基于大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新研究

吳立東

摘 要：隨著人類社會科學(xué)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，智能化、信息化以及數(shù)字化已經(jīng)成為各個行業(yè)的必然發(fā)展趨勢，檔案管理作為事業(yè)單位日常管理的關(guān)鍵組成部分，在大數(shù)據(jù)時代下，以往的管理模式已經(jīng)無法滿足時代進步和工作需要，面臨著創(chuàng)新與改革。本文主要針對基于大數(shù)據(jù)背景下信訪局檔案管理工作的創(chuàng)新進行分析和研究，希望給予我國相關(guān)單位以些許參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；事業(yè)單位；檔案管理工作；創(chuàng)新研究

新時期下，我國經(jīng)濟與社會獲得蓬勃發(fā)展，在“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略的提倡下，信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)在各個行業(yè)實現(xiàn)了廣泛應(yīng)用，并且取得顯著應(yīng)用效果，成為推動社會發(fā)展的重要力量。檔案作為事業(yè)單位在長期發(fā)展和運行中產(chǎn)生的大量資料和文件，其對單位發(fā)展具有指導(dǎo)性和參考性價值，檔案管理也是單位日常工作管理的關(guān)鍵組成部分，但是受到固化管理思維、管理模式和管理手段的影響，檔案管理水平難以提升，無法為事業(yè)單位發(fā)展提供可靠參考，同時也不符合大數(shù)據(jù)時代的特點，因此，信訪局的主要領(lǐng)導(dǎo)和管理人員需要提升自身思想認(rèn)識，以大數(shù)據(jù)時代特點對檔案管理進行創(chuàng)新與改進，促使檔案管理趨于數(shù)字化、智能化以及信息化方向發(fā)展，發(fā)揮檔案的價值和作用。

1 大數(shù)據(jù)概念及其特點

1.1 概念闡述

大數(shù)據(jù)等同于巨量資料或者海量資源，其英文為Big Data，指在有效時間內(nèi)，利用常用工具對信息數(shù)據(jù)進行捕捉、處理以及管理的技術(shù)，通過數(shù)據(jù)整理和數(shù)據(jù)分析，為社會發(fā)展和企業(yè)經(jīng)營提供關(guān)鍵依據(jù)，其不僅是簡單的數(shù)據(jù)集合，更是資產(chǎn)信息的高效集合。

1.2 主要特點

大數(shù)據(jù)的主要特點如下：第一，真實性，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的目的為：為社會發(fā)展和企業(yè)運行提供決策參考，其真實性是大數(shù)據(jù)最關(guān)鍵的特點，數(shù)據(jù)質(zhì)量是技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)保障；第二，速度快，這一特點主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)處理快、數(shù)據(jù)產(chǎn)生快以及數(shù)據(jù)整理快等方面；第三，多樣性，其主要是指數(shù)據(jù)的格式和內(nèi)容變化多樣，包括模擬信號、視頻、文本、音頻以及圖片等，隨著數(shù)據(jù)來源的多元化，其多樣性特點將更加明顯；第四，大容量，大數(shù)據(jù)可以儲存海量的信息資源，并且通過自動或者人工的形式，利用互聯(lián)網(wǎng)對數(shù)據(jù)進行聚集，進而形成資源豐富的數(shù)據(jù)庫。

2 大數(shù)據(jù)對檔案管理工作中的價值和作用

2.1 發(fā)揮檔案實用性

檔案管理作為當(dāng)前事業(yè)單位日常管理的關(guān)鍵組成部分，其具有較強的服務(wù)性、價值性和指導(dǎo)性，但是受到固化管理理念和管理模式的限制，檔案的使用價值難以完全體現(xiàn)和發(fā)揮，檔案管理也逐漸淪為雞肋工作。在管理中引入大數(shù)據(jù)可以發(fā)揮檔案的實用價值，促使其成為推動單位發(fā)展的重要動力。

2.2 推進信息化進程

長期以往我國事業(yè)單位在開展檔案管理中，始終存在信息化程度低的問題，雖然一些單位也引進了各種先進的信息設(shè)備和軟件設(shè)施，但是其利用效率較低，尤其是年齡較大的管理人員，對于信息設(shè)備操作一知半解，更加習(xí)慣采用以往的管理手段開展檔案管理，導(dǎo)致信息化進程難以全面推進。在大數(shù)據(jù)時代下，網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)字資源更加豐富，互聯(lián)網(wǎng)在管理中發(fā)揮的作用也更加明顯，利用計算機可以高效、快捷的完成數(shù)據(jù)處理和檔案管理，對推動檔案管理信息化進程具有積極意義。

2.3 樹立數(shù)字化概念

在大數(shù)據(jù)時代下，促進了辦公無紙化的進程，電子檔案已經(jīng)在社會各個行業(yè)中獲得廣泛應(yīng)用，但是當(dāng)前，在很多事業(yè)單位中，其開展檔案管理依然以紙質(zhì)文件為主，注重檔案保存與收藏，沒有關(guān)注其價值性和利用性。基于大數(shù)據(jù)下的檔案管理，可以促使管理人員樹立全新的數(shù)字化概念，挖掘和體現(xiàn)檔案的實用價值，有助于提升管理效率和管理水平。

