高速公路文書檔案管理規(guī)范化建設(shè)分析

朱碧云

摘 要：面對21新世紀(jì)發(fā)展的要求，推動高速公路文書檔案現(xiàn)代化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)成為高速公路管理的重要一環(huán)。在進(jìn)行文書檔案管理時(shí)對眾多檔案實(shí)行數(shù)據(jù)信息電子管理，做到數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化融合的“三化”管理模式，可以實(shí)現(xiàn)對文檔進(jìn)行直接可靠和有效的管理，進(jìn)而更好地為高速公路建設(shè)保駕護(hù)航。因此，筆者擬對高速公路文書檔案管理進(jìn)行研究，希望能以此推動高速公路管理的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高速公路建設(shè)；文書檔案；管理現(xiàn)狀；改進(jìn)措施

高速公路作為公眾出行的主要載體之一，在21世紀(jì)發(fā)展新階段中有著重要的作用，被看作建設(shè)國家的基礎(chǔ)項(xiàng)目之一，直接影響國家經(jīng)濟(jì)和民生的發(fā)展。而高速公路文書檔案管理又是高速公路管理中的關(guān)鍵點(diǎn)，高速公路的文書檔案一般都是用來記錄公路建設(shè)和管理工程中的問題和進(jìn)度，能夠?yàn)殡S后高速公路的建設(shè)工作的提供參考和依據(jù)。由于高速公路的文書檔案記錄了大量工作情況，所以具有數(shù)量大和內(nèi)容豐富的特點(diǎn)，工作人員在進(jìn)行管理的過程中又必須確保資料完整無誤，這無疑給文書檔案管理工作制造了麻煩，因而我們應(yīng)該提高工作人員管理高速公路文書檔案的能力，對檔案規(guī)范化建設(shè)進(jìn)行理論性研究。

1 高速公路文書檔案規(guī)范化管理的原因和存在問題

在現(xiàn)代社會發(fā)展的過程中，高速公路不僅承擔(dān)著交通運(yùn)輸業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施的作用，也承擔(dān)著促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要作用。做好高速公路文書檔案管理是推動高速公路發(fā)展的奠基石，因而要進(jìn)一步建好高速公路就要切實(shí)提高管理高速公路文書檔案的水平。但是，目前我國在檔案管理上還存在著許多缺陷。

首先是信息的收集和整理不到位。在對公路建設(shè)的情況進(jìn)行信息收集需要耗費(fèi)大量勞力和時(shí)間，而整理的過程中也需要管理者投入大量精力，這種高投入慢回報(bào)的管理工作往往容易讓人心生倦怠進(jìn)而不重視。然而在公路管理的過程中這些文書檔案其實(shí)是至關(guān)重要的，一旦人們需要一些前期的數(shù)據(jù)資料時(shí)文書檔案卻無法滿足工作者的需求時(shí)肯定會對接下來的高速公路建設(shè)工作造成新的困難，影響整個(gè)建設(shè)進(jìn)程。

其次是檔案的管理機(jī)制不健全。只有部分高速公路管理公司對高速公路文書檔案管理工作建立了相應(yīng)的檔案管理制度，而且這些部門所設(shè)的制度可能是虛設(shè)，由于制度規(guī)定的責(zé)任不明確和不科學(xué)就無法得到有效的實(shí)施。沒有有效的機(jī)制去規(guī)范管理人員的工作就會出現(xiàn)工作推諉，效率低下的現(xiàn)象，影響整個(gè)管理工作的開展。

再者是工作人員的綜合素質(zhì)不夠高。文書檔案本身就具有很強(qiáng)的專業(yè)性，自然要求檔案的管理人員具有較好的專業(yè)知識，能夠?qū)崿F(xiàn)專業(yè)高效管理。但是就目前高速公路文書檔案管理現(xiàn)狀而言，檔案管理人員的素質(zhì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能達(dá)到要求，他們在對信息進(jìn)行收集、歸類、整理的過程中沒有專業(yè)知識作支撐，就無法滿足高速公路管理的需要。所以在高速公路文書檔案管理中迫切需要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。

