淺論檔案科學(xué)化管理的重要性

楊秀英

檔案管理作為一個系統(tǒng)的管理工程，期間所包含的內(nèi)容以及對它產(chǎn)生影響因素是眾多的，每一個因素發(fā)生變動或者是進行發(fā)展都會給檔案管理工作帶來新的影響。在當(dāng)今市場經(jīng)濟快速發(fā)展以及人類文明不斷進步的形式下，勢必會對檔案管理提出新的要求和挑戰(zhàn)。這就需要對檔案管理的全過程用全新的管理理念和科學(xué)的管理手段進行分析，確保檔案管理能夠適應(yīng)時代發(fā)展的需求。

1 正確認識提高檔案科學(xué)化管理水平的必要性

檔案管理是檔案工作者運用科學(xué)的管理方法以及現(xiàn)代化的手段對檔案進行科學(xué)、有效的管理，使之能夠更好地為社會、為人類服務(wù)所進行的系統(tǒng)性工作。通過新時代對檔案管理所提出的要求，來分析提高檔案科學(xué)化管理水平的必要性，也是從大環(huán)境發(fā)展的形式下來看待檔案管理水平的提高。

一是提高檔案管理的科學(xué)化水平是社會不斷進步的必然要求。在人類物質(zhì)文明和精神文明不斷進步的前提下，任何存在于社會中的事物都在經(jīng)歷一個不斷發(fā)展的過程，否則將會違背社會發(fā)展的規(guī)律從而被淘汰掉。檔案管理作為人類為了達到某種目的而實施的一系列活動，隨著人類管理理念的不斷上升以及人類管理方法的逐漸科學(xué)化，勢必會更加的趨向于人類的需求，使人類能夠更加快速、準確、隨時隨地的使用檔案所附帶的信息價值。如果因為檔案管理水平的滯后性，從而影響了社會不斷進步的步伐，那是人們所不愿意看到的也是不允許發(fā)生的，所以說在確保社會不斷進步的情況下，非常有必要提高檔案管理的科學(xué)化水平。

二是提高檔案管理的科學(xué)化水平是檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然要求。隨著人類在各個領(lǐng)域不斷取得新的成就和科學(xué)研究成果的不斷創(chuàng)新，檔案的類型和種類正在不斷的擴大與增多，這就為檔案管理工作帶來了新的問題和挑戰(zhàn)，特別是電子檔案的興起給檔案管理帶來了深度變革的必然要求。檔案作為重要的信息載體在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天必須與信息技術(shù)相結(jié)合才能切實滿足人們對于檔案利用的實際需求，從另一方面來講，檔案管理的水平只有跟得上科學(xué)技術(shù)發(fā)展的步伐才能體現(xiàn)出其最大的價值。目前人類對于信息的無國界、無地域以及隨時隨地的查閱正在成為檔案管理重點發(fā)展的方向之一。由此看來，提高檔案管理的科學(xué)化水平是檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然要求。

三是提高專業(yè)化的管理團隊檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化的必然要求。隨著越來越多的人認識到管理對于經(jīng)濟發(fā)展、對于事情的成敗有著至關(guān)重要的作用，越來越多的人開始著手管理學(xué)的學(xué)習(xí)，這也造就了大批優(yōu)秀的管理人才活躍在當(dāng)今的社會中。同時，這為檔案管理建立專業(yè)化的管理團隊提供了極大地可能性。改變原來檔案管理的模式和打破舊的管理格局，將檔案管理納入到現(xiàn)代化管理的模式之下，將會大大改善檔案利用的效率和范圍。

四是提高人們對檔案重要性認識的必然要求。雖然經(jīng)濟的飛速發(fā)展給檔案的現(xiàn)代化管理提供了發(fā)展的機遇，但是建立檔案最終的目的依然是讓它以知識的形式傳播下去、擴散開來，為人類的持續(xù)發(fā)展提供動力和基礎(chǔ)。由于越來越多的人對于商品經(jīng)濟的盲目追求，使得人們對于知識的關(guān)注和公共事業(yè)的發(fā)展表現(xiàn)的越來越冷淡。這也從根本上減少了人們對檔案的利用程度，使得檔案實際的利用效率不斷下降。因此加大人們對于檔案利用的關(guān)注度，向人們傳播檔案利用的重要性和巨大的價值，也是未來要繼續(xù)堅持發(fā)展的重要方向。

