關(guān)于應(yīng)對企業(yè)檔案管理工作新變化的幾點思考

韓明秀 劉皖皖

近年來，隨著市場經(jīng)濟體制的逐步建立和完善，企業(yè)檔案管理工作也同樣出現(xiàn)了前所未有的新局面，給新形勢下的檔案管理工作帶來了新的變化。要做好新形勢下的檔案管理工作，更好地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展經(jīng)營建設(shè)，就必須要適應(yīng)這種變化，及時更新觀念，解放思想，與時俱進，把握準時代脈搏，創(chuàng)造性地開展工作，不斷開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

1 新時期企業(yè)檔案管理工作的新變化

主要呈現(xiàn)出以下幾個特點：

1）信息量更大。企業(yè)要更加全面、更加深入地參與市場競爭，這就需要比以往更多的信息。以我們山東泉興礦業(yè)集團為例，以前我們更多涉及的是常規(guī)性的檔案管理工作， 但近幾年來，越來越多的非常規(guī)性的檔案歸檔令我們檔案管理人員應(yīng)接不暇，其中包括以前極少接觸到的經(jīng)濟類的，如擔保、反擔保協(xié)議、中外合資經(jīng)營合同、備忘錄等。由此，我們的檔案工作價值在企業(yè)的發(fā)展過程中體現(xiàn)的就越來越明顯。因為一個科學(xué)的決策取決于信息的量和正確性，檔案是企業(yè)信息整體的一個非常重要的部分，企業(yè)對檔案的需求比過去更迫切了。

2）規(guī)范性更強。隨著現(xiàn)代化企業(yè)制度的建立，要求企業(yè)檔案工作更加科學(xué)規(guī)范?，F(xiàn)代企業(yè)制度是一個科學(xué)的管理制度，企業(yè)檔案工作屬于現(xiàn)代企業(yè)制度基礎(chǔ)管理的一項內(nèi)容，也就要求我們檔案工作要適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度的建立而規(guī)范，這也是隨著企業(yè)面向世界、面向國際競爭，把檔案工作帶到了這樣一個環(huán)境。

3）數(shù)量種類更加繁多。企業(yè)活動的范圍逐步擴展，企業(yè)產(chǎn)生的檔案種類和數(shù)量激增，應(yīng)該優(yōu)化企業(yè)文件材料的收集范圍。企業(yè)活動的范圍逐步擴大，檔案形成的種類和數(shù)量也就越來越多。因此，如何優(yōu)化企業(yè)文件材料的收集范圍，使保存的檔案內(nèi)在質(zhì)量和數(shù)量都能適應(yīng)企業(yè)要求，這是企業(yè)檔案工作者需要研究的一個課題。

4）執(zhí)法依據(jù)作用突出。企業(yè)的法律事務(wù)增多，檔案的憑證依據(jù)作用越來越顯著。隨著企業(yè)法律事務(wù)逐漸增多，檔案的憑證作用也越來越凸現(xiàn)，檔案具有的這一特性是其它文件不可替代的，因此要注意發(fā)揮檔案的依據(jù)和憑證作用。為此，我們企業(yè)專門設(shè)立了法制辦公室，聘請了專業(yè)律師為每一條合同把關(guān)，保證了我們企業(yè)在法律訴訟過程中的合法性。該項制度實行以來，為企業(yè)產(chǎn)生了可觀的經(jīng)濟效益。同時，為適應(yīng)工作需要，檔案管理人員也要同步學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)知識，保證信息的對稱理解。

5）信息化同步。隨著企業(yè)信息化建設(shè)的加速，對企業(yè)電子文件的管理提出了一個非常嚴峻的問題。一方面從企業(yè)內(nèi)部管理來講，實行信息化管理有助于消除腐敗，有助于提高效率，有助于增強企業(yè)的透明度；另一方面，從企業(yè)增強自身競爭能力來講，必須要實行信息化。因此，這些年來，我們在不斷加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)信息化同步。

總的來講，企業(yè)檔案工作面臨著前所未有的新問題，加強和改進對檔案管理工作的認識，更新思路，改進方法顯得尤為迫切。

2 加強當前企業(yè)檔案工作的幾點思考

1）要及時適應(yīng)企業(yè)改革發(fā)展需要，把檔案收集齊全。企業(yè)檔案的收集管理是一個老問題，但是老題要有新唱。目前有一些企業(yè)對文件材料的收集，基本還是按照過去制定的范圍來歸檔，現(xiàn)在企業(yè)的活動范圍不斷擴大，形成的文件種類不斷增加，已經(jīng)遠遠超過了那個時期的范圍。除了前面說的電子檔案，還有廠務(wù)公開、電子商務(wù)、合同、商業(yè)秘密等方面的文件材料，另外還有關(guān)于企業(yè)法律事務(wù)、信用、擔保、企業(yè)上市等方面的檔案。這些檔案都是非常重要的，越是企業(yè)出現(xiàn)的新內(nèi)容的檔案，就越是重要，因為這是企業(yè)目前的中心工作產(chǎn)生的。檔案部門要跟上企業(yè)改革的步伐，把這些檔案收集保管好。