2 實(shí)現(xiàn)高速公路文書檔案規(guī)范化管理的可能性措施

想要高速公路的發(fā)展穩(wěn)步向前就需要對高速公路進(jìn)行管理，而這個(gè)過程中勢必需要記錄下大量相關(guān)的文書檔案。這些檔案將高速公路建設(shè)的狀況進(jìn)行了一一記錄，連接了各個(gè)部門單位的工作情況，自然而然地，這項(xiàng)文書管理工作對于整個(gè)公路管理工作而言也就變得異常關(guān)鍵。所以我們在對高速公路的各種文書檔案進(jìn)行管理時(shí)，必須保持檔案資料的完整性和真實(shí)性，對其進(jìn)行規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)管理的精準(zhǔn)化。但是現(xiàn)實(shí)情況是我國在高速公路文書管理上存在嚴(yán)重不足，所以我們更加需要對高速文書檔案的管理模式進(jìn)行革新，通過改革創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，下面將對如何做到規(guī)范化管理進(jìn)行可能性分析。

1）提高管理者和領(lǐng)導(dǎo)者的重視程度。在進(jìn)行高速公路文書檔案規(guī)范化管理的過程中，首先對工作者的要求就是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想和觀念，而要實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)變管理人員的思想就需要先轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)者對科學(xué)管理高速公路文書檔案的觀念，要提高領(lǐng)導(dǎo)者對科學(xué)管理的重視才能有效帶領(lǐng)工作者進(jìn)行科學(xué)管理，同時(shí)為科學(xué)管理提供強(qiáng)有力的物質(zhì)、人才、技術(shù)支持。擁有管理者和領(lǐng)導(dǎo)者關(guān)照大局的頂層設(shè)計(jì)，有助于我們更好更快地實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)管理向信息化、數(shù)字化管理[1]目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)整體發(fā)展文書檔案管理。

2）加強(qiáng)科學(xué)收集和整理公路建設(shè)信息的建設(shè)[2]。為了實(shí)現(xiàn)高速公路管理的目標(biāo)就要求管理者按照收集和整理公路建設(shè)信息的要求進(jìn)行。首先，要用聯(lián)系發(fā)展的觀點(diǎn)進(jìn)行工作，工作規(guī)程還要遵循客觀規(guī)律，比如，我們需要依照整體規(guī)律對高速公路文書檔案信息進(jìn)行收集，對文書檔案信息內(nèi)容相同的部分進(jìn)行統(tǒng)一整合。又比如要用聯(lián)系的觀點(diǎn)看問題，將高速公路管理各個(gè)部門的關(guān)系有機(jī)的聯(lián)系起來，這樣有利于各個(gè)部門就高速公路管理問題進(jìn)行高效的交流溝通。其次，為了使各種文書檔案能夠在各管理部門中實(shí)現(xiàn)有效傳閱，還需要對文件的格式進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定。

3）創(chuàng)建創(chuàng)新文書檔案管理制度。為更加規(guī)范我國高速公路文書檔案更具規(guī)范性，在新時(shí)期的我們在對高速公路檔案進(jìn)行相關(guān)處理時(shí)，應(yīng)通過建立較為完善的文書檔案管理制度來規(guī)范相關(guān)工作人員，同時(shí)也能借此制度來實(shí)施相應(yīng)的責(zé)任制，在該項(xiàng)工作的某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題時(shí)，可以及時(shí)找出相關(guān)負(fù)責(zé)人，并且能盡快采取措施解決檔案管理中出現(xiàn)的相關(guān)問題。另外，在該項(xiàng)制度中還應(yīng)設(shè)置一定的賞罰機(jī)制，對工作中相關(guān)人員出現(xiàn)操作不當(dāng)、信息處理失誤、專業(yè)能力不強(qiáng)等一系列問題時(shí)，應(yīng)對相關(guān)人員進(jìn)行處罰；對于檔案工作開展好的工作人員，評為年度檔案工作先進(jìn)，給予優(yōu)秀員工表彰，成立檔案專項(xiàng)獎金等等，促使高速公路的文書檔案管理工作有序進(jìn)行。

