簡單完成Word表格的數(shù)據(jù)處理

王志軍

某些時候，我們需要在Word文檔中對表格中的數(shù)據(jù)進行相應的處理，常規(guī)情況下手工計算或借助Windows的計算器即可實現(xiàn)，或者也可以在Excel中完成計算之后粘貼過來。但如果源數(shù)據(jù)經(jīng)常需要更新，那么這樣的計算方法就不是那么方便了。其實，我們可以按照下面的方法完成數(shù)據(jù)的處理。

技巧1：簡單完成函數(shù)計算

如圖1所示，現(xiàn)在需要對評審費在“合計”單元格進行匯總。選擇“合計”后面的單元格，此時會顯示“表格工具”界面，切換到“布局”選項卡，在“數(shù)據(jù)”功能組單擊“公式”，此時會彈出“公式”對話框，在“粘貼函數(shù)”下拉列表中選擇“SUM”函數(shù);光標返回“公式”文本框中，在括號后面手工輸入?yún)?shù)“ABOVE”，單擊“確定”按鈕，即可得到匯總結果，效果如圖2所示。

需要提示的是，這里的SUM函數(shù)使用的是ABOVE參數(shù)，而不是Excel的單元格引用，ABOVE表達的含義是對當前單元格上方的包含數(shù)字的連續(xù)單元格進行統(tǒng)計。除了SUM函數(shù)外，Word還可以使用AVERAGE、COUNT、MAX、MIN等函數(shù)，我們可以在“粘貼函數(shù)”下拉列表中查看。

技巧2：自定義計算公式

如果要求按照相應的規(guī)則進行計算，此時可能無法借助內置的函數(shù)實現(xiàn)，例如將原評審費用的標準提高8%，那么該如何在Word中完成計算呢？

我們可以將Word中的表格參考Excel的單元格進行理解，也就是使用列標和行號的方式進行表示，例如第1列第1行，可以視作A1單元格，依次類推。將光標定位到提高額的第1個單元格，在“表格工具→布局”選項卡依次選擇“數(shù)據(jù)→公式”，在“公式”后面的文本框手工輸入“D2*0.08”，確認之后即可看到計算結果。由于Word表格中的單元格的表示方式始終是絕對引用，因此需要對其他單元格逐個輸入或批量粘貼之后再逐個修改。粘貼之后首先按下“Alt+F9”組合鍵轉換為域代碼形式，如圖3所示，現(xiàn)在我們只需要手工修改其中的D2，最后再次按下“Alt+F9”組合鍵轉換為顯示結果，完成計算，如果計算結果沒有刷新，請手工按下F9功能鍵進行刷新。