2.4 提升檔案利用率

檔案的價值和職能為使用者提供高效服務(wù)，服務(wù)也是開展檔案管理的核心原則，基于大數(shù)據(jù)下的檔案管理，不僅可以提升管理效率和管理水平，還能夠優(yōu)化檔案利用性。通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)，利用總結(jié)、整理、分析以及歸納等方式，可以充分挖掘檔案潛在價值，為事業(yè)單位的運行管理和經(jīng)營發(fā)展提供數(shù)據(jù)和決策支撐，實現(xiàn)單位的穩(wěn)定以及可持續(xù)發(fā)展。

3 基于大數(shù)據(jù)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新策略

3.1 創(chuàng)新管理手段

在信息時代下，大數(shù)據(jù)在各個行業(yè)的應(yīng)用日益深入，社會資源也趨于信息化以及數(shù)字化方向發(fā)展，事業(yè)單位在其具體運行中，每天都會產(chǎn)生一定量的紙質(zhì)文件和電子文件，增加了檔案管理的復(fù)雜程度和難度，因此，事業(yè)單位需要迎合時代發(fā)展，摒棄以往的固化管理手段，積極創(chuàng)新以信息技術(shù)為支撐的新型管理方法。首先，單位需要結(jié)合自身具體情況，科學(xué)制定檔案管理規(guī)劃，不斷完善以及改進管理方式，對管理步驟和管理細(xì)節(jié)進行優(yōu)化設(shè)計；其次，隨著電子文件數(shù)量的不斷增加，單位要迎合時代發(fā)展構(gòu)建檔案管理內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，為崗位工作提供檔案調(diào)閱服務(wù)，促使員工可以隨時對檔案信息進行修改和填報，配合檔案管理人員做好檔案收集、整理以及歸檔等工作，提升檔案管理的針對性和高效性，實現(xiàn)檔案資源的內(nèi)部共享；最后，事業(yè)單位在長期發(fā)展中形成了大量的紙質(zhì)文件，其是單位積累的寶貴非物質(zhì)財富，但是在大數(shù)據(jù)背景下，紙質(zhì)文件的保管方式和利用效率都難以滿足單位需求，與時代發(fā)展不符，因此，單位需要對紙質(zhì)檔案資源進行數(shù)字化處理，將其轉(zhuǎn)變?yōu)槔眯矢?、保存更為便捷的電子檔案，發(fā)揮其服務(wù)性和參考性價值。

3.2 提升服務(wù)水平

檔案是事業(yè)單位積累的重要文獻(xiàn)資源，其具有較強的指導(dǎo)價值，檔案管理的職能和任務(wù)為通過檔案收集、整理以及有效儲存，為單位和公眾提供檔案服務(wù)，進而滿足社會發(fā)展的設(shè)計需求。隨著信息時代的來臨，檔案在事業(yè)單位發(fā)展所扮演的角色更加重要，因此，只有不斷提升服務(wù)水平，才能促進事業(yè)單位和我國社會的穩(wěn)定發(fā)展。首先，事業(yè)單位需要給予檔案管理以高度重視，并且鼓勵管理人員樹立服務(wù)創(chuàng)新思維，將創(chuàng)新作為優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量的基礎(chǔ)和前提；其次，以往的檔案管理屬于被動式服務(wù)，即為調(diào)閱者提供相關(guān)服務(wù)，這種等著使用者上門的服務(wù)理念已經(jīng)逐漸被時代淘汰，因此，事業(yè)單位需要轉(zhuǎn)變服務(wù)模式，以大數(shù)據(jù)和信息技術(shù)為支撐，將被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，主動參與到單位的各項決策制定中，突出信息服務(wù)的優(yōu)勢和價值；最后，單位要優(yōu)化檔案管理服務(wù)流程，鼓勵單位員工和社會公眾正確利用檔案，制定以及規(guī)范相關(guān)服務(wù)流程，關(guān)注服務(wù)細(xì)節(jié)和服務(wù)品質(zhì)，實現(xiàn)管理與服務(wù)并重。

3.3 提升人員素質(zhì)

人員是開展檔案管理的主體，在大數(shù)據(jù)背景下，其對管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力也提出新要求，因此，事業(yè)單位需要迎合時代特點，通過各種途徑提升管理人員素質(zhì)。首先，引進復(fù)合型專業(yè)人才，從社會和高校中吸納具有創(chuàng)新精神、專業(yè)背景、知識基礎(chǔ)以及素質(zhì)較高的檔案管理人才，不斷充實管理隊伍；其次，對在職人員開展定期培訓(xùn)考核，將考核結(jié)果與崗位掛鉤，調(diào)動人員參與培訓(xùn)的熱情和積極性；最后，為檔案人員構(gòu)建與同行互動交流的平臺，鼓勵其多溝通、多交流、走出去，與其他單位進行人才互通，為檔案管理水平的提升夯實人才基礎(chǔ)。

4 結(jié)語

總而言之，基于大數(shù)據(jù)下的檔案管理工作，其管理理念、管理手段和管理模式均出現(xiàn)了一定的變化，事業(yè)單位要認(rèn)清時代發(fā)展趨勢，以大數(shù)據(jù)為支撐，通過各種手段進行檔案管理創(chuàng)新，進而實現(xiàn)單位的穩(wěn)定以及可持續(xù)發(fā)展。

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