4）對文書檔案管理工作人員進(jìn)行內(nèi)部整改。研究表明高素質(zhì)人才對文書檔案管理更為有利。高素質(zhì)人才在專業(yè)能力的引導(dǎo)下，能夠更有效的對檔案資料進(jìn)行收集、分析、處理以及整理，并且更加熟悉相關(guān)流程，對每一個(gè)細(xì)節(jié)的把控也更為小心謹(jǐn)慎。在科技不斷進(jìn)步發(fā)展的社會中，高素質(zhì)人才團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，能夠更快的掌握一些信息化的操作工具，利用信息技術(shù)來查詢相關(guān)資料等，以此提高工作效率。在引進(jìn)高素質(zhì)人才之初，要對該人員進(jìn)行一系列培訓(xùn)、考核，通過者才方可進(jìn)入該團(tuán)隊(duì)。對于在崗員工，要積極開展一定的進(jìn)修活動，提高工作能力，同時(shí)也能為文書檔案管理工作效率的提高提供動力。

3 高速公路文書檔案規(guī)范化管理的優(yōu)勢

1）有利于實(shí)現(xiàn)專業(yè)化管理。我們在高速公路建設(shè)過程中對發(fā)生的事情和時(shí)間地點(diǎn)內(nèi)容等進(jìn)行記錄就形成了一系列高速公路文書檔案，對這些文書進(jìn)行規(guī)范化管理時(shí)，由于記錄的內(nèi)容龐雜，文檔管理人員就常常需要運(yùn)用專業(yè)知識和結(jié)合高速公路建設(shè)的特點(diǎn)對所有的資料進(jìn)行科學(xué)合理的歸納分類和保存，比如按照年份進(jìn)行劃分，按照區(qū)域劃分，并確保在整理資料的過程中保證信息的完整性[3]和專業(yè)性。

2）有利于保證記錄的真實(shí)性。由于文檔內(nèi)容包含了高速公路建設(shè)過程中的方方面面，比如需要對高速公路各項(xiàng)數(shù)據(jù)指標(biāo)，對各個(gè)部門的建設(shè)運(yùn)營的現(xiàn)實(shí)情況，后期發(fā)展現(xiàn)狀等進(jìn)行記錄，極有可能因?yàn)槟承┰驅(qū)е掠涗浀膬?nèi)容不夠真實(shí)，而規(guī)范化的管理模式能夠確保在進(jìn)行記錄的過程中保證數(shù)據(jù)資料的真實(shí)性[4]。

4 結(jié)束語

綜合高速公路管理的現(xiàn)狀和發(fā)展情況來看，表明我們在進(jìn)一步發(fā)展的過程中必須順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，對高速公路文書檔案的管理機(jī)制等進(jìn)行改革創(chuàng)新。在進(jìn)行管理機(jī)制創(chuàng)新時(shí)需要加入信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用才能切實(shí)做好文書檔案的管理工作，實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理檔案目標(biāo)。除此之外還需要加強(qiáng)高速公路文書檔案管理的人才、制度建設(shè)，做到在根本上實(shí)際的提高管理高速公路文書檔案的能力水平。

參考文獻(xiàn)

[1]張帆.淺析建立文書檔案數(shù)字化管理模式的必要性[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2017（2）：444-444.

[2]葛志英.淺談高速公路檔案收集整理與信息化建設(shè)[J].財(cái)經(jīng)界：學(xué)術(shù)版，2016（9）：345-345.

[3]蔣美飛.高速公路工程建設(shè)檔案管理中的特點(diǎn)與對策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，No.294（13）：101.

[4]葛志英.淺談高速公路檔案收集整理與信息化建設(shè)[J].財(cái)經(jīng)界：學(xué)術(shù)版，2016（9）：345-345.