要進(jìn)一步完善社保檔案管理體系,真正理清社保檔案管理流程,確保社保職能工作能夠集中在同一個(gè)職能單位,即保證養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷以及生育等社保檔案可以進(jìn)行統(tǒng)一管理,實(shí)施一條龍式的管理模式,防止社保各部門之間出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的重復(fù)或交叉。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)建立獨(dú)立的檔案管理部門,確保社保檔案集中管理,真正凸顯出社保檔案管理活動(dòng)的人本化原則,真正實(shí)現(xiàn)社保檔案記錄一生、服務(wù)一生的目標(biāo)。

      2.4 信息化管理提高利用率

      社保檔案管理工作表現(xiàn)出工作量大、數(shù)據(jù)信息管理復(fù)雜等特征,同時(shí)它會隨著參保人員數(shù)量的增加而日益增多,為保證社保檔案管理工作質(zhì)量的提升,必須要盡快轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)那種重保存而輕管理的思想認(rèn)識,選擇更加現(xiàn)代化的管理手段,而借助于現(xiàn)代信息技術(shù),促進(jìn)社保檔案管理信息化建設(shè),不但能夠在很大程度上促進(jìn)管理效率和質(zhì)量的提升,同時(shí)從社會保障制度的發(fā)展而言,也能夠起到非常好的推動(dòng)作用[5]。

      所以,社保檔案管理工作要重視信息技術(shù)的應(yīng)用,積極將大數(shù)據(jù)、云計(jì)算以及信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合起來,構(gòu)建社保檔案信息數(shù)據(jù)庫和社保檔案信息管理系統(tǒng),賦予社保檔案管理工作的信息化特征。唯有如此,才可以實(shí)現(xiàn)社保檔案管理活動(dòng)實(shí)施的科學(xué)性與有效性,同時(shí)站在長遠(yuǎn)的角度而言,在促進(jìn)社保檔案利用價(jià)值的基礎(chǔ)上,有助于控制其他成本開支,為社保檔案管理帶來技術(shù)支持。

      3 結(jié)語

      總而言之,我國社會保障工作隨著時(shí)代的發(fā)展正在進(jìn)一步完善,而傳統(tǒng)社保局檔案管理模式也已經(jīng)逐漸被摒棄,取而代之的是更加人性化、高效化、信息化的管理方式。社會保障檔案管理工作應(yīng)做到與時(shí)俱進(jìn),不斷改革進(jìn)取,及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題,并采取針對性整改措施,確保社保檔案管理煥發(fā)生機(jī)。

      參考文獻(xiàn)

      [1]馬衛(wèi)華.基層社保檔案管理工作的實(shí)踐與探索[J].辦公室業(yè)務(wù),2018(20):128.

      [2]田潤蘭.淺析社保檔案信息化管理中存在的問題與策略[J].科技風(fēng),2018(27):249.

      [3]姜慧娜.社會保險(xiǎn)檔案管理模式創(chuàng)新難題及方法研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2018(14):117.

      [4]田鳳玲.淺談社會保險(xiǎn)檔案管理服務(wù)工作的重要性[J].菏澤學(xué)院學(xué)報(bào),2018,40(03):139-142.

      [5]黃炳輝.淺談加強(qiáng)社保檔案管理的重要性及對策[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2018(12):128.

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