2 提高檔案科學(xué)化管理水平的有效措施

一是樹立先進的檔案管理理念，建立科學(xué)的檔案管理機制。思想是決定行動方向的先決條件，只有先進的思想作為指導(dǎo)，行動才能達到預(yù)想的高度。樹立先進的檔案管理理念并非是憑空想象和主管臆造。具體的做法是，首先，應(yīng)該借鑒當(dāng)前企業(yè)中所使用的一些最先進的管理理念，然后結(jié)合檔案管理的實際需求來制定比較先進的管理制度，對檔案管理工作中的諸多環(huán)節(jié)進行明確、細分，推行責(zé)任制的管理模式。其次，與計算機工程人員以及多媒體工程人士進行溝通與交流，將檔案管理與信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行有效的結(jié)合。最后，借鑒國外的檔案管理工作經(jīng)驗，為國內(nèi)檔案管理事業(yè)注入新的思想和動力。建立科學(xué)的檔案管理機制是保障檔案管理科學(xué)、有序進行必不可少的重要環(huán)節(jié)。建立科學(xué)的檔案管理機制主要從管理、監(jiān)督、評價三個方面來進行實施，確保以發(fā)展的眼光來看待檔案管理工作，不斷發(fā)現(xiàn)檔案管理的不足和滯后之處，為檔案管理的科學(xué)化發(fā)展提供有力的保障。

二是提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。檔案管理人員是檔案管理工作的主要實施者也是檔案管理工作的主體，其自身的綜合素質(zhì)水平高低對檔案管理的科學(xué)化水平有著決定性的作用。所以說提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，也是提高檔案管理工作科學(xué)化水平的重要途徑之一。主要的做法是，一方面定期對檔案管理人員進培訓(xùn)，培訓(xùn)的主要內(nèi)容圍繞著計算機、互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用技術(shù)以及信息技術(shù)、和現(xiàn)代化管理理念來開展，確保培訓(xùn)能夠有針對性、目的性地提高檔案管理工作人員的現(xiàn)代化檔案管理工作能力和技術(shù)水平。另一方面，加強對檔案管理工作人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)和塑造，提高檔案管理工作人員的責(zé)任心和學(xué)習(xí)創(chuàng)新的能力，為檔案管理工作的順利開展以及持續(xù)發(fā)展提供良好的思想動力。

三是制定標準化的檔案管理流程，確保檔案管理的高效性。標準化的檔案管理流程對于規(guī)范檔案管理工作中的每一個細節(jié)，從整體上很好的控制檔案管理工作的科學(xué)化有著重要的作用。具體的做法是，首先，應(yīng)當(dāng)改善檔案管理的條件。建立標準化的檔案室、配備專業(yè)素質(zhì)較高的工作人員、制定比較完善的管理制度等等。其次，加強對檔案工作的監(jiān)管力度，及時的進行檔案移交、審批。最后，對檔案進行細分化的管理，對于重點、重要檔案進行嚴格的監(jiān)督監(jiān)管，提高檔案的準確性和及時性、保密性等等。

四是建立電子檔案工作室，提高檔案網(wǎng)絡(luò)管理的水平。在目前的檔案管理工作中，電子檔案的管理已經(jīng)成為檔案管理工作中的重點內(nèi)容。建立專門的電子檔案工作室，并對其進行科學(xué)的配置的和管理對于提高檔案管理的科學(xué)化水平有著實質(zhì)性的作用。具體的做法是，首先，將電子檔案管理從檔案管理工作中獨立出來，對電子檔案進行專門化的管理。其次，給電子檔案工作室配備現(xiàn)代化的辦公工具，并安排系統(tǒng)維護人員以確保電子檔案管理工作的順利進行。再次，提高電子檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)操作水平。提高檔案網(wǎng)絡(luò)管理的水平主要從強化檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的現(xiàn)代化水平以及確保網(wǎng)絡(luò)安全、不斷進行系統(tǒng)更新兩個方面進行著手。主要的目的是依托現(xiàn)在的計算機網(wǎng)絡(luò)以及通訊技術(shù)建立現(xiàn)代化、科學(xué)化的檔案多層次網(wǎng)絡(luò)管理體系，讓檔案管理能夠發(fā)揮最大的作用以及提供最高的檔案使用價值。

五是對檔案管理工作進行科學(xué)的評價，促使檔案管理工作不斷地創(chuàng)新。檔案管理工作因為檔案的來源、檔案的使用目的以及檔案所處的地域不同，管理要求也不盡相同，所以經(jīng)常會出現(xiàn)管理細分的現(xiàn)象。對檔案管理工作實施科學(xué)有效地評價，是對檔案管理進行再管理的過程，通過對檔案管理工作中的每一個環(huán)節(jié)和檔案管理的主要構(gòu)成要素進行動態(tài)的監(jiān)督與審查，從而發(fā)現(xiàn)其中所存在的問題并進行及時的調(diào)整與更正，也能不斷的提高檔案管理的科學(xué)化水平。