2）要妥善處理好產(chǎn)權(quán)變動過程中企業(yè)檔案的管理工作。企業(yè)在改革和競爭中經(jīng)常發(fā)生變化，但無論是分離、兼并，還是破產(chǎn)，企業(yè)這部分檔案不能沒人管，檔案人員不能撒，企業(yè)還有許多文件材料需要妥善管理好以后再撤。特別是隨著企業(yè)改革的深入和加入世界貿(mào)易組織，給企業(yè)帶來的變化是極其深刻的，導(dǎo)致一批企業(yè)迅速成長，也導(dǎo)致一批企業(yè)頃刻破產(chǎn)。據(jù)有關(guān)資料顯示，中國的企業(yè)壽命平均才7.3年，而民營企業(yè)只有不到3年。所以，各類企業(yè)面臨的產(chǎn)權(quán)變動的形式非常多，如產(chǎn)權(quán)重組、人員重組、債務(wù)重組、資產(chǎn)重組、結(jié)構(gòu)調(diào)整等等，這對產(chǎn)權(quán)變化以后的企業(yè)檔案如何進行合理的分流、科學(xué)的處置提出很高的要求，這是一項政策性很強的工作。特別是我們國有企業(yè)，檔案也是國有資產(chǎn)的一部分，要及時與有關(guān)部門和人員進行協(xié)商，保障檔案工作的同時進行。

3）檔案的現(xiàn)代化要與企業(yè)的信息化同步。信息化的迫切要求及飛速發(fā)展，對檔案部門提出了更高的要求和一些亟待解決的問題。當前，在企業(yè)信息化建設(shè)過程中，也有檔案部門不了解、不懂的東西，特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設(shè)，使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個重要組成部分。檔案人員要邊干邊學(xué)，在管理的過程中學(xué)習(xí)和掌握信息化的有關(guān)知識，使檔案現(xiàn)代化與企業(yè)信息化有機結(jié)合，同步發(fā)展。檔案部門要主動宣傳電子文件歸檔的重要性，企業(yè)在制定信息建設(shè)規(guī)劃當中將檔案工作納入進去，檔案部門要參與到企業(yè)信息化當中去，要對整個電子文件的形成和管理提出要求，在實踐中邊學(xué)邊摸索，逐步把電子文件管理規(guī)范起來。這對檔案人員是一個難題。首先要解決紙質(zhì)檔案與電子文件信息的對稱問題；其次要解決紙質(zhì)和電子文件一致性的問題，電子文件看不見，就一張光盤，對于它的完整性、版本等從外觀上看不出來，所以檔案部門要用專門的設(shè)備、專門的部門負責檢驗電子文件，如果保存的電子檔案有誤，將來在工作中可能要造成失誤。檔案的現(xiàn)代化管理一方面要適應(yīng)檔案自身的發(fā)展，另外也要適應(yīng)企業(yè)信息化建設(shè)的流程，兩方面都要兼顧。檔案畢竟是傳統(tǒng)的記錄和保存方式，企業(yè)信息化應(yīng)用起來可以很瀟灑，實現(xiàn)無紙化辦公，財務(wù)、科研、外事等許多部門都進行網(wǎng)上辦公，最后什么都沒留下。檔案部門搞信息化要解決的一個觀念問題，就是我們檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上去，而是要借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進行改革。這是一種高層次的認識，要求我們不斷學(xué)習(xí)，吸納新知識，檔案部門不學(xué)習(xí)不提高，肯定要被淘汰。

4）加大對外投資企業(yè)檔案工作的指導(dǎo)力度。目前，企業(yè)對外投資建立子公司、孫公司越來越普遍，主體公司一定要加強對這些公司文件資料管理，重要的特別是有法律效力的文件資料，能拿回來的，一定要帶回母公司保存，不能拿回原件的，采用電子備份的方法。此外，由于對外投資企業(yè)的高管人員一般由母公司派駐，變換頻繁，易出現(xiàn)管理松散，檔案流失的現(xiàn)象。因此加強對外投資企業(yè)的檔案管理工作，對保持工作的連續(xù)性很有必要。

5）要注意研究、收集本企業(yè)與貿(mào)易有關(guān)的知識產(chǎn)權(quán)檔案資料。企業(yè)檔案人員要學(xué)習(xí)一些相關(guān)文件，了解有關(guān)情況，把知識產(chǎn)權(quán)從檔案管理工作方面完善起來，加強對商業(yè)秘密檔案的管理和保護，限制商業(yè)秘密的知密范圍，配備必要的現(xiàn)代化技術(shù)防范措施，進行嚴格的保密教育，增強檔案人員的保密意識。世界貿(mào)易組織對知識產(chǎn)權(quán)的界定分為七種，比我國擴大了幾種，包括：①版權(quán)；②商標權(quán)；③地理標識；④工業(yè)設(shè)計；⑤專利；⑥集成電路設(shè)計；⑦未公開的信息（商業(yè)秘密）。商業(yè)秘密就是未公開的信息，應(yīng)具備三個條件：①本身是保密的，內(nèi)容不能從公共的渠道獲得：②因為具有保密性而產(chǎn)生商業(yè)價值，沒有商業(yè)價值就不屬于商業(yè)秘密；③商業(yè)秘密合法擁有人為了保密而采取了合理的措施。商業(yè)秘密的外延非常廣，凡是能給企業(yè)帶來經(jīng)濟利益的技術(shù)信息、經(jīng)濟信息、銷售信息等都有可能成為商業(yè)秘密，它包括企業(yè)機構(gòu)設(shè)置、人事任免、財務(wù)分配方案、銷售進貨渠道、技術(shù)水平、新技術(shù)前景展示等，應(yīng)該注意保護。

在新的形勢下，檔案管理人員要科學(xué)地分析形式，正確的認識問題，牢牢抓住機遇，積極應(yīng)對挑戰(zhàn)，增強政治責任感和歷史使命感，增強工作的前瞻性和活動性，努力應(yīng)對變化，不斷開拓創(chuàng)新，不辱使命，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。