事業(yè)單位文書檔案的重要作用與保管工作

李梓睿 新疆廣播電影電視局五二三臺

一、前言

文書檔案在事業(yè)單位日常工作中占據(jù)著重要作用，單位中的許多活動都是文書檔案不斷發(fā)展轉化而形成的，文書檔案主要包括了命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等內(nèi)容，因此它對于事業(yè)單位來說十分重要。隨著信息科技的發(fā)展，事業(yè)單位為了有序合理的發(fā)展需要對文書檔案工作進行保管，并且讓工作人員認識到它的重要作用，改變原先文書檔案不規(guī)范、不合理的現(xiàn)象，從根本上改變其狀態(tài)，提升文書管理的效率。

二、事業(yè)單位文書檔案的重要作用

（一）記錄單位發(fā)展的歷史。對于事業(yè)單位來說，文書檔案具有重要的記載價值，可以對事業(yè)單位發(fā)生的各種事件進行有效的分析，從而推動單位內(nèi)部的發(fā)展。事業(yè)單位的發(fā)展記錄是有跡可循的，從記載內(nèi)容尋找一定的規(guī)律，根據(jù)事業(yè)單位發(fā)展的規(guī)律來預測其未來的運勢，并且對單位文化建設來說具有一定的監(jiān)督作用，幫助單位未來的發(fā)展。

（二）單位活動的寫照。文書檔案作為事業(yè)單位在社會實踐和社會活動中的產(chǎn)物，其歸納和總結的規(guī)范性會影響單位總體格局的發(fā)展。在某種程度上還可以推動單位的整體發(fā)展，從宏觀科學的角度上對事業(yè)單位的活動進行記錄，保證單位領導的各項決策符合法律的規(guī)定，能夠通過調(diào)整相關政策讓單位適應社會發(fā)展進程，推動社會向更高的層次發(fā)展。

（三）單位活動的考察依據(jù)。文書檔案作為事業(yè)單位發(fā)展重要的一部分，它主要記錄了事業(yè)單位發(fā)展的脈絡，對其各種標準進行了合理的考核，從另一個方面看，文書檔案有利于對事業(yè)單位活動進行合理的考察。單位領導的各種決策都會反映在文書檔案的內(nèi)容中，并且能在其中進行有效的對照核查。如果遇到上級部門對單位進行工作調(diào)研，文書檔案中記載的內(nèi)容可以提供不少直觀數(shù)據(jù)，大大提高了檢查工作效率，同時也進一步促進了單位業(yè)務的可持續(xù)性發(fā)展。

三、事業(yè)單位文書檔案管理問題的分析

（一）對檔案規(guī)整認識不足。事業(yè)單位許多領導認識不到對文書檔案規(guī)整的重要性，他們普遍認為文書檔案對單位沒有重要作用，檔案管理只是簡單的機械重復工作，沒有技術含量，因此相關的工作人員大多都是專業(yè)水平低的工作人員，他們的經(jīng)費撥冗較低，事業(yè)單位不愿意為其出錢出力，造成單位檔案失修，保密程度降低，管理人員也不重視相關工作，導致整體保密性差。

（二）檔案建設治理不完善。文書檔案治理不完善主要表現(xiàn)在事業(yè)單位的機構缺乏一定的針對性，一些檔案部門沒有具體的立法，也無法制定相關的檔案制度，這就意味著檔案的數(shù)據(jù)不全面、不合理，甚至會缺乏一定的監(jiān)督力度。由于文書檔案具有一定的法律效力，因此在收集整理時要確認所收集的材料是否為原件、是否帶有密級、是否真實可靠等。多數(shù)事業(yè)單位在文書檔案管理方面需要健全相關的監(jiān)督制度，加強檔案管理人員的法制意識，從根本上提升檔案管理員的素質(zhì)，保證規(guī)范收集整理文書檔案，同時檔案管理專員要及時歸檔、依法管檔。

四、事業(yè)單位文書檔案管理保管工作要點

（一）建設管理人員隊伍。建設一支優(yōu)秀的管理隊伍去監(jiān)管事業(yè)單位的檔案文書是十分重要的。首先需要對文書檔案管理人員進行篩選，保證人員的專業(yè)性，其次需要組建一支隊伍，對上崗的工作人員定期進行專業(yè)的培養(yǎng)，加強工作人員的保密意識。

（二）加強檔案管理規(guī)范。目前事業(yè)單位的文書檔案存在不規(guī)范的現(xiàn)象，因此需要單位有一個專業(yè)的部門，對檔案的內(nèi)容進行管理，將檔案按照不同的類別分類。在建設檔案的過程中注意文檔內(nèi)容的分類、擺放內(nèi)容的分類。監(jiān)控各種數(shù)據(jù)，將遺漏的數(shù)據(jù)進行轉存，泄露的數(shù)據(jù)、被篡改的數(shù)據(jù)進行彌補。有關部門也需要重視文書檔案的記錄和傳送，保證內(nèi)容保密型，防患于未然。

（三）提高檔案管理信息化水平，加強數(shù)字管理。傳統(tǒng)的文書檔案都是紙質(zhì)形式的，不易保存并且一旦分類不當還十分容易丟失，隨著科學技術的不斷發(fā)展和前進，文書檔案管理的方式和方法也出現(xiàn)了不同程度的創(chuàng)新。在掃描和錄入信息時由原先的手寫記錄變成了計算機掃描，利用先進設備和網(wǎng)絡將數(shù)據(jù)信息掃描錄入到計算機中有利于電子檔案的歸檔和整理，事業(yè)單位在文書檔案管理時需要對文書收集的內(nèi)容進行檢查和整理，但是目前文書檔案管理信息化水平有限，需要對信息技術進行合理有效的使用，提升文書檔案的使用效率，事業(yè)單位的計算機設備利用率提升，工作人員的專業(yè)性得到提升，可以利用計算機設備錄入文書檔案信息，增強檔案的保密性，使今后查驗文書檔案工作變得更加便利。

（四）規(guī)范文書檔案管理政策。文書檔案管理工作在實施前要有一定的準備工作，首先是工作人員需要合理的分配，根據(jù)不同門類和不同工作性質(zhì)對各科室、部門工作內(nèi)容進行不同的專業(yè)種類的分配。以此保證文書檔案規(guī)整工作可以更加明確的開展。按照終身制的方式落實檔案工作，便于不同部門、科室的檔案信息共享。將信息錄入到網(wǎng)絡系統(tǒng)中，單位領導和職工可以隨時調(diào)取文件信息，利于提高工作質(zhì)量，從根本上引進先進的數(shù)字化管理系統(tǒng)，提升整體的工作效率。

結束語：綜上所述，在事業(yè)單位中需要提升文書檔案管理工作的質(zhì)量，員工認識到文書檔案在事業(yè)單位中的重要作用。提高信息技術水平，加強事業(yè)單位文書檔案管理工作，領導制定相關的政策時也需要進一步落實國家的政策，將科技技術手段運用到文書檔案管理工作中，讓文書檔案管理更加數(shù)字化、